Excel-tiedoston muuntaminen PDF-muotoon helpottaa ihmisten avaamista ja katselua eri alustoilla-vaikka heillä ei olisi Microsoft Officea. PDF -tiedostot on myös helpompi tulostaa ja jakaa kuin Excel -laskentataulukot. Jos sinulla on Microsoft Excel, voit muuntaa laskentataulukon helposti PDF -tiedostoksi tallentamalla tai viemällä sen sovelluksessa. Jos sinulla ei ole Exceliä, voit tehdä konversion ilmaiseksi Google Sheetsin, Google Driven työkalun avulla.
Askeleet
Tapa 1/3: Google Driven käyttö
Vaihe 1. Siirry osoitteeseen
Jos sinun on muunnettava Excel-laskentataulukko PDF-muotoon, mutta sinulla ei ole Exceliä, älä huolestu-voit tehdä muunnoksen ilmaiseksi käyttämällä Google-tiliisi sisäänrakennettuja työkaluja.
Jos et ole jo kirjautunut Google -tiliisi, kirjaudu sisään pyydettäessä
Vaihe 2. Napsauta +Uusi
Se on Google Driven vasemmassa yläkulmassa.
Vaihe 3. Valitse Tiedoston lataus
Tämä avaa tietokoneen tiedostoselaimen.
Vaihe 4. Valitse Excel -laskentataulukko ja napsauta Avaa
Laskentataulukko ladataan Google Driveen.
Vaihe 5. Napsauta Excel -laskentataulukkoa Google Drivessa
Tämä avaa laskentataulukon Google Sheetsissä, joka on Googlen ilmainen laskentataulukkoeditori.
Vaihe 6. Napsauta Tiedosto -valikkoa ja valitse Lataa
Latausvaihtoehtojen luettelo laajenee.
Vaihe 7. Napsauta PDF -asiakirjaa (.pdf)
Tämä näyttää PDF -tiedoston esikatselun Google Sheets -tulostusikkunassa.
Vaihe 8. Säädä PDF -tiedoston asettelua
Jos tulosteen esikatselu ei näytä haluamallasi tavalla, tee tarvittavat muutokset oikealla paneelilla ennen kuin jatkat.
- PDF -tiedosto tallennetaan samaan suuntaan kuin laskentataulukko (yleensä vaakasuunnassa). Jos haluat mieluummin pystysuuntaisen tilan, valitse Muotokuva "Sivun suunta" -kohdassa.
- Muuta mittakaavaa (sivun koko/sovitus) ja marginaalin kokoa tarvittaessa.
- Klikkaus Muotoilu voit valita, näytetäänkö ruudukko- ja/tai muistiinpanot, säädetään sivujärjestystä ja muutetaan kohdistusta.
- Jos haluat lisätä ylä- ja alatunnisteita sivujen ylä- ja alareunaan, napsauta Ylä- ja alatunnisteetja valitse sitten näytettävät tiedot valitsemalla valintaruudut.
- Jos laskentataulukko sisältää paljon tietoja ja katkaisee parittomat paikat, napsauta ASETA MUKAUTETUT SIVUTAUKOT oikeassa paneelissa. Täällä voit vetää sinisiä viivoja säätääksesi, missä jokainen sivu alkaa ja päättyy. Klikkaus VAHVISTA TAUKOT Tallenna muutokset oikeassa yläkulmassa.
Vaihe 9. Napsauta VIENTI
Se on sininen painike oikeassa yläkulmassa. Tämä kehottaa sinua tallentamaan uuden PDF -tiedoston tietokoneellesi.
Jos lataus ei ala automaattisesti, valitse sijainti, johon haluat tallentaa PDF -tiedoston, ja napsauta sitten Tallentaa ladataksesi sen.
Tapa 2/3: Excelin käyttö Windowsille
Vaihe 1. Valitse Excel -laskentataulukon osa, jonka haluat muuntaa PDF -muotoon (valinnainen)
Jos Excel -tiedostosta on vain tietty osa, jonka haluat muuntaa PDF -muotoon, valitse se nyt. Muussa tapauksessa siirry seuraavaan vaiheeseen.
Huomaa, että PDF -muunnoksia ei voi helposti palauttaa takaisin Excel -taulukkoon, mutta tämä menetelmä säilyttää alkuperäisen kopion
Vaihe 2. Napsauta Tiedosto -valikkoa
Se on vasemmassa yläkulmassa.
Vaihe 3. Valitse valikosta Vie
Tämä avaa Vie -paneelin.
Vaihe 4. Napsauta Luo PDF/XPS
Etsi kuvake, joka näyttää paperiarkilta, jossa on vyö.
Vaihe 5. Napsauta Asetukset… -painiketta
Tämän avulla voit muokata luomasi PDF -tiedoston asetuksia.
Vaihe 6. Valitse PDF -asetukset ja napsauta OK
- Jos valitsit laskentataulukon alueen PDF -tiedostoksi tallennettavaksi, valitse Valinta Julkaise mitä -kohdassa. Tämä varmistaa, että vain valittu alue tallennetaan PDF -tiedostona.
- Jos haluat mieluummin tallentaa koko näkyvän laskentataulukon PDF -tiedostona, valitse Aktiiviset taulukot sen sijaan.
- Jos haluat valita tietyt sivut työkirjasta PDF-tiedostoksi tallennettavaksi, määritä ensimmäinen ja viimeinen sivu avattavilla Sivu (t) -valikoilla.
- Klikkaus OK jatkaa.
Vaihe 7. Valitse optimointi (valinnainen)
Asetukset -painikkeen yläpuolelta voit valita, miten haluat optimoida PDF -tiedoston. Useimmat ihmiset voivat pysyä "vakiona", ellei laskentataulukko ole kovin suuri. "Minimikoko" pienentää suuremman tiedoston kokoa hallittavammaksi.
Jos haluat muuttaa sijaintia, johon tallennat tiedoston, voit siirtyä kyseiseen kansioon ikkunassa nyt
Vaihe 8. Nimeä tiedosto ja napsauta Julkaise
Tämä vie valitut tiedot uuteen PDF -tiedostoon, jonka nimi on antamasi.
Vaihe 9. Tarkista PDF
Oletusarvoisesti PDF -tiedosto avautuu automaattisesti tarkistettavaksi. Jos se ei avaudu automaattisesti, kaksoisnapsauta sen tiedoston nimeä kansiossa, johon olet tallentanut sen.
PDF -tiedoston muokkaaminen ei ole nyt mahdollista, joten jos sinun on tehtävä muutoksia, sinun kannattaa tehdä ne Excel -asiakirjaan ja luoda sitten uusi PDF -tiedosto
Tapa 3/3: Excel for Macin käyttö
Vaihe 1. Varmista, että kaikkien arkkien ylä- ja alatunnisteet ovat samat (valinnainen)
Jos käytät Excel 2011: ää ja haluat tallentaa useita laskentataulukoita yhteen PDF -tiedostoon, jokaisella laskentataulukolla on oltava samat otsikot ja alatunnisteet. Jos ne eivät ole, jokainen arkki luodaan erillisenä PDF -dokumenttina, mutta voit myös yhdistää ne helposti myöhemmin.
- Valitse kaikki työkirjasi koko työkirjasta. Voit tehdä tämän napsauttamalla Excel -alareunan ensimmäisen taulukon välilehteä ja pitämällä -painiketta painettuna Siirtää -näppäintä ja valitse sitten kaikki napsauttamalla viimeisen taulukon välilehteä.
- Klikkaa Layout välilehti ja napsauta sitten Ylä- ja alatunniste.
- Klikkaa Muokkaa otsikkoa… ja Muokkaa alatunnistetta… -painikkeilla voit muokata kaikkien arkkien otsikoita ja alatunnisteita.
Vaihe 2. Valitse Excel -laskentataulukon osa, jonka haluat muuntaa PDF -muotoon (valinnainen)
Jos laskentataulukosta on vain tietty osa, jonka haluat muuttaa PDF -tiedostoksi, valitse se nyt. Muussa tapauksessa siirry seuraavaan vaiheeseen.
PDF -muunnoksia ei voi helposti muuttaa takaisin Excel -taulukkoon, mutta tämä menetelmä säilyttää alkuperäisen kopion
Vaihe 3. Napsauta Tiedosto -valikkoa ja valitse Tallenna nimellä
Voit myös painaa Komento + Vaihto + S Avaa Tallenna nimellä -vaihtoehto.
Jos haluat tallentaa PDF -tiedoston uuteen kansioon, voit valita sen nyt. # Kirjoita tiedostolle toinen nimi. Nykyisen Excel -tiedoston nimi näkyy Tallenna nimellä -kentässä. Sinun on annettava toinen nimi (vaikka se olisi vain hieman erilainen), jotta laskentataulukkotiedosto ei vahingossa korvaa
Vaihe 4. Napsauta "Muoto" tai "Tiedostomuoto" -valikkoa ja valitse PDF
Tämän valikon nimi voi olla hieman erilainen riippuen Excel -versiosta.
Vaihe 5. Valitse, mitä PDF -tiedostoon sisällytetään
Voit valita ikkunan alareunasta Työkirja (muuntaaksesi koko työkirjan), Arkki (vain aktiivisen taulukon tallentaminen PDF -tiedostona) tai Valinta (vain valitun alueen tallentaminen PDF -tiedostona).
Vaihe 6. Napsauta Tallenna tai Viedä.
Näet eri vaihtoehdon riippuen Excel -versiosta.
Jos otsikot eivät vastaa usean arkin tiedostoa, jokaiselle arkille luodaan erillinen tiedosto
Vaihe 7. Liitä erilliset PDF -tiedostot (tarvittaessa)
Jos Excel -tiedoston tallentaminen PDF -tiedostoksi johti useisiin PDF -tiedostoihin, voit liittää ne nopeasti yhteen esikatselun avulla. Toimi seuraavasti:
- Avaa ensimmäinen PDF-tiedosto kaksoisnapsauttamalla sen nimeä sen kansiossa.
- Klikkaa Näytä valikosta ja valitse Pikkukuvat.
- Valitse se napsauttamalla viimeistä pikkukuvaa. Tämä kehottaa Esikatselua lisäämään seuraavan PDF -tiedoston nykyisen asiakirjan loppuun.
- Klikkaa Muokata valikosta ja valitse Lisää > Sivu tiedostosta.
- Valitse alueesta seuraava PDF ja napsauta Avata.
- Toista tämä prosessi, kunnes olet lisännyt kaikki PDF -tiedostot.
- Klikkaus Tiedosto ja valitse Vie PDF -tiedostona.
