Kun otetaan huomioon se tosiasia, että päivittäin lähetetään ja vastaanotetaan yli 300 miljardia sähköpostia, ei ole yllättävää, että ihmiset ovat kehittäneet "sähköpostin väsymyksen". Siksi on niin tärkeää kirjoittaa tehokkaita sähköpostiviestejä, jotka kertovat pointtisi selvästi ja ytimekkäästi-et halua, että ihmiset eivät lue kokouskutsusähköpostiasi kokonaan, koska se on liian pitkä tai epäselvä. Älä huoli-tämä wikiHow opastaa kaiken, mitä sinun tulee tehdä, kun kirjoitat sähköpostia kokouskutsulle, kuten kuinka kirjoittaa vahva aiherivi, mitä sinun pitäisi sanoa sähköpostisi rungossa ja miten voit käyttää Kalenterisovellus helpottaa asioita.
Askeleet
Tapa 1 /3: Vahvan aiherivin kirjoittaminen
Vaihe 1. Kirjoita lyhyt aiheeseen liittyvä rivi kokouksen päivämäärän ja aiheen kanssa
Näiden tietojen sisällyttäminen tarkoittaa, että ihmiset tietävät milloin se on ja mistä on keskusteltava edes avaamatta sähköpostia. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Kokous 12/8: Uudet raportointiohjeet".
Varoitus:
Kokouksen aiheen jättäminen pois saa ihmiset todennäköisesti vastaamaan ja kysymään, liittyykö se osastoon tai onko heidän osallistumisensa pakollista, joten muista mainita aihe!
Vaihe 2. Pyydä vahvistusta aiheeseen osallistumisesta
Jos haluat tietää, kuka tulee kokoukseen, pyydä vahvistusta aiheriville. Näin he tietävät, että heidän on vastattava mahdollisimman pian, jopa ennen kuin he avaavat sähköpostin. Voit kirjoittaa: "Perjantai 10/6 HR kokous, vahvista ASAP."
Voit myös kirjoittaa: "Vastaa: HR -kokous 10.6."
Vaihe 3. Kerro heille, onko aiheessa hätäkokous
Jos se on kiireellinen tai aikaherkkä kysymys, joka vaatii kokouksen heti, lisää aiheeseen kiireellisyys. Voit esimerkiksi kirjoittaa jotain seuraavanlaiseen tapaan: "Hätäkokous maanantaina 2.31: Kyberturvallisuus".
On tärkeää huomata myös kokouksen aihe ja antaa heille käsitys siitä, mitä odottaa
Vaihe 4. Ilmoita, onko osallistuminen pakollista vai ehdotettua
Jos työskentelet suuressa yrityksessä, joidenkin ihmisten läsnäoloa ei välttämättä vaadita jokaisessa kokouksessa. Ilmoita aihealueella vastaava osasto tai kerro vastaanottajille, onko heidän pakko osallistua. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Pakollinen markkinointikokous 10.6."
Jos kokousta ei vaadita, voit kirjoittaa: "Ehdotettu kokous 10/6 tehokkaasta tutkimustaktiikasta."
Vaihe 5. Käytä täydellisiä sanoja aiherivilläsi välttääksesi sekaannuksia
Lyhenteet voivat vaikuttaa tehokkailta, mutta ne eivät ole niin täsmällisiä kuin täydet sanat ja voivat aiheuttaa sekaannusta. Esimerkiksi "SAP" voi tarkoittaa "järjestelmiä ja käsittelyä" tai "näytteenotto- ja analyysisuunnitelmaa" riippuen siitä, kuka on ja ei tunne kielesi.
On kuitenkin hyvä käyttää yleisiä lyhenteitä, kuten "RSVP", "HR" ja "Wed"
Tapa 2/3: Sähköpostin rungon luominen
Vaihe 1. Kirjoita lyhyt, ystävällinen johdanto ja lyhyt muistiinpano
Esitteleminen on välttämätöntä, jos työskentelet suuressa yrityksessä tai jos et vielä tunne kaikkia. Tässä lyhyessä johdannossa on myös tärkeää mainita, onko asiakirjoja tai tarvikkeita täytettävä ja/tai tuotava kokoukseen.
Tee esittelystäsi miellyttävä tai osuva työhön. Esimerkiksi "Hei tiimi, odotan innolla uuden ohjelman julkaisua ensi viikolla!"
Kärki:
Muistuta vastaanottajia, jos heidän on suoritettava tehtäviä tai otettava jotain mukaan kokoukseen. Esimerkiksi "Muistutuksena, tuo 4 painettua kopiota myyjän yhteystietoluetteloistasi."
Vaihe 2. Listaa kokouksen päivämäärä ja kellonaika omalle rivilleen, jotta se erottuu
Tämä on olennaista tietoa kokoukseen osallistuville, joten haluat sen olevan selkeää ja erottuvan muusta tekstistä. Sisennä 2 riviä sen ylä- ja alapuolelle ja/tai liitä se lihavoituun kirjasimeen.
- Esimerkki: “6. lokakuuta 10.30–11.45”
- Jos kokous on verkossa, ilmoita aikavyöhyke, jotta eri aikavyöhykkeillä olevat ihmiset eivät menetä väärän viestinnän vuoksi. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "6. lokakuuta 10.30 - 11.45 (PST)"
Vaihe 3. Listaa sijainti päivämäärän ja kellonajan jälkeen
Tee sijainnista erottuva yhtä paljon kuin päivämäärä ja kellonaika-varsinkin jos tapaat uudessa paikassa, jos sen löytäminen on hankalaa tai jos tiedät, että jotkut vastaanottajat eivät tunne sijaintia. Jos käytät virtuaalisia kokouksia (joko live -foorumin tai videokeskustelun kautta), anna linkki foorumiin tai videopuheluun helpon pääsyn varmistamiseksi.
Kun annat ohjeita, ole mahdollisimman yksityiskohtainen. Esimerkkinä:”Tule konferenssitilaan 592 Timaren -rakennuksessa (209 Nix St.). Huone 592 sijaitsee rakennuksen 2. kerroksessa, joten sinun on otettava hissi ylös pohjakerroksesta, poistuttava kello 12 ja käytettävä hissiä rakennuksen eteläpuolella (vasemmalla puolella). 59 kerrokseen."
Vaihe 4. Kerro kokouksen tarkoitus
Kerro vastaanottajille, mitä kokouksessa aiotaan saavuttaa. Lyhyt esityslista kokoukselle auttaa heitä tunnistamaan, mitkä tehtävät on tehtävä etukäteen. Voit vain ilmaista aiheen (kuten "Kyberturvallisuuspäivitys") tai antaa aikajanan:
- 10:30 - 10:45 Jaa projektin tilapäivitykset
- 10:45 - 11:10 Vertaa ja valitse toteuttamiskelpoisia tarjouksia
- 11:10 - 11:30 Aivoriihi ja tavoitteet lanseeraukseen
Vaihe 5. Oikaise sähköpostisi kielioppi- ja asiavirheiden varalta
Tärkeimmät oikoluvun kohteet ovat kokouksen päivämäärä, kellonaika ja paikka, joten varmista, että ne ovat oikein! Voit myös tarkistaa esitteesi, esityslistan tai muut muistiinpanot, jotka olet ehkä lisännyt varmistaaksesi, että olet käsitellyt kaikki perusasiat.
Lue sähköpostisi ääneen varmistaaksesi, että kirjoituksesi on selkeä ja ytimekäs ennen kuin lähetät sen
Tapa 3/3: Outlookin tai integroidun kalenterisovelluksen käyttäminen
Vaihe 1. Napsauta "Uusi kokous" Outlookin aloitusvälilehdessä
Jos yrityksesi käyttää viestintätietokantaa, jossa on integroitu kalenteri, kuten Outlook, käytä sitä kokouksen määrittämiseen. Se on yleensä ensisijainen yhteyspiste ihmisille, joiden kanssa työskentelet.
Jos yrityksesi ei käytä Outlookia tai vastaavaa, voit lähettää kutsun työhön liittyvän sähköpostisi avulla
Vaihe 2. Valitse aika ja päivämäärä "Ajoitusavustaja" -ikkunasta
Kun olet luonut uuden kokouksen, kalenteri -ikkuna avautuu. Napsauta "Ajoitusavustaja" ja korosta kokoukselle käytettävissä oleva aika ja päivämäärä.
Varmista, että sinä ja aiotut osallistujat ovat tavoitettavissa. Yrityksesi sovelluksesta riippuen sinun on ehkä muokattava katseluasetuksiasi niin, että kaikkien aikataulu näkyy (oman aikataulusi lisäksi)
Vaihe 3. Lisää osallistujia kirjoittamalla heidän nimensä tai käyttämällä osoitekirjaasi
Napsauta tekstipalkkia syöttääksesi nimet manuaalisesti tai selaa osoitekirjaasi ja valitse niiden nimet luettelosta. Käytä "Ajoitusavustaja" -toimintoa muiden ihmisten saatavuuden tarkistamiseen.
Jos ihmiset eivät ole tavoitettavissa, heidän nimensä näkyvät korostettuina. Avustaja näyttää jopa suositeltuja aikavälejä, jotka sopivat sinulle ja osallistujien aikatauluille
Vaihe 4. Aseta kokouksen alkamis- ja päättymisaika
Varmista, että kokouksen päivämäärä on aikaisemmin valitsemasi päivämäärä, ja napsauta kalenteripainiketta tehdäksesi tarvittaessa muutoksia. Valitse sitten oikeat alkamis- ja päättymisajat käyttämällä aikaluettelon oikealla puolella olevia avattavia nuolia.
Loppuaikojen lisääminen kunnioittaa ihmisten aikaa eniten, jotta he tietävät mitä odottaa ja voivat suunnitella työmatkaansa tai kiertää kokouksen
Vaihe 5. Napsauta "Tapaaminen" näytön yläreunan "Kokous" -välilehdessä
Napsauttamalla tätä painiketta palaat yleiseen tapaamisnäyttöön ja sinun pitäisi nähdä merkitsemisesi ajoitettuna. Täältä voit lisätä aiheen, sijainnin ja muistiinpanoja.
Jos et näe merkintääsi aikataulussa tapaamisnäytössä, palaa ja toista prosessi, kunnes se tulee näkyviin
Vaihe 6. Ole tarkka kirjoittaessasi aihetta, sijaintia ja muistiinpanoja
Kerro vastaanottajille lyhyesti, mistä kokouksessa on kyse (esim.”Tuleva tuotetestaus”). Kerro tarkasti sijainnista ja anna reittiohjeet, jos se ei ole tyypillinen tapaamispaikka tai jos sinne on hankala päästä. Lisää kokoukseen liittyviä merkintöjä (kuten valmistelutöitä).
- Anna sijainnin osoite, vaikka luulet heidän jo tietävän sen.
- Napsauta "lähetä", kun olet valmis.
Kärki:
Vältä liian laajoja aiheita, kuten "aivoriihi", koska se ei kerro ihmisille paljon kokouksen tarkoituksesta. Sen sijaan voit sanoa: "aivoriihi myyjille uuden tuotteen saamiseksi".
Vinkkejä
- Kun luet sähköpostisi tai kutsusi oikolukua, pidä se lyhyenä ja ytimekkäästi.
- Käytä ystävällistä, ammattimaista kirjoitusääntä.
- Tarkista vastaanottajien luettelo varmistaaksesi, että kaikki, jotka ovat paikalla, on kutsuttu.
- Kirjoita osoitteet "piilokopio" -riville, jos haluat, että kaikki osoitteet pysyvät piilossa vastaanottajilta.
Varoitukset
- Älä lähetä kutsua tai sähköpostia ilman päivämäärää, aikaa ja sijaintia. Se todennäköisesti turhauttaa kutsutut ja saat joukon vastauksia, joissa kysytään näitä tietoja.
- Älä kirjoita isoilla kirjaimilla, se tulkitaan huutamiseksi ja on erittäin epäammattimaista.
