Microsoft Project on projektinhallintaohjelmistosovellus, jonka tuotemerkki on Microsoft Office -paketti. Sovelluksen avulla käyttäjät voivat hallita kaikkia projektinhallinnan näkökohtia, mukaan lukien budjetointi, ajoitus ja resurssienhallinta. Tästä syystä ohjelmistoa käytetään runsaasti rakennus- ja konepajateollisuudessa. Yksi projektinhallintaprosessin tärkeimmistä mutta usein unohdetuista osista on resurssien oikea kohdentaminen. Kun projektiaikataulu on luotu, sitä on yleensä muutettava, jotta vältetään tietyn resurssin (esimerkiksi alihankkijan) liiallinen jakaminen, mikä aiheuttaa aikataulun odottamisen. Resurssien jakaminen Microsoft Projectissa auttaa hallitsemaan projektiasi alusta loppuun.
Askeleet
Vaihe 1. Ota huomioon resurssien saatavuus arvioitaessa tehtävien kestoa
Tämä vaihe on tärkeä, mutta usein jätetään huomiotta. Resurssit on otettava huomioon aikataulun rakentamisen aikana, ei vain sen jälkeen. Kiinnitä erityistä huomiota samanaikaisiin tehtäviin (jotka tapahtuvat samanaikaisesti), jotka käyttävät samoja resursseja. Voit esimerkiksi perustellusti olettaa, että rakennuksen sisä- ja ulkoseinät voidaan kehystää samanaikaisesti. Jos sinulla on kuitenkin vain yksi puuseppä projektissa, tämä ei ole mahdollista.
Aloita tehtävien kestoarviot arvioimalla tehtävän suorittamiseen tarvittavien työtuntien kokonaismäärä. Keskittymällä työtunteihin kokonaistyöpäivien sijasta otat huomioon, kuinka paljon resursseja tarvitaan
Vaihe 2. Luo ja järjestä kaikki resurssit
Paras tapa pitää resurssit järjestyksessä on resurssilomake. Pääset tähän taulukkoon napsauttamalla "Näytä" -valikkoa ja valitsemalla "Resurssi -arkki". Varmista, että kaikilla resursseilla on selkeät nimet, ja varmista, että määrität ainakin resurssityypin.
- Työresurssit ovat hyödyllisimpiä, ja niitä tulisi käyttää luokittelemaan ihmisiä, jotka viettävät aikaa tehtävien parissa työskentelyyn. Pienessä projektissa tämäntyyppinen resurssi voi viitata jokaiseen tiimin jäseneen nimeltä. Isommassa projektissa tämä resurssi voi määritellä eri alihankkijoita.
- Materiaaliresurssien tulisi viitata materiaaleihin, jotka kuluvat töiden aikana, kuten puutavaraa, nauloja ja bensiiniä.
- Kustannusresursseja olisi käytettävä sellaisten resurssien seurantaan, joihin on liitetty selkeä kustannusaste. Nosturin tai peltotrailerin vuokrauksen päivittäistä hintaa voitaisiin seurata kustannusresurssina.
Vaihe 3. Määritä jokainen työtehtävä resurssille
Kun olet luonut aikataulun Gantt -kaavionäkymässä, sinun on määritettävä, mitkä resurssit on liitetty kuhunkin tehtävään. Voit tehdä tämän etsimällä tehtävän rivin vasemmasta paneelista ja napsauttamalla Resurssi -sarakkeen solua. Näkyviin tulee avattava valikko, jossa luetellaan kaikki luomasi resurssit. Valitse sopiva resurssi; esimerkiksi tehtävälle nimeltä "Lankalamput" voitaisiin antaa resurssi "Sähköasentaja".
Vaihe 4. Tarkista resurssien varaus resurssikaavionäkymässä
Kun olet luonut aikataulusi ja määrittänyt resurssit, voit tarkistaa ylijakautumisen. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Näytä" ja valitsemalla "Resurssikaavio". Sinulla on oikeus valita jokainen resurssi ja tarkastella sen jakamista koko projektin ajan. Jokainen työpäivä näytetään vaaka -akselia pitkin ja resurssien käyttö prosentteina pystysuoralla akselilla.
- Mikä tahansa kohta, jossa resurssi ylittää 100 prosentin käytön, edustaa liiallista allokointia (eli resurssi ei voi mahdollisesti suorittaa kaikkia sille annettuja tehtäviä tiettynä aikana). Ylirahoitus näkyy punaisena. Voit korjata tämän pidentämällä tehtävien kestoa, määrittämällä tehtäville enemmän resursseja tai siirtämällä samanaikaisia tehtäviä, jotta päällekkäisyyksiä saadaan vähemmän.
- Mikä tahansa kohta, jossa resursseja käytetään hyvin vähän, voi osoittaa tehottomaan alijakautumiseen. Harkitse tehtävien keston lyhentämistä tai vähemmän resurssien käyttöä.
