Asiakirjojen arkistointi: 6 vaihetta (kuvilla)

Sisällysluettelo:

Asiakirjojen arkistointi: 6 vaihetta (kuvilla)
Asiakirjojen arkistointi: 6 vaihetta (kuvilla)

Video: Asiakirjojen arkistointi: 6 vaihetta (kuvilla)

Video: Asiakirjojen arkistointi: 6 vaihetta (kuvilla)
Video: Ohjelmien poistaminen Macista Poista Mac-sovellus pysyvästi 2024, Maaliskuu
Anonim

Arkistointi on tietojen tallentamista tai säilyttämistä. Organisaatiot muuttavat paperiasiakirjat digitaalisiksi joka päivä pidentääkseen asiakirjojen käyttöikää. Tämä yhdessä tietokoneiden nykyisen valtavan datamäärän kanssa tarkoittaa, että asiakirjojen arkistoinnin merkitys kasvaa vain. Jos osaat arkistoida asiakirjoja, voit vapauttaa tilaa, jotta tietokoneesi käsittelee nykyisiä asiakirjoja tehokkaammin.

Askeleet

Asiakirjojen arkistointi Vaihe 1
Asiakirjojen arkistointi Vaihe 1

Vaihe 1. Arkistoi asiakirjat zip -tiedostona

Zip -tiedostot ovat erityisen hyödyllisiä tärkeiden, mutta harvoin tarvittavien tiedostojen kanssa, ja ne vähentävät asiakirjojen kiintolevyllä vievää tilaa.

  • Korosta vain tiedostot, jotka haluat muuntaa zip -muotoon.
  • Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lähetä.
  • Haluat lähettää tiedostot pakattuun (pakattuun) kansioon.
  • Tarkista, että tiedostot ovat todella olemassa, kaksoisnapsauttamalla zip-kansiota. Jos ne ovat, voit poistaa alkuperäiset tiedostot.
Arkistoi asiakirjat Vaihe 2
Arkistoi asiakirjat Vaihe 2

Vaihe 2. Siirrä asiakirjasi erilliselle tallennusvälineelle

Suosittuja vaihtoehtoja digitaaliseen arkistointiin ovat ulkoiset nauha -asemat, ulkoiset kiintolevyt tai muistitikut.

Arkistoi asiakirjat Vaihe 3
Arkistoi asiakirjat Vaihe 3

Vaihe 3. Varmuuskopioi asiakirjat CD- tai DVD -levylle, jos sinulla on CD- tai DVD -tallennin

Varmuuskopiot ovat toinen tapa arkistoida, vaikka tiedät tämän menetelmän toisella nimellä - levyn polttaminen. Esimerkiksi Windows käyttää Live -tiedostojärjestelmää ja hallittua muotoa (parempi yhteensopivuus muiden laitteiden kanssa) tiedostojen kopioimiseksi CD- tai DVD -levyille.

  • Aseta kirjoitettava CD- tai DVD -levy tietokoneen CD- tai DVD -tallentimeen Live File System -järjestelmää varten.
  • Kun valintaikkuna tulee näkyviin, napsauta "Polta tiedostot tietolevylle".
  • Nimeä levy ja napsauta "Seuraava".
  • Odota, että levy ilmestyy tyhjään kansioon. Tämä tarkoittaa, että levy on alustettu ja valmis kopioimaan tiedostoja.
  • Avaa arkistoitavien asiakirjojen kansio ja vedä tiedostot tyhjään levykansioon.
  • Jos käytät Master -muotoa, aseta kirjoitettava CD- tai DVD -levy tietokoneen CD- tai DVD -tallentimeen.
  • Kun valintaikkuna tulee näkyviin, napsauta "Polta tiedostot tietolevylle".
  • Nimeä levy ja napsauta "Näytä muotoiluvaihtoehdot".
  • Valitse "Hallittu" ja napsauta "Seuraava".
  • Odota, että levy ilmestyy tyhjään kansioon. Tämä tarkoittaa, että levy on alustettu ja valmis kopioimaan tiedostoja.
  • Avaa arkistoitavien asiakirjojen kansio ja vedä nämä tiedostot tyhjään levykansioon.
Arkistoi asiakirjat Vaihe 4
Arkistoi asiakirjat Vaihe 4

Vaihe 4. Lähetä asiakirjat ulkopuoliseen tallennustilaan

  • Arkistoitujen tiedostojen sijainnin lisäksi suojatut ulkopuoliset tallennuspaikat suojaavat tietoja katastrofeilta, kuten tulipalolta ja kiintolevyvirheiltä.
  • Koska monet yritykset tarjoavat tätä palvelua, sinun on otettava suoraan yhteyttä yritykseen saadaksesi lisätietoja niiden toiminnasta ja siitä, mitä takuita asiakirjojen arkistointiin sisältyy.
Asiakirjojen arkistointi Vaihe 5
Asiakirjojen arkistointi Vaihe 5

Vaihe 5. Käytä ohjelmistoa digitaaliseen arkistointiin

  • Yksi tunnetuimmista tavoista säilyttää asiakirjan ulkoasu on luoda PDF -tiedosto. Adoben tarjoaman ohjelmiston - joka tunnetaan nimellä Adobe Acrobat - avulla on helppo muuntaa asiakirjoja PDF -muotoon eri ohjelmistoista. On myös useita ilmaisia ohjelmia, jotka luovat nämä tiedostot.
  • Se, että tekniset tiedot ovat julkisia, tarkoittaa, että Adoben ohjelmiston tulevat versiot voivat lukea asiakirjojen aiempia versioita.
  • Lisäksi PDF -lukijat ovat helposti ladattavissa ilmaiseksi Adoben verkkosivustolta.
Asiakirjojen arkistointi Vaihe 6
Asiakirjojen arkistointi Vaihe 6

Vaihe 6. Pysy ajan tasalla asiakirjojen arkistointitekniikalla

Teknologian nopean kehittymisen myötä nykyinen voi olla huomenna vanhentunutta. Tämä voi olla ongelma siirrettäessä arkistoituja tiedostoja uuteen järjestelmään.

Vinkkejä

  • Luetteloi arkistoidut tiedostot, jotta sinä tai muut ihmiset voivat löytää tarvittavat tiedostot ajan mittaan. Tämä voi olla niin yksinkertaista kuin nimetä tiedostoja tai kansioita sisällön nimellä ja tiedostojen sisältämillä päivämäärillä. Jos esimerkiksi arkistoit yritystietueita, voit nimetä yhden kansion "Yritystiedostot 1. neljännes 1997". Suuremmissa järjestelmissä arkistot käyttävät todennäköisesti metatietoja luettelointitarkoituksiin.
  • Toinen syy arkistoida tiedostoja on se, että joskus on olemassa lakisääteisiä vaatimuksia, jotka edellyttävät tietojen tallentamista.

Varoitukset

  • Multimediatiedot on usein linkitetty tiettyyn laitteistoon tai ohjelmistoon, eivätkä ne välttämättä ole käytettävissä omien järjestelmien ulkopuolella.
  • Yksi vaara on tiedostojen vioittumisriski. Muista varmuuskopioida tietosi hyvin testatulla järjestelmällä.
  • Asiakirjojen arkistointijärjestelmän puuttuminen voi johtaa tahattomaan tiedostojen menetykseen, varsinkin jos ne poistetaan vahingossa.

Suositeltava: