Microsoft Access on tietokannan luontiohjelma, jonka avulla kuka tahansa voi helposti ylläpitää ja muokata tietokantaa. Se sopii kaikkeen pienistä projekteista suuryrityksiin ja on erittäin visuaalinen ohjelma. Tämä tekee siitä erinomaisen tietojen syöttämiseen, koska sinun ei tarvitse työskennellä taulukoiden ja laskentataulukoiden kanssa.
Askeleet
Osa 1/6: Uuden tietokannan luominen
Vaihe 1. Napsauta Tiedosto -välilehteä ja valitse”Uusi”
Tietokanta sisältää kaiken tietosi eri muodoissa. Voit luoda tyhjän tietokannan, tyhjän verkkotietokannan tai valita useista malleista.
- Tyhjä tietokanta on tavallinen Access -tietokanta, ja se on hyvä paikalliseen käyttöön. Tyhjän tietokannan luominen luo myös yhden taulukon.
- Verkkotietokannat on suunniteltu yhteensopiviksi Accessin verkkojulkaisutyökalujen kanssa. Tyhjän tietokannan luominen luo myös yhden taulukon.
- Mallit ovat valmiita tietokantoja, jotka on suunniteltu monenlaisiin käyttötarkoituksiin. Valitse malli, jos et halua käyttää paljon aikaa tietokannan rakenteen kokoamiseen.
Vaihe 2. Nimeä tietokanta
Kun olet valinnut tietokantatyypin, anna sille nimi, joka kuvastaa sen tarkoitusta. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos aiot työskennellä useiden eri tietokantojen kanssa. Kirjoita tietokannasi tiedostonimi "Tiedostonimi" -ruutuun. Luo uusi tietokantatiedosto valitsemalla "Luo".
Osa 2/6: Tietojen lisääminen tietokantaan
Vaihe 1. Määritä paras rakenne tiedoillesi
Jos luot tyhjää tietokantaa, sinun kannattaa miettiä paras tapa järjestää tietosi ja lisätä sopiva rakenne. Voit muotoilla ja käsitellä tietoja Accessissa useilla tavoilla:
- Taulukot - Tämä on tärkein tapa tallentaa tietoja tietokantaasi. Taulukoita voidaan verrata Excelin laskentataulukoihin: tiedot on järjestetty riveihin ja sarakkeisiin. Tämän vuoksi tietojen tuonti Excelistä ja muista laskentataulukko -ohjelmista on suhteellisen yksinkertainen prosessi.
- Lomakkeet - Lomakkeet ovat tapa, jolla tiedot lisätään tietokantaasi. Vaikka voit syöttää tiedot tietokantaan suoraan taulukoihin, lomakkeiden käyttäminen mahdollistaa tietojen nopeamman ja visuaalisemman syöttämisen.
- Raportit - Nämä tiivistävät ja näyttävät tietokannasi tiedot. Raportit on tarkoitettu tietojen analysointiin ja vastausten palauttamiseen tiettyihin kysymyksiin, kuten siitä, kuinka paljon voittoa on saatu tai missä asiakkaat sijaitsevat. Nämä on yleensä suunniteltu tulostettaviksi.
- Kyselyt - Näin haet ja suodatat tietosi. Voit käyttää kyselyitä näyttääksesi tiettyjä merkintöjä useista taulukoista. Voit myös luoda ja päivittää tietoja kyselyillä.
Vaihe 2. Luo ensimmäinen taulukko
Jos aloitat tyhjän tietokannan, aloitat automaattisesti tyhjällä taulukolla. Voit aloittaa tietojen syöttämisen tähän taulukkoon joko käsin tai kopioimalla ja liittämällä toisesta lähteestä.
- Jokaisella datalla tulee olla oma sarake (kenttä), kun taas jokaisen tietueen tulee olla erillinen rivi. Esimerkiksi jokainen rivi olisi asiakas, kun taas jokainen kenttä olisi eri asiakastietoja (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero jne.).
- Voit nimetä sarakkeiden nimet uudelleen, jotta on helppo kertoa, mikä kenttä on mikä. Kaksoisnapsauta sarakkeen otsikkoa vaihtaaksesi nimen.
Vaihe 3. Tuo tiedot toisesta lähteestä
Jos haluat tuoda tuetusta tiedostosta tai sijainnista, voit asettaa Accessin nappaamaan tiedot ja lisäämään ne tietokantaasi. Tästä on hyötyä tietojen kaappaamiseen verkkopalvelimelta tai muulta jaetulta resurssilta.
- Napsauta Ulkoiset tiedot -välilehteä.
- Valitse tuotava tiedostotyyppi. Tuonti ja linkki -osiossa näet muutamia vaihtoehtoja tietotyypeille. Näet lisää vaihtoehtoja napsauttamalla Lisää -painiketta. ODBC tarkoittaa Open Database Connectivity ja sisältää tietokantoja, kuten SQL.
- Siirry datan sijaintiin. Jos se on palvelimella, sinun on annettava palvelimen osoite.
- Valitse seuraavassa ikkunassa "Määritä, miten ja minne haluat tallentaa tiedot nykyiseen tietokantaan". Valitse "OK". Tuo tietosi noudattamalla ohjeita.
Vaihe 4. Lisää toinen taulukko
Haluat säilyttää eri tietueet eri tietokannoissa. Tämä auttaa pitämään tietokannat sujuvina. Sinulla voi esimerkiksi olla asiakastietojen taulukko ja toinen tilaustietojen taulukko. Tämän jälkeen voit linkittää asiakastiedot tilaustietotaulukkoon.
Napsauta Etusivu -välilehden Luo -osiossa taulukkopainiketta. Uusi taulukko ilmestyy tietokantaasi. Voit syöttää tiedot samalla tavalla kuin ensimmäisen taulukon kohdalla
Osa 3/6: Taulukon suhteiden asettaminen
Vaihe 1. Ymmärrä, miten näppäimet toimivat
Jokaisessa taulukossa on yksi ensisijainen avain, joka on yksilöllinen kullekin merkinnälle. Oletuksena Access luo ID -sarakkeen, jonka määrä kasvaa jokaiselle merkinnälle. Tämä asetetaan ensisijaiseksi avaimeksi. Pöydissä voi olla myös vieraita avaimia. Nämä ovat kenttiä, jotka on linkitetty toiseen tietokannan taulukkoon. Linkitetyt kentät sisältävät samat tiedot.
- Esimerkiksi Tilaukset -taulukossasi voi olla asiakastunnus -kenttä, josta voit seurata, kuka asiakas tilasi minkä tuotteen. Voit luoda suhteen kyseiseen kenttään asiakastaulukon ID -kentän avulla.
- Suhteiden käyttäminen auttaa pitämään tietosi johdonmukaisina, tehokkaina ja luettavissa.
Vaihe 2. Napsauta Tietokantatyökalut -välilehteä
Napsauta Suhteet -osion Suhteet -painiketta. Tämä avaa uuden ikkunan, jossa on yleiskatsaus kaikista tietokannan taulukoista. Jokainen kenttä näkyy taulukon nimen alla.
Sinun on luotava kenttä vieraalle avaimelle ennen suhteen luomista. Jos esimerkiksi haluat käyttää Tilaukset -taulukon asiakastunnusta, luo Tilaukset -taulukkoon Asiakas -kenttä ja jätä se tyhjäksi. Varmista, että muoto on sama kuin linkittämäsi kenttä (tässä tapauksessa numerot)
Vaihe 3. Vedä kenttää, jota haluat käyttää vieraana avaimena
Pudota se kenttään, jonka loit vieraalle avaimelle. Määritä kenttien suhde napsauttamalla näkyviin tulevassa ikkunassa Luo. Kahden taulukon väliin tulee viiva, joka yhdistää kentät.
Valitse Enforce Referential Integrity -valintaruutu luodessasi suhdetta. Tämä tarkoittaa, että jos tietoja muutetaan yhdessä kentässä, toinen kenttä päivitetään automaattisesti. Tämä auttaa pitämään tiedot oikeina
Osa 4/6: Kyselyjen tekeminen
Vaihe 1. Ymmärrä kyselyiden rooli
Kyselyt ovat toimintoja, joiden avulla voit nopeasti tarkastella, lisätä ja muokata tietokannasi tietoja. Kyselytyyppejä on monenlaisia, yksinkertaisista hauista aina uusien taulukoiden luomiseen olemassa olevien tietojen perusteella. Kyselyt ovat olennaisia työkaluja raporttien luomiseen.
Kyselyt on jaettu kahteen päätyyppiin: Valitse ja Toiminto. Valitut kyselyt hakevat tietoja taulukoista ja voivat tehdä laskelmia. Toimintakyselyt voivat lisätä, muokata ja poistaa tietoja taulukoista
Vaihe 2. Luo perusvalintakysely ohjatun kyselytoiminnon avulla
Jos haluat luoda perusvalintakyselyn, käytä ohjatun kyselyn avulla ohjeita. Voit käyttää ohjattua kyselytoimintoa Luo -välilehdeltä. Tämän avulla voit tarkastella tiettyjä kenttiä taulukosta.
Valintakyselyn luominen kriteereillä
Vaihe 1. Avaa Kyselyn suunnittelutyökalu
Ehtojen avulla voit rajata valintakyselyäsi ja näyttää vain tarvitsemasi tiedot. Aloita napsauttamalla Luo -välilehteä ja valitsemalla Kyselyn muotoilu.
Vaihe 2. Valitse pöytä
Näytä taulukko -ruutu avautuu. Kaksoisnapsauta taulukkoa, jossa haluat suorittaa kyselyn, ja valitse sitten Sulje.
Vaihe 3. Lisää noudettavat kentät
Kaksoisnapsauta taulukon jokaista kenttää, jonka haluat lisätä kyselyyn. Kentät lisätään suunnitteluruudukkoon.
Vaihe 4. Lisää kriteerit
Voit käyttää useita erilaisia ehtoja, kuten tekstiä tai toimintoja. Jos esimerkiksi haluat näyttää "Hinnat" -kentässä vain yli 50 dollaria korkeammat hinnat, kirjoita
=50
kriteereihin. Jos haluat näyttää vain Isosta -Britanniasta tulevia asiakkaita, kirjoita
Iso -Britannia
Ehdot -kenttään.
Voit käyttää useita ehtoja kyselyä kohden
Vaihe 5. Napsauta Suorita nähdäksesi tulokset
Suorita -painike sijaitsee Suunnittelu -välilehdessä. Kyselyn tulokset näkyvät ikkunassa. Tallenna kysely painamalla Ctrl + S.
Valintakyselyn luominen parametreilla
Vaihe 1. Avaa Kyselyn suunnittelutyökalu
Parametrikyselyn avulla voit määrittää, mitä haluat hakea joka kerta, kun kysely suoritetaan. Jos sinulla on esimerkiksi tietokanta eri kaupunkien asiakkaista, voit suorittaa parametrikyselyn ja kysyä, mistä kaupungista haluat näyttää tulokset.
Vaihe 2. Luo valintakysely ja määritä taulukot
Lisää kyselyssä haettavia kenttiä kaksoisnapsauttamalla niitä taulukon yleiskatsauksessa.
Vaihe 3. Lisää parametri Ehdot -osioon
Parametrit on merkitty parametrin ympärillä “”. Hakasulkeiden sisällä oleva teksti näkyy kyselyssä, joka tulee näkyviin, kun kysely suoritetaan. Jos haluat esimerkiksi pyytää kaupunkia, napsauta Kaupunkikenttä Ehdot -solua ja kirjoita
[Mikä kaupunki?]
Voit lopettaa parametrit "?" tai ":", mutta ei "!" tai "."
Vaihe 4. Tee moniparametrinen kysely
Voit käyttää useita parametreja luodaksesi mukautetun alueen kyselytuloksillesi. Jos kenttä on esimerkiksi Päivämäärä -kenttä, voit palauttaa päivämääräalueen kirjoittamalla
Välissä [Anna aloituspäivä:] ja [Anna lopetuspäivä:]
. Saat kaksi kehotetta, kun suoritat kyselyn.
Tee taulukon kysely
Vaihe 1. Napsauta Luo -välilehteä ja valitse Kyselyn suunnittelu
Voit hakea tiettyjä tietoja olemassa olevista taulukoista kyselyiden avulla ja luoda uuden taulukon näiden tietojen avulla. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluat jakaa tietyt tietokannan osat tai luoda tietyt lomakkeet tietokannan osajoukoille. Sinun on ensin luotava tavallinen valintakysely.
Vaihe 2. Valitse taulukot, joista haluat noutaa tietoja
Kaksoisnapsauta taulukoita, joista haluat noutaa tietosi. Voit vetää tarvittaessa useista pöydistä.
Vaihe 3. Valitse kentät, joista haluat hakea tietoja
Kaksoisnapsauta jokaista kenttää, jonka haluat lisätä taulukon yleiskatsauksesta. Se lisätään kyselyruudukkoon.
Vaihe 4. Aseta kriteerit
Jos haluat määrittää tietyt tiedot kentästä, aseta suodatin ehto -osion avulla. Katso lisätietoja yllä olevasta kohdasta "Valintakyselyn luominen kriteereillä".
Vaihe 5. Testaa kyselysi varmistaaksesi, että se palauttaa haluamasi tulokset
Ennen kuin luot taulukon, suorita kysely varmistaaksesi, että se vetää kaikki oikeat tiedot. Säädä ehtoja ja kenttiä, kunnes saat kaikki haluamasi tiedot.
Vaihe 6. Tallenna kysely
Tallenna kysely myöhempää käyttöä varten painamalla Ctrl + S. Se näkyy navigointikehyksessäsi näytön vasemmassa reunassa. Valitse kysely napsauttamalla sitä uudelleen ja napsauta sitten Suunnittelu -välilehteä.
Vaihe 7. Napsauta Luo taulukko -painiketta Kyselyn tyyppi -ryhmässä
Näkyviin tulee ikkuna, jossa kysytään uuden taulukon nimeä. Kirjoita taulukon nimi ja napsauta OK.
Vaihe 8. Napsauta Suorita -painiketta
Uusi taulukko luodaan määrittämäsi kyselyn avulla. Taulukko näkyy navigointikehyksessäsi vasemmalla.
Lisäyskyselyn luominen
Vaihe 1. Avaa aiemmin luotu kysely
Voit lisätä liitteen kyselyn avulla tietoja taulukkoon, joka on jo olemassa toisesta taulukosta. Tästä on hyötyä, jos haluat lisätä taulukkoon make -taulukon kyselyllä luomasi taulukon tietoja.
Vaihe 2. Napsauta Suunnittelu -välilehden Liitä -painiketta
Tämä avaa Liitä -valintaikkunan. Valitse taulukko, jonka haluat liittää.
Vaihe 3. Muuta kyselyn kriteerit vastaamaan lisättävää
Jos esimerkiksi loit taulukon Vuosi -kentän kriteereillä "2010", vaihda se lisättäväksi vuodeksi, kuten "2011".
Vaihe 4. Aseta mihin haluat liittää tiedot
Varmista, että olet määrittänyt oikeat kentät jokaiselle liitettävälle sarakkeelle. Esimerkiksi käytettäessä yllä olevia muutoksia tietojen tulee liittää Liitä kohteeseen -rivin Vuosi -kenttään.
Vaihe 5. Suorita kysely
Napsauta Suorita -painiketta Suunnittelu -välilehdessä. Kysely suoritetaan ja tiedot lisätään taulukkoon. Voit avata taulukon ja tarkistaa, että tiedot on lisätty oikein.
Osa 5/6: Lomakkeiden luominen ja käyttäminen
Vaihe 1. Valitse taulukko, jolle haluat luoda lomakkeen
Lomakkeiden avulla voit helposti nähdä kunkin kentän tiedot sekä vaihtaa nopeasti tietueiden välillä tai luoda uusia. Lomakkeet ovat välttämättömiä tietojen pitkäaikaiseen syöttämiseen, koska useimmat ihmiset pitävät niitä paljon helpommin käsiteltävinä kuin taulukot.
Vaihe 2. Napsauta Luo -välilehden Lomake -painiketta
Tämä luo taulukon kenttiin perustuvan lomakkeen automaattisesti. Access luo melko hyvää työtä luodakseen automaattisesti oikean kokoiset kentät, mutta voit muuttaa minkä tahansa elementin kokoa ja liikkua haluamassasi muodossa.
- Jos et halua tietyn kentän näkyvän lomakkeessa, voit napsauttaa sitä hiiren kakkospainikkeella ja valita Poista.
- Jos taulukoissasi on suhteita, jokaisen tietueen alle tulee tietolomake, joka näyttää yhdistetyt tiedot. Voit muokata yhdistettyjä tietoja tällä tavalla paljon helpommin. Esimerkiksi jokaisen tietokannan myyntiedustajan tietueeseen voi olla liitetty asiakastietokanta.
Vaihe 3. Navigoi uudessa lomakkeessa
Alareunassa olevat nuolipainikkeet siirtyvät tietueesta toiseen. Tietueet täyttävät kentät, kun vaihdat niiden välillä. Voit siirtyä ensimmäiseen tai viimeiseen tietueeseen reunojen painikkeilla.
Vaihe 4. Käytä taulukkoa napsauttamalla lomaketta
Tämä sijaitsee vasemmassa yläkulmassa, ja voit aloittaa taulukon arvojen muuttamisen lomakkeen avulla.
Vaihe 5. Tee muutoksia olemassa oleviin tietueisiin
Voit muokata jokaisen tietueen minkä tahansa kentän tekstiä muuttaaksesi taulukon tietoja. Muutokset näkyvät automaattisesti taulukossa ja kaikissa yhdistetyissä taulukoissa.
Vaihe 6. Lisää uusia tietueita
Luo uusi tietue luettelon loppuun napsauttamalla "Lisää tietue" -painiketta navigointipainikkeiden lähellä. Voit sitten käyttää kenttiä tietojen syöttämiseen taulukon tyhjään tietueeseen. Tämä on paljon helpompi tapa lisätä uusia tietoja kuin taulukkonäkymän kautta.
Vaihe 7. Tallenna lomake, kun olet valmis
Muista tallentaa lomake painamalla Ctrl + S, jotta voit käyttää sitä helposti myöhemmin. Se näkyy navigointikehyksessäsi näytön vasemmassa reunassa.
Osa 6/6: Raportin luominen
Vaihe 1. Valitse taulukko tai kysely
Raporttien avulla voit näyttää nopeasti yhteenvedot tiedoistasi. Niitä käytetään usein tulo- ja toimitusraportteihin, ja ne voidaan räätälöidä lähes mihin tahansa käyttöön. Raportit keräävät tietoja luomistasi taulukoista tai kyselyistä.
Vaihe 2. Napsauta Luo -välilehteä
Valitse luotavan raportin tyyppi. Voit luoda raportin muutamalla eri tavalla. Access voi luoda raportin puolestasi automaattisesti tai voit luoda mukautetun raportin.
- Raportti-Tämä luo automaattisen raportin, joka sisältää kaikki lähteesi tiedot. Mitään ei ryhmitetä, mutta pienille tietokannoille tämä todennäköisesti riittää osoittamaan, mitä tarvitset.
- Tyhjä raportti - Tämä luo tyhjän raportin, jonka voit täyttää tietojesi mukaan. Voit valita mukautetun raportin mistä tahansa käytettävissä olevasta kentästä.
- Ohjattu raporttitoiminto - Ohjattu raporttitoiminto opastaa sinua raportin luomisprosessissa, jolloin voit valita ja ryhmitellä tietosi ja muotoilla ne sen mukaisesti.
Vaihe 3. Aseta tyhjän raportin lähde
Jos olet valinnut tyhjän raportin luomisen, sinun on valittava sen lähde. Napsauta ensin Järjestä -välilehteä ja valitse sitten Ominaisuudet. Vaihtoehtoisesti voit myös painaa alt="Image" + Enter.
Napsauta Tallennuslähde -kentän vieressä olevaa alanuolta. Näkyviin tulee luettelo käytettävissä olevista taulukoista ja kyselyistä. Valitse yksi ja se liitetään raporttiin
Vaihe 4. Lisää raporttiin kenttiä
Kun sinulla on lähde, voit alkaa lisätä siitä kenttiä raporttiin. Napsauta Muoto -välilehteä ja valitse sitten Lisää olemassa olevat kentät. Kenttäluettelo näkyy oikeassa kehyksessä.
- Napsauta ja vedä lisättävät kentät suunnittelukehykseen. Tietue näkyy raportissa. Kun lisäät lisäkenttiä, ne yhdistetään automaattisesti olemassa oleviin kenttiin.
- Voit muuttaa kenttien kokoa napsauttamalla reunoja ja vetämällä hiirtä.
- Poista kentät raportista napsauttamalla otsikkoa ja painamalla Poista -näppäintä.
Vaihe 5. Lisää ryhmiä raporttiin
Ryhmien avulla voit jäsentää nopeasti raportin tiedot, koska niiden avulla voit järjestää aiheeseen liittyviä tietoja. Voit esimerkiksi ryhmitellä myynnit alueen tai myyjän mukaan. Ryhmät mahdollistavat tämän.
- Napsauta Suunnittelu -välilehteä, napsauta Ryhmittele ja lajittele -painiketta.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kentän osaa, jonka haluat lisätä ryhmään. Valitse valikosta Ryhmä päälle.
- Ryhmälle luodaan otsikko. Voit säätää otsikon mihin tahansa, mitä haluat merkitä ryhmään.
Vaihe 6. Tallenna ja jaa raporttisi
Kun raportti on viimeistelty, voit tallentaa sen ja jakaa sen tai tulostaa sen kuten mikä tahansa asiakirja. Tämän avulla voit jakaa yrityksen suorituskyvyn sijoittajille, yhteystietoja työntekijöille ja paljon muuta.
