Vuokaaviot ovat loistava työkalu vaikeasti ymmärrettävien prosessien jakamiseen helppokäyttöisiksi käsitteiksi. Onnistuneen vuokaavion luominen edellyttää tietojen yksinkertaistamista ja esittämistä selkeässä ja ytimekkäässä muodossa. Jos haluat luoda vuokaavion Excelissä, sinun on luotava ruudukko, asetettava ja yhdistettävä muodot Muotot -valikosta ja lisättävä sopiva teksti. Samoin voit luoda vuokaavion Wordissa lisäämällä kankaan, ottamalla ruudukon käyttöön ja luomalla ja yhdistämällä muotoja Muotot -valikosta ennen tekstin lisäämistä.
Askeleet
Tapa 1 /3: Suunnittele konsepti
Vaihe 1. Kirjoita ydinkäsitteesi
Avain onnistuneeseen vuokaavioon on sen luettavuus. Varmista, että ydinkäsitteesi on yksinkertaisesti ilmoitettu ja että eteneminen konseptista konseptiin selitetään yksinkertaisilla vaiheilla.
Varmista, että kaaviosi on suunniteltu loppupisteeksi. Tämä helpottaa lukemista
Vaihe 2. Valitse vakio- tai uimatasomuoto
Vakiokaavio katkaisee prosessin sen keskeisten käsitteiden ja vaadittujen toimien perusteella. Jos vuokaavion hahmotellussa prosessissa on useita ryhmiä, uimatasomuoto voi auttaa näyttämään, kenen on tehtävä mitä. Jokainen vuokaavion vaihe sijoitetaan "kaistalle" tehtävän suorittamisesta vastaavalle ryhmälle (markkinointi, myynti, henkilöstö jne.).
- Uimavedet on yleensä muotoiltu vaaka- tai pystysuunnassa. Lähtökohta on kaavion vasen yläkulma.
- Uimalajeja voi olla vaikea suunnitella, jos sinulla on useita konsepteja, joiden on kuljettava edestakaisin osastojen välillä. Tämä johtaa sekaviin kaavioihin.
Vaihe 3. Asenna vuokaaviosi
Ennen kuin aloitat vuokaavion suunnittelun ohjelmiston avulla, piirrä se naarmuuntuneelle paperille. Aseta lähtökonsepti yläreunaan ja laajenna kaavio sen alle.
- Useimmat vuokaaviot toimivat binääriperiaatteella. Prosessin kohdissa, joissa esiintyy vaihteluita, lukijalle esitetään Kyllä tai Ei -kysymys. Vastaus ohjaa lukijan oikeaan käsitteeseen.
- Käytä erilaisia muotoja edustamaan erilaisia käsitteitä tai päätöksiä. Visuaalisten vihjeiden lisääminen auttaa luettavuutta ja ymmärtämistä.
Vaihe 4. Erota monimutkaiset prosessit
Jos vuokaaviosi alueet muuttuvat liian tiheiksi, erota aliprosessi uuteen vuokaavioon. Lisää laatikko viittaukseksi aliprosessiin alkuperäisessä vuokaaviossa ja pyydä lukijaa palaamaan siihen, kun he pääsevät laajennetun osan läpi.
Tapa 2/3: Luo vuokaavio Excelissä
Vaihe 1. Luo ruudukko
Excel -laskentataulukot on muotoiltu oletuksena siten, että niiden solut ovat leveämpiä kuin ne ovat korkeita. Jos haluat luoda yhtenäisen vuokaavion, sinun on määritettävä solujen koot neliöiksi. Voit tehdä tämän napsauttamalla Valitse kaikki solut -painiketta, joka sijaitsee laskentataulukon vasemmassa yläkulmassa.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa sarakkeen otsikkoa ja valitse valikosta Sarakkeen leveys. Kirjoita kenttään 2.14 ja paina Enter. Tämä muuttaa kaikki solut täydellisiksi neliöiksi.
- Ota Snap to Grid käyttöön Asettelu- tai Sivun asettelu -välilehden Kohdista -valikosta. Tämä saa kaikki luodut objektit säätämään kokonsa vastaamaan ruudukkoa, mikä auttaa sinua luomaan yhtenäisiä muotoja.
Vaihe 2. Aseta marginaalit
Jos aiot viedä laskentataulukon Wordiin tai toiseen ohjelmaan, sinun on varmistettava, että marginaalit ovat kohdakkain. Käytä Sivun asettelu- tai Asettelu -välilehden Marginaalit -valikkoa säätääksesi marginaalit vastaamaan viedtävää ohjelmistoa.
Voit säätää asiakirjan suuntaa (pysty- tai vaakasuunta) Asettelu -välilehden Suunta -valikon avulla. Vuokaaviot, jotka kulkevat vasemmalta oikealle, tulee muotoilla vaakasuunnassa
Vaihe 3. Luo muotoja
Napsauta Lisää -välilehteä ja valitse Muotot -valikko. Valitse muoto, jonka haluat luoda, ja piirrä sitten laatikon koko hiirellä. Kun olet luonut muodon, voit muuttaa väriä ja ääriviivatyyliä avautuvan Muoto -välilehden työkalujen avulla.
Vaihe 4. Lisää tekstiä
Jos haluat lisätä tekstiä muotoihin, napsauta muodon keskikohtaa ja aloita kirjoittaminen. Voit säätää fonttia ja tyyliä Aloitus -välilehdessä. Pidä tekstisi lyhyenä ja ytimekkäästi ja varmista, että se on helposti luettavissa.
Vaihe 5. Yhdistä muodot
Avaa Muodot -valikko Lisää -välilehdestä. Valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva linjatyyli. Vie hiiri ensimmäisen muodon päälle. Näet pieniä punaisia laatikoita sen reunoilla, jotka osoittavat, mihin linjat voidaan yhdistää.
- Aloita viiva punaisesta ruudusta ja vedä se toiseen muotoon.
- Punaiset laatikot ilmestyvät toiseen muotoon. Aseta viivan päätepiste johonkin näistä laatikoista.
- Muotot on nyt yhdistetty. Jos liikutat yhtä, linja pysyy yhteydessä ja säätää kulmaaan sopivasti.
- Lisää kommentteja yhdistäviin riveihin lisäämällä tekstiruutu, joka on saatavana Lisää -välilehdestä.
Vaihe 6. Lataa malli
Sen sijaan, että luot vuokaavion tyhjästä, on olemassa useita Excel -malleja ja velhoja, jotka ovat saatavilla joko ilmaiseksi tai verkossa. Monet näistä vievät suurimman osan vuokaavion luomisesta.
Tapa 3/3: Luo vuokaavio Wordissa
Vaihe 1. Aseta kangas
Helpoin tapa luoda vuokaavio Wordissa on luoda ensin kangas. Kangas antaa enemmän vapautta käsitellä muotoja ja mahdollistaa joitakin ominaisuuksia, jotka eivät ole normaalisti käytettävissä, kuten yhdyslinjat.
Napsauta Lisää -välilehteä. Valitse Muotot -valikko ja valitse sitten Uusi piirustuskangas valikon alareunasta. Asiakirjassa näkyy kankaan pisteviiva. Voit säätää kankaan kokoa käsittelemällä kulmia
Vaihe 2. Ota ruudukko käyttöön
Ruudukon avulla voit luoda yhtenäisiä muotoja. Ota se käyttöön napsauttamalla kangasta, jotta se on aktiivinen. Napsauta Muoto -välilehdessä Tasaa ja valitse sitten Ruudukon asetukset. Valitse ruudukon ja napsautettavien objektien näyttämisen valintaruudut.
Vaihe 3. Luo muotoja
Kun kangas on aktiivinen, valitse Lisää -välilehti ja napsauta Muotovalikkoa. Valitse muoto, jonka haluat lisätä. Piirrä muoto hiirellä haluamasi kokoiseksi. Kun olet luonut muodon, voit muuttaa väriä ja ääriviivatyyliä avautuvan Muoto -välilehden työkalujen avulla.
Vaihe 4. Lisää tekstiä
Jos haluat lisätä tekstiä muotoon Word 2007: ssä, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse valikosta Lisää teksti. Word 2010/2013: napsauta muotoa ja aloita kirjoittaminen. Voit säätää fonttia ja tyyliä Aloitus -välilehdeltä.
Vaihe 5. Yhdistä muodot
Avaa Muodot -valikko Lisää -välilehdestä. Valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva linjatyyli. Vie hiiri ensimmäisen muodon päälle. Näet sen reunoille pieniä laatikoita, jotka osoittavat, mihin linjat voidaan yhdistää.
- Aloita viiva ruudusta ja vedä se toiseen muotoon.
- Toisen muodon reunoille ilmestyy pieniä laatikoita. Aseta viivan päätepiste johonkin näistä laatikoista.
- Muotot on nyt yhdistetty. Jos liikutat yhtä, linja pysyy yhteydessä ja säätää kulmaaan sopivasti.
- Lisää kommentteja yhdistäviin riveihin lisäämällä tekstiruutu, joka on saatavana Lisää -välilehdestä.
Vuokaavion ohje
Esimerkki vuokaaviosuunnitelmasta
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.
Esimerkkivuokaavio
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.
Vuokaavion vinkit ja temput
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.