Amerikan oikeusjärjestelmässä asianajajan ja heidän asiakkaansa välistä viestintää, joka liittyy asianajajaan, joka tarjoaa asiakkaalle oikeudellista apua, pidetään "etuoikeutettuna". Tämä tarkoittaa, että kaikki, mitä kirjoitat asianajajallesi (tai asianajajasi kirjoittaa sinulle) heidän edustuksensa yhteydessä, on luottamuksellista. Erityisesti digitaalisessa viestinnässä on kuitenkin monia tapoja, joilla tämä etuoikeus voidaan vahingossa luopua. Sähköpostisi ja elektronisten laitteidesi suojaaminen on helpoin tapa suojautua vahingossa luopumiselta tästä arvokkaasta etuoikeudesta.
Askeleet
Tapa 1 /3: Etuoikeutettujen sähköpostiviestien laatiminen
Vaihe 1. Lisää aiheriville huomautus asianajaja-asiakkaan oikeuksista
Sisällytä sanat "etuoikeutettu", "luottamuksellinen" tai "asianajaja-asiakasviestintä" sähköpostisi otsikkoriville. Se auttaa saamaan nämä sanat erottumaan mahdollisimman paljon, esimerkiksi kirjoittamalla ne isoilla kirjaimilla tai asettamalla tähdet kummallekin puolelle.
- Jos esimerkiksi kirjoitat sähköpostisi otsikkoriville "*** PRIVILEGED AND CONFIDENTIAL ***", on epätodennäköisempää, että kukaan kaipaa sitä.
- Monet asianajajat lisäävät vastuuvapauslausekkeen sähköpostinsa "allekirjoitus" -lohkoon, jossa todetaan, että sähköpostiensa materiaali on asianajaja-asiakkaan etuoikeus. Nämä vastuuvapauslausekkeet eivät kuitenkaan tarjoa suojaa. Aiherivin huomautus varmistaa, että vastaanottaja tietää sähköpostin olevan etuoikeutettu ennen sen avaamista.
Vaihe 2. Tee oikeudellista neuvontaa koskeva pyyntösi selkeäksi ja täsmälliseksi
Kaikkia asianajajan kanssa käymiäsi keskusteluja ei pidetä etuoikeutetuina, vaikka kirjoittaisit asianajajalle, jonka olet nimenomaan palkanut edustamaan sinua oikeudellisessa asiassa. Tämä etuoikeus on voimassa vain, kun pyydät oikeudellista neuvontaa. Jos teet tämän pyynnön etukäteen, sähköpostilla ei ole tilaa keskusteluille.
Jos esimerkiksi olet parhaillaan hakemassa avioeroa ja haluat neuvoja siitä, miten voit keskustella puolisosi kanssa lapsiasi koskevista asioista, voit kirjoittaa: "Kirjoitan tätä sähköpostia pyytääkseni oikeudellista neuvontaa puolisoni kanssa käytävästä viestinnästä tyttäremme uintitunneista tavalla, joka ei riko tuomarin määräystä."
Vaihe 3. Keskustele sähköpostiviesteissäsi vain oikeudellisista neuvoista
Joissakin yhteyksissä sinulla saattaa olla muita asioita, joista haluat puhua asianajajasi kanssa, mutta joilla ei ole mitään tekemistä oikeudellisten neuvojen kanssa. Näissä tilanteissa on parempi kirjoittaa erilliset sähköpostit, jotta viestintä, jonka haluat olla luottamuksellinen ja etuoikeutettu, pysyy sellaisena.
Oletetaan esimerkiksi, että olet palkannut asianajajan edustamaan sinua äskettäisessä yrityksesi vastaisessa oikeusjutussa. Haluat myös keskustella tämän asianajajan kanssa siitä, kuinka voit tarkistaa myyjäsopimuksiasi välttääksesi vastaavia oikeusjuttuja tulevaisuudessa. Sopimuksiin liittyvää neuvontaa pidettäisiin todennäköisesti yritysneuvonnana oikeudellisen neuvon sijasta, joten sinun tulee kirjoittaa kaksi erillistä sähköpostia
Vaihe 4. Käytä yksityistä sähköpostiosoitetta kommunikoidaksesi asianajajasi kanssa
Jos sinulla on sähköpostitili, jota muut voivat käyttää, tämä käyttö voi tarkoittaa sitä, että kaikki sähköpostisi edestakaisin sinun ja asianajajasi välillä eivät ole enää etuoikeutettuja. Tämä koskee myös työsähköpostiosoitteita, vaikka olisit yrityksen omistaja, jos joku muu voi käyttää sähköpostitiliäsi.
Jos sinulla on esimerkiksi kotitalouden sähköpostiosoite, jota käytät sekä sinä että puolisosi, vältä käyttämästä tätä sähköpostia kommunikoidaksesi asianajajasi kanssa (paitsi jos asianajaja edustaa sekä sinua että puolisoasi samassa oikeudellisessa asiassa)
Kärki:
Jos sinulla on tapana jättää sähköpostisi postilaatikko auki kotitietokoneellasi tai jos saat sähköpostia älypuhelimeen, jota muut kotisi ihmiset voivat käyttää, luo erillinen sähköpostiosoite, jota käytät vain etuoikeutettuun viestintään asianajajasi kanssa.
Vaihe 5. Lähetä sähköposti vain asianajajallesi
Asianajaja-asiakas-etuoikeus suojaa vain luottamuksellista viestintää sinun ja asianajajasi välillä, joka liittyy heidän oikeudelliseen edustukseensa. Jos otat keskusteluun ketään muuta, sähköpostissa sanomaasi (tai asianajajan vastauksessa sanomaa) ei luultavasti pidetä etuoikeutettuna.
Vaikka joku muu on mukana asiassa, josta keskustelet asianajajasi kanssa, on parempi lähettää heille sähköpostia erikseen. Tämä saattaa tuntua tehottomalta, mutta se varmistaa, että kommunikointisi asianajajasi kanssa pysyy etuoikeutettuna
Tapa 2/3: Vältä tahattomat luopumiset
Vaihe 1. Älä keskustele asianajajasi sähköpostiviesteistä
Jopa satunnaisessa ympäristössä kommentin tekeminen, kuten "asianajajani neuvoi minua olemaan tekemättä sitä", voi johtaa vahingossa luopumiseen asianajaja-asiakkaan etuoikeudesta, koska keskustelet neuvojen sisällöstä jonkun muun kanssa. Jos tulee esiin asia, josta sinulla on asianajajasi neuvoja, sano yksinkertaisesti, ettet voi vapaasti keskustella siitä ja vaihtaa keskustelun aihetta.
Älä mainitse, että puhuit asianajajasi kanssa aiheesta lainkaan, jos haluat välttää vahingossa luopumisen asianajaja-asiakkaan oikeudesta. Jos joku esimerkiksi kysyy sinulta, miksi teit tietyn toimenpiteen, et halua sanoa "tein sen, mitä asianajajani käski minun tehdä". Tällaisella lausunnolla kerrot periaatteessa toiselle henkilölle, mitä asianajajasi kertoi sinulle luottamuksellisesti
Kärki:
Ota vastuu toiminnastasi tai odotuksistasi muita kohtaan sen sijaan, että sanot toimivasi asianajajasi neuvojen mukaan.
Vaihe 2. Kysy asianajajalta ennen kuin jaat tietoja muiden kanssa
Jos asianajajasi neuvoo sinua asiassa, joka voi vaikuttaa muihin, saatat haluta jakaa asianajajan neuvot heidän kanssaan. Tämä voi kuitenkin tuhota viestinnän etuoikeutetun luonteen, jos kyseinen henkilö ei ole olennaisesti mukana asiassa.
- Oletetaan esimerkiksi, että olet kuullut asianajajaa saadaksesi neuvoja yrityksesi vasta äskettäin nostetusta kanteesta. Voit halutessasi jakaa asianajajan neuvot liikekumppanillesi. Jos kumppaniasi ei kuitenkaan pidetä asianajajan asiakkaana, tämä saattaa tarkoittaa, että neuvoja ei enää pidetä etuoikeutetuina.
- Jos sinun on otettava muut ihmiset mukaan oikeudellisiin asioihin, asianajajasi voi neuvoa, mitä heille kerrot ja miten, jotta asianajaja-asiakkaan etuoikeutesi säilyy.
Vaihe 3. Aloita uusi sähköpostiketju sen sijaan, että lähetät tai kopioit muita kuin asianajajia
Sähköpostiketjut ovat vaarallisia asianajaja-asiakkaan etuoikeuksille, koska joku ketjussa voi vahingossa painaa "vastata kaikille" milloin tahansa ja tuhota etuoikeuden. Jos haluat jakaa asianajajasi antamia tietoja, kirjoita kyseiselle henkilölle uusi sähköposti ja välitä tiedot erikseen.
Samoin, jos lähetät sähköpostiviestin tai sähköpostiketjun asianajajallesi, koska se liittyy tapaukseesi, merkitse sähköposti selvästi eteenpäin ja kirjoita sitten erillinen sähköposti, jossa pyydät oikeudellista neuvontaa tai välität luottamuksellisia tietoja
Kärki:
Tämä toimii myös päinvastoin. Jos asianajajasi välittää sinulle sähköpostin toiselta henkilöltä tai kopioi sinut sähköpostiviestiin, aloita uusi sähköpostiketju sen sijaan, että keskustelet saman ketjun asianajajasi kanssa.
Vaihe 4. Tapaaminen henkilökohtaisesti erityisen arkaluonteisen tiedon välittämiseksi
Jopa kaikkein turvallisimmat tietokoneet ja sähköpostitilit eivät vieläkään ole yhtä turvallisia kuin puhuminen henkilökohtaisesti. Yleensä on parasta olla kirjoittamatta arkaluonteisia tietoja.
- Jos olet esimerkiksi kiistanalaisen avioeron keskellä ja haluat saada asianajajasi neuvoja puolisostasi saamistasi vahingollisista tiedoista, tapaa heidät henkilökohtaisesti sen sijaan, että kirjoittaisit tiedot sähköpostitse.
- Soita asianajajallesi sähköpostin sijasta ja kerro heille, että haluat tavata keskustelemaan arkaluonteisesta ja luottamuksellisesta asiasta.
Tapa 3/3: Elektronisten laitteiden suojaaminen
Vaihe 1. Lukitse kaikki laitteet, jotka käyttävät etuoikeutettua viestintää vahvoilla salasanoilla
Käytä salasanaa lukitaksesi laitteet, jotka vain tiedät. Parhaat salasanat sisältävät isoja ja pieniä kirjaimia sekä muita merkkejä (kuten *, $ tai %), jotka vaikeuttavat muiden arvaamista.
Aseta laitteet niin, että ne lukittuvat automaattisesti, jos et käytä niitä muutamaan minuuttiin, ja varmista, että suljet tai lukitset laitteen, jos kävelet sen luota
Vaihe 2. Kirjaudu ulos sähköpostitileistä, kun olet lopettanut niiden käytön
Sinulla voi olla tapana jättää sähköpostitilisi auki kotitietokoneellasi tai mobiililaitteellasi, jotta voit käyttää sitä nopeasti, kun saat sähköpostiviestin. Tämä tapa mahdollistaa kuitenkin myös sen, että muut voivat lukea asianajajalta saamiasi mahdollisesti etuoikeutettuja sähköpostiviestejä, mikä voi tuhota asianajaja-asiakkaan oikeudet.
Jos saat sähköpostiviestejä älypuhelimella tai muulla mobiililaitteella, poista "esikatselu" -toiminto käytöstä, jonka avulla voit nähdä osan sähköpostista ilmoituksen kautta koti- tai lukitusnäytössä. Jos jätät puhelimesi pöydälle, jossa kuka tahansa voi nähdä esikatselun, voit tuhota asianajajasi sähköpostin etuoikeuden
Vaihe 3. Lähetä ja vastaanota sähköposteja vain ohjaamillasi laitteilla
Tietyt säännöt vaihtelevat asuinpaikkasi mukaan, mutta yleensä on parasta olla lähettämättä etuoikeutettuja tai luottamuksellisia tietoja asianajajallesi tietokoneella tai muulla laitteella, joka ei kuulu yksinomaan sinulle. Joissakin osavaltioissa tuomarit ovat päättäneet, että jollekin toiselle kuuluvan tietokoneen tai palvelimen käyttö tarkoittaa, että heillä on mahdollisuus käyttää sähköpostiasi, vaikka käytät salasanalla suojattua sähköpostitiliä.
Jos esimerkiksi keskustelet asianajajan kanssa syrjintäkanteen nostamisesta työnantajaasi vastaan, odota, kunnes tulet kotiin lähettämään hänelle sähköpostia sen sijaan, että lähetät sähköpostia yrityksen tietokoneelta. Jos sähköposti kulkee yrityksesi palvelimen kautta, yrityksellä voi olla oikeus käyttää näitä sähköposteja
Vaihe 4. Salaa sähköpostisi, jos olet säännöllisesti yhteydessä asianajajaasi
Useimmat verkkopohjaiset sähköpostipalvelut tarjoavat tavan salata sähköpostisi. Salattuaan vastaanottaja tarvitsee salasanan sähköpostin avaamiseen ja lukemiseen.
- Jos käytät esimerkiksi Gmailia, voit salata sähköpostisi Gmail -mobiilisovelluksen kautta tai käyttämällä Chrome -laajennusta.
- Jos asianajajasi lähettää sinulle asiakirjoja tarkistettavaksi ja tallennat ne tietokoneellesi, salaa myös nämä tiedostot, jotta vain sinä voit avata ne ja lukea ne.
Varoitus:
Jos sinä ja asianajajasi jaat asiakirjoja pilvipalvelun kautta, varmista, että kukaan muu ei voi käyttää tiliäsi kyseisessä palvelussa. Kaikki muut, joilla on käyttöoikeus, voivat tuhota etuoikeuden, vaikka he eivät koskaan katso tiedostoja.
