Excel on loistava tietotaulukoille, mutta miten voit käsitellä ja järjestää sitä tarpeidesi mukaan? Lajittelutyökalun avulla voit lajitella sarakkeet nopeasti eri muodoissa tai luoda oman mukautetun lajittelun useille sarakkeille ja tietotyypeille. Lajittele -toiminnon avulla voit järjestää tietosi loogisesti ja helpottaa niiden ymmärtämistä ja käyttöä.
Askeleet
Osa 1/3: Aakkos- tai numeerinen lajittelu
Vaihe 1. Valitse tietosi
Voit joko lajitella sarakkeen napsauttamalla ja vetämällä tai voit aktivoida napsauttamalla jotakin sarakkeen soluista ja antaa Excelin valita tiedot automaattisesti.
Kaikki sarakkeessa olevat tiedot on muotoiltava samalla tavalla lajittelua varten (eli teksti, numerot, päivämäärät)
Vaihe 2. Etsi Lajittele -painikkeet
Ne löytyvät Tiedot -välilehden Lajittele ja suodata -osiosta. Pikalajittelua varten käytetään painikkeita "AZ ↓" ja "AZ ↑".
Vaihe 3. Lajittele sarakkeesi napsauttamalla asianmukaista painiketta
Jos lajittelet numeroita, voit lajitella alimmasta korkeimpaan ("AZ ↓") tai korkeimmasta pienimpään ("AZ ↑"). Jos lajittelet tekstiä, voit lajitella nousevaan aakkosnumeeriseen järjestykseen ("AZ ↓") tai laskevaan aakkosnumeeriseen järjestykseen ("AZ ↑"). Jos lajittelet päivämääriä tai aikoja, voit lajitella aikaisemmasta myöhempään ("AZ ↓") tai myöhemmin aikaisempaan ("AZ ↑").
Jos lajittelemasi sarakkeen vieressä on toinen tietosarake, sinulta kysytään, haluatko sisällyttää tiedot lajitteluun. Lajittelu on edelleen alun perin valitsemasi sarake, mutta siihen liittyvät tietosarakkeet lajitellaan sen mukana
Vaihe 4. Vianmääritys sarakkeelle, joka ei lajittele
Jos kohtaat virheitä lajiteltaessa, todennäköisin syyllinen on tietojen muotoiluongelmat.
- Jos lajittelet numeroita, varmista, että kaikki solut on muotoiltu numeroiksi eikä tekstiksi. Numerot voidaan vahingossa tuoda tekstinä tietyistä kirjanpito -ohjelmista.
- Jos lajittelet tekstiä, virheitä voi syntyä välilyönneistä tai huonosta muotoilusta.
- Jos lajittelet päivämääriä tai aikoja, ongelmat johtuvat yleensä tietojen muotoilusta. Jotta Excel voisi lajitella onnistuneesti päivämäärän mukaan, sinun on varmistettava, että kaikki tiedot on tallennettu päivämääränä.
Osa 2/3: Lajittelu useilla kriteereillä
Vaihe 1. Valitse tietosi
Oletetaan, että sinulla on laskentataulukko, jossa on luettelo asiakkaiden nimistä ja kaupungista, jossa he sijaitsevat. Helpottaaksesi elämääsi haluat lajitella ensin aakkosjärjestyksessä kaupungin mukaan ja sitten jokaisen asiakkaan aakkosjärjestyksessä kussakin kaupungissa. Mukautetun lajittelun luominen voi tehdä juuri tämän.
Vaihe 2. Napsauta Lajittele -painiketta
Tämä löytyy Tiedot -välilehden Lajittele ja suodata -osiosta. Lajittelu -ikkuna avautuu ja voit luoda mukautetun lajittelun useilla ehdoilla.
Jos sarakkeidesi ensimmäisessä solussa on otsikoita, kuten "Kaupunki" ja "Nimi", muista lajitella ikkunan vasemmassa yläkulmassa Omat tiedot -otsikot
Vaihe 3. Luo ensimmäinen sääntö
Napsauta Lajitteluperuste -valikkoa ja valitse haluamasi sarake. Tässä esimerkissä lajittelisi ensin kaupungin mukaan, joten valitse sopiva sarake valikosta.
- Pidä "Lajittele päällä" -asetuksena "Arvot".
- Aseta järjestys joko "A - Z" tai "Z - A" sen mukaan, miten haluat lajitella.
Vaihe 4. Luo toinen sääntö
Napsauta "Lisää taso" -painiketta. Tämä lisää säännön ensimmäisen säännön alle. Valitse toinen sarake (esimerkissämme Nimi -sarake) ja valitse sitten lajittelujärjestys (lukemisen helpottamiseksi valitse sama järjestys kuin ensimmäinen sääntö).
Vaihe 5. Napsauta OK
Luettelosi lajitellaan sääntöjesi mukaan. Sinun pitäisi nähdä kaupungit aakkosjärjestyksessä ja sitten asiakkaiden nimet aakkosjärjestyksessä kussakin kaupungissa.
Tämä esimerkki on yksinkertainen ja sisältää vain kaksi saraketta. Voit kuitenkin tehdä lajittelustasi niin monimutkaisen kuin haluat ja sisältää monia sarakkeita
Osa 3/3: Lajittelu solun tai kirjasimen värin mukaan
Vaihe 1. Valitse tietosi
Voit joko lajitella sarakkeen napsauttamalla ja vetämällä tai voit aktivoida napsauttamalla jotakin sarakkeen soluista ja antaa Excelin valita tiedot automaattisesti.
Vaihe 2. Napsauta Lajittele -painiketta
Lajittelu -painike löytyy Lajittele ja suodata -osan Tiedot -välilehdestä. Tämä avaa Lajittele -ikkunan. Jos lajittelemasi sarakkeen vieressä on toinen tietosarake, sinulta kysytään, haluatko sisällyttää tiedot lajitteluun.
Vaihe 3. Valitse "Lajittele" -valikosta "Solun väri" tai "Fontin väri"
Tämän avulla voit valita ensimmäisen värin, jonka mukaan haluat lajitella.
Vaihe 4. Valitse ensin väri, jonka haluat lajitella
"Tilaus" -sarakkeessa voit valita avattavasta valikosta, minkä värin haluat laittaa ensin tai viimeiseksi lajittelussa. Voit valita vain sarakkeessa olevat värit.
Värien lajittelussa ei ole oletusjärjestystä. Sinun on määritettävä järjestys itse
Vaihe 5. Lisää toinen väri
Sinun on lisättävä toinen sääntö jokaiselle lajittelemasi sarakkeen värille. Napsauta "Lisää taso" lisätäksesi toisen säännön lajitteluun. Valitse seuraava väri, jonka mukaan haluat lajitella, ja sitten järjestys, jonka haluat lajitella.
Varmista, että jokainen tilaus on sama jokaiselle säännölle. Jos esimerkiksi lajittelet ylhäältä alas, varmista, että kunkin säännön Tilaus -osassa lukee Päällä
Vaihe 6. Napsauta OK
Jokaista sääntöä sovelletaan yksi kerrallaan ja sarake lajitellaan määrittämiesi värien mukaan.
Vinkkejä
- Kokeile tietojen lajittelua eri tavoilla; nämä uudet näkökulmat voivat valaista tiedon eri puolia.
- Jos laskentataulukossasi on kokonaismääriä, keskiarvoja tai muita yhteenvetotietoja lajiteltavien tietojen alapuolella, varo, ettet myöskään lajittele niitä.
