Sähköpostin otsikkorivit ovat usein lukijoiden käytössä päättäessään, avaavatko sähköpostisi. Nämä tilat on täytettävä lyhyellä, täsmällisellä ja yksityiskohtaisella kielellä, jotta vastaanottajasi ei poista sähköpostiasi lukematta sitä. Jos määrität tarkalleen, miksi lukijasi haluaa nähdä, mitä sinulla on sanottavaa käyttämällä aiheriviesi yksityiskohtia, sinun pitäisi nauttia nopeammista ja useammin vastauksista sähköposteihisi.
Askeleet
Osa 1/3: Aiherivien muotoilu
Vaihe 1. Älä jätä aiheriviä tyhjäksi
Kun päätät olla sisällyttämättä aiheriviä, et käytä sen tarjoamaa tilaisuutta houkutella lukijaasi. Tyhjän aiherivin käyttäminen saa sinut näyttämään myös laiskalta. Mikä tärkeintä, se ei varmasti saa lukijaasi tuntemaan, että hänen on avattava sähköpostisi tai vastattava siihen nopeasti.
Vaihe 2. Kirjoita aiherivi ennen sähköpostin kirjoittamista
Aiheesi saattaa tuntua jälkikäteen, joka ei ole niin tärkeä kuin sähköpostisi todellinen sisältö. Koska se on ensimmäinen asia, jonka lukijasi näkee, se on kuitenkin yhtä kriittinen - ellei vielä enemmän! - kuten mitä sisällä on. Varmista, että omistat aihealueellesi tarpeeksi aikaa ja huomiota, kirjoita se ennen kuin kirjoitat mitään muuta.
Vaihe 3. Noudata vakavia isojen kirjainten sääntöjä välttääksesi laiskuutta
Ellet lähetä nopeaa muistiinpanoa tuntemallesi henkilölle, sinun tulee kohdella sähköpostisi virallisena viestintänä. Kirjoita aiherivit isolla alkukirjaimella samalla tavalla kuin esityksesi otsikot.
Muista muutama perussääntö, joiden avulla voit käyttää isoja kirjaimia oikein. Esimerkiksi kirjoita aina isot alkukirjainten ensimmäiset ja viimeiset sanat. Sinun tulee myös aina käyttää isoja alkukirjaimia (vuori, esitys, rakennus), pronomineja (hän, hän, he), verbejä (mennä, muuttaa), adverbeja (nopeasti, hitaasti) ja adjektiiveja (löysä, erinomainen). Älä käytä isoja kirjaimia (a, an, the), prepositioita (sisään, ulos) tai koordinoivia konjunktioita (ja, mutta)
Vaihe 4. Vältä käsittelemästä aiherivejäsi kokonaisina lauseina
Vaikka aiheriviesi pitäisi olla kieliopillisesti oikein, katso ne otsikoina eikä lauseina, jotka tarvitsevat aina välimerkkejä. Aiherivejäsi ei tarvitse rajata pisteellä, kysymysmerkillä tai huutomerkillä.
- Huomaa, että jotkut roskapostisuodattimet siirtävät automaattisesti sähköpostiviestit, joissa on välimerkittyjä otsikoita, roskapostisuodattimeen.
- Joskus haluat käyttää kysymysmerkkiä kiinnittääksesi lukijan huomion. Älä käytä tätä strategiaa liikaa.
- Yhdistä useita lauseita aiheriville viivoilla. Esimerkiksi otsikkorivi: "Ajoitettu kokous tiistaille - läsnäolosi vaaditaan" sisältää kaksi erillistä ilmausta, jotka liittyvät viivaan.
Vaihe 5. Pidä aiherivit alle 50 merkissä
Aiheesi tulee olla mahdollisimman lyhyt. Tämä saattaa toisinaan edellyttää, että jätät pois joitakin yksityiskohtia muiden hyväksi. On erittäin tärkeää, että lukijasi tietää, mitä heidän on tehtävä, heti kun hän lukee aiherivisi.
Ei aina ole mahdollista pitää aiheriviä enintään 50 merkissä. Joskus voit ohittaa kymmenen hahmoa. Jos kuitenkin aloitat kuvaamisen 50 merkin säännön mukaisesti, alat automaattisesti kirjoittaa lyhyempiä aiherivejä
Vaihe 6. Aseta tärkeät sanat ensin kiinnittääksesi lukijan huomion
Nämä sanat vaihtelevat sähköpostisi tarkoituksen mukaan. Joissakin sähköpostiviesteissä nimesi ja otsikkosi on ehkä asetettava etusijalle, kun taas sinun tai lukijan vaatimat toimet voivat olla muiden edessä. Mieti, mikä saa lukijasi todennäköisimmin avaamaan sähköpostisi, ja laita aihetta vastaavat sanat aiherivin alkuun.
Yleensä sinun pitäisi aloittaa aiherivi sanalla, joka osoittaa, miksi otat yhteyttä lukijaasi. Jos olet esimerkiksi muuttanut äskettäin toimistosääntöjä, kirjoita: "Muutetut yrityssäännöt - kaipaat tarkistustasi tänään."
Vaihe 7. Valitse tietyt substantiivit ja verbit viestittääksesi sähköpostin tarkoituksen
Älä lisää epämääräisiä tai epäselviä substantiivit ja verbit aiherivillesi. Käytä sen sijaan sanoja, jotka osoittavat tarkalleen, mitä haluat lukijalta. Tämä lyhentää aiherivin pituutta ja tarjoaa silti tarvitsemasi tiedot aiherivilläsi.
Kirjoita sen sijaan, että "ottaisimme sinuun yhteyttä tarkistaaksesi uusia tietoja": "Tarkistetut HR -säännöt - tarvitsee hyväksynnän ke." Aiherivin toisessa versiossa olet selventänyt tarkalleen, mitä "uudet tiedot" ovat ja miksi otat yhteyttä lukijaan. Olet korjannut epäselvyydet siitä, tarvitseeko vastaanottajan lukea sähköpostin ja mitä hänen on tehtävä sen avaamisen jälkeen
Osa 2/3: Yksityiskohtien antaminen aiherivillesi
Vaihe 1. Määritä sähköpostisi tarkoitus
Kerro lukijalle, miksi otat heihin yhteyttä. Ole mahdollisimman tarkka. Tämä auttaa lukijaa tietämään heti, pitäisikö hänen avata viestisi.
- Aiherivi, jossa pyydetään suositus- tai viittauskirjettä, voisi näyttää seuraavalta:”Tamara G.: n viitteen hakeminen perjantaihin 2.6. Mennessä.”
- Jos tarjoat lukijallesi etuja, kokeile esimerkiksi seuraavaa: "Vaihda öljy Jimin 50%: n alennuksella vain tällä viikolla."
Vaihe 2. Kirjoita, mitä haluat lukijasi tekevän
Heti kun he näkevät sähköpostisi, lukijasi haluaa tietää, mitä heidän on tehtävä. Tämän tiedon saaminen valmistaa lukijaasi etsimään lisätietoja muistiinpanosi sisällöstä.
Sen sijaan, että kirjoittaisit "Reaking Out for a Favor", kirjoita aiherivi: "Tarvitsetko apua kirjoittamalla projektiehdotuksen ensi viikolla". Tämä antaa lukijalle tietää, että pyydät apua, mutta myös selittää tarkalleen, mitä toivot lukijan tekevän puolestasi
Vaihe 3. Anna määräaika, jotta lukija tietää milloin vastata
Jos et kerro lukijallesi, milloin tarvitset toimia tai vastauksia, hän ei ehkä avaa sähköpostiasi vasta huomenna, ensi viikolla tai edes ensi kuussa. Tämä ei johdu siitä, että lukijasi ei halua auttaa sinua. Useimmat ihmiset saavat kymmeniä tai jopa satoja sähköpostiviestejä päivässä, joten sähköpostit, joissa ei ole selkeitä määräaikoja, katoavat helposti laumasta.
Jos sähköpostisi on erityisen tärkeä ja vaatii välitöntä vastausta, voit käyttää sanoja "kiireellinen", "kriittinen" tai "tarvitaan välitöntä vastausta" ilmoittaaksesi lukijallesi, että heidän tulee kiinnittää erityistä huomiota tähän huomautukseen
Vaihe 4. Ilmoita kuka olet, jos lukija ei vielä tunne sinua
Joskus lähetät sähköpostia ihmisille, joita et ole koskaan ennen tavannut. Näissä tapauksissa voi olla tärkeää, että annat lukijallesi otsikon, yrityksen tai nimen, jotta heillä on syy avata muistiinpanosi. Muussa tapauksessa saatat vaikuttaa satunnaiselta henkilöltä, jonka sähköposti voi mennä suoraan roskakoriin!
Ehkä olet opiskelija, joka ottaa yhteyttä paikalliseen poliitikkoon kouluprojektia varten. Kirjoita: "Lukion vanhempi pyytää haastattelua projektille, määräaika 24.6."
Vaihe 5. Mainitse tapaaminen lukijan kanssa, jos hän on äskettäin tuttu
Saatat olla yhteydessä tähän henkilöön, koska olet juuri tavannut ja toivot saavasi luoda läheisemmän suhteen hänen kanssaan. Siirrä heidän muistinsa otsikkoriville, jotta he muistavat tavanneensa sinut. He järjestävät todennäköisemmin seurannan, jos he muistavat edellisen kohtaamisen.
Ehkä sinulla oli lyhyt keskustelu konferenssissa tai illallisella joistakin yhteisistä eduistasi. Tee otsikkosi: "Seuraamme keskustelua Writers 'Conf, 30.4."
Vaihe 6. Nimeä keskinäinen yhteyshenkilösi, jos sinut esitetään lukijalle
Jos joku muu ottaa sinuun yhteyttä vastaanottajasi kanssa, on tärkeää, että selvennät tätä tosiasiaa. Lukija avaa paljon todennäköisemmin sähköpostin, jonka otsikkorivi sisältää tuntemansa henkilön nimen, nimettömän henkilön sijaan. Lukijasi voi myös halutessaan ottaa yhteyttä keskinäiseen yhteyshenkilöösi vahvistaakseen johdannon.
Kirjoita esimerkiksi: "Dr. Smithin opiskelija @ Hopkins pyytää kokousta ensi kuussa.”
Osa 3/3: Aiherivien virtaviivaistaminen ja oikoluku
Vaihe 1. Käytä yksinkertaista kieltä sekaannusten välttämiseksi
Et halua lukijallasi olevan vaikeuksia ymmärtää aiheesi. Vältä liian pitkiä sanoja ja monimutkaista sanastoa. Teeskentele, että lähetät sähköpostisi yläkoululaiselle, ja kysy itseltäsi, ymmärsivätkö he kaikki aiherivin sanat.
Vältä hämärän sanaston käyttöä, kun yksinkertaisempi sana tekee. Valitse: "Uudet toimistosäännöt - tarkista ja vastaa nopeasti" sen sijaan, että "Uudet toimistosäännöt - Tarkista ja vastaa Alacrityn avulla". "Nopeasti" ja "tarkasti" tarkoittavat samaa, mutta ensimmäinen vaihtoehto on vähemmän häiritsevä ja hämmentävä
Vaihe 2. Lyhennä aiheriviä symboleilla ja lyhenteillä
Monet sanat voidaan lyhentää jättämättä lukijaa hämmentyneeksi. Käytä vain yleisiä lyhenteitä ja symboleja ja lue otsikkosi läpi varmistaaksesi, että sähköpostisi tarkoitus ei ole epäselvä.
Esimerkiksi viikonpäiviä voidaan lyhentää. "@" On yleinen symboli "at": lle. Voit myös käyttää "RE:" tarkoittaa "noin". "EOM" voidaan käyttää sanoman lopussa ja "EOD" voi tarkoittaa "päivän loppua"
Vaihe 3. Tarkista oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheet
Aivan kuten kaikissa muissakin sähköpostisi osissa, otsikkosi on oltava virheetön. Näin varmistat, ettet näytä epäammattimaiselta tai laiskalta heti, ennen kuin lukijalla on edes mahdollisuus avata muistiinpanosi.
- Sähköpostin oikoluku ei välttämättä kata aiheriviä, joten ole erityisen varovainen kirjoitusvirheiden kanssa. Jos olet huolissasi, kopioi ja liitä aiherivi Word- tai Google -dokumenttiin ja suorita oikeinkirjoituksen tarkistus siellä.
- Aiherivisi ei ehkä tarvitse olla täydellinen lause. Vältä kuitenkin yleisiä kielioppivirheitä, kuten "he ovat", "heidän" ja "siellä" tai "sinä" ja "sinun" sekoittamista.
Vaihe 4. Tarkista aiheen selkeys lukemalla aiherivit ääneen
Paras tapa varmistaa, että aiherivisi ovat yksinkertaisia, ytimekkäitä ja oikein kirjoitettuja, on lukea ne ääneen. Kun kuulet sanasi puhuttuasi, saat virheitä, joita et olisi tehnyt, jos olisit juuri tarkistanut ne näytöllä.
Jos olet julkisella paikalla, lue sanat pehmeästi hengityksen alla
Varoitukset
- Älä kirjoita rutiininomaisia sähköpostin otsikoita huutomerkillä !!! tai kaikki CAPS. Menetät uskottavuutesi.
- Älä koskaan aloita virkettä aiherivillä, jonka lopetat sähköpostisi sisällössä. Et esimerkiksi halua kirjoittaa otsikkoon "Pyydän sinua palvelukselta, jonka haluaisin sinun tekevän …" ja avaa sitten sähköpostiviesti: "tee viimeistään perjantaina".
