Tärkeän yrityssähköpostin sulkeminen voi tuntua vaikealta. Viestin viimeistelyyn on monia tapoja! Sähköpostin sulkeminen riippuu kuitenkin viime kädessä muutamasta eri tekijästä. Näitä voivat olla esimerkiksi se, kuinka hyvin tunnet henkilön, jolle kirjoitat, sähköpostin tarkoitus ja onko sähköpostisi osa ketjua. Näiden tekijöiden mielessä muotoile sopiva viimeinen lause. Valitse sitten oikea allekirjoitus ja päätä, mitä kirjoitat allekirjoitukseesi.
Askeleet
Osa 1/3: Loppuhuomautusten kirjoittaminen
Vaihe 1. Muistuta vastaanottajalle sähköpostisi tarkoitusta
Sähköpostin kirjoittamiseen yritysympäristössä on monia syitä. Sähköpostin ensisijaisen tarkoituksen määrittäminen auttaa sinua määrittämään parhaan tavan kääntää se.
- Jos esimerkiksi teet pyynnön, lopeta esimerkiksi "Kiitos ajastasi" tai "Kiitos huomiosta".
- Jos vastaat tietopyyntöön, voit lopettaa sanalla”Toivottavasti tämä auttaa!” tai "Kerro minulle, jos voin olla muulla tavalla avuksi."
- Jos olet järjestämässä kasvokkain tapaamista, voit päättää esimerkiksi "Nähdään ensi viikolla!"
Vaihe 2. Käytä yleisöllesi sopivaa sävyä
Mieti, kuinka hyvin tunnet henkilön, jolle kirjoitat, millainen suhde sinulla on heidän kanssaan ja mitä yrität saavuttaa. Sähköpostin ylemmän tason johtajalle tai tärkeälle uudelle asiakkaalle pitäisi luultavasti olla muodollisempaa kuin sähköpostiviesti tunnetulle työtoverille.
- Jos esimerkiksi aiot järjestää kokouksen asiakkaan kanssa, hyvä päätöslauselma voi olla esimerkiksi seuraava:”Odotan kokoustamme 24. Jos sinulla on kysyttävää, ota minuun yhteyttä puhelimitse 555-555-5555.”
- Toisaalta, jos järjestät ystävällisen tapaamisen hyvin tuntemasi työtoverin kanssa, voi olla täysin hienoa päättää tällaisella: "Kuulostaa hyvältä! Nähdään huomenna!:)”
Vaihe 3. Älä sisällytä päätöslauselmaa, jos sähköpostisi on osa ketjua
Jos tämä on ensimmäinen sähköpostisi käsiteltävästä aiheesta, tai jos se on erityisen tärkeä sähköpostiviesti, on luultavasti hyvä sisällyttää viimeinen kiitos tai "toimintakehotus". Lyhyys on kuitenkin tärkeää yrityssähköposteissa. Jos sähköpostisi on osa pitkää ketjua, sinun ei ehkä tarvitse sisällyttää mitään olennaisimpien tietojen lisäksi.
Jos esimerkiksi päätät pitkästä keskustelusta pomosi kanssa sähköpostitse sähköpostitse, sinun ei ehkä tarvitse sanoa paljon muuta kuin: "Ok. Teen sen perjantaina ennen päivän loppua. - M."
Osa 2/3: Kirjautumisen valinta
Vaihe 1. Valitse allekirjoitus, joka vastaa sähköpostisi sävyä
Jos sähköpostisi on muodollinen, kirjaudu alas esimerkiksi "Parhain terveisin" tai (vielä muodollisemman kosketuksen saamiseksi) "Ystävällisin terveisin". Vähemmän muodollisissa sähköpostiviesteissä voi olla hyvä käyttää esimerkiksi "Huolehdi" tai "Terkkuja".
Jos olet saanut aiempia sähköpostiviestejä henkilöltä, jolle kirjoitat, voit tarkastella hänen kirjautumistaan ja sovittaa äänesi omaan. Jos esimerkiksi heillä on tapana allekirjoittaa jotain "Lämpimin terveisin", sinun tulee allekirjoittaa samanlainen muodollisuus
Vaihe 2. Käytä tarkoitukseen sopivaa kirjautumista
Kuten viimeinen lause, myös kirjautuminen voi heijastaa sähköpostisi tarkoitusta. Jos esimerkiksi teet yksinkertaisen pyynnön tai ilmaiset lyhyesti kiitollisuutesi jostakin asiasta, voit käyttää allekirjoitusta, kuten "Paljon kiitoksia" tai "Kiitos paljon", jota seuraa allekirjoituksesi.
Vaihe 3. Vältä kaikkea liian rakastavaa
Ellet tunne henkilöä, jolle kirjoitat, vältä kaikkea liian viheliäistä, epämuodollista tai rakastavaa. Yleensä sellaisia asioita kuin "Rakkaus", "XOXO" tai "Halaukset" ei pitäisi käyttää yrityssähköposteissa.
Vaihe 4. Ohita kirjautuminen lyhyissä sähköpostiviesteissä tai ketjussa
Jos sähköpostisi on osa pitkää ketjua tai jos yrität kommunikoida jotain hyvin lyhyesti ja nopeasti työtoverillesi, allekirjoitusta ei välttämättä tarvitse sisällyttää ollenkaan.
Jos et tunne olosi mukavaksi ohittaa allekirjoittamista kokonaan, yksinkertainen kirjautuminen, kuten –Bernice tai –B. pitäisi sopia lyhyille, epävirallisille sähköpostiviesteille
Osa 3/3: Sähköpostin allekirjoittaminen
Vaihe 1. Liitä mukaan tunnistetietosi
Allekirjoituksesi sisältämien tietojen määrä riippuu siitä, kuinka hyvin tunnet kirjeenvaihtajasi ja kuinka usein olet kommunikoinut heidän kanssaan.
- Ensimmäisen sähköpostin tulisi sisältää ainakin koko nimesi, tehtävänimike, työpaikka ja puhelinnumero.
- Kun olet yhteydessä työtoverisi tai jonkun kanssa, jolle lähetät usein sähköpostia, riittää, että allekirjoitat etunimesi tai nimikirjaimesi.
Vaihe 2. Pidä allekirjoituksesi lyhyenä
Yleensä on parasta olla täyttämättä yrityssähköpostia, jossa on paljon ylimääräistä tekstiä ja kuvia. Vältä lisäämästä mitään tarpeetonta sähköpostin allekirjoitukseen, kuten lainauksia, näyttävää grafiikkaa tai paljon linkkejä.
Vaihe 3. Määritä automaattinen allekirjoitus
Jos et halua kirjoittaa työtehtäväsi ja yhteystietosi aina, kun lähetät tärkeän sähköpostiviestin, voit halutessasi luoda allekirjoituksen, jonka sähköpostiohjelmasi voi automaattisesti lisätä viesteihisi.
Jotkin ohjelmat, kuten Outlook, mahdollistavat useiden allekirjoitusten luomisen, joten voit valita sopivimman sähköpostiviestin
Vinkkejä
-
Allekirjoituksesi pitäisi näyttää tältä:
- Parhain terveisin,
- Jane Doe, markkina -analyytikko
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Useimmissa sähköpostiohjelmissa, kuten Outlookissa, on erittäin helppo määrittää allekirjoitus, joka liitetään automaattisesti jokaiseen sähköpostiin.
Varoitukset
- Pyydä toista henkilöä tarkistamaan työsi, jos mahdollista. Oikeaa oikolukua ei voi korvata.
- Muokkaa ja tarkista kaikki kirjeet ennen lähettämistä - eli lue kielioppi ja oikeinkirjoitus oikein ja poista kirjoitusvirheet. Muuta epäselvää kieltä, esimerkiksi sanoja ja lauseita, jotka ovat epäselviä tai joilla on kaksinkertainen merkitys.
- Oikeinkirjoituksen tarkistaminen ei ole erehtymätöntä, koska ohjelmisto lisää usein oikein kirjoitetun sanan, mutta ei oikeaa kontekstia. Jos "bankroll" muutettiin "tyhjäksi", se todella muuttaa lauseen merkityksen. Sinun on myös luotettava omaan tietoosi kieliopin hienouksista, koska ohjelmiston ehdotukset eivät aina pidä paikkaansa.
