6 tapaa hallita Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti

Sisällysluettelo:

6 tapaa hallita Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti
6 tapaa hallita Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti

Video: 6 tapaa hallita Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti

Video: 6 tapaa hallita Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti
Video: Tiedostojen kopioiminen muistitikulle 2024, Maaliskuu
Anonim

Epäsiisti postilaatikko saattaa vaikeuttaa käyttäjien löytää tarvitsemiaan sähköpostiviestejä. Microsoft Outlook on tarjonnut varsin hyödyllisiä työkaluja, joiden avulla voit suodattaa sähköpostisi ja järjestää viestisi hallittavammalla tavalla. Outlook voi jopa parantaa tehokkuutta ja suorituskykyä. Olipa käytössäsi Outlook 2010, Outlook 2007 tai Outlook 2003, voit hallita sähköpostiasi helposti käyttämällä seuraavia työkaluja postilaatikon puhdistamiseen ja helpottamaan tarvittavien tietojen löytämistä.

Askeleet

Menetelmä 1/6: Suodatus

Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 1
Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 1

Vaihe 1. Suodata viestit nopeasti

Outlook 2010: ssä on uusi ominaisuus, joka auttaa lajittelemaan viestit päivämäärien mukaan ja järjestämään ne keskustelussa.

  • Kun käytät tätä ominaisuutta, viestit, joilla on sama teema, näkyvät keskusteluna ja käyttäjät voivat tarkastella, laajentaa tai pienentää niitä napsauttamalla Aiherivin vasemmalla puolella olevaa kuvaketta. Jokaisen keskustelun sisällä olevat viestit luokitellaan siten, että uusin viesti on sijoitettu päälle. Kun uusi viesti on vastaanotettu, kaikki keskustelu siirtyy sähköpostilistan alkuun, mikä auttaa sinua seuraamaan helposti sähköpostivirtaa.
  • Aktivoi keskustelu valitsemalla Keskusteluryhmän Näytä -välilehdestä Näytä keskusteluna. Voit pienentää keskustelun kokoa siivoustoiminnolla. Tämä ominaisuus auttaa poistamaan päällekkäiset viestit keskustelusta.
  • Napsauta Poista -ryhmän Aloitus -välilehden Puhdista -painiketta ja sitten Puhdista keskustelu. Kaikissa Outlook -versioissa käyttäjät löytävät postilaatikkokansion viestit nopeammin muuttamalla tapaa, jolla ne luokitellaan sähköpostikansioon. Voit esimerkiksi lajitella sähköpostisi päivämäärän, lähettäjän ja tiedoston koon tai tärkeystason mukaan.
Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 2
Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 2

Vaihe 2. Käytä standardoituja otsikoita

Henkinen energia, joka tarvitaan keskittymisen vaihtamiseen jatkuvasti muuttuvien aiheiden välillä, tyhjentää sinut, ei äänenvoimakkuus. Sinulla on tapana lukea peräkkäisessä järjestyksessä joko kronologisesti tai "tärkein henkilö". Tämä on aivopolttoa. Käytä tätä sääntöä; se koskee sähköpostiraportteja ja toimii paremmin kuin keskusteluketjut.

  • Tunnista 2-5 parasta projektia, joista olet eniten huolissasi; luo aiheotsikoita niiden heijastamiseksi.
  • Kerro tiimille, että kiinnität aluksi huomiota kaikkiin sähköposteihin, joissa on nämä vakiotunnisteet. Nämä aiheet ovat tärkeimmät projektisi tällä hetkellä - sähköpostisi lajitellaan aiherivin mukaan ja tärkeimmät luetaan/niihin vastataan ensin.
  • Tee selväksi, että sopimattomasti otsikoidut sähköpostit laittavat rikkovan lähettäjän mustalle listalle 1 x päivän ajan.

Menetelmä 2/6: Ryhmittely

Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 3
Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 3

Vaihe 1. Ryhmittele samat viestit kansioihin

Luomalla uuden sähköpostikansion käyttäjät voivat ryhmitellä aiheeseen liittyvät viestit kansioihin. Voit esimerkiksi ryhmitellä viestit aiheen, projektin, viestinnän tai muiden luokkien mukaan, jotka sopivat teoksillesi tai harrastuksillesi. Käyttäjät voivat myös luoda kansion kaikille pomosi tai jonkun tärkeän henkilön lähettämille viesteille, mukaan lukien tärkeät tiedot, jotka on tallennettava. Jos haluat luoda uuden kansion Outlook 2010: ssä, valitse Kansio -välilehden Uusi -kohdasta Uusi kansio. Jos haluat luoda uuden kansion Outlook 2007: ssä tai Outlook 2003: ssa, napsauta valikkorivillä Tiedosto, valitse Uusi ja sitten Kansio.

Tapa 3/6: Hae kansiosta

Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 4
Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 4

Vaihe 1. Luo hakukansio löytääksesi viestit

Hakukansio on nopea ja kätevä tapa löytää kokoelma sähköpostiviestejä. Se ei tallenna viestejä, mutta tarjoaa virtuaaliset kansiot, jotka näyttävät kaikki postilaatikkosi viestit etsimiesi määritteiden perusteella. Outlook -hakukansiot tarjoavat oletusominaisuuksia, kuten lukemattomia viestejä, mutta voit myös luoda oman säännön. Voit esimerkiksi etsiä hakukansion avulla löytää kaikki tiettyyn projektiin, tärkeään asiakkaaseen tai tulevaan kokoukseen liittyvät tiedot.

  • Jos haluat luoda hakukansion Outlook 2010: ssä, valitse Sähköposti kansiossa -välilehden Uusi -kohdasta Uusi hakukansio.
  • Jos haluat luoda hakukansion Outlook 2007: ssä tai Outlook 2003: ssa, siirrä Tiedosto -valikon sähköpostiviestissä hiiri kohtaan Uusi ja napsauta sitten Hakukansio.

Tapa 4/6: Sähköpostisuodatin

Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 5
Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 5

Vaihe 1. Vähennä roskapostia sähköpostisuodattimella

Pidä tarpeettomat sähköpostiviestit Saapuneet -kansiosta käyttämällä Outlookin roskapostisuodatinta. Tämä suodatin lähettää roskapostiksi merkityt sähköpostit postilaatikon erilliseen kansioon. Käyttäjät voivat tarkastella tämän kansion sisältöä varmistaakseen, ettei siihen ole virheellisesti lähetetty kelvollisia sähköpostiviestejä. Jos näin on, sinun tulee säätää suodatinta välttääksesi väärät merkit viesteissä tulevaisuudessa.

Menetelmä 5/6: Väriluokka

Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 6
Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 6

Vaihe 1. Määritä väriluokka

Määritä väri riippumattomalle sähköpostiviestiryhmälle ja muille Outlookin luokille, kuten muistiinpanoille, yhteystiedoille ja tapaamisille. Sieltä käyttäjät voivat helposti tunnistaa ja lajitella ne. Voit esimerkiksi helposti seurata kaikkia tietokonemyyntiprojektin viestejä, tapaamisia ja yhteystietoja luomalla luokan nimeltä "Tietokonemyynti" ja määrittämällä viestit sille.

Menetelmä 6/6: Liputus

Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 7
Hallitse Outlook -sähköpostiasi tehokkaasti Vaihe 7

Vaihe 1. Lippu seurantaan

Käyttäjät voivat käyttää Flag for Followup -toimintoa merkitäkseen sähköpostiviestit ja tehtävät niiden lajittelemiseksi tai merkitsemiseksi. Liput kehottavat sinua seuraamaan ongelmaa, osoittamaan jonkun pyynnön tai tilauksen kehotetusta viestistä ja yhteystiedosta. He voivat myös järjestää sähköpostikansion helposti, koska tiedät tarkalleen, mitä tehdä ja milloin tehdä. Huomaa, että kun luot tehtävän ja asetat tehtävälle vanhentuneen päivämäärän, se merkitään automaattisesti, jotta et unohda toiminnon vanhentumispäivää ja täytä sitä.

Suositeltava: