Yritykset palkkaavat henkilöstöasiantuntijoita hoitamaan kaikkea palkka- ja politiikka -asioista oikeudellisiin valituksiin. Jos sinulla on oikeudellisia tai poliittisia kysymyksiä tai vakavia ongelmia työtovereidesi kanssa, sinun on ehkä otettava yhteyttä henkilöstöosaston edustajaan. Henkilöstö voi myös olla ensimmäinen osasto, johon otat yhteyttä tietyssä yrityksessä. Tämä keskustelu on hyvä aloittaa yksinkertaisella, muodollisella sähköpostilla, joka esittelee henkilön ongelmasi.
Askeleet
Tapa 1 /3: Sähköpostin kirjoittaminen ja lähettäminen
Vaihe 1. Osoita sähköpostisi oikealle henkilölle
Tarkista henkilöstöhakemisto ja katso, onko henkilö, joka on hoidettu käsittelemäänsi ongelmatyyppiin. Yrityksessäsi voi olla myös yhteyshenkilö, joka on määritetty osastollesi. Jos olet huolissasi siitä, että ongelmasi otetaan vakavasti, voit myös ottaa suoraan yhteyttä henkilöstöpäällikköön.
Tarkista, että sähköpostissa on vain se henkilö, jonka kanssa haluat ottaa yhteyttä. Varsinkin jos tämä on yksityinen tai arkaluonteinen asia, et halua lähettää sitä väärälle henkilölle vahingossa. Ole erityisen varovainen poistaessasi luettelot, jotka lähettäisivät sähköpostin tietylle työntekijäryhmälle
Vaihe 2. Kirjoita erityinen aiherivi, joka osoittaa, että toimenpide on tarpeen
Selkeä aiherivi, joka ilmoittaa sekä ongelmasi että sille asettamasi kiireellisyyden, auttaa henkilöstöä priorisoimaan ongelmasi. Jos jätät tämän rivin tyhjäksi tai epäselväksi, kirjeenvaihto voi haudata jonkun postilaatikkoon.
Käytä esimerkiksi seuraavia rivejä: "Oikeudellinen ongelma - Toimenpide vaaditaan", "Olosuhteiden muutos - Välitön huomio", "Kiireellinen toimintakysymys" tai "Viimeaikainen haastattelu - Kiitos"
Vaihe 3. Käytä virallisia terveisiä sähköpostisi alussa ja lopussa
Haluat asettaa muodollisen ja ammattimaisen sävyn varhain tässä keskustelussa. Tämä auttaa henkilöstöä tietämään, että käsittelet ongelmaa vakavasti. Vaikka tunnet edustajan henkilökohtaisesti, muista, että tämä on ammatillinen eikä vain ystävällinen keskustelu.
Aloita sanalla "Hyvä [edustajan koko nimi]" ja lopuksi "Ystävällisin terveisin" tai "Kiitos ajastasi, [koko nimesi]."
Vaihe 4. Kirjoita selkeä, suora ja erityinen sisältö
Pidä lauseesi lyhyinä ja asiallisina. Älä anna enemmän tietoa kuin on tarpeen, koska et halua lukijan jäävän kiinni sähköpostiviestiin. Älä lisää tietoja, jotka voivat hämmentää henkilöresurssejasi ongelmasi suhteen. Voit käsitellä monimutkaisia yksityiskohtia henkilökohtaisesti.
Vaihe 5. Kuvaile ongelma tarkasti
Selitä ongelmasi tarkka luonne. Anna aikajana, milloin ongelma alkoi tai alkaa. Selvitä, onko tämä mielestäsi oikeudellinen ongelma vai ongelma, jonka yritys voi itse hoitaa.
Jos otat yhteyttä henkilöstöön kysyäksesi työmahdollisuuksista, et aiheuta ongelmaa. Pikemminkin esittele itsesi ja selitä aiemmat yhteytesi yritykseen. Tee selväksi, mitä toimia odotat tai haluat edustajan tekevän
Vaihe 6. Huomaa, onko sinulla asiakirjoja ongelmasta
Henkilöresurssit haluavat tietää heti, miten käsitellä oikeudellisia tai poliittisia ongelmia. Asiakirjasi voivat vaikuttaa heidän vastaukseensa, koska ne auttavat selventämään sekä ongelman vakavuuden että tietyn työntekijän oikeudelliset vaikutukset. Kerro edustajallesi kaikki hallussasi olevat "todisteet" ja tarjoa tuoda se henkilökohtaiseen kokoukseen.
- Jos mahdollista, haluat todisteita kaikista oikeudellisista ongelmista, jotka esitetään henkilöresursseille. Valitettavasti useimmat henkilöstöosastot yrittävät suojella yritystä, jos voivat.
- Jos koet häirintää tai syrjintää, pidä kirjaa tapahtumien päivämääristä ja tallenna kaikki kirjallinen kirjeenvaihto, joka sisältää syyttävää kieltä.
- Säilytä sekä sähköiset että paperiset kopiot kaikista henkilöresursseille toimittamistasi asiakirjoista. Säilytä alkuperäinen ja anna kopiot henkilöresursseille.
Vaihe 7. Selitä, mitä olet tehnyt ongelman ratkaisemiseksi
Olet ehkä yrittänyt ratkaista ongelman ennen kuin otit yhteyttä henkilöstöön. Ehkä olet keskustellut pomosi tai työtoverisi kanssa tai jopa ilmoittanut heille ottavasi yhteyttä henkilöstöön. Edustaja arvostaa tämän tiedon saamista, koska se auttaa heitä ymmärtämään, kuka on jo tietoinen ongelmasta.
Henkilökohtaisten olosuhteiden muuttuessa tämä tiedonanto voi tuntua vähemmän muodolliselta. Jos olet esimerkiksi äitiys- tai isyysvapaalla, olet todennäköisesti jo ilmoittanut pomollesi tilasi ja seuraat vain henkilöresursseja
Vaihe 8. Pyydä henkilökohtainen tapaaminen
Kokous, jossa istut kasvotusten edustajasi kanssa, auttaa sinua keskustelemaan ongelmasta yksityiskohtaisesti. Tämä antaa edustajalle mahdollisuuden esittää mahdollisia jatko- tai täsmennyskysymyksiä. Sähköpostisi on täydellinen paikka aloittaa kriittisen kokouksen ajoittaminen. Kerro heille aikataulusi lohkoista ja pyydä heitä suunnittelemaan sen mukaisesti.
Vaihe 9. Varmista, että yhteystietosi ovat mukana
Henkilöstö saattaa haluta ottaa sinuun yhteyttä puhelimitse, joten sisällytä useita yhteydenottotapoja sähköpostin alareunaan. Nämä tiedot voivat mennä suoraan nimesi alle, kun olet kirjautunut ulos kirjeenvaihdosta. Tarkista antamiesi puhelinnumeroiden ja sähköpostien oikeellisuus.
Vaihe 10. Muokkaa sähköpostiasi kirjoitus-, oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheiden varalta
Useimmissa sähköpostipalveluissa on oikoluku. Lue seuraavaksi sähköpostisi, jotta saat selville kielioppivirheet, puuttuvat sanat ja selkeysongelmat.
Tapa 2/3: Lähetetyn sähköpostin seuranta
Vaihe 1. Kiitä henkilöstöä kaikista lähettämistään vastauksista
Kiitän ensin edustajaa siitä, että hän käytti aikaa tapauksenne tutkimiseen, koska tämä luo välittömästi kohteliaisuuden sävyn keskustelussanne. Muista vastata kaikkiin henkilöresurssien lähettämiin vastauksiin nopeasti. Tämä osoittaa, että olet edelleen huolissasi ongelmasta, ja sen pitäisi myös ilmoittaa halustasi puuttua siihen ennemmin kuin myöhemmin.
Vaihe 2. Järjestä tarvittavat materiaalit henkilökohtaiseen tapaamiseen
Valmistaudu kokoukseen luomalla erityinen kansio, joka sisältää kaikki asiakirjat, jotka aiot tuoda. Jos sinulla on käytäntökysymys, tuo työntekijän käsikirja, jossa on tietyt käytännöt kirjanmerkillä. Tämä auttaa kokousta sujuvasti saapuessasi.
Vaihe 3. Harkitse lakimiehen palkkaamista, jos otat esille oikeudellisia kysymyksiä
Jos olet huolissasi suojella itseäsi kaikilta toimilta, joita yritys voi tehdä sinua vastaan, keskustele asianajajan kanssa. He voivat antaa sinulle tietoja oikeuksistasi, ja voit päättää tuoda heidät kaikkiin henkilökohtaisiin kokouksiin. Saatat haluta ilmoittaa henkilöstölle suunnitelmistasi palkata asianajaja, jos päätät valita tämän tien.
Varmista, että tiedät asianajajan palkkaamisesta aiheutuvat kustannukset. Suurin osa niistä tulee kalliiksi, joten sinun on punnittava nämä talousarviota koskevat huolenaiheesi oikeusturvan tarpeella
Vaihe 4. Lähetä sähköpostia toisen kerran, jos olet odottanut viikon ilman vastausta
Viikkoa pidetään yleensä sopivana odotusaikana ennen seuraavan sähköpostin lähettämistä. Jos sinulla on erityisen kiireellinen ongelma, voit lähettää seurannan 24 tunnin kuluttua. Sen sijaan, että huolehdit siitä, että kiusaat edustajaa, muista, että hänellä on monia vastuita. He saattavat tarvita muistutuksen siitä, että olet yksi heistä.
Tapa 3/3: Päätä, otatko yhteyttä HR: ään
Vaihe 1. Ratkaise ongelma itse, jos pystyt
Jos sinulla on yksinkertainen ja ei-laillinen ongelma, joka ei liity yrityksen politiikkaan, voit ehkä ratkaista sen itse. Jos mahdollista, keskustele ongelmasta esimiehesi tai työtovereidesi kanssa, jotta voit ratkaista ongelman heidän kanssaan. Henkilöresurssit arvostavat tietäessään kaikki toimenpiteet, jotka teit ratkaisun löytämiseksi, ennen kuin tulet niihin.
Jos esimerkiksi sinusta tuntuu, että pomosi suunnittelee sinulle liian monta viikonloppua, keskustele ensin pomosi kanssa. Et myöskään halua mennä henkilöstöön ei-kriittisen valituksen kanssa, kuten "En pidä toimistotilastani"
Vaihe 2. Tarkista työntekijän käsikirja ja tarkista yrityksesi käytännöt
Saatat tuntea rikkovan yrityksen käytäntöjä. Ennen kuin otat yhteyttä henkilöstöön, lue uudelleen erityiset käytännöt, jotka liittyvät ongelmaasi. Haluat pystyä mainitsemaan nämä esimerkit kaikissa keskusteluissa, joita käydään henkilöstöresurssien kanssa.
Jos olet esimerkiksi huolissasi siitä, ettet saa tarpeeksi taukoja työaikana, tarkista kirjalliset säännöt taukoajoista. On mahdollista, että yritykselläsi on vain epävirallinen, ei kodifioitu rikkomiskäytäntö, mikä tarkoittaa, että henkilöresurssit eivät voi tehdä paljon auttaakseen sinua virallisesti
Vaihe 3. Ota heti yhteyttä henkilöstöön, jos sinua kiusataan töissä
Älä epäröi ottaa yhteyttä, jos koet minkäänlaista sanallista, fyysistä tai seksuaalista häirintää mistä tahansa lähteestä työssäsi. Olet laillisesti suojattu tällaiselta käytökseltä, ja henkilöresurssit ovat velvollisia auttamaan ja suojelemaan sinua.
Älä kuitenkaan odota, että henkilöresurssit voivat käydä ennennäkemättömiä keskusteluja näistä asioista. Kun olet ilmoittanut asiasta, heidän on toimittava
Vaihe 4. Ota yhteyttä henkilöstöön, jos henkilökohtaiset olosuhteesi muuttuvat
Henkilöresurssit voivat auttaa sinua suunnittelemaan mahdollisia tulevia muutoksia työtilanteessasi, esimerkiksi jos olet valmistautumassa äitiyslomalle. He voivat varmistaa, että saat kaikki edut ja kattavuuden. He voivat myös ottaa yhteyttä yrityksen henkilöihin, joille on ilmoitettava muuttuvista olosuhteista.
Vaihe 5. Ota yhteyttä henkilöstöön, jos tarvitset valtion suojelua
Työssä voi ilmetä tiettyjä tilanteita, jotka oikeuttavat sinut hallituksen saamaan suojaan tai korvaukseen. Jos olet esimerkiksi loukkaantunut työssä, henkilöresurssit voivat auttaa sinua koordinoimaan sairauskulujen kattamista.
Tämä edellyttää todennäköisesti, että täytät paperit henkilöresursseilla, joten ole valmis tähän prosessiin
Vaihe 6. Ota yhteyttä henkilöstöön, jos haluat päästä työkoulutukseen
Saattaa olla tarjolla koulutus- tai mentorointiohjelmia, joiden avulla voit edetä yrityksessäsi. Henkilöstö voi antaa sinulle kaikki tarvittavat tiedot näistä vaihtoehdoista ja mahdollisesti koordinoida pääsyäsi näihin ohjelmiin. Tämä voi olla loistava tilaisuus nostaa urasi uudelle tasolle.
Vaihe 7. Pyydä henkilöresursseilta apua tarvittavien majoitusten kanssa
Henkilöresurssit voivat myös auttaa sinua vastaamaan työssäsi mahdollisesti oleviin yksilöllisiin tarpeisiin. Työympäristönne tulisi sisältää resursseja, joiden avulla voit nauttia samoista mahdollisuuksista menestyä kuin kuka tahansa muu työntekijä.
Jos sinusta tuntuu, että esimerkiksi vammaisille ei ole sopivia resursseja, henkilöresurssit käsittelevät tätä ongelmaa. Osasto voi myös työskennellä kanssasi varmistaakseen, että imettäville äideille on varattu paikka
Vaihe 8. Ota yhteyttä henkilöstöön, jos etsit työtä
Joskus yhteyden ottaminen tietyn yrityksen henkilöstöedustajaan voi antaa sinulle tietoa nykyisistä avoimista työpaikoista tai mahdollisuuksista epävirallisiin, "informatiivisiin" haastatteluihin nykyisten työntekijöiden kanssa. Voit myös ottaa yhteyttä henkilöstöön kiittääksesi äskettäisestä haastattelusta, jonka olet suorittanut heidän yrityksensä kanssa.
Jos et saa vastausta viikon kuluttua, voit lähettää yhden sähköpostiviestin. Sen jälkeen sinun on ehkä päästettävä tämä yritys menemään
Vaihe 9. Vältä ottamasta yhteyttä henkilöstöön henkilökohtaisten valitusten kanssa
Muista, että henkilöresurssit toimivat ensin yritykselle, joten he eivät ole ihmisiä, joille haluat mennä, jos haluat vain tuulettaa. Vaikka sinun ei pitäisi ehdottomasti välttää ilmoittamasta tilanteista, jotka saavat sinut tuntemaan olosi epämukavaksi tai syrjityksi, muista erottaa toisistaan ongelmat, jotka voivat yksinkertaisesti olla ärsyttäviä tai vähäpätöisiä ja vakavampia oikeudellisia ongelmia.
