Pivot -taulukot ovat interaktiivisia taulukoita, joiden avulla käyttäjä voi ryhmitellä ja tehdä yhteenvedon suurista tietomääristä lyhyessä taulukkomuodossa raportoinnin ja analysoinnin helpottamiseksi. Ne voivat lajitella, laskea ja laskea yhteen tiedot, ja ne ovat saatavilla useissa laskentataulukko -ohjelmissa. Excelin avulla voit helposti luoda pivot -taulukoita vetämällä ja pudottamalla tarvittavat tiedot asianmukaisiin laatikoihin. Voit sitten suodattaa ja lajitella tietoja löytääksesi malleja ja suuntauksia.
Askeleet
Osa 1/3: Pivot -taulukon rakentaminen
Vaihe 1. Lataa laskentataulukko, josta haluat luoda pivot -taulukon
Pivot -taulukon avulla voit luoda visuaalisia raportteja tiedoista laskentataulukosta. Voit suorittaa laskutoimituksia syöttämättä kaavoja tai kopioimatta soluja. Pivot -taulukon luomiseen tarvitaan laskentataulukko, jossa on useita merkintöjä.
Voit myös luoda pivot -taulukon Excelissä käyttämällä ulkoista tietolähdettä, kuten Accessia. Voit lisätä pivot -taulukon uuteen Excel -laskentataulukkoon
Vaihe 2. Varmista, että tietosi vastaavat pivot -taulukon tarpeita
Pivot -taulukko ei aina ole etsimäsi vastaus. Jotta voit käyttää pivot -taulukon ominaisuuksia, laskentataulukon on täytettävä seuraavat perusedellytykset:
- Laskentataulukossasi on oltava vähintään yksi sarake, jossa on päällekkäisiä arvoja. Tämä tarkoittaa periaatteessa vain sitä, että ainakin yhdessä sarakkeessa pitäisi olla toistuvia tietoja. Seuraavassa osassa käsitellyssä esimerkissä "Tuotetyyppi" -sarakkeessa on kaksi merkintää: "Taulukko" tai "Tuoli".
- Sen pitäisi sisältää numeerisia tietoja. Tätä verrataan ja lasketaan yhteen taulukossa. Seuraavan osion esimerkissä Myynti -sarakkeessa on numeerisia tietoja.
Vaihe 3. Käynnistä ohjattu pivot -taulukon asennus
Napsauta "Lisää" -välilehteä Excel -ikkunan yläosassa. Napsauta Lisää -nauhan vasemmalla puolella olevaa "PivotTable" -painiketta.
Jos käytät Excel 2003: ta tai aiempaa, napsauta Tiedot ja valitse Pivot -taulukko ja Pivot -kaavioraportti…
Vaihe 4. Valitse tiedot, joita haluat käyttää
Oletuksena Excel valitsee kaikki aktiivisen laskentataulukon tiedot. Voit valita laskentataulukon tietyn osan napsauttamalla ja vetämällä tai kirjoittaa solualueen manuaalisesti.
Jos käytät ulkoista tietolähdettä, napsauta Käytä ulkoista tietolähdettä -vaihtoehtoa ja valitse Valitse yhteys…. Etsi tietokoneellesi tallennettu tietokantayhteys
Vaihe 5. Valitse pivot -taulukon sijainti
Kun olet valinnut alueesi, valitse sijaintivaihtoehto samasta ikkunasta. Oletuksena Excel sijoittaa taulukon uudelle laskentataulukolle, jolloin voit vaihtaa edestakaisin napsauttamalla ikkunan alareunan välilehtiä. Voit myös sijoittaa pivot -taulukon samalle arkille kuin tiedot, jolloin voit valita solun, jonka haluat sijoittaa.
Kun olet tyytyväinen valintoihisi, napsauta OK. Pivot -taulukko sijoitetaan ja käyttöliittymä muuttuu
Osa 2/3: Pivot -taulukon määrittäminen
Vaihe 1. Lisää rivikenttä
Kun luot pivot -taulukkoa, lajittelet tietosi olennaisesti rivien ja sarakkeiden mukaan. Se, mihin lisäät, määrittää taulukon rakenteen. Lisää tiedot vetämällä kenttä oikealla olevasta kenttäluettelosta Pivot -taulukon Rivikentät -osioon.
- Yrityksesi myy esimerkiksi kahta tuotetta: pöytiä ja tuoleja. Sinulla on laskentataulukko, jossa on kunkin viiden myymälän (myymälä) myydyn tuotteen (tuotetyyppi) numero (myynti). Haluat nähdä, kuinka paljon kutakin tuotetta myydään kussakin myymälässä.
- Vedä Store -kenttä kenttäluettelosta Pivot -taulukon Rivikentät -osioon. Kauppaluettelosi tulee näkyviin, kukin omana rivinä.
Vaihe 2. Lisää sarakekenttä
Kuten rivit, myös sarakkeet mahdollistavat tietojen lajittelun ja näyttämisen. Yllä olevassa esimerkissä Store -kenttä lisättiin Rivikentät -osioon. Näet, kuinka paljon kustakin tuotetyypistä myytiin, vetämällä Tuotetyyppi -kenttä Sarakekentät -osioon.
Vaihe 3. Lisää arvokenttä
Nyt kun organisaatio on järjestetty, voit lisätä taulukkoon näytettävät tiedot. Napsauta ja vedä Myynti -kenttä pivot -taulukon arvo -kenttiin. Näet taulukossasi molempien tuotteiden myyntitiedot kussakin myymälässäsi, yhteensä sarake oikealla.
Kaikissa yllä olevissa vaiheissa voit vetää kentät ikkunan oikealla puolella olevien Kentät -luettelon alla oleviin vastaaviin laatikoihin sen sijaan, että vedät ne taulukkoon
Vaihe 4. Lisää osioon useita kenttiä
Pivot -taulukoiden avulla voit lisätä useita kenttiä kuhunkin osioon, jolloin voit hallita tarkemmin tietojen näyttämistä. Yllä olevan esimerkin avulla sanotaan, että teet monenlaisia pöytiä ja monenlaisia tuoleja. Laskentataulukko sisältää tietueet siitä, onko tuote pöytä tai tuoli (tuotetyyppi), mutta myös myytävän pöydän tai tuolin tarkka malli (malli).
Vedä Malli -kenttä Sarakekentät -osioon. Sarakkeet näyttävät nyt myynnin erittelyn mallin ja yleisen tyypin mukaan. Voit muuttaa näiden tarrojen näyttöjärjestystä napsauttamalla ikkunan oikeassa alakulmassa olevien kenttien vieressä olevaa nuolipainiketta. Muuta järjestystä valitsemalla "Siirrä ylös" tai "Siirrä alas"
Vaihe 5. Muuta tietojen esitystapaa
Voit muuttaa arvojen näyttötapaa napsauttamalla Arvot -ruudun arvon vieressä olevaa nuolikuvaketta. Valitse "Arvokentän asetukset" muuttaaksesi tapaa, jolla arvot lasketaan. Voit esimerkiksi näyttää arvon prosentteina kokonaismäärän sijasta tai laskea keskiarvot niiden laskemisen sijaan.
Voit lisätä saman kentän Arvo -ruutuun useita kertoja hyödyntääksesi tämän. Yllä olevassa esimerkissä näytetään kunkin myymälän kokonaismyynti. Lisäämällä Myynti -kentän uudelleen voit muuttaa arvoasetuksia siten, että toinen myynti näkyy prosentteina kokonaismyynnistä
Vaihe 6. Opi joitakin tapoja, joilla arvoja voidaan manipuloida
Kun muutat arvojen laskentatapaa, sinulla on useita vaihtoehtoja tarpeidesi mukaan.
- Summa - Tämä on arvokenttien oletusarvo. Excel laskee kaikki valitun kentän arvot yhteen.
- Luku - Tämä laskee solut, jotka sisältävät tietoja valitulla kentällä.
- Keskiarvo - Tämä ottaa valitun kentän kaikkien arvojen keskiarvon.
Vaihe 7. Lisää suodatin
"Raporttisuodatin" -alue sisältää kentät, joiden avulla voit selata pivot -taulukon tietojen yhteenvetoja suodattamalla datajoukot. Ne toimivat raportin suodattimina. Jos esimerkiksi asetat Kauppa -kentän suodattimeksi rivitunnisteen sijaan, voit valita jokaisen myymälän nähdäksesi yksittäiset myyntitiedot tai useita myymälöitä samanaikaisesti.
Osa 3/3: Pivot -taulukon käyttäminen
Vaihe 1. Lajittele ja suodata tulokset
Yksi pivot -taulukon tärkeimmistä ominaisuuksista on kyky lajitella tuloksia ja nähdä dynaamisia raportteja. Jokainen tarra voidaan lajitella ja suodattaa napsauttamalla otsikon otsikon vieressä olevaa alanuolta. Voit sitten lajitella luettelon tai suodattaa sen näyttämään vain tietyt merkinnät.
Vaihe 2. Päivitä laskentataulukko
Pivot -taulukko päivittyy automaattisesti, kun muokkaat peruslaskentataulukkoa. Tämä voi olla hyvä tapa seurata laskentataulukoita ja seurata muutoksia..
Vaihe 3. Vaihda pivot -taulukko ympäri
Pivot -taulukoiden avulla on erittäin helppoa muuttaa kenttien sijaintia ja järjestystä. Vedä eri kentät eri paikkoihin, niin saat pivot -taulukon, joka vastaa juuri sinun tarpeitasi.
Tästä pivot -taulukko saa nimensä. Tietojen siirtämistä eri paikkoihin kutsutaan "kääntymiseksi", kun muutat tietojen näyttämissuuntaa
Vaihe 4. Luo pivot -kaavio
Pivot -kaavion avulla voit näyttää dynaamisia visuaalisia raportteja. Pivot -kaavio voidaan luoda suoraan valmiista pivot -taulukosta, jolloin kaavion luominen on helppoa.
Vinkkejä
- Jos käytät Tietojen tuonti -komentoa, sinulla on enemmän vaihtoehtoja tietojen tuontiin, jotka vaihtelevat Office Database -yhteyksistä, Excel -tiedostoista, Access -tietokannoista, tekstitiedostoista, ODBC -DSN -osoitteista, verkkosivuista, OLAP: sta ja XML/XSL: stä. Voit sitten käyttää tietojasi kuin Excel -luetteloa.
- Jos käytät automaattista suodatinta (kohdassa "Tiedot", "Suodatin"), poista tämä käytöstä, kun luot pivot -taulukkoa. Voit ottaa sen uudelleen käyttöön pivot-taulukon luomisen jälkeen.
