Tämä wikiHow opettaa sinulle Microsoft Wordin Yhdistäminen -ominaisuuden käyttämisen. Yhdistämisen avulla voit määrittää yhteystietojen laskentataulukon avulla automaattisesti eri osoitteen, nimen tai muun tiedon kullekin asiakirjan kopiolle. Tästä on hyötyä uutiskirjeiden tai lausuntojen mukauttamisessa, koska sinun ei tarvitse kirjoittaa käsin jokaisen henkilön nimeä tai osoitetta kunkin asiakirjan yläosaan.
Askeleet
Osa 1/3: Yhteystiedon luominen
Vaihe 1. Avaa Microsoft Excel
Microsoft Excelin sovelluskuvake muistuttaa valkoista "X" tummanvihreällä taustalla. Excelin "Uusi" -sivu avautuu.
Jos sinulla on jo yhteystietolomake Excelissä, siirry sen sijaan Excel -yhteystietojen tuontiin
Vaihe 2. Napsauta Tyhjä työkirja
Se on "Uusi" -sivun vasemmassa yläkulmassa. Tämä avaa uuden tyhjän Excel -asiakirjan.
Vaihe 3. Lisää yhteystietojen otsikot
Alkaa solussa A1 ja siirry suoraan sieltä, kirjoita seuraavat otsikot:
- Etunimi - Yhteystietojesi etunimet näkyvät tässä sarakkeessa (solu A1).
- Sukunimi - Yhteystietojesi sukunimet näkyvät tässä sarakkeessa (solu B1).
- Puh - Yhteystietojesi puhelinnumerot näkyvät tässä sarakkeessa (solu C1).
- StreetAddress - Yhteystietojesi katuosoitteet näkyvät tässä sarakkeessa (solu D1).
- Kaupunki - Yhteystietojesi asuinkaupungit näkyvät tässä sarakkeessa (solu E1).
- Osavaltio - Yhteystietojesi asuinvaltiot näkyvät tässä sarakkeessa (solu F1).
- ZIP - Yhteystietojesi postinumero on tässä sarakkeessa (solu G1).
- Sähköposti - Yhteystietojesi sähköpostiosoitteet menevät tähän sarakkeeseen (solu H1).
Vaihe 4. Anna yhteystietojesi tiedot
Aloita sarakkeen A solusta 2 niiden ihmisten yhteystietojen syöttäminen, joille haluat luoda yhdistämisen.
Varmista, että nämä tiedot ovat oikein ennen kuin jatkat
Vaihe 5. Tallenna asiakirja
Tehdä niin:
- Windows - Napsauta Tiedosto, klikkaus Tallenna nimellä, tuplaklikkaus Tämä PC, napsauta tallennuspaikkaa ikkunan vasemmalla puolella, kirjoita asiakirjan nimi Tiedostonimi -tekstikenttään ja napsauta Tallentaa.
- Mac - Napsauta Tiedosto, klikkaus Tallenna nimellä…, kirjoita asiakirjan nimi Tallenna nimellä -kenttään, valitse tallennuspaikka napsauttamalla Missä -ruutua ja napsauttamalla kansiota ja napsauttamalla Tallentaa.
- Muista valitsemasi tallennuspaikka-sinun on löydettävä Excel-laskentataulukko myöhemmin.
Vaihe 6. Sulje Excel
Klikkaa X Excelin oikeassa yläkulmassa (Windows) tai punainen ympyrä vasemmassa yläkulmassa (Mac). Voit nyt jatkaa yhdistämisen luomista Microsoft Wordissa.
Osa 2/3: Yhteystietojen tuominen Wordiin
Vaihe 1. Avaa Microsoft Word
Word-sovelluksen kuvake näyttää valkoiselta W: ltä tummansinisellä taustalla. Kuten Excelissä, "Uusi" -sivu avautuu.
Jos sinulla on olemassa oleva Microsoft Word -asiakirja, johon haluat tuoda Excel-yhteystiedot, kaksoisnapsauta sitä avataksesi sen ja ohita seuraava vaihe
Vaihe 2. Napsauta Tyhjä asiakirja
Se on valkoinen laatikko sivun vasemmassa yläkulmassa. Tyhjä Microsoft Word -asiakirja avautuu.
Vaihe 3. Napsauta Postitukset -välilehteä
Tämä välilehti on Microsoft Word -ikkunan yläosassa. Työkalurivi tulee näkyviin tässä välilehtirivin alapuolelle.
Vaihe 4. Napsauta Valitse vastaanottajat
Se on "Aloita yhdistäminen" -osiossa Postitukset työkalurivi. Näin saat avattavan valikon.
Vaihe 5. Napsauta Käytä olemassa olevaa luetteloa…
Löydät tämän vaihtoehdon avattavasta valikosta. Uusi ikkuna avautuu.
- Jos haluat käyttää sen sijaan Outlook -yhteystietoja, voit valita Valitse Outlookin yhteystiedoista vaihtoehto avattavasta valikosta.
- Voit myös kirjoittaa väliaikaisen luettelon yhteystiedoista Wordiin valitsemalla Kirjoita uusi luettelo vaihtoehto. Tästä on hyötyä, kun sinun tarvitsee vain luoda kourallinen yhteystietojen tietoja.
Vaihe 6. Valitse Microsoft Excel -yhteystietosi
Napsauta ikkunan vasemmassa reunassa kansiota, johon olet tallentanut Excel -taulukon, ja valitse sitten Excel -taulukko napsauttamalla sitä.
Vaihe 7. Napsauta Avaa
Se on ikkunan oikeassa alakulmassa.
Vaihe 8. Vahvista päätös
Napsauta Excel-taulukon nimeä ponnahdusikkunassa ja napsauta sitten OK ikkunan alareunassa. Excel -taulukosi valitaan sijainniksi, josta yhteystiedot latautuvat.
Varmista, että "Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikoita" -valintaruutu tämän ikkunan alaosassa on valittuna
Osa 3/3: Yhdistämisen käyttäminen
Vaihe 1. Siirry kohtaan, johon haluat lisätä yhteystiedot
Etsi paikka, johon haluat lisätä yhteystiedot (esim. Asiakirjan yläreuna), ja napsauta sitä asettaaksesi kohdistimen sinne.
Vaihe 2. Napsauta Lisää yhdistämiskenttä
Se on vaihtoehto "Kirjoita ja lisää kentät" -osiossa Postitukset välilehti. Avattava valikko tulee näkyviin.
Sinun on ehkä napsautettava Postitukset välilehti uudelleen ennen kuin teet tämän.
Vaihe 3. Valitse tietotyyppi
Napsauta avattavassa valikossa yhden Excel-asiakirjan otsikon nimeä lisätäksesi sen.
Napsauta esimerkiksi Etunimi avattavasta valikosta, jos haluat lisätä tunnisteen yhteystietojen etunimille.
Vaihe 4. Lisää tarvittaessa muita tietoja
Tämä voi sisältää yhteystietojen osoitteet, sukunimet, puhelinnumerot ja niin edelleen.
Vaihe 5. Napsauta Valmis ja yhdistä
Se sijaitsee alueen oikeassa reunassa Postitukset välilehden työkalurivi. Tämä kehottaa avaamaan avattavan valikon.
Vaihe 6. Valitse yhdistämisvaihtoehto
Napsauta jotakin seuraavista:
- Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja - Avaa kunkin vastaanottajan asiakirjan, jolloin voit muokata asiakirjoja edelleen.
- Tulosta asiakirjoja… - Voit tulostaa kopion asiakirjasta jokaiselle yhteyshenkilösi luettelossa olevalle henkilölle.
- Lähetä sähköpostiviestejä… - Voit lähettää asiakirjat sähköpostitse. Yhteystietojen sähköpostiosoitteet valitaan kohdesähköpostiosoitteiksi.
Vaihe 7. Noudata näytön ohjeita
Valitsemastasi vaihtoehdosta riippuen sinulla on ylimääräinen tarkistettava lomake (esimerkiksi jos valitsit Sähköposti, sinun on annettava aihe ja napsautettava sitten OK). Näin yhdistäminen päättyy.