Automaattisen suodattimen käyttäminen MS Excelissä: 7 vaihetta (kuvien kanssa)

Sisällysluettelo:

Automaattisen suodattimen käyttäminen MS Excelissä: 7 vaihetta (kuvien kanssa)
Automaattisen suodattimen käyttäminen MS Excelissä: 7 vaihetta (kuvien kanssa)

Video: Automaattisen suodattimen käyttäminen MS Excelissä: 7 vaihetta (kuvien kanssa)

Video: Automaattisen suodattimen käyttäminen MS Excelissä: 7 vaihetta (kuvien kanssa)
Video: SKINWALKER RANCH - Интервью Брайанта (Дракона) Арнольда в 4 сезоне 2024, Maaliskuu
Anonim

Microsoft Excelin automaattisen suodattimen käyttäminen on nopea ja yksinkertainen tapa lajitella suurempia tietomääriä. Suodattimet tukevat erilaisia kriteerejä tietojen lajittelua varten. Aloita luomalla tietojoukko. Jäljellä on vain kohteen valitseminen ja automaattisen suodattimen aktivointi painamalla "Tiedot" -välilehden "Suodatin" -painiketta ja mukauttamalla suodatinta haluamallasi tavalla. Tämä prosessi voidaan hallita muutamassa minuutissa, mikä viime kädessä lisää Excel -tehokkuutta.

Askeleet

Osa 1/2: Automaattisen suodattimen käytön aloittaminen

Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä Vaihe 1
Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä Vaihe 1

Vaihe 1. Luo taulukko

Varmista, että tiedoissasi on sarakeotsikot niiden alla olevien tietojen määrittämiseksi. Otsikko on paikka, johon suodatin sijoitetaan, eikä sitä sisällytetä lajiteltuihin tietoihin. Jokaisella sarakkeella voi olla yksilöllinen tietojoukko (esim. Päivämäärä, määrä, nimi jne.) Ja se voi sisältää niin monta merkintää kuin haluat lajitella.

Voit jäädyttää otsikot paikoilleen valitsemalla sisältävän rivin ja siirtymällä kohtaan Näytä> Jäädytä ruudut. Tämä auttaa seuraamaan suurten tietojoukkojen suodatettuja luokkia

Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä vaiheessa 2
Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä vaiheessa 2

Vaihe 2. Valitse kaikki tiedot, jotka haluat suodattaa

Napsauta ja vedä valitaksesi kaikki solut, jotka haluat sisällyttää suodattimeen. Koska AutoFilter on nimensä mukaisesti automaattinen prosessi, et voi käyttää sitä suodattamaan ei-vierekkäisiä sarakkeita. Kaikki välissä olevat sarakkeet asetetaan suodattamaan niiden kanssa.

Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä vaiheessa 3
Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä vaiheessa 3

Vaihe 3. Aktivoi automaattinen suodatin

Siirry "Data" -välilehdelle ja paina "Suodata". Kun sarakeotsikot on aktivoitu, niissä on avattavat painikkeet. Näillä painikkeilla voit määrittää suodatinvaihtoehdot.

Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä vaiheessa 4
Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä vaiheessa 4

Vaihe 4. Valitse suodatusehdot

Suodatinvaihtoehdot voivat vaihdella soluissa olevien tietojen tyypin mukaan. Tekstisolut suodatetaan tekstisisällön mukaan, kun taas numerosoluilla on matemaattisia suodattimia. Molemmat jakavat muutamia suodattimia. Kun suodatin on aktiivinen, sarakeotsikkoon ilmestyy pieni suodatinkuvake.

  • Lajittele nouseva: lajittelee tiedot nousevaan järjestykseen kyseisen sarakkeen tietojen perusteella; numerot lajitellaan 1, 2, 3, 4, 5 jne. ja sanat aakkosjärjestykseen a, b, c, d, e jne.
  • Lajittele laskevasti: lajittelee tiedot laskevassa järjestyksessä kyseisen sarakkeen tietojen perusteella; numerot lajitellaan päinvastaisessa järjestyksessä 5, 4, 3, 2, 1 jne. ja sanat lajitellaan käänteisessä aakkosjärjestyksessä, e, d, c, b, a jne.
  • Top 10: Laskentataulukon 10 ensimmäistä tietoriviä tai suodatetun valinnan 10 ensimmäistä tietoriviä
  • Erityisedellytykset: Jotkut suodatinparametrit voidaan asettaa arvologiikan avulla, kuten suodatusarvot, jotka ovat suurempia, pienempiä, yhtä suuria, ennen, jälkeen, välillä, sisältävät jne. Kun olet valinnut jonkin näistä, sinua pyydetään syöttämään parametrirajat (esim. 1.1.2011 tai yli 1000).
  • Huomaa: suodatetut tiedot on piilotettu näkymästä, EI poisteta. Et menetä tietoja suodattamalla.

Osa 2/2: Automaattisuodattimen mukauttaminen ja poistaminen käytöstä

Käytä automaattista suodatinta MS Excelin vaiheessa 5
Käytä automaattista suodatinta MS Excelin vaiheessa 5

Vaihe 1. Käytä mukautettua automaattista suodatinta monimutkaisempaan lajitteluun

Mukautetun suodattimen avulla voidaan käyttää useita suodattimia käyttämällä "ja/tai" -logiikkaa. "Muokattu suodatin …" -vaihtoehto on luettelossa suodattimen avattavan valikon alaosassa ja tuo esiin erillisen ikkunan. Täällä voit valita enintään kaksi suodatinvaihtoehtoa ja tehdä sitten suodattimen yksinomaiseksi tai kattavaksi valitsemalla “Ja” tai “Tai” -painikkeen.

Esimerkiksi: sarakkeet, jotka sisältävät nimiä, voidaan suodattaa niiden mukaan, jotka sisältävät”A” tai”B”, mikä tarkoittaa, että Andrew ja Bob näkyvät. Mutta kumpikaan ei näy suodatinsarjassa niille, jotka sisältävät sekä”A” että”B”

Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä vaiheessa 6
Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä vaiheessa 6

Vaihe 2. Tyhjennä suodattimet

Voit tyhjentää yksittäisen suodattimen valitsemalla suodatetun sarakkeen avattavan valikon ja valitsemalla Poista suodatin kohteesta [nimi]. Jos haluat tyhjentää kaikki suodattimet, valitse mikä tahansa taulukon solu ja siirry "Data" -välilehdelle ja paina "Tyhjennä" (Suodatin -valitsimen vieressä).

Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä vaiheessa 7
Käytä automaattista suodatinta MS Excelissä vaiheessa 7

Vaihe 3. Poista AutoFilter käytöstä

Jos haluat poistaa suodattimet kokonaan käytöstä, poista automaattisen suodattimen valinta, kun taulukko on valittuna.

Vinkkejä

  • Näet avattavan valikon painikkeesta, mitkä sarakeotsikot sisältävät suodattimia. Jos painikkeen nuoli on sininen, kyseisessä valikossa on käytetty suodatinta. Jos painikkeen nuoli on musta, kyseisen valikon suodatinta ei ole käytetty.
  • Automaattinen suodatin järjestää tiedot pystysuunnassa, mikä tarkoittaa, että suodatinvaihtoehtoja voidaan käyttää vain sarakkeiden otsikoihin, mutta ei riveihin. Voit kuitenkin antaa saman vaikutuksen kirjoittamalla kullekin riville luokat ja suodattamalla sitten vain kyseisen sarakkeen.
  • Suodatin ei toimi tyhjien solujen ulkopuolella, jos jätät solut tyhjäksi.
  • Varmuuskopioi tietosi ennen AutoFilterin käyttöä. Vaikka automaattinen suodatin voidaan kytkeä pois päältä, tietoihin tehdyt muutokset voivat korvata olemassa olevat tiedot.

Varoitukset

  • Suodattamalla tietosi et poista rivejä, vaan piilotat ne. Piilotetut rivit voidaan avata valitsemalla piilotetun rivin ylä- ja alapuolella oleva rivi, napsauttamalla niitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla "Näytä".
  • Tallenna muutokset usein, ellet ole varmuuskopioinut tietojasi etkä aio korvata tietojasi.

Suositeltava: