Jos olet kuullut jotain Google -dokumenteista, saatat tietää sen mahtavista jakamisominaisuuksista ja hyödyllisestä automaattisesta tallennuksesta. Mutta jos et ole koskaan avannut Google -dokumentteja ennen, aloittaminen voi tuntua ylivoimaiselta, sillä siinä on paljon vaihtoehtoja, malleja ja jakamisasetuksia. Seuraamalla näitä vaiheittaisia ohjeita voit ryhtyä mestariksi Google Docsissa hetkessä!
Askeleet
Tapa 1/6: Google -dokumenttien ymmärtäminen
Vaihe 1. Käytä Google-dokumentteja tekstipohjaisten asiakirjojen luomiseen
Kuten nimestä voi päätellä, Google -dokumentit on loistava paikka kirjoittaa asiakirjoja aivan kuten Microsoft Word -asiakirjoilla. Voit myös käyttää Google -dokumentteja jakaa asiakirjasi helposti muiden kanssa, ja sinulla on aina pääsy Google -dokumentteihisi, koska ne on tallennettu pilveen, ei tietokoneellesi.
Parasta on, että Google Docs on täysin ilmainen-tarvitset vain Google-tilin kirjautuaksesi sisään
Vaihe 2. Valitse asiakirjan perusteella käytettävä malli
Google -dokumenteissa ei ole vain tyhjiä sivuja; voit myös valita kirjepohjia, ansioluettelomalleja, hanke -ehdotuksia ja muutamia muita. Jokaisella mallilla on oma värimaailmansa ja asettelunsa, joten et koskaan kyllästy valinnastasi riippumatta.
Voit kokeilla useita erilaisia malleja, kunnes näet haluamasi mallin
Vaihe 3. Anna Google -dokumenttien tallentaa asiakirjasi automaattisesti
Toinen Google-dokumenttien etu on, että tallennuspainiketta ei ole-tietokoneesi tekee sen puolestasi! Aina kun teet muutoksia, asiakirja tallentaa itsesi Google Driveen, joten sinun ei tarvitse huolehtia tietojen menettämisestä, jos tietokone kaatuu.
Näet automaattisen tallennuksen toimivan katsomalla ylös vasemmasta kulmasta. Se kertoo, milloin asiakirja tallennetaan ja milloin se on tallennettu Driveen
Tapa 2/6: Tietokoneen käyttö
Vaihe 1. Siirry verkkoselaimella osoitteeseen
Voit käyttää mitä tahansa Windows- tai macOS -selainta Google -dokumenttien käyttämiseen, mukaan lukien Chrome, Safari ja Microsoft Edge.
Jos sinulla ei ole Google-/Gmail -tiliä, sinun on luotava se, ennen kuin voit käyttää Google -dokumentteja
Vaihe 2. Kirjaudu sisään Google -tililläsi
Kirjaudu sisään Google/Gmail-tilisi nimellä ja salasanalla noudattamalla näytön ohjeita. Tämä avaa luettelon asiakirjoista, jotka olet avannut, muokannut tai muuten työskennellyt. Näet myös joitakin vaihtoehtoja uuden asiakirjan luomiseksi näytön yläreunassa.
Vaihe 3. Luo tyhjä asiakirja napsauttamalla Tyhjä +
Se on sivun vasemmassa yläkulmassa. Tämä luo tyhjän asiakirjan, jota voit muokata haluamallasi tavalla.
- Jos haluat luoda uuden asiakirjan mallista, napsauta Malligalleria laajenna luetteloa sivun oikean yläkulman lähellä ja luo uusi asiakirja napsauttamalla mallia.
- Suositut mallivaihtoehdot (kuten Jatkaa ja Esite) näkyvät sivun keskellä ylhäällä.
Vaihe 4. Nimeä tiedosto uudelleen valitsemalla Nimetön asiakirja
Asiakirjaa kutsutaan oletuksena nimettömäksi asiakirjaksi. Jos haluat muuttaa otsikon muuksi kuin "Nimetön asiakirja", poista teksti painamalla Del ja kirjoita sitten asiakirjalle uusi nimi. Tallenna muutokset painamalla ↵ Enter tai ⏎ Return.
- Voit myös nimetä asiakirjasi uudelleen Google -dokumenttien tiedostoluettelossa. Napsauta kolmea pistettä pystysuoralla viivalla tiedoston oikeassa alakulmassa ja napsauta sitten Nimeä uudelleen.
- Olet nyt luonut asiakirjasi! Täältä voit muokata, jakaa ja sulkea asiakirjasi.
Vaihe 5. Muokkaa asiakirjaa
Niin kauan kuin olet yhteydessä Internetiin, Google Docs tallentaa työsi kirjoittaessasi.
- Voit säätää kirjasimen kokoa, kasvoja, väriä ja tyyliä asiakirjan yläosassa olevan työkalupalkin avulla.
- Voit säätää riviväliä napsauttamalla Muoto valikosta, valitse Rivivälija valitse sitten Yksittäinen, Kaksinkertainentai haluamasi vaihtoehto.
- The Muoto valikko sisältää myös työkaluja sarakkeiden, ylätunnisteiden, alatunnisteiden, otsikoiden lisäämiseen.
- Jos haluat lisätä kuvan, taulukon, kaavion tai erikoismerkkejä, napsauta Lisää -valikosta, valitse lisättävä kohde ja noudata sitten näytön ohjeita.
- Jos haluat muuttaa asiakirjasi vaakasuuntaiseksi näkymäksi, avaa "Tiedosto" ja napsauta "Sivun asetukset". Sieltä voit valita "Maisema" tai "Muotokuva".
- Google-dokumentit alleviivaa mahdolliset kirjoitusvirheet-napsauta alleviivattua sanaa nähdäksesi ehdotuksia ja napsauta sitten haluamaasi sanaa. Jos haluat tarkistaa koko asiakirjan oikeinkirjoituksen, napsauta Työkalut -valikko ja valitse sitten Oikeinkirjoitus.
- Jos haluat ladata kopion asiakirjasta, napsauta Tiedosto valikosta, valitse Lataa nimelläja valitse sitten muoto.
Vaihe 6. Jaa asiakirja
Jos haluat asiakirjan olevan yhteistyössä muiden kanssa, voit jakaa sen henkilön tai ryhmän kanssa. Toimi seuraavasti:
- Napsauta sinistä Jaa -painiketta sivun oikeassa yläkulmassa.
- Anna niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa, pilkuilla erotettuna.
- Napsauta Ihmiset -ruudun oikealla puolella olevaa kynäkuvaketta nähdäksesi käyttöoikeusluettelon (Voi katsella, Voi muokata, Voi kommentoida) ja valitse sitten vaihtoehto.
- Klikkaus Pitkälle kehittynyt Jakamisikkunan oikeassa alakulmassa näet lisää vaihtoehtoja ja teet muutoksia tarpeen mukaan.
- Klikkaus Lähettää lähettääksesi linkin asiakirjaan.
Vaihe 7. Sulje asiakirja, kun olet valmis
Palaa asiakirjaluetteloon napsauttamalla sivun vasemmassa yläkulmassa olevaa sinistä paperiarkkikuvaketta. Tämä tuo sinut takaisin kaikkiin Google -dokumentteihisi, joten voit avata olemassa olevan tai luoda uuden.
Vaihe 8. Muokkaa asiakirjaa tulevaisuudessa
Kun haluat käsitellä asiakirjaa, palaa vain osoitteeseen https://docs.google.com ja napsauta sitten asiakirjan nimeä tiedostoluettelossa.
Tapa 3/6: Puhelimen tai tabletin käyttö
Vaihe 1. Asenna Google -dokumentit puhelimeesi tai tablet -laitteeseesi
Jos käytät iPhonea tai iPadia, voit ladata sovelluksen App Storesta. Jos sinulla on Android, voit ladata sen Play Kaupasta.
Jos sinulla ei ole Google-/Gmail -tiliä, sinun on luotava sellainen ennen kuin voit käyttää Google -dokumentteja
Vaihe 2. Avaa Google -dokumentit
Se on sininen paperiarkkikuvake (merkitty "Docs"), joka löytyy yleensä aloitusnäytöstä (iPhone/iPad) tai sovelluslaatikosta (Android). Avaa sovellus napauttamalla sitä.
Vaihe 3. Napauta +
Se on ympyrässä näytön oikeassa alakulmassa.
Vaihe 4. Luo tyhjä asiakirja napauttamalla Uusi asiakirja
Jos käytät Androidia, tämä luo uuden tyhjän asiakirjan. Jos käytät iPhonea tai iPadia, kirjoita asiakirjan otsikko ja napauta LUODA.
- Jos haluat käyttää mallia, napauta Valitse malli avataksesi malliselaimen ja napauta sitten mallia luodaksesi kyseisessä muodossa olevan asiakirjan.
- Nyt olet luonut dokumenttisi! Täältä voit muokata, nimetä uudelleen ja jakaa asiakirjasi.
Vaihe 5. Muokkaa asiakirjaa
Niin kauan kuin olet yhteydessä Internetiin, Google Docs tallentaa työsi kirjoittaessasi.
- Jos haluat säätää kappaleiden kohdistusta ja/tai riviväliä, kaksoisnapauta kohtaa, josta haluat muutoksen alkavan, napauta Muoto-kuvaketta (A, jossa on useita rivejä), valitse Kohtaja valitse sitten vaihtoehdot.
- Vaihda vaakasuuntaan napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevia kolmea pistettä ja napsauttamalla sitten "Sivun asetukset". Täältä voit valita "Maisema" tai "Muotokuva".
- Jos haluat muuttaa tekstin ulkoasua, kaksoisnapauta tekstiä, jolloin siniset merkit tulevat näkyviin, ja valitse sitten muokattava teksti vetämällä niitä. Napauta Muoto -kuvaketta (A, jossa on useita rivejä) ja valitse Tekstija valitse sitten haluamasi vaihtoehdot.
- Voit lisätä kuvia, otsikoita, alatunnisteita, taulukoita, sivunumeroita ja paljon muuta tulostustilassa. Ota tulostustila käyttöön napauttamalla kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa ja liu'uta sitten Tulostusasettelu-vaihtoehto Päälle. Napauta sitten kynää oikeassa alakulmassa palataksesi editoriin, napauta + avataksesi lisäysvalikon ja valitse sitten lisättävä kohde.
Vaihe 6. Jaa asiakirja
Jos haluat asiakirjan olevan yhteistyössä muiden kanssa, voit jakaa sen henkilön tai ryhmän kanssa. Toimi seuraavasti:
- Avaa Jaa -näyttö napauttamalla yläosassa olevaa Jaa -painiketta (henkilö, jolla on "+").
- Kirjoita Henkilöt -kenttään sen henkilön sähköpostiosoite, jonka haluat jakaa.
- Napauta Ihmiset -ruudun oikealla puolella olevaa kynäkuvaketta nähdäksesi käyttöoikeusluettelon (Näytä, Muokata, Kommentti) ja valitse sitten vaihtoehto.
- Napauta Lähetä-kuvaketta (paperilentokone) oikeassa yläkulmassa lähettääksesi dokumenttilinkin sähköpostitse.
Vaihe 7. Sulje asiakirja napsauttamalla nuolipainiketta
Kun olet lopettanut asiakirjan käsittelyn, siirry vasempaan yläkulmaan ja napsauta paluunäppäintä. Tämä vie sinut aiempien Google -dokumenttien luetteloon, jotta voit luoda uusia tai muokata vanhoja.
Voit myös sulkea koko sovelluksen painamalla puhelimen kotipainiketta
Vaihe 8. Muokkaa asiakirjaa tulevaisuudessa
Kun haluat työskennellä asiakirjan parissa, käynnistä Google -dokumentit -sovellus ja napauta asiakirjan otsikkoa tiedostoluettelossa. Voit tehdä muutoksia napauttamalla kynäkuvaketta oikeassa alakulmassa siirtyäksesi muokkaustilaan.
Tapa 4/6: Google -asiakirjan luominen Word -tiedostosta
Vaihe 1. Avaa Google Drive
Kuvake näyttää kolmikulmalta, joka koostuu kolmesta eri väristä. Voit käyttää asemaasi Google -tilisi kautta osoitteessa
Jos sinulla ei ole Google -tiliä, sinun on luotava se ennen Word -asiakirjan lataamista
Vaihe 2. Napsauta Uusi
Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa painiketta Uusi, jonka vieressä on plusmerkki. Tämä avaa avattavan valikon.
Vaihe 3. Valitse Tiedoston lataus
Tämä avaa tietokoneellesi valintaikkunan, jossa voit valita ladattavan tiedoston.
Voit myös ladata kokonaisia kansioita tallentaaksesi ne tietokoneeltasi Google Driveen
Vaihe 4. Avaa tietokoneellesi tallennettu Word -asiakirja
Valitse avattava Word -asiakirja kaksoisnapsauttamalla sitä.
Vaihe 5. Avaa tiedosto kaksoisnapsauttamalla sitä
Tietokoneen lataaminen voi kestää muutaman sekunnin, joten ole hiljaa. Kun se on valmis, voit avata sen ja aloittaa muokkaamisen napsauttamalla tiedostoa Google Drivessa.
Voit nyt muokata, jakaa ja nimetä Google -dokumenttisi tavalliseen tapaan
Tapa 5/6: Käyttäjien pakottaminen kopioimaan Google -asiakirja
Vaihe 1. Käytä tätä temppua saadaksesi vastaanottajat kopioimaan asiakirjasi
Kun lähetät asiakirjan jollekin Google -dokumenttien kautta, saatat joskus haluta, että hän tekee oman kopionsa, muokkaa sitä ja lähettää sen sitten takaisin sinulle. Koska Google -dokumenttien asetukset eivät ole oikein asetettu tähän, voit muuttaa URL -osoitetta ja pakottaa käyttäjät tekemään kopion alkuperäisen asiakirjan muokkaamisen sijaan.
Voit käyttää tätä, jos lähetät laskentataulukon opiskelijoille tai paperityötä useille työntekijöille
Vaihe 2. Avaa asiakirja
Siirry Google -dokumentteihin ja avaa dokumentti, jonka haluat jakaa.
Vaihe 3. Napsauta Jaa -painiketta
Se on oikeassa yläkulmassa ja kirkkaan sininen.
Vaihe 4. Napsauta Muuta kenelle tahansa, jolla on linkki
Napsauta ponnahdusikkunan alareunassa viimeistä vuoropuhelua. Tämä avaa uuden laatikon.
Vaihe 5. Kopioi linkki ja liitä se muualle
Voit joko korostaa linkin ja napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja painaa sitten kopioida tai painaa Kopioi linkki. Liitä se tyhjään Google -dokumenttiin, jotta voit muokata sitä.
Voit myös liittää sen verkkoselaimen yläosassa olevaan URL -ruutuun
Vaihe 6. Korvaa "muokkaa" sanalla "kopioi" linkin lopussa
Vieritä linkin loppuun, jossa näet sanan "muokkaa". Poista sana "muokkaa" ja kirjoita sitten "kopioi" varoen muuttamasta URL -osoitteen muita osia.
Vaihe 7. Lähetä muokattu linkki vastaanottajalle
Tämä linkki avaa nyt automaattisesti valintaikkunan, joka kysyy vastaanottajalta, haluavatko he kopioida. Voit lähettää tämän niin monelle ihmiselle kuin tarvitset, jotta heillä kaikilla voi olla kopiot asiakirjasta.
Tapa 6/6: PDF -tiedoston luominen Google -dokumentista
Vaihe 1. Avaa Google -asiakirja
Valitse Google Drivesta asiakirja, jonka haluat tallentaa PDF -tiedostona.
Vaihe 2. Valitse Tiedosto, sitten Tulosta.
Siirry vasempaan yläkulmaan ja napsauta sitten Tiedosto. Vieritä alas ja valitse Tulosta.
Voit myös tulostaa Google -asiakirjan suoraan tietokoneeltasi
Vaihe 3. Valitse kohteeksi Tallenna PDF -muodossa
Napsauta Kohde -kohdan vieressä olevaa avattavaa ruutua nähdäksesi vaihtoehdot. Valitse Tallenna PDF -tiedostona.
Vaihe 4. Napsauta Tallenna
Tämä tallentaa asiakirjan tietokoneellesi PDF -tiedostona samalla nimellä kuin se on Google -dokumenteissa.
Vinkkejä
- Älä huolehdi Google -asiakirjan tallentamisesta! Se säästää automaattisesti aina, kun teet muutoksia.
- Jos käytät Google -dokumentteja offline -tilassa (ilman WiFi -yhteyttä tai Internet -yhteyttä), se ei tallennu automaattisesti, ennen kuin muodostat Internet -yhteyden uudelleen.
- Voit rajata tai muokata kuvia itse Google Docsissa kaksoisnapsauttamalla kuvaa.
