Jos joudut poistumaan toimistolta hetkeksi tai aiot lähteä lomalle, saatat haluta ilmoittaa sinulle sähköpostitse lähettäneille ihmisille, että olet poissa. Jos sinulla on Exchange-tili, Outlookissa on sisäänrakennettu toiminto. Jos sinulla ei ole Exchange -tiliä, voit silti vastata sähköposteihin automaattisesti luomalla muutamia sääntöjä. Määritä automaattiset vastauksesi tämän oppaan avulla riippumatta siitä, onko sinulla Exchange -tili vai ei.
Askeleet
Menetelmä 1/4: Outlook 2010/2013
Vaihe 1. Ota automaattiset vastaukset käyttöön
Valitse Exchange -kansio. Valitse kansio viestikaupastasi. Sinun on valittava Exchange -kansio, jotta voit nähdä Automaattiset vastaukset -vaihtoehdon. Avaa Automaattiset vastaukset (Poissa toimistosta) -valikko. Löydät tämän napsauttamalla Tiedosto -välilehteä ja valitsemalla sitten Tiedot -välilehden.
Vaihe 2. Määritä vastauksesi
Valitse Automaattiset vastaukset -valikosta Lähetä automaattiset vastaukset -valintaruutu. Voit säätää avustajan aktiivisen ajan valitsemalla ruudun ja asettamalla ajan ja päivämäärän.
Vaihe 3. Kirjoita vastauksesi
Jos käytät Exchange -palvelimeltasi lähetettyjä sähköpostiviestejä, käytä Inside My Organization -välilehteä. Jos haluat saada vastauksia keneltäkään muulta saaduista sähköposteista, käytä Outside Oma organisaatio -välilehteä. Kun olet tyytyväinen vastauksiisi, napsauta OK.
Vaihe 4. Poista automaattiset vastaukset käytöstä
Jos asetat ajanjakson automaattisille vastauksillesi, Assistant lopettaa automaattisesti, kun ajanjakso on ohi. Jos et ole määrittänyt aluetta, se jatkuu, kunnes avaat Automaattiset vastaukset -valikon ja valitset Älä lähetä automaattisia vastauksia.
Tapa 2/4: Outlook 2007
Vaihe 1. Käynnistä Office Assistant
Napsauta Työkalut -välilehteä. Valitse Työkalut -valikosta Out of Office Assistant. Valitse Lähetä poissa -toiminnon automaattiset vastaukset -valintaruutu. Voit säätää avustajan aktiivisen ajan valitsemalla ruudun ja asettamalla ajan ja päivämäärän.
Vaihe 2. Kirjoita vastauksesi
Jos käytät Exchange -palvelimeltasi lähetettyjä sähköpostiviestejä, käytä Inside My Organization -välilehteä. Jos haluat saada vastauksia keneltäkään muulta saaduista sähköposteista, käytä Outside Oma organisaatio -välilehteä. Kun olet tyytyväinen vastauksiisi, napsauta OK.
Vaihe 3. Poista Out of Office Assistant käytöstä
Jos asetat ajanjakson automaattisille vastauksillesi, Assistant lopettaa automaattisesti, kun ajanjakso on ohi. Jos et ole määrittänyt aluetta, se jatkuu, kunnes avaat Automaattiset vastaukset -valikon ja valitset Älä lähetä automaattisia vastauksia.
Tapa 3/4: Outlook 2003
Vaihe 1. Käynnistä Office Assistant
Valitse Työkalut -valikosta Out of Office Assistant. Valitse ruutu "Olen tällä hetkellä poissa toimistosta".
Vaihe 2. Kirjoita vastauksesi
Kirjoita ruutuun "Automaattinen vastaus vain kerran jokaiselle lähettäjälle, jossa on seuraava teksti:" Kirjoita vastaus, johon haluat vastata.
Vaihe 3. Lisää sääntöjä
Voit lisätä Assistantille sääntöjä, kuten välittää viestejä tietyiltä lähettäjiltä toiselle vastaanottajalle. Napsauta Lisää sääntö… -painiketta määrittääksesi mukautetun säännön. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka välittää sähköpostit tietystä asiakkaasta kumppanillesi, jotta tärkeät sähköpostit eivät jää huomaamatta, kun olet poissa.
Vaihe 4. Poista Out of Office Assistant käytöstä
Poissa toimistosta -apuri jatkuu, kunnes avaat Automaattiset vastaukset -valikon ja valitset Älä lähetä automaattisia vastauksia.
Tapa 4/4: Lähetä automaattinen vastaus ilman Exchange-tiliä
Vaihe 1. Luo malli
Ilman Exchange -tiliä automaattiset vastausvaihtoehdot eivät ole käytettävissä. On edelleen mahdollista määrittää automaattinen vastaus mallin ja muutamien sääntöjen avulla. Aloita luomalla uusi sähköposti. Tämä on automaattisen vastauksesi malli.
- Valitse aihe, joka selittää tilanteen ytimekkäästi. Esimerkiksi "Poissa toimistosta asti". Voit myös kirjoittaa aiheeseen sanat "automaattinen vastaus", jotta vastaanottaja tietää heti, että vastaus on automatisoitu.
- Kirjoita lyhyt viesti. Kirjoita sähköpostin runkoon yleinen viesti, joka voi koskea kaikkia sen vastaanottaneita. Kerro vastaanottajalle, miten tavoittaa sinut tai keneen muuhun ottaa yhteyttä.
Vaihe 2. Tallenna malli
Kun olet tyytyväinen viestiin, valitse Tallenna nimellä … Valitse avattavasta Tallenna tyypiksi -valikosta Outlook -malli. Tämä tallentaa tiedoston mallina, joka ladataan Outlookiin.
Vaihe 3. Luo säännöt
Jotta automaattinen vastaus toimisi oikein, sinun on määritettävä joitain sääntöjä prosessin automatisoimiseksi. Napsauta Office 2003/2007: ssä Työkalut -valikkoa ja valitse Säännöt ja hälytykset. Valitse Office 2010/2013: ssa Tiedosto -välilehti, valitse Tiedot ja valitse sitten Säännöt ja hälytykset. Tämä avaa Sähköpostisäännöt-valikon.
- Napsauta Uusi sääntö -painiketta. Sinua pyydetään valitsemaan malli. Valitse Aloita tyhjästä säännöstä -osiossa Tarkista viestit, kun ne saapuvat. Napsauta Seuraava.
- Määritä, mihin viesteihin vastataan. Jos haluat vastata kaikkiin postilaatikkoosi saapuneisiin viesteihin, valitse "missä nimeni on Vastaanottaja" -ruutu. Voit rajata sitä määrittämällä tietyt lähetykset tai sähköpostit, joissa on tiettyjä sanoja aiheessa tai tekstissä. Napsauta Seuraava, kun olet tehnyt valintasi
- Lataa malli. Valitse "vastaa käyttämällä tiettyä mallia" -ruutu seuraavassa ikkunassa ladataksesi aiemmin luomasi viestin. Napsauta "tietyn mallin" laatikon kuvauksen linkkiä. Tämä avaa valintaikkunan, jossa kysytään, mistä etsiä malleja. Valitse”Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä”. Avaa aiemmin luomasi viesti.
- Aseta poikkeuksesi. Kun malli on ladattu, voit määrittää tapauksia, joissa et halua lähettää vastausta, kuten tietylle vastaanottajalle tai tietyntyyppisille viesteille. Napsauta Seuraava, kun olet tehnyt valintasi.
- Nimeä sääntösi. Ennen kuin voit lopettaa, sinun on määritettävä sääntösi nimi. Käyttäjä voi helposti muistaa jotain, jotta voit poistaa säännön käytöstä nopeasti tulevaisuudessa. Aktivoi sääntö valitsemalla Ota tämä sääntö käyttöön -ruutu ja napsauta sitten Valmis.
Vaihe 4. Poista sääntö käytöstä
Kun olet palannut toimistoon, voit poistaa säännön käytöstä avaamalla Säännöt ja hälytykset -valikon uudelleen. Valitse Poissa -sääntö, jonka loit aktiivisten sääntöjen luettelosta, ja napsauta sitten Poista -painiketta.
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Organisaatio määritellään yleensä yrityksesi ja se sisältää ihmisiä, joilla on Exchange-tili sähköpostijärjestelmässäsi.
- Työkalut -valikko tulee näkyviin Outlookin pääikkunaan. Pääikkuna on sama ikkuna, joka tulee näkyviin, kun käynnistät Outlookin, ja se sisältää Tiedosto-, Muokkaa-, Näytä-, Siirry-, Työkalut-, Toiminnot- ja Ohje -valikot. Ikkunoissa ei ole Työkalut-valikkoa, jossa voit luoda tai tarkastella kohteita, kuten sähköpostiviestejä, yhteystietoja tai tehtäviä.
- Kun Automaattinen vastaus organisaationi ulkopuolisille ihmisille -valintaruutu on valittuna, Outside My Organization -välilehti näyttää (On) välilehden nimen vieressä.
- Yhteystiedon on oltava Exchange Serverin Yhteystiedot -kansiossa. Jos yhteystieto on vain kansiossa, joka on osa henkilökohtaisten kansioiden tiedostoa (.pst), automaattista vastausviestiä ei lähetetä.
