Lähes kaikki työskentelevät käyttävät sähköpostia, mutta se voi helposti hukuttaa meidät. Jotkut meistä saavat paljon enemmän sähköpostia kuin pystymme käsittelemään tehokkaasti. Kun voimme vastata sähköpostiin nopeasti ja oikein, voimme säästää aikaa ja näyttää ammattimaisemmalta. Huomautus:
Kaikki nämä vaiheet ja ehdotukset eivät toimi kaikissa sähköpostipalveluissa, mutta ne toimivat Gmailissa.
Askeleet
Vaihe 1. Ymmärrä syy, miksi ihmiset käyttävät sähköpostia
Sähköposti on tarkoitettu ihmisten väliseen viestintään; se on tarkoitettu tekstin ja visuaalisen tiedon lähettämiseen yhdeltä henkilöltä toiselle / monille muille. Se ei ole tarkoitettu:
- Tietojen tallentaminen; on parempi tallentaa tiedot asiakirjana tietokoneellesi tai pilveen
- Muistuttaa, mitä on tehtävä; Käytä mieluummin tehtävälistaa tai kalenteria tähän
Vaihe 2. Pidä sähköpostit järjestyksessä ja poissa postilaatikostasi käyttämällä tunnisteita tai kansioita
- Käytä "seuraa" tai "vastaa" -tunnistetta asioihin, jotka sinun on tehtävä. Lisää ne sitten päiväkirjaasi tai tehtäväluetteloosi.
- Käytä odottavaa vastausta, kun odotat toista
- Käytä "kiireellistä" asioihin, jotka on tehtävä mahdollisimman pian
Vaihe 3. Tallenna hyödyllisiä tietoja ja arkistoi sitten sähköpostiviesti
- Lataa kaikki liitteet ja tallenna tiedostot oikeaan paikkaan
- Jos et aio vastata sähköpostiviestiin, arkistoi se
Vaihe 4. Arkistoi valmiit sähköpostiviestit
Älä pelkää arkistointia; Pohjimmiltaan se siirtää sähköpostin postilaatikostasi no-name-laatikkoon (teknisesti se poistaa postilaatikon tunnisteen)
- Se ei ole kadonnut - sitä varten poistaminen on tarkoitettu
- Se on aina haettavissa ja löydettävissä
Vaihe 5. Poista virheviestit ja peruuta niiden tilaus
Näin postilaatikkosi on vapaa tarpeettomista ja ei -toivotuista sähköpostiviesteistä.
- Poista sähköpostit, joita sinun ei alun perin pitäisi saada
- Nämä eivät enää ole haettavissa tai löydettävissä, kun ne ovat jonkin aikaa "roskakorissa"
- Jos et halua saada tällaista sähköpostiviestiä uudelleen, varmista, että peruutat sen tilaamisen etsimällä sähköpostin alareunasta "tilauksen peruutus".
- Jos et voi peruuttaa sen tilausta, määritä sähköposti roskapostiksi
Vaihe 6. Käytä tähtiä erityisiin ja erittäin tärkeisiin tai kiireellisiin sähköpostiviesteihin
Käytä tähtiä säästeliäästi, koska tähdellä merkittyjen sähköpostiviestien liiallinen käyttö on hyödytöntä kuin tähdellä merkityt sähköpostit.
Vinkkejä
- Muista aina sähköpostin tarkoitus ja yritä olla käyttämättä sitä mihinkään muuhun.
- Käytä sähköpostia osana 'tuottavuuden työnkulkua' yhdessä tehtävälistan, kalenterin tai päiväkirjan ja muiden hyödyllisten työkalujen kanssa.
