Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta onko se sitä? Teetkö oikeat askeleet? On tapa hallita sähköpostia Microsoft Outlookin sähköpostikansioiden avulla, mutta ei aina ole selvää, miten se tehdään tehokkaasti.
Askeleet
Vaihe 1. Tunnista henkilöt tai ihmisryhmät, joilta saat säännöllisesti sähköpostia
Vaihe 2. Luo Outlook Mailista, Toiminnoista, Säännöistä ja hälytyksistä uusia sääntöjä jokaiselle ryhmälle tai henkilölle, jolta saat säännöllisesti sähköpostia, ja ohjaa nämä sähköpostit siirrettäväksi tiettyyn kansioon Saapuneet -kansion alla
Vaihe 3. Määritä, haluatko A) saada ilmoituksen, kun saat erityisviestin tältä henkilöltä tai ryhmältä ja/tai B) merkitä sen heti luetuksi
Tarkista muut toimintavaihtoehdot nähdäksesi, voivatko ne auttaa sinua edelleen.
Vaihe 4. Luo uudet säännöt jokaiselle ryhmälle tai henkilölle, jolle lähetät säännöllisesti sähköpostia, ja ohjaa nämä sähköpostit siirtämään kopiona lähettämästäsi sähköpostista tiettyyn Lähetetyt -kansion kansioon
Vaihe 5. Päätä prioriteetin perusteella, milloin ja missä järjestyksessä haluat lopettaa säännön käsittelyn
Tämä on erityisen tärkeää työskenneltäessä sääntöjen kanssa, jotka käsittelevät sinulle lähetettyjä sähköposteja lähettää - muuten tallennat useita kopioita samasta sähköpostista.
Vaihe 6. Pyydä yksi lähetetty sääntö kaikkien lähetettyjen sääntöjen alareunassa ja lopeta käsittely
Tämä sääntö kattaa kaikki sähköpostit, joita ei ole sijoitettu yksittäisiin alikansioihin.
Vaihe 7. Arvioi jatkuvasti Lähetetyt -sähköpostit, jotka menevät Lähetetyt -kansioon ja joita ei siirretä toiseen alikansioon
Viestien määrä kansiossa Lähetetty kansio voi osoittaa, milloin on aika luoda uudet lähetettyjen sähköpostien alaluokat.
Vaihe 8. Arvioi jatkuvasti Saapuneet -kansion sähköpostit, jotka menevät Saapuneet -kansioon ja joita ei siirretä toiseen alakategoriaan
Pääviestien määrä Saapuneet kansio voi määrittää, milloin on aika luoda uudet alaluokat vastaanotetusta sähköpostista.
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Avain sähköpostin hallintaan Microsoft Outlookin avulla on oppia luomaan sähköpostiluokkia ja priorisoimaan sähköpostisi - ajattele sitä sähköpostipuutarhan karsimiseksi ja kitkemiseksi - jotta voit hyötyä käytettävissä olevista tiedoista.
- Harkitse kansioiden ominaisuuksien muuttamista siten, että ne näyttävät alkioiden kokonaismäärän lukemattomien kohteiden kokonaismäärän sijasta, varsinkin jos saat ilmoituksia tärkeistä uusista viesteistä.
- Kansiot, joita varten luot Lähetetty sähköposti, säädä näkymää (napsauta hiiren kakkospainikkeella kansion näyttö-/lajittelupalkkia, Muokkaa nykyistä näkymää, kenttiä jne.) Alkaen ja Otettu vastaan ja lisää Vastaanottaja ja Lähetetty ala.
- Kerran Lähetetty ja Otettu vastaan sähköpostit on luokiteltu, on helpompi nähdä, mistä "sähköpostin kasvu" tulee, ja päättää, mistä karsia ja luoda uusia sivuliikkeitä.
- Esimerkiksi mainossähköpostit kannattaa tarkistaa, kun ne saapuvat ensimmäisen kerran, mutta ne vanhenevat pian ja voidaan poistaa. Pankin ilmoitukset ja kuitit, joita haluat ehkä pitää pidempään.
- Voit myös halutessasi lisätä muita hyödyllisiä kenttiä kansion näkymään. Koko voit nähdä ja lajitella viestin koon mukaan. Voit päättää poistaa suurempien sähköpostiviestien kansioiden taakan ja hallita niitä sähköpostin ulkopuolella (eli tallentaa tärkeitä liitteitä tai tallentaa koko sähköpostin Outlookin ulkopuolelle).
- Tarvitsetko apua roskapostin kanssa Outlookissa? spambayes. Se on nopeaa. Se on helppoa. Se on ilmainen.
Varoitukset
- Kun kansion viestien määrä lähestyy tiettyä lukua (50? 100? 200?), On aika arvioida rikkominen, karsiminen ja sähköpostien alaluokittelu kyseisessä kansiossa.
- Sinun pitäisi tehdä Outlookin kotiversiosta testitapauksesi Outlookin sähköpostisääntöjen luomista varten, ennen kuin teet muutoksia Outlookin työversioon (tai päinvastoin, riippuen siitä, mistä välität enemmän).
