Kuinka voit vapauttaa aikaa järjestäytymällä Microsoft Outlookiin. Tämä vaatii kurinalaisuutta, mutta enimmäkseen ohjelman organisointia ja sitä, mitä teet työkaluilla.
Askeleet
Vaihe 1. Ensimmäinen asia, joka on tehtävä, on poistaa uusi sähköposti -ilmoitus käytöstä
Voit tehdä tämän vetämällä Tiedosto -valikon alas, valitsemalla Työkalut ja sitten Asetukset. Vaihtoehtoikkuna avautuu. Napsauta Asetukset-välilehdellä "Sähköpostiasetukset" -painiketta. Napsauta avautuvassa asetusikkunassa "Sähköpostin lisäasetukset" -painiketta. Katso avautuvasta asetusikkunasta "Kun uusia kohteita saapuu postilaatikkooni". Poista kaikkien vaihtoehtojen valinta.
Vaihe 2. Tee kalenterista Outlookin oletusnäkymä
Se tarjoaa sinulle näkymän päivän suunnitelluista töistä. Jos haluat asettaa kalenterin oletusnäkymään, vedä Tiedosto -valikko alas, valitse Työkalut ja sitten Asetukset. Valitse Asetukset -ikkunassa "Muut" -välilehti ja napsauta sitten "Lisäasetukset" -painiketta. Katso Lisäasetukset -ikkunassa Yleiset asetukset -osiosta ja napsauta selaa. Valittu kansio avautuu. Valitse "Valitse kansio" -ikkunassa "Kalenteri" ja napsauta OK kolme kertaa.
Vaihe 3. Jos haluat sisällyttää tehtävät oletusikkunaan, vedä Tiedosto -valikko alas ja valitse Näytä ja valitse sitten Tehtävä
Vaihe 4. Jos haluat tarkastella vain tänään suoritettavia tehtäviä, vedä Tiedosto -valikko alas ja valitse Näytä, valitse sitten "Tehtävälevyn näkymä" ja valitse sitten "Päivän tehtävät"
Vaihe 5. Ajoita tietty päivä joka päivä sähköpostien tarkastelemiseksi
Aseta 2-3 kertaa päivässä toimimaan sähköpostiesi kanssa äläkä katso niitä milloin tahansa. Sähköpostit häiritsevät sinua ja estävät sinua tekemästä todellista työtä.
Vaihe 6. Aina kun luet sähköposteja, tyhjennä postilaatikkosi. Sähköpostiistunnon lopussa ei saa koskaan olla mitään jäljellä. Jos haluat tyhjentää postilaatikkosi, sinun on päätettävä, mitä tehdä jokaiselle sähköpostille. Sinulla on neljä vaihtoehtoa: Poista, lykkää, delegoi tai tee.
Vaihe 7. Jos olet käsitellyt sähköpostin, poista se
Vaihe 8. Voit lykätä sähköpostin luomista luomalla tehtävän vetämällä sen Outlookin vasemmassa alakulmassa olevaan tehtäväpainikkeeseen
Tehtävä luodaan automaattisesti; valitse aloituspäivämäärä ja -aika sekä eräpäivä ja -aika ja tallenna ne.
Vaihe 9. Jos haluat siirtää sähköpostin, luo tehtävä ja määritä tehtävä toiselle henkilölle tai välitä sähköpostiviesti toiselle henkilölle
Vaihe 10. Viimeinen vaihtoehto on tehdä mitä tahansa sähköpostin vaatimaa tehtävää
Jos teet sen, poista se postilaatikostasi tai siirrä se henkilökohtaiseen kansioon, jossa säilytät vanhoja sähköpostiviestejä.
Vaihe 11. Jos haluat estää ajan kalenterissasi, vedä ja pudota sähköpostiviesti Outlookin vasemmassa alakulmassa olevaan kalenteripainikkeeseen
Kokousilmoitus avautuu. Anna aika ja päivämäärä, jonka haluat estää, ja tallenna se. Kopio sähköpostista tulee kokouskutsun mukana. Poista sähköposti postilaatikosta tai siirry henkilökohtaiseen kansioon.
