Microsoft Outlookin Poissa -avustajan avulla voit määrittää automaattisen vastauksen, joka lähetetään ihmisille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, kun et ole käytettävissä tai poissa toimistosta. Poissa -toiminto on käytettävissä vain käyttäjille, joilla on Microsoft Exchange -tili. kotikäyttäjät, joilla ei ole Exchange-tilejä, voivat kuitenkin luoda toimipistemallin ja luoda säännön, jonka avulla Outlook lähettää vastauksen automaattisesti. Jos et ole varma, mikä tili sinulla on, muista, että Exchange -tilit ovat yleisimmin yritys- tai oppilaitostilejä. Tässä wikiHow-ohjeessa näytetään, kuinka voit määrittää Outlookin ulkopuolisen vastauksen sekä Exchange- että muulla kuin Exchange-tilillä.
Askeleet
Tapa 1/4: Outlook 2019-2010: n ja Outlook for Office 365: n käyttäminen
Vaihe 1. Käynnistä Microsoft Outlook tietokoneellasi
Löydät tämän sovelluksen Käynnistä -valikosta.
Vaihe 2. Valitse Tiedosto -välilehdestä Tiedot
Näet tämän postilaatikkosi yläpuolella olevassa valintanauhassa sekä Koti, Lähetä/Vastaanota, Kansio, Näkymä ja Ryhmät.
Vaihe 3. Valitse Automaattiset vastaukset (Poissa toimistosta)
Tämä avaa Automaattiset vastaukset -valintaikkunan.
Jos tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, käytät ehkä muuta kuin Exchange-tiliä. Ota automaattiset vastaukset käyttöön muilla kuin tileillä noudattamalla tämän artikkelin menetelmää
Vaihe 4. Napsauta valitaksesi Lähetä automaattiset vastaukset -valintaruudun
” Kun napsautat ruutua, se täytetään valintamerkillä, joka osoittaa, että se on otettu käyttöön.
Jos haluat määrittää ajan, valitse Lähetä vain tänä ajanjaksona -valintaruutu napsauttamalla ja valitse sitten aloitus- ja päättymisaika. Jos esimerkiksi aiot lähteä lomalle kahden viikon ajan, valitse ajanjakso, jonka aikana olet lomalla, joten automaattinen vastaus on aktiivinen vain ollessasi poissa
Vaihe 5. Napsauta Inside my organization -välilehteä
Näet tämän suuren, tyhjän tekstiruudun yläpuolella.
Vaihe 6. Kirjoita automaattinen vastaus, jonka haluat lähettää ihmisille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia toimistostasi tai yrityksestäsi
Vaihe 7. Napsauta organisaationi ulkopuolella -välilehteä
Näet tämän suuren, tyhjän tekstiruudun yläpuolella.
Vaihe 8. Kirjoita automaattinen vastaus, jonka haluat lähettää ihmisille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia organisaatiosi ulkopuolelta
On avattava valikko fontin tyypille ja fontin koolle sekä painikkeet viestin tekstin muotoilemiseksi
Vaihe 9. Napsauta OK
Yksilöt, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, kun olet poissa toimistolta, saavat luomasi automaattiset vastaukset. Jos et ole valinnut aikaväliä, automaattinen vastaus lähetetään, kunnes poistat ominaisuuden käytöstä.
Tapa 2/4: Outlook 2007: n käyttö
Vaihe 1. Käynnistä Microsoft Outlook tietokoneellasi
Löydät tämän Käynnistä -valikosta.
Vaihe 2. Valitse Työkalut -välilehden Poissa -avustaja
Työkalut -välilehti löytyy ohjelmaikkunan vasemman yläkulman valikosta. Poissa -avustaja -valintaikkuna avautuu.
Jos tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, käytät ehkä muuta kuin Exchange-tiliä. Ota automaattiset vastaukset käyttöön muilla kuin tileillä noudattamalla tämän artikkelin menetelmää
Vaihe 3. Napsauta valitaksesi ympyrän kohdan "Lähetä pois toimistosta automaattiset vastaukset" vieressä
”
Jos haluat määrittää ajan, valitse Lähetä vain tänä ajanjaksona -valintaruutu napsauttamalla ja valitse sitten aloitus- ja päättymisaika. Jos esimerkiksi aiot lähteä lomalle kahden viikon ajan, valitse ajanjakso, jonka aikana olet lomalla, joten automaattinen vastaus on aktiivinen vain ollessasi poissa
Vaihe 4. Napsauta Inside my organization -välilehteä
Näet tämän suuren, tyhjän tekstiruudun yläpuolella.
Vaihe 5. Kirjoita automaattinen vastaus, jonka haluat lähettää ihmisille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia toimistoltasi tai yritykseltäsi
Vaihe 6. Napsauta organisaationi ulkopuolella -välilehteä
Näet tämän suuren, tyhjän tekstiruudun yläpuolella.
Vaihe 7. Kirjoita automaattinen vastaus, jonka haluat lähettää ihmisille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia organisaatiosi ulkopuolelta
On avattava valikko fontin tyypille ja fontin koolle sekä painikkeet viestin tekstin muotoilemiseksi
Vaihe 8. Napsauta OK
Yksilöt, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, kun olet poissa toimistolta, saavat luomasi automaattiset vastaukset. Jos et ole valinnut aikaväliä, automaattinen vastaus lähetetään, kunnes poistat ominaisuuden käytöstä.
Tapa 3/4: Outlook 2003: n käyttö
Vaihe 1. Käynnistä Microsoft Outlook tietokoneellasi
Löydät tämän ohjelman Käynnistä -valikosta.
Vaihe 2. Valitse Työkalut -välilehden Poissa -avustaja
Työkalut -välilehti löytyy ohjelmaikkunan vasemman yläkulman valikosta. Poissa -avustaja -valintaikkuna avautuu.
Jos tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, käytät ehkä muuta kuin Exchange-tiliä. Ota automaattiset vastaukset käyttöön muilla kuin tileillä noudattamalla tämän artikkelin menetelmää
Vaihe 3. Napsauta valitaksesi ympyrän kohdan "Olen tällä hetkellä poissa toimistosta" vieressä
”
Vaihe 4. Kirjoita viesti tekstikenttään
Henkilöt, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, saavat vastauksesi vain kerran, kunnes tulet takaisin toimistoon.
Vaihe 5. Napsauta OK
Kaikki osapuolet, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, saavat poissaolovastauksesi määräajaksi tai kunnes valitset "Olen tällä hetkellä toimistossa".
Tapa 4/4: Muiden kuin Exchange-tilien käyttö
Vaihe 1. Käynnistä Microsoft Outlook tietokoneellasi
Löydät tämän Käynnistä -valikosta.
Vaihe 2. Valitse Aloitus -välilehdestä Uusi sähköposti
Näet välilehden postilaatikkosi yläpuolella olevassa valintanauhassa sekä Tiedosto, Lähetä/Vastaanota, Kansio, Näkymä ja Ryhmät. Tyhjä sähköposti avautuu.
Vaihe 3. Muokkaa toimipaikan ulkopuolisen mallin sähköpostia
Jätä Vastaanottaja- ja Kopio… -rivit tyhjäksi.
- Kirjoita sähköpostin aihe, kuten "Poissa toimistosta", jotta ihmiset tietävät, että he saavat sinulta automaattisen vastauksen.
- Kirjoita sähköpostiviestin tekstiosaan vastaus, jonka haluat lähettää automaattisesti niille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia. Tätä viestiä käytetään "poissa" -mallina.
Vaihe 4. Napsauta Tiedosto -välilehteä ja valitse Tallenna nimellä
Tämä avaa Tallenna nimellä -valintaikkunan.
Vaihe 5. Napsauta Outlook -malli avattavasta Tallenna tyypiksi -valikosta
Vaihe 6. Kirjoita viestipohjan nimi ja napsauta Tallenna
Tätä mallia voidaan nyt käyttää aina, kun et ole tavoitettavissa sähköpostitse henkilökohtaisella Outlook -tililläsi.
Vaihe 7. Napsauta Tiedosto -välilehteä ja valitse Hallitse sääntöjä ja ilmoituksia
Jos haluat, että mallisi lähetetään automaattisesti käyttäjille, kun et ole käytettävissä, sinun on luotava sääntö, joka kehottaa Outlookia vastaamaan automaattisesti sähköpostiviesteihin tämän mallin avulla.
Vaihe 8. Napsauta Uusi sääntö
Näet tämän Sähköpostisäännöt -välilehdessä. Ohjattu sääntötoiminto -valintaikkuna tulee esiin, jotta voit luoda säännön.
Vaihe 9. Napsauta valitaksesi”Käytä sääntöjä vastaanottamiini viesteihin
” Näet tämän "Aloita tyhjästä säännöstä" -otsikon alla.
Klikkaus Seuraava kahdesti jatkaaksesi säännön luomista. Tulet klikkaamaan Seuraava sivulla, jossa on vaihtoehtoja, mutta haluat jättää vaiheet 1 ja 2 tyhjät, jotta sääntö toimii.
Vaihe 10. Napsauta”vastaa käyttämällä tiettyä mallia” -ruutua
” Näet tämän otsikon alla "Mitä haluat tehdä viestillä?"
Vaihe 11. Napsauta "tietty malli" -linkkiä vaiheessa 2
Ruutu tulee esiin.
Vaihe 12. Valitse avattavasta "Katso" -valikosta "Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä"
Kaksoisnapsauta valitaksesi aiemmin luomasi mallin, jota käytetään automaattisena vastauksena
Vaihe 13. Napsauta Seuraava
Sinut ohjataan ohjatun ohjatun toiminnon viimeiseen vaiheeseen, jossa voit nimetä säännön, asettaa poikkeuksia ja tarkistaa sen.
Kirjoita luomasi automaattisen vastauksen säännön nimi
Vaihe 14. Napsauta Valmis
Kaikki käyttäjät, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, saavat nyt mallin avulla luomasi automaattisen vastauksen.
