Jos sinun on siirrettävä luettelo tai taulukko Wordista Exceliin, sinun ei tarvitse kopioida ja liittää jokaista yksittäistä tietoa laskentataulukon omaan soluun. Alustamalla Word -asiakirjasi oikein, voit tuoda koko asiakirjan helposti Exceliin vain muutamalla napsautuksella.
Askeleet
Tapa 1 /2: Luettelon muuntaminen
Vaihe 1. Ymmärrä, miten asiakirja muunnetaan
Kun tuot asiakirjan Exceliin, tiettyjä merkkejä käytetään määrittämään, mitä tietoja Excel -laskentataulukon jokaiseen soluun tulee. Suorittamalla muutamat muotoiluvaiheet ennen tuontia voit hallita lopullisen laskentataulukon ulkoasua ja minimoida manuaalisen muotoilun. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos tuot suuren luettelon Word -asiakirjasta Exceliin.
Tämä menetelmä toimii parhaiten, jos sinulla on luettelo useista merkinnöistä, jotka on muotoiltu samalla tavalla (osoitteiden, puhelinnumeroiden, sähköpostiosoitteiden jne. Luettelo)
Vaihe 2. Tarkista asiakirjasta mahdolliset muotoiluvirheet
Ennen kuin aloitat muuntamisprosessin, sinun on varmistettava, että jokainen merkintä on muotoiltu samalla tavalla. Tämä tarkoittaa välimerkkivirheiden korjaamista tai kaikkien muiden vastaavien merkintöjen järjestämistä uudelleen. Tämä varmistaa, että tiedot siirretään oikein.
Vaihe 3. Näytä muotoilumerkit Word -asiakirjassa
Normaalisti piilotettujen muotoilumerkkien näyttäminen auttaa sinua löytämään parhaan tavan jakaa merkinnät. Voit näyttää ne napsauttamalla Aloitus -välilehden Näytä / piilota kappalemerkit -painiketta tai painamalla Ctrl+⇧ Vaihto+*
Useimmissa luetteloissa on joko yksi kappalemerkki jokaisen rivin lopussa tai yksi rivin lopussa ja yksi tyhjällä rivillä merkintöjen välissä. Käytät merkkejä lisätäksesi Excelin käyttämät merkit solujen erottamiseen
Vaihe 4. Vapauta ylimääräinen tila korvaamalla kappalemerkit jokaisen merkinnän välissä
Excel käyttää rivien määrittämiseen välilyöntiä merkintöjen välillä, mutta sinun on päästävä eroon siitä toistaiseksi muotoiluprosessin helpottamiseksi. Älä huoli, lisäät sen takaisin hetken kuluttua. Tämä toimii parhaiten, kun merkinnän lopussa on yksi kappalemerkki ja yksi merkintöjen välissä (kaksi peräkkäin).
- Avaa Etsi ja korvaa -ikkuna painamalla Ctrl+H.
- Kirjoita Etsi -kenttään ^p ^p. Tämä on kahden kappalemerkin koodi peräkkäin. Jos jokainen merkintä on yksi rivi ja niiden välissä ei ole tyhjiä rivejä, käytä sen sijaan yhtä ^p: tä.
- Kirjoita rajaava merkki Korvaa -kenttään. Varmista, että se ei ole merkki, joka näkyy missään asiakirjassa, kuten ~.
- Napsauta Korvaa kaikki. Huomaat, että merkinnät voivat yhdistää itsensä, mutta se ei ole ongelma nyt, kunhan rajaava merkki on oikeassa paikassa (jokaisen merkinnän välissä)
Vaihe 5. Erota jokainen merkintä erillisiin kenttiin
Nyt kun merkinnät on erotettu toisistaan seuraavilla riveillä, sinun on määritettävä, mitä tietoja kussakin kentässä näytetään. Jos jokainen merkintä on esimerkiksi nimi ensimmäisellä rivillä, katuosoite toisella rivillä ja tila ja postinumero kolmannella rivillä, voit
- Avaa Etsi ja korvaa -ikkuna painamalla Ctrl+H.
- Poista yksi ^p -merkeistä Etsi -kentästä.
- Vaihda Korvaa -kentän merkki pilkkuun,.
- Napsauta Korvaa kaikki. Tämä korvaa loput kappaleen symbolit pilkkuerottimella, joka erottaa jokaisen rivin kenttään.
Vaihe 6. Viimeistele muotoilu korvaamalla rajaava merkki
Kun olet tehnyt kaksi edellä mainittua Etsi ja korvaa -vaihetta, luettelosi ei enää näytä luettelolta. Kaikki tulee olemaan samalla rivillä, pilkuilla jokaisen datan välillä. Tämä viimeinen Etsi ja korvaa -vaihe palauttaa tietosi luetteloon säilyttäen kentät määrittävät pilkut.
- Avaa Etsi ja korvaa -ikkuna painamalla Ctrl+H.
- Kirjoita ~ (tai mikä tahansa merkki, jonka valitsit alun perin) Etsi -kenttään.
- Kirjoita ^p Korvaa -kenttään.
- Napsauta Korvaa kaikki. Tämä jakaa merkinnät takaisin pilkulla erotettuihin yksittäisiin ryhmiin.
Vaihe 7. Tallenna tiedosto pelkkänä tekstitiedostona
Nyt kun muotoilu on valmis, voit tallentaa asiakirjan tekstitiedostona. Tämän avulla Excel voi lukea ja jäsentää tiedot niin, että ne menevät oikeisiin kenttiin.
- Napsauta Tiedosto -välilehteä ja valitse "Tallenna nimellä".
- Napsauta avattavaa Tallenna tyypiksi -valikkoa ja valitse Pelkkä teksti.
- Nimeä tiedosto haluamallasi tavalla ja napsauta Tallenna.
- Jos Tiedoston muuntaminen -ikkuna tulee näkyviin, napsauta OK.
Vaihe 8. Avaa tiedosto Excelissä
Nyt kun olet tallentanut tiedoston pelkkänä tekstinä, voit avata sen Excelissä.
- Napsauta Tiedosto -välilehteä ja valitse Avaa.
- Napsauta avattavaa "Kaikki Excel-tiedostot" -valikkoa ja valitse "Tekstitiedostot".
- Napsauta Seuraava> ohjatun tekstin tuontitoiminnon ikkunassa.
- Valitse "Pilkku" erotinluettelosta. Voit nähdä, miten merkinnät erotetaan toisistaan esikatselussa alareunassa. Napsauta Seuraava>.
- Valitse kunkin sarakkeen tietomuoto ja napsauta Valmis.
Tapa 2/2: Taulukon muuntaminen
Vaihe 1. Tee taulukko Wordissa tietojesi kanssa
Jos sinulla on luettelo Wordista, voit muuntaa sen taulukkomuodoksi Wordissa ja kopioida sen sitten nopeasti Exceliin. Jos tietosi ovat jo taulukkomuodossa, siirry seuraavaan vaiheeseen.
- Valitse kaikki tekstit, jotka haluat muuntaa taulukkoksi.
- Napsauta Lisää -välilehteä ja napsauta sitten Taulukko -painiketta.
- Valitse "Muunna teksti taulukkoksi".
- Syötä rivien määrä tietuetta kohti Sarakkeiden määrä -kenttään. Jos jokaisen tietueen välissä on tyhjä rivi, lisää yksi kokonaismäärään.
- Napsauta OK.
Vaihe 2. Tarkista taulukon muotoilu
Word luo taulukon asetustesi perusteella. Tarkista se uudelleen varmistaaksesi, että kaikki on siellä, missä sen pitäisi olla.
Vaihe 3. Napsauta pientä "+" -painiketta, joka näkyy taulukon vasemmassa yläkulmassa
Tämä näkyy, kun viet hiiren pöydän päälle. Napsauttamalla tätä valitset kaikki taulukon tiedot.
Vaihe 4. Paina
Ctrl+C tietojen kopioimiseksi.
Voit myös napsauttaa Etusivu -välilehden Kopioi -painiketta.
Vaihe 5. Avaa Excel
Kun tiedot on kopioitu, voit avata Excelin. Jos haluat laittaa tiedot olemassa olevaan laskentataulukkoon, lataa se. Aseta kohdistin soluun, jonka haluat näkyvän taulukon vasemmassa yläkulmassa.
Vaihe 6. Paina
Ctrl+V liittää tiedot.
Word -taulukon yksittäiset solut sijoitetaan erillisiin soluihin Excel -laskentataulukossa.
Vaihe 7. Jaa kaikki jäljellä olevat sarakkeet
Tuodun datan tyypistä riippuen saatat tarvita muita muotoiluja. Jos esimerkiksi tuot osoitteita, kaupunki, osavaltion lyhenne ja postinumero voivat olla samassa solussa. Voit halutessasi jakaa Excelin automaattisesti.
- Valitse koko sarake napsauttamalla sen sarakkeen otsikkoa, jonka haluat jakaa.
- Valitse "Data" -välilehti ja napsauta "Teksti sarakkeisiin" -painiketta.
- Napsauta Seuraava> ja valitse sitten Pilkku Erottimet -kentässä. Jos käytät yllä olevaa esimerkkiä, tämä erottaa kaupungin osavaltion lyhenteestä ja postinumerosta.
- Tallenna muutokset napsauttamalla Valmis.
- Valitse sarake, joka on vielä jaettava, ja toista prosessi valitsemalla erotin "Pilkun" sijaan "Välilyönti". Tämä erottaa osavaltion lyhenteen postinumerosta.
