Access on relaatiotietokannan hallintaohjelma, jonka avulla voit tuoda yhden tai useita Excel -tietokantoja järjestelmään, jotta voit yhdistää yhteiset kentät niiden välillä tai niiden välillä. Koska yksi Access -tiedosto voi sisältää useita Excel -laskentataulukoita, ohjelma on myös loistava tapa koota tai analysoida suuria tietomääriä. Ensin sinun on kuitenkin tuoda Excel -laskentataulukko Accessiin. Tämä vaatii vain muutaman keskeisen vaiheen.
Askeleet
Osa 1/3: Excelin tuonnin valmistelu Accessiin
Vaihe 1. Avaa molemmat ohjelmat tietokoneellasi
Sinun on ostettava ja ladattava Microsoft Office -paketti, joka sisältää sekä Excelin että Accessin. Voit tehdä tämän verkossa Microsoftin sivuston kautta.
- Kun ohjelmat on ladattu, napsauta Windowsin Käynnistä -painiketta ja valitse Kaikki ohjelmat.
- Napsauta "Microsoft Office" ja valitse avattavasta valikosta "Access" (tai "Excel"). Sinulla saattaa olla jo luotu Excel -laskentataulukko, jonka joku muu on lähettänyt sinulle tai jonka olet ladannut muualta. Kun sinulla on Office tietokoneellasi, voit avata sen.
Vaihe 2. Puhdista Excel -laskentataulukko ennen sen tuomista Accessiin
Helpottaa sitä, jos teet muutaman yksinkertaisen vaiheen ennen Excel -laskentataulukon tuomista Accessiin. Tärkeintä on, että tietojen on oltava johdonmukaisia tuodun laskentataulukon välillä.
- On hyvä varmistaa, että Excel -laskentataulukon ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot (tai kenttien nimet) ja että ne ovat erittäin selkeitä ja helposti ymmärrettäviä. Esimerkiksi sarakkeessa, joka sisältää ihmisten sukunimet, saatat haluta kutsua sarakkeen otsikkoa/kentän nimeä "sukunimi". Ole selkeä ja tarkka, koska se helpottaa, kun yrität sovittaa yhden Excel -taulukon sarakeotsikot toiseen.
- Accessin avulla voit linkittää yhteisiä kenttiä kahden tai useiden laskentataulukoiden välille. Oletetaan, että sinulla on Excel -taulukko, joka sisältää palkanlaskennan tiedot. Se sisältää ihmisten etu- ja sukunimet, osoitteet ja palkat. Oletetaan, että argumentin vuoksi haluat sovittaa kyseisen taulukon Accessin toiseen Excel -taulukkoon, joka sisältää tietoja kampanjoiden rahoitusosuuksista. Tämä toinen arkki sisältää ihmisten nimet, osoitteet ja lahjoitukset. Accessin avulla voit sovittaa eri sarakeotsikot toisiinsa. Voit linkittää nimien otsikot nähdäksesi, ketkä samannimiset henkilöt esiintyvät esimerkiksi molemmissa tietokannoissa.
- Skannaa Excel -taulukot varmistaaksesi, että kutakin tietotyyppiä käsitellään samalla tavalla, ja puhdista ne ennen tuontia Accessiin. Sen on oltava se, mitä Access kutsuu "suhteelliseksi". Jos esimerkiksi palkanlaskennan hypoteettinen laskentataulukko sisälsi etunimen, sukunimen ja keskikirjaimen yhdessä sarakkeessa, mutta toinen laskentataulukko sisälsi vain etunimen ja sukunimen erillisissä sarakkeissa, Access rekisteröi tämän vastaamattomaksi. Sarakkeiden otsikoiden/kenttien on oltava vastaavia.
Vaihe 3. Jaa tiedot Excelin sarakkeeseen
Voit hoitaa tämän ongelman jakamalla tiedot Excelin sarakkeeseen, jotta ne eivät rekisteröidy virheellisesti "ei vastaavuudeksi" Accessissa.
- Voit esimerkiksi jakaa etunimen omaan sarakkeeseen, keskikirjaimen omaan sarakkeeseen ja sukunimen omaan sarakkeeseen. Jos se on jo tehty samalla tavalla toisessa laskentataulukossa, kun linkität esimerkiksi sukunimen sukunimellä Accessissa, sen pitäisi luoda vastaavuuksia, kun nimet ovat samat.
- Jos haluat jakaa sarakkeen Excelissä, korosta sarake, jossa on jaettavat tiedot. Napsauta "data" Excel -ohjelman työkalupalkissa. Napsauta "teksti sarakkeisiin". Yleensä valitset vaihtoehdon "rajattu". Napsauta seuraava.
Vaihe 4. Jatka ohjatun toiminnon käyttämistä yhdistettyjen sarakkeiden jakamiseen
Nyt olet valmis saattamaan yhdistyneen tiedon jakamisen yhteen sarakkeeseen useaan sarakkeeseen.
- Valitse, miten sarakkeen tiedot on rajattu. Tämä tarkoittaa, että jokainen sarakkeen tieto on erotettu jollakin. Yleisimpiä valintoja ovat välilyönti, pilkku tai puolipiste. Usein tiedot erotetaan vain välilyönnillä. Kuten seuraavassa esimerkissä: sanotaan, että nimi "John A. Doe" näkyy yhdessä sarakkeessa. Etunimi John erotetaan keskimmäisestä alkukirjaimesta A välilyönnillä. Sukunimi Doe erotetaan keskimmäisestä alkukirjaimesta A välilyönnillä. Joten valitse tila rajatussa ohjatussa toiminnossa.
- Napsauta seuraava. Napsauta Valmis. Ohjelman tulisi jakaa John, A. ja Doe kolmeen sarakkeeseen. Voit sitten antaa uusille sarakkeille uudet otsikkonimet, jotka osoittavat, millaisia tietoja niissä on (sukunimi, etunimi jne.). On hyvä idea luoda useita tyhjiä sarakkeita jakamiesi tietojen oikealle puolelle ennen kuin teet sen, koska se työntää tiedot uusiin tyhjiin sarakkeisiin (sarakkeiden sijaan, jotka sisältävät jo tietoja).
Osa 2/3: Excelin tuominen Accessiin
Vaihe 1. Avaa Access -ohjelma tietokoneellasi
Siirry aloitusvalikkoon, valitse Microsoft Office ja napsauta Microsoft Access. Sinun on avattava uusi tyhjä Access -tietokanta, jotta voit tuoda Excel -taulukon siihen.
- Luo uusi tietokanta Access -ohjelmaan valitsemalla tyhjä työpöytätietokanta.
- Anna sille uusi nimi, jos haluat. Napsauta "luo".
Vaihe 2. Tuo Excel -laskentataulukko Accessiin
Seuraava vaihe on vetää Excel -laskentataulukko (tai useampi kuin yksi) Access -tietokantaan.
- Napsauta työkalupalkin "Ulkoiset tiedot" -painiketta, kun olet Access -tietokannan hallinnassa. Valitse "Excel". Joissakin Access -versioissa löydät tämän toiminnon napsauttamalla työkalupalkin "tiedosto" -painiketta ja "Hae ulkoisia tietoja".
- Jos se sanoo "tiedoston nimi", napsauta "selaa". Tämän avulla voit löytää Excel -taulukon tietokoneeltasi.
- Jätä valintaruutu "Tuo lähdetiedot uuteen taulukkoon nykyisessä tietokannassa". Se tarkistetaan oletuksena.
- Kun löydät Excel -laskentataulukon, jonka haluat tuoda tietokoneellesi, napsauta sitä. Napsauta "OK". Tämä vie sinut ohjattuun toimintoon, joka tuo Excelin Accessiin.
Osa 3/3: Ohjatun toiminnon käyttäminen tuontiprosessin suorittamiseen
Vaihe 1. Suorita Accessin ohjatun toiminnon vaiheet
Voit suorittaa laskentataulukon tuontitoiminnon loppuun suorittamalla ohjatun toiminnon vaiheet.
- Valitse Excel -laskentataulukosta laskentataulukko, jonka haluat tuoda. Joskus tämä on yksinkertaista, koska Excel -laskentataulukko on vain yksi arkki. Joskus ihmiset kuitenkin luovat useita sivuja yhteen Excel -laskentataulukkoon, jonka näet napsauttamalla laskentataulukon alaosassa olevia välilehtiä. Jos näin on, sinun on kerrottava ohjatulle Access -toiminnolle, minkä laskentataulukon valitset. Napsauta seuraava.
- Seuraavalla sivulla on ruutu, jossa kysytään, onko Excel -taulukon ensimmäisellä rivillä sarakeotsikoita. Tämä tarkoittaa taulukon riviä, joka yksilöi kunkin sarakkeen tiedot (kuten sukunimi, osoite, palkka jne.). On hyvä idea puhdistaa Excel -taulukko ensin varmistaaksesi, että ensimmäisellä rivillä on selkeästi määritetyt sarakeotsikot. Tarkista sitten kyllä, että ensimmäisellä rivillä on sarakkeiden otsikot. Tämä on yksinkertaisin lähestymistapa. Napsauta seuraava.
- Jos ensimmäisellä rivilläsi ei ole sarakkeiden otsikoita, seuraavalla sivulla kysytään, haluatko nimetä Accessissa nimetyt kentät uudelleen (nämä ovat sarakeotsikoita). Jos et ole jo antanut jokaiselle kentälle jotain selkeää ja helposti tunnistettavaa ennen tuontia (suositus), voit tehdä sen täällä.
Vaihe 2. Viimeistele tuonti
Tuontiprosessissa on vain muutama vaihe jäljellä. Ohjatun toiminnon seuraava sivu kysyy, haluatko tunnistaa ensisijaisen avaimen.
- Sinun ei tarvitse tehdä tätä, mutta voit. Ensisijainen avain tarkoittaa, että tietokoneohjelma antaa jokaiselle tietoriville yksilöllisen numeron. Tästä voi olla apua myöhemmin tietoja lajiteltaessa. Napsauta seuraava.
- Ohjatun toiminnon viimeisessä näytössä on välilyönti, joka antaa oletusnimen. Voit muuttaa tuodun Excel -taulukon nimen (siitä tulee taulukko sivun vasemman reunan Accessissa, kun olet tuonut sen).
- Napsauta "Tuo". Napsauta "sulje". Näet taulukon näytön vasemmassa reunassa. Se tuodaan nyt Accessiin.
- Jos haluat linkittää useamman kuin yhden tietojoukon, toista tämä prosessi toisella tai useilla Excel -laskentataulukoilla. Nyt olet valmis vastaamaan Accessin taulukkojen tietoja.
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Varoitukset
- Jos Excel -tiedosto on eri Office -versiosta kuin Access, tiedostojen tuonti voi sujua ongelmitta.
- Sitä ei voi korostaa tarpeeksi: Sinun on puhdistettava Excel -laskentataulukko ennen sen tuomista. Osittain tämä tarkoittaa tietojen analysointia ongelmien varalta.
- Säilytä aina kopio alkuperäisistä laskentataulukoistasi, joten jos sekoitat ne, voit toistaa prosessin.
- Et voi tuoda enempää kuin 255 kenttää Accessiin.
