Tämä wikiHow opettaa sinulle Excel -laskentataulukon tietojen puhdistamisen, kun käytät Windowsia tai macOS: ää. Oikeinkirjoituksen suorittaminen, päällekkäisten tietojen poistaminen, etsi ja vaihda -toiminnon käyttäminen ja siirtyminen johdonmukaiseen tapausmuotoon voivat parantaa työkirjan laatua.
Askeleet
Tapa 1 /4: Oikeinkirjoituksen tarkistus
Vaihe 1. Avaa laskentataulukko Excelissä
Voit tehdä tämän kaksoisnapsauttamalla tiedostoa tietokoneellasi.
Ennen kuin teet muutoksia laskentataulukkoon, varmista aina, että sinulla on varmuuskopio
Vaihe 2. Paina näppäimistön F7 -näppäintä
Tämä avaa Oikeinkirjoitus -ikkunan, joka näyttää ensimmäisen mahdollisen virheen laskentataulukossa.
Vaihe 3. Korjaa virhe
Jos haluat korjata virheen, voit tehdä sen useilla tavoilla:
- Jos näet oikean korjauksen Ehdotukset -ruudussa, valitse se ja napsauta sitten Muuttaa.
- Jos tiedät oikeinkirjoituksen, voit kirjoittaa korjauksen ikkunan yläosassa olevaan ruutuun ja napsauttaa sitten Muuttaa.
- Ole varovainen käytön suhteen Muuta kaikki, koska saatat päätyä muuttamaan jotain, jota ei tarvitse muuttaa. Jos esimerkiksi muutit kaikki esiintymät sanasta "muoto" muotoon, saatat sotkea lauseen, joka tarvitsee sanan "mistä".
Vaihe 4. Päätä, mitä tehdä oikealla sanalla
Excel voi kohdata sanan, joka on oikea substantiivi, erikoistunut tai slängi -termi tai jokin muu kieli, jota ei tarvitse korjata. Sinulla on joitakin vaihtoehtoja tämän käsittelemiseksi:
- Klikkaus Jättää huomiotta siirtyäksesi seuraavaan virheeseen tai Sivuuttaa kaikki ohittaa kaikki tämän sanan esiintymät.
- Klikkaus Lisää sanakirjaan varmistaa, että Excel pitää tätä sanaa/oikeinkirjoitusta oikeana tulevaisuudessa.
Tapa 2/4: Päällekkäisten arvojen poistaminen
Vaihe 1. Avaa laskentataulukko Excelissä
Voit tehdä tämän kaksoisnapsauttamalla tiedostoa tietokoneellasi.
Ennen kuin teet muutoksia laskentataulukkoon, varmista aina, että sinulla on varmuuskopio
Vaihe 2. Napsauta Data -välilehteä
Se on Excelin yläosassa.
Vaihe 3. Napsauta Poista kaksoiskappaleet
Se on Excelin yläreunan valintanauhan "Tietovälineet" -ryhmässä. Näyttöön tulee valintaikkuna.
Vaihe 4. Valitse tarkistettavat sarakkeet
Tarkista jokaisen sarakkeen nimen vieressä oleva valintaruutu ja tarkista, että sarakkeessa on päällekkäisiä arvoja.
- Jos haluat valita nopeasti kaikki sarakkeet kerralla, napsauta Valitse kaikki -valintaruutua.
- Jos haluat poistaa kaikkien sarakkeiden valinnan, napsauta Poista kaikki -valintaruutua.
Vaihe 5. Napsauta OK
Näet viestin, jossa luetellaan, kuinka monta kopiota poistettiin. Jos kaksoiskappaleita ei löydy, näet viestin, jossa kerrotaan, että päällekkäisiä arvoja ei poistettu.
Vaihe 6. Napsauta OK
Tämä sulkee ikkunan.
Tapa 3/4: Tekstin etsiminen ja korvaaminen
Vaihe 1. Avaa laskentataulukko Excelissä
Voit tehdä tämän kaksoisnapsauttamalla tiedostoa tietokoneellasi.
- Tällä menetelmällä voit etsiä tekstijonon ja korvata sen jollakin muulla.
- Ennen kuin teet muutoksia laskentataulukkoon, varmista aina, että sinulla on varmuuskopio.
Vaihe 2. Paina Ctrl+F (Windows) tai ⌘ Komento+F (macOS).
Tämä avaa Etsi ja korvaa -ikkunan.
Vaihe 3. Napsauta Korvaa -välilehteä
Se on toinen välilehti ikkunan yläosassa.
Vaihe 4. Kirjoita etsimäsi "Etsi mitä" -ruutuun
Muista lisätä välilyöntejä tarvittaessa. Vältä myös vieraita tiloja ennen tai jälkeen lukukauden.
- Voit käyttää jokerimerkkejä, kuten * ja? haussa.
- Esimerkki: kirjoita s*d, jos haluat etsiä mitä tahansa sanaa, joka alkaa "s" ja päättyy "d" (esim. Surullinen, aloitettu, ohitettu).
- Esimerkki: kirjoita s? D, jos haluat etsiä mitä tahansa sanaa, joka alkaa "s", päättyy "d" ja jonka keskellä on yksi kirjain (esim. Surullinen, sid, sod).
Vaihe 5. Kirjoita korvaava teksti”Korvaa kohteeseen” -kenttään
Samat säännöt koskevat korvaavaa tekstiä.
Vaihe 6. Aseta lisäsuodattimia napsauttamalla Asetukset
Tällä näytöllä voit valita haun vain tietyistä työkirjan riveistä, sarakkeista tai taulukoista. Tämä on valinnainen.
Vaihe 7. Napsauta Etsi seuraava
Tämä näyttää ensimmäisen ottelun, jos sellainen on.
Vaihe 8. Korvaa hakutermi korvaavalla tekstillä napsauttamalla Korvaa
Jos haluat, voit napsauttaa Korvaa kaikki korvata kaikki löydetyn tekstin esiintymät korvaavalla tekstillä.
Ole varovainen kanssa Korvaa kaikki, koska saatat vahingossa korjata jotain, joka ei tarvitse korjausta.
Tapa 4/4: Tekstikirjainten vaihtaminen
Vaihe 1. Avaa laskentataulukko Excelissä
Voit tehdä tämän kaksoisnapsauttamalla tiedostoa tietokoneellasi.
- Käytä tätä menetelmää, jos tietosi sisältävät isoja kirjaimia, kuten isoja kirjaimia, pieniä kirjaimia tai muita virheellisiä asetuksia.
- Ennen kuin teet muutoksia laskentataulukkoon, varmista aina, että sinulla on varmuuskopio.
Vaihe 2. Tee väliaikainen sarake muutettavien tietojen viereen
Jos tietosi sisältävät sarakeotsikoita, muista kirjoittaa otsikko väliaikaisen sarakkeen ensimmäiseen soluun.
Vaihe 3. Kirjoita tapausfunktion kaava ensimmäiseen soluun
Jos sarakkeen otsikko on, kirjoita kaava sen alla olevaan soluun. Kaava vaihtelee sen mukaan, mitä haluat tehdä:
- Kirjoita = OIKEA (solu), jos haluat muuttaa solun arvon kirjainkoon oikeaksi kirjaimeksi (esim. Nimi, rotu, osoite). Korvaa "solu" ensimmäisellä muutettavalla solunumerolla (esim. B2).
- Kirjoita = YLÄPUOLI (solu), jos haluat muuttaa solun arvon kirjainkoon isoiksi kirjaimiksi (esim. NIMI, ROTU, OSOITE). Korvaa "solu" ensimmäisellä muutettavalla solunumerolla (esim. B2).
- #* Kirjoita = LOWER (solu), jos haluat muuttaa solun arvon kirjainkoon pieniksi kirjaimiksi (esim. Nimi, rotu, osoite). Korvaa "solu" ensimmäisellä muutettavalla solunumerolla (esim. B2).
Vaihe 4. Paina ↵ Enter tai ⏎ Paluu.
Kaava sisältävä solu sisältää nyt solun uuden kirjainkoko.
Vaihe 5. Napsauta solua
Solu on nyt korostettu ja sitä ympäröi laatikko.
Vaihe 6. Vedä laatikon oikea alakulma alas sarakkeen tietojen loppuun
Tämä koskee kaavaa kaikkiin muihin sarakkeen soluihin.
