Ihanteellinen vastaajatervehdys on tärkeää. Se voi antaa soittajille ensivaikutelman sinusta, joten kohtelias ja ammattitaitoinen tervehdys on tärkeää, varsinkin jos mahdollinen työnantaja soittaa sinulle. Päästä eroon vanhasta vitsi -vastaajasta, joka ärsyttää äitiäsi, ja tallenna informatiivinen ja ystävällinen tervehdys, joka saa sinut näyttämään hyvältä.
Askeleet
Osa 1/3: Suunnittelu mitä haluat sanoa
Vaihe 1. Kirjoita luettelo tiedoista, jotka haluat sisällyttää vastaajaviestiin
Sisällytettävien kohtien luettelon kirjoittaminen voi kuulostaa hankalalta, mutta kun vastaajasi saattaa mahdollisesti olla ensimmäinen vaikutelma, joka sinulla on sinusta, on parasta, jos siihen ei tule joukko "hmm" -ääniä ja hankalia taukoja.
- Haluat, että vastaajaviestisi sisältää kohteliaasti perustietoja, jotka auttavat soittajaa tietämään, että se olet sinä, ja tiedot, jotka haluat jättää, jotta voit soittaa takaisin mahdollisimman pian.
- Sisällytä nimesi (ja yritys, jos tämä on yrityksen vastaaja), lausunto, jonka avulla soittaja tietää, että pyydät anteeksi puhelun puuttumisen, ja tiedot, joita haluat soittajalta, kuten nimi, numero ja lyhyt viesti tarkoituksesta puhelusta.
Vaihe 2. Kirjoita tervehdyksesi käsikirjoitus
Haluat luoda komentosarjan, josta voit lukea ääniviestisi tallennuksen aikana. Kun sinulla on jotain luettavaa, voit rentoutua ja kuulostaa kohteliaalta ja luottavaiselta.
- Aloita kohteliaalla "hei". Kerro soittajalle, kuka olet, ja pyydä anteeksi puhelun puuttumista.
- Lopeta skriptisi pyytämällä soittajaa jättämään nimi ja puhelinnumero lyhyellä viestillä. Ilmoita soittajalle, että palaat heihin mahdollisimman pian. Voit myös halutessasi kirjautua ulos ystävällisellä "Hyvää päivää".
Vaihe 3. Lue käsikirjoituksesi
Haluat varmistaa, että se kuulostaa ammattimaiselta ja ystävälliseltä samalla kun saat selkeän viestin. Ajattele millaisia ihmisiä saattaisi jättää sinulle vastaajaviestejä ja varmista, että omasi ovat miellyttäviä ja informatiivisia.
- Varmista, että skriptisi sisältää luettelon tiedot. Vältä tavallisia, litteitä tervehdyksiä, kuten”Puhelu on minulle erittäin tärkeä”. Jos puhelu on tärkeä, yrität palauttaa sen mahdollisimman pian.
- Jos olet määrittämässä vastaajaviestiä työpaikalle, vaikka se olisi matkapuhelimessasi, harkitse soittajille vaihtoehtoisia tapoja tavoittaa sinut. Anna sähköpostiosoite tai verkkosivustosi osoite, josta saat lisätietoja.
- Kun olet lukenut ääniviestisi ääneen ja tunnet, että se tarjoaa asiaankuuluvia tietoja ystävällisesti ja ammattimaisesti, olet valmis nauhoittamaan.
Osa 2/3: Vastaajaviestin tallentaminen
Vaihe 1. Rajoita taustamelua
Haluat äänesi olevan terävä ja selkeä, joten varmista, että taustalla ei ole kohinaa, kuten radio, televisio tai ihmiset puhuvat.
- Paras paikka ääniviestin tallentamiseen on hiljainen huone, joka on kaukana liiallisesta melusta.
- Pienemmät huoneet toimivat myös paremmin, koska ympäröivää ääntä ei kuulu yhtä paljon kuin suuressa, avoimessa tilassa.
Vaihe 2. Siirry puhelimen vastaaja -asetustoimintoon
Operaattoristasi ja puhelimestasi riippuen uuden tervehdyksen voi tallentaa useilla tavoilla.
- Jos käytät iPhonea ja sinulla on iOS 8 tai uudempi, voit siirtyä "Puhelin" -sovellukseen ja painaa "Vastaaja" -painiketta. Tämä tuo sinut näyttöön, jossa näkyy vastaajaviestisi, ja vasemmassa yläkulmassa on vaihtoehto "Tervehdys", napsauta sitä ja sieltä voit kuunnella tai muokata tervehdystäsi.
- Android -käyttäjät voivat pitää numeronvalitsimen 1 -näppäintä painettuna, kunnes puhelimesi muodostaa yhteyden vastaajapalveluun. Anna PIN -koodi pyydettäessä tai määritä vastaajaviestisi ensimmäistä kertaa ja tallenna sitten uusi tervehdys noudattamalla ohjeita. Joissakin Android -laitteissa voi olla puhepostisovellus operaattorisi mukaan.
- Yritä valita oma puhelinnumerosi, jos sinulla on vaikeuksia käyttää vastaajapalvelua.
Vaihe 3. Lue käsikirjoituksesi
Olet valmis nauhoittamaan, olet mukavassa hiljaisessa paikassa ja käsikirjoituksesi on käsillä. Lue vain upea käsikirjoituksesi, kun sinua kehotetaan nauhoittamaan.
- Yritä olla käyttämättä täysin yksitoikkoista ääntä. Haluat puhua ystävällisellä keskusteluäänellä.
- Jos sinulla on vaikeuksia lisätä ilmaisua ääneen tai puhua selkeästi, kokeile tervehtimistä ystävän edessä saadaksesi palautetta ja ollessasi mukavampi.
Vaihe 4. Esikatsele tallenne
Kun olet tallentanut vastaajaviestisi, sinulla on mahdollisuus esikatsella sitä ennen tallentamista. Kuuntele vastaajaasi varmistaaksesi, että olet puhunut selkeästi ja kohteliaasti ja että olet sisällyttänyt kaikki tärkeät tiedot.
- Muista, että haluat lisätä nimesi tai perheesi nimen.
- Ilmoita soittajalle, että pyydät anteeksi puhelun puuttumista ja palautat sen mahdollisimman pian.
- Anna lyhyet ohjeet tiedoista, jotka haluat soittajan antavan, jotta saat ilmoituksen, kun soitat takaisin.
Vaihe 5. Pyydä ystävääsi soittamaan sinulle
Pyydä joku luotettava henkilö kuuntelemaan vastaajaviestejäsi ja antamaan sinulle palautetta.
Kun ystäväsi soittaa puhelimeesi ja kuuntelee vastaajaviestisi, on hyvä tapa nähdä, oletko onnistuneesti tallentanut ystävällisen ja oikean tervehdyksen, jonka varsinaiset soittajat voivat kuulla ja ymmärtää
Osa 3/3: Vianetsintä
Vaihe 1. Käynnistä puhelin uudelleen, jos vastaaja ei toimi
Puhelimen uudelleenkäynnistys on nopea ratkaisu moniin yleisiin vastaajaongelmiin. Jos et pysty muodostamaan yhteyttä vastaajapalveluun tai sinulla on muita vastaajaongelmia, yritä käynnistää puhelin uudelleen ennen kuin jatkat.
Vaihe 2. Tarkista, että vastaaja on määritetty puhelimeesi
Jos käytät uutta puhelinta tai vaihdoit juuri SIM -korttia, sinun on määritettävä vastaajaviesti tiliisi, ennen kuin voit tallentaa uuden tervehdyksen. Voit käyttää vastaajaominaisuuksiasi palvelusta ja laitteesta riippuen useilla tavoilla:
- Pidä 1 painettuna puhelimen numeronvalitsimessa. Tämä toimii useimmissa laitteissa ja palveluissa.
- Napauta iPhonen numerovalitsimen Vastaaja -painiketta.
- Valitse *86 (Verizon) tai 123 (T-Mobile).
- Valitse oma puhelinnumerosi. Monissa palveluissa tämä soittaa vastaajaan.
Vaihe 3. Varmista, että suunnitelma sisältää vastaajaviestin
Vaikka useimmat suunnitelmat sisältävät nykyään perusvastaajapalveluja, on silti mahdollista, että sinulla on suunnitelma, jossa ei ole vastaajaominaisuutta. Tarkista kuukausittainen tiliotteesi tai ota yhteyttä operaattoriin, jos et ole varma.
Vaihe 4. Ota yhteyttä operaattoriin, jos olet unohtanut vastaajasalasanasi tai et voi saada vastaajaa toimimaan
Jos olet aiemmin määrittänyt vastaajapalvelusi, mutta et muista salasanaasi, sinun on otettava yhteyttä operaattorisi asiakaspalveluun. Palveluedustaja voi nollata vastaajaviestisi salasanan puolestasi. Asiakaspalvelun pitäisi myös pystyä auttamaan sinua kaikissa muissa vastaajaan liittyvissä ongelmissa.
Vinkkejä
- Tallenna tervehdys tarvittaessa uudelleen. Ota aikaa ja älä kiirehdi.
- Voit myös harkita monikielistä tervehdystä, jos sinä tai joku muu puhuu kyseistä kieltä. Toinen kieli voi seurata englanninkielistä tervehdystä.
- Kun tallennat vastaajaviestisi, nouse seisomaan ja jopa kävele hieman.
- Pidä tallenne lyhyenä ja suloisena.
- Jos tallennat vastaajaviestin yritykselle, kerro yrityksesi henkilöt ja yrityksen nimi. Voit myös sisällyttää vaihtoehtoisia tapoja tavoittaa sinut.
- Jos tallennat vastaajaviestin, joka on väliaikainen, koska olet poissa, älä kerro soittajille, minne olet menossa tai et ole kotona.
