Jos IBM Notes -sähköpostisi tila on loppumassa, mutta et ole valmis poistamaan sähköpostiviestejä, harkitse niiden arkistointia. Sähköpostien arkistointi tarkoittaa viestien kopiointia eri paikkaan tietokoneellasi. Opi IBM -muistiinpanojen arkistointi vapauttaaksesi tilaa tililläsi samalla kun tallennat alkuperäiset sähköpostit. Se auttaa myös tietokonettasi ja ohjelmistoja toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla.
Askeleet
Vaihe 1. Rajoita sähköpostitiedoston kokoa
Pidä sähköpostitiedoston koko alle 500 Mt. (Jotkut organisaatiot voivat vaatia tiukempaa rajoitusta, kuten 200 Mt.)
- Tarkista datasi koko valitsemalla Tiedosto, Tietokanta, Ominaisuudet. Siirry Lotus 8: ssa kohtaan Tiedosto, Sovellukset, Ominaisuudet.
- Napsauta "i" -välilehteä. Levytilan jälkeinen luku kertoo, kuinka paljon tietoja sinulla on IBM Notesista.
Vaihe 2. Tutustu organisaatiosi ennalta määritettyihin asetuksiin
Jos käytät IBM Notesia kouluun tai työhön, arkistoasetukset voivat olla jo käytössä. Tämä auttaa organisaatioita hallitsemaan sähköpostien määrää käyttäjää kohden sekä organisaation tietokoneiden yleistä suorituskykyä. Jos arkistoasetukset on jo määritetty, kysy teknisten järjestelmien henkilökunnalta, onko niitä mahdollista muuttaa.
Vaihe 3. Määritä haluamasi arkistointiasetukset
Voit arkistoida kaikki IBM Notes -sähköpostit tai valita tietyt sähköpostit. Sinun on myös päätettävä, kuinka usein haluat IBM Notesin arkistoivan.
- Avaa sopiva sovellus (Mail).
- Siirry kohtaan Toiminnot, Arkisto, Asetukset.
- Siirry Ehdot -välilehteen ja varmista, että "Oletus viimeksi muokatulle" on valittuna.
- Tallenna muutokset napsauttamalla "ok".
- Varmista, että ehdot ovat käytössä.
Vaihe 4. Ajoita automaattiset arkistot
Ajoittamalla automaattiset arkistot varmistat arkistoinnin säännöllisesti ja johdonmukaisesti. Se säästää myös aikaa.
- Avaa sopiva sovellus (Mail).
- Siirry kohtaan Toiminnot, Arkisto, Asetukset.
- Siirry Aikataulu -välilehteen. Varmista, että "Ajoita arkistointi" on valittuna.
- Valitse oikea aika ja päivä, jolloin haluat tietokoneen arkistoivan tiedostosi.
Vaihe 5. Arkistoi IBM Notes manuaalisesti
Vaikka ajoittaisit automaattisen arkistoinnin, voit silti arkistoida manuaalisesti milloin tahansa.
- Avaa sopiva sovellus (Mail).
- Avaa arkistoitava sähköposti tai kansio.
- Siirry Toiminnot, Arkistoi, Arkistoi nyt.
- Arkistoi ennalta määritettyjen asetusten mukaan valitsemalla Kyllä.
Vaihe 6. Arkistointi vetämällä ja pudottamalla
Tämä on yksinkertaisesti toinen tapa arkistoida IBM Notes manuaalisesti.
- Avaa sopiva sovellus (Mail).
- Avaa arkistoitava sähköposti tai kansio.
- Valitse sopivat viestit.
- Vedä viesti (t) tarvittavaan arkistoon siirtymisruudussa.
Vaihe 7. Tarkastele arkistoituja viestejä
Vaikka olet arkistoinut sähköpostin, saatat joutua käyttämään sitä aika ajoin. Arkistotiedostosi jäljittelee kansioita, jotka olet määrittänyt IBM Notes -tilillesi. Kaikki pysyy järjestyksessä niin kuin olet suunnitellut.
- Avaa sopiva sovellus (Mail).
- Napsauta siirtymisruudussa Arkistoi.
- Valitse sopiva arkisto (eli Oletus viimeksi muokatulle).
Vinkkejä
- Varmuuskopioi tärkeät sähköpostit. Jos sinulla on tärkeitä sähköpostiviestejä IBM Notesissa, muista kopioida ne toiseen paikkaan, kuten CD- tai DVD -levylle. Tämä antaa sinulle ylimääräisen kopion siltä varalta, että palvelimelle tapahtuu jotain tai tietokoneellesi tallennettu kopio.
- Poista vanhat ja tarpeettomat viestit, varsinkin jos ne sisältävät liitteitä. Tämä auttaa myös pienentämään datasi kokoa ja parantamaan tietokoneen suorituskykyä.
