Sähköposti on nyt yksi yleisimmin käytetyistä viestintämuodoista tekstiviestien, puheluiden ja pikaviestisovellusten ohella. Sähköpostiviestien lähettäminen on ollut niin yleistä, että monet ihmiset ovat unohtaneet sen luomisen oikein. Hyvin koottu sähköposti heijastaa sen välittämän viestin ammattitaitoa ja vilpittömyyttä, joten on ehdottoman välttämätöntä, että tiedät, miten sähköpostiviesti muotoillaan.
Askeleet
Vaihe 1. Kirjoita sähköpostisi aihe
Sähköpostiviestin otsikkorivi on lyhyt yhteenveto siitä, mistä viestissä on kyse. Aiherivisi on oltava suoraviivainen ja ytimekäs, jotta se pystyy antamaan vastaanottajalle muutamalla yksinkertaisella sanalla käsityksen sähköpostisi aiheesta.
- Jos esimerkiksi kirjoitat jollekin jostakin yrityksestä, älä monimutkaise otsikkoa liian monilla yksityiskohdilla, kuten”Pidän ajamastasi autosta. Rakastan sen sinistä väriä ja pyörät ovat upeita.”
- Kerro motiivisi selkeästi suoraan aiheriville. Esimerkki: "Kiinnostunut sinisen sedanisi ostaja."
Vaihe 2. Sisällytä oikeat tervehdykset
Älä aloita sähköpostia heti sanomalla. Sisällytä tavallisia terveisiä, kuten "Tervehdys" tai "Hyvää päivää". Et halua, että satunnainen henkilö nousee ylös ja puhuu sinulle heti tervehtimättä? Sama koskee sähköposteja.
Jotta tervehdyksestäsi tulisi henkilökohtaisempi, lisää tervehdykseen vastaanottajan sukunimi
Vaihe 3. Kirjoita viestisi runko
Riippuen siitä, millaisen viestin kirjoitat ja kenelle lähetät sen, voit kirjoittaa sen haluamallasi tavalla.
- Jos kirjoitat läheisellesi, voit saada sähköpostisi kuulostamaan henkilökohtaiselta. mutta jos kirjoitat liikekirjeen, sinun on pidettävä sähköposti mahdollisimman ammattimaisena.
- Sinun on myös pidettävä mielessä viestisi muoto. Älä käytä vaikeasti luettavia kirjasintyylejä, kokoja ja muotoja ja vältä isojen kirjainten käyttöä. Digitaalimaailmassa isot kirjaimet muistuttavat huutamista.
Vaihe 4. Sisällytä loppuhuomautus
Älä lopeta sähköpostiasi vain siihen, mihin viestisi päättyy. Kirjoita loppuhuomautuksia, kuten "Ystävällisin terveisin", "Parhain terveisin" tai mitä tahansa, mikä mielestäsi sopii parhaiten kirjoittamasi sähköpostin kanssa.
Loppuhuomautusten pitäisi ehdottomasti sopia sähköpostisi kanssa. Miksi? Koska jos kirjoitat yritysviestin, et halua kirjoittaa kirjeesi loppuhuomautukseksi "Rakastavasti sinun"; se olisi sopimatonta
Vaihe 5. Lisää allekirjoitus
Vaikka sähköpostiosoitteesi sisältää jo nimesi jokaisessa lähettämässäsi sähköpostissa, on silti suositeltavaa, että lisäät allekirjoituksen jokaisen kirjoittamasi viestin mukana. Allekirjoitukset voivat olla pelkkää tekstiä tai, jos haluat olla luova, kuvia (kuten logoja, tuotemerkkejä jne.).
Käytä allekirjoitusvaihtoehtoa minkä tahansa Webmail- tai sähköpostiohjelmasovelluksen avulla, jos haluat luoda oman allekirjoituksesi
Vinkkejä
- Sähköpostiviestien muotoilun lisäksi sinun tulee käyttää myös oikein nimettyjä sähköpostiosoitteita. Viestit lapsuuden kaverillesi "[email protected]" -palvelulla ovat kunnossa, mutta se ei ole kovin hyvä idea, kun lähetät yrityssähköpostit pomollesi.
- Käytä oikeita Internet -etikettejä sähköpostien luomisessa. Älä lähetä roskapostia tai viestejä tuntemattomille yhteyshenkilöille.
- Tarkista aina sähköpostiviestisi ennen sen lähettämistä, jotta vältät useiden viestien lähettämisen yhdelle vastaanottajalle. Viestisi voidaan merkitä roskapostiksi, jos teet niin.
