Joskus asiakirjan sisällön kopioiminen/liittäminen ohjelmien välillä ei säilytä muotoilua, jonka parissa työskentelit. Tämä johtuu siitä, että käytettävän ohjelmiston muotoilutyylit eivät täsmää. Verkkopohjaiset tuotteet käyttävät yleensä HTML-muotoilua, kun taas vanhemmat ohjelmistot eivät usein käytä sitä. Tämä voidaan usein korjata päivittämällä käytössä oleva ohjelmisto, mutta on vaihtoehtoja myös niille, jotka eivät halua tehdä tällaista muutosta.
Askeleet
Tapa 1 /3: Paste Specialin käyttö
Vaihe 1. Leikkaa tai kopioi haluttu teksti
Tämä siirtää tai kopioi tiedot leikepöydälle.
Vaihe 2. Etsi Paste Special
Paste Special on joukko vaihtoehtoja liitetyn tekstin muotoiluun kohdeohjelmistossa. Näiden asetusten käyttäminen vaihtelee käytettävän ohjelmiston mukaan.
-
Microsoft Office 2007: ssä ja uudemmissa se sijaitsee Koti> Liitä -valikossa (leikepöydän kuvakkeen alla oleva nuoli)> Liitä erityinen…
Uudemmissa versioissa pieni leikepöydän kuvake saattaa näkyä tekstin lopussa jälkeen liittäminen. Muotoilu voidaan valita täällä jälkikäteen.
- OpenOffice -sovelluksessa tämä sijaitsee Tiedosto> Muokkaa> Liitä erityinen.
- Google -asiakirjoissa on samanlainen vaihtoehto kohdassa Muokkaa> Liitä erityisasetus, mutta se toimii vain kopioimiseen/liittämiseen selaimessa.
Vaihe 3. Valitse liitäntävaihtoehto
Käytetystä ohjelmistosta riippuen vaihtoehdoilla on eri nimikkeistö. Eri vaihtoehdot käsittelevät liitettyä muotoilua eri tavalla.
- Jos haluat säilyttää kaikki muotoilut tekstistä, paina "Säilytä lähteen muotoilu" tai "HTML -muoto"
- Jos haluat säilyttää vain tekstin muotoilun, mutta et kuvia, paina”Säilytä vain teksti”.
- Jos molemmissa asiakirjoissa on erityinen muotoilu, kuten luettelot tai taulukot, jotka haluat yhdistää, paina Yhdistä muotoilu.
Tapa 2/3: HTML-muodossa tuetun ohjelmiston käyttö
Vaihe 1. Tarkista, että ohjelmisto tukee HTML -muotoilua
Muototuen puute on yleisin ongelma muotoilun menettämisessä, kun kopioidaan/liitetään verkko- ja muiden ohjelmistojen välillä.
- Useimmat nykyaikaiset sähköpostiohjelmat tai toimisto -ohjelmistot mahdollistavat HTML -muotoilun oletusarvoisesti, olipa kyseessä sitten verkkosovellus, kuten Gmail/Google -dokumentit, tai erillinen ohjelmisto, kuten Microsoft Word/Outlook.
- Ohjelmisto, joka on hyvin vanha tai hyvin yksinkertainen, kuten WordPad, Notepad tai TextEdit, ei tue HTML -muotoa.
Vaihe 2. Ota HTML -muotoilu käyttöön
On mahdollista, että HTML -muotoilua tuetaan, mutta se on poistettu käytöstä. Voit yleensä vaihtaa tämän manuaalisesti vaihtoehdoissa. Tämän vaihtoehdon käyttöönotto vaihtelee käytettävän asiakkaan mukaan. Yleensä haluat etsiä vaihtoehtoa, jonka nimi on "HTML -muoto" tai "Rich Text" asiakkaan asetusosiosta tai tekstin koostamisikkunasta.
Muotoiluvaihtoehdot voidaan vaihtaa esimerkiksi Outlookissa kohdassa Työkalut> Asetukset> Sähköpostimuoto
Vaihe 3. Kopioi/liitä monimutkainen muotoilu
Kun molemmat ohjelmat, joista kopioit ja liität, käyttävät HTML -muotoilua, voit kopioida/liittää muotoillun tekstin yhtä sujuvasti kuin mikä tahansa muu teksti.
Tapa 3/3: Tiedoston tallentaminen HTML -muodossa
Vaihe 1. Luo asiakirja tekstinkäsittelyohjelmalla
Jos et halua vaihtaa tekstinkäsittelyohjelmaasi etkä voi vaihtaa HTML -muotoilua, voit silti muotoilla normaalisti ja muuntaa sen HTML -muotoon.
Vaihe 2. Tallenna tiedosto web -sivuna
Tämä muuntaa muotoilun HTML -muotoon ja voit kopioida muotoilun, kun avaat sen.
Valitse Tiedosto> Tallenna nimellä… ja valitse Tallenna tyypiksi -valikosta Web -sivu (.htm tai.html). Tämä polku voi vaihdella käyttämäsi tekstinkäsittelyohjelman mukaan
Vaihe 3. Avaa tiedosto verkkoselaimellasi
Selain avaa verkkosivun, jossa on muotoiltu teksti. Jos tiedosto ei avaudu oletuksena selaimella, on kaksi muuta vaihtoehtoa:
- Vedä ja pudota.html -tiedosto selainkuvakkeeseen.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella.html-tiedostoa ja valitse”Avaa…” ja valitse selaimesi luettelosta.
Vaihe 4. Kopioi/liitä teksti selainsivulta sähköpostiisi
Koska verkkosivu on HTML -muotoinen, sen liittäminen sähköpostiohjelmaasi ei saisi olla ongelmallista.
