Sähköpostin aloittaminen oikealla tervehdyksellä voi olla hankalaa. Kun lähetät ammattisähköpostia tai kirjoitat jollekulle, jota et tunne hyvin, paras vaihtoehto on yleensä valita yksinkertainen, monipuolinen tervehdys, kuten "Hei", ennen kuin puhut henkilölle sukunimellä. Jos kirjoitat ystävällesi, perheenjäsenellesi tai jollekin muulle, jonka kanssa sinulla on rennompi suhde, on hyvä vain viitata heihin etunimellä.
Askeleet
Menetelmä 1/4: Sopivan tervehdyksen valitseminen
Vaihe 1. Aloita sähköpostisi ystävällisellä viestillä sanomalla "Hei"
Yksinkertainen "Hei", jota seuraa henkilön nimi, toimii hyvin useimmissa sähköpostiviesteissä. Se on rento ja henkilökohtainen tuntematta liian muodollista tai satunnaista. Ja koska se on niin lyhyt ja suora, se ei häiritse lukijaasi tai näytä paikaltaan.
Voit käyttää myös "Hei" -palvelua, kun osoitat useita vastaanottajia kerralla, kuten "Hei kaikille"
Kärki:
"Hei" on loistava, kaikenkattava tervehdys, olipa sähköpostisi tarkoitettu ystävälle, esimiehelle tai muukalaiselle.
Vaihe 2. Avaa muodollisempia viestejä valitsemalla “Hyvä”
"Dear" on monipuolinen tervehdys-se on oikeampi kuin "Hei", mutta siinä on silti lämmin, miellyttävän vanhanaikainen rengas. Tämä tekee siitä täydellisen tavan kutsua kirjeenvaihtoa sekä läheisten rakkaiden että tuntemattomien ihmisten kanssa.
Tätä tervehdystä voidaan käyttää myös ystävien ja perheen kanssa
Vaihe 1.
- Sana "Rakas" sisältää myös sopivuuden ja kunnioituksen, jota vähemmän muodolliset terveiset eivät.
- Yksi avaimen haittapuoli on se, että sitä voidaan pitää joillekin hieman liian muodollisena, etenkin liiketoimintaympäristössä.
Vaihe 2. Käytä anonyymiä tervehdystä, jos et tiedä vastaanottajan nimeä
"Tervehdys" ja "kenelle se voi koskea" ovat kaksi yleisimpiä, loukkaamattomia nimettömiä terveisiä. Ne ovat turvallinen veto silloin, kun et ole varma, kuka lukee viestisi.
- Voit myös kokeilla jotain epäselvää, kuten "Arvoisa herra tai rouva", vaikka tämä saattaa tuntua hieman tukkoiselta kaikissa muissa kuin virallisissa sähköpostiviesteissä.
- Nimetön tervehdys käytetään useimmiten kirjoitettaessa ryhmille, kuten yrityksille ja järjestöille, eikä yksilöille.
Vaihe 3. Kirjoita henkilön nimi itse, jos haluat päästä suoraan asiaan
Jos mietit, mitä tervehdystä käytät tai haluat mieluummin antaa viestisi olla keskipisteessä, on täysin ok ilmoittaa vastaanottajan nimi ja jättää se siihen. Lisää vain pilkku, ohita rivi ja sano mitä haluat sanoa.
- "Neiti. Thompson”ei kuulosta enemmän tai vähemmän muodolliselta kuin” Hei rouva Thompson”, ja sen avulla voit ohittaa sopivimman tervehdyksen valitsemisen.
- Henkilön nimen käyttäminen tervehdyksenä itsessään voi olla hyödyllistä myös jatkokirjeenvaihdossa, kun et välttämättä halua valita uutta tervehdystä joka kerta.
Tapa 2/4: Vastaanottajan osoittaminen
Vaihe 1. Soita henkilölle hänen etunimellään, jos tunnet hänet hyvin
Tämä sääntö on melko yksinkertainen: jos etunimi perustuu jonkun kanssa, on hyvä käyttää hänen etunimeään. Muussa tapauksessa on hyvä pitää kiinni sukunimestä, jotta vältytään ylimielisyydeltä ja mahdolliselta hankaamiselta väärään suuntaan. F
Kun kirjoitat tunnetulle tuttavalle, voit joko johtaa hänen nimensä yksinään tai liittää rennomman tervehdyksen johdantoon (eli "Hei Jackie")
Varoitus:
Älä koskaan viittaa henkilöön, jota et ole tavannut heidän etunimellään, ellei hän nimenomaan kerro sinulle, että se on ok. Se ei vain ole kohteliasta!
Vaihe 2. Katso ammattimaisia ja tuntemattomia yhteystietoja sukunimellä
Valitse sopiva tervehdys (muista, "Hei", "Rakas" ja "Tervehdys" ovat kaikki hyödyllisiä eri tilanteissa) ja kirjoita sitten henkilön sukunimi. Suurin osa lähettämistäsi sähköpostiviesteistä alkaa luultavasti vastaanottajan sukunimellä, varsinkin jos ne koskevat työtä.
- Jos sähköpostiviesti on nainen, käytä etuliitettä "Ms". "rouva" sijasta ellet tiedä, että hän on naimisissa.
- Vastaanottajan sukunimen käyttäminen luo kohteliaan ja kunnioittavan sävyn seuraavalle kirjeenvaihdolle.
Vaihe 3. Käytä termiä "Kaikki" tervehdyttäessäsi useampaa kuin yhtä vastaanottajaa
Suuret ryhmät voivat sisältää monenlaisia ihmisiä, etkä halua tehdä mitään oletuksia heidän sukupuolestaan tai tuttuudestaan. Koska termit, kuten "kaverit" ja "hyvät naiset ja herrat", voidaan tulkita sukupuolta rajoittaviksi, ne on parasta siirtää johonkin osallistavampaan.
- Vältä myös liian satunnaisia tervehdyksiä, kuten "ihmiset" tai "y'all".
- Väärän kollektiivisen pronominin heittäminen saattaa saada yhden lukijoistasi tuntemaan olonsa syrjäytyneeksi tai jättämään huomiotta kokonaan.
Vaihe 4. Mainitse henkilön nimi tai asema, jos se liittyy viestiisi
Normaalioloissa saattaa kuulostaa oudolta aloittaa sähköpostiviesti "Tervehdys pääasiakaspalvelun edustajalle". Jos henkilön asema liittyy suoraan kirjoittamiseen, se voi kuitenkin olla hyvä tapa valmistautua kysymykseen, pyyntöön tai valitukseen.
- Sähköpostin lähettäminen "Direct of Communicationsille" eikä "Mr. Everett”ilmoittaa vastaanottajalle, että käsiteltävänä oleva asia liittyy heidän henkilökohtaisten tehtäviensä suorittamiseen.
- Samalla tavalla, kun otat yhteyttä organisaation johtajaan, saatat aloittaa asian tervehdyksellä, kuten "Hyvä Salt Lake City Unionin järjestäjä".
Tapa 3/4: Vältä yhteisiä tervehdysvirheitä
Vaihe 1. Muista aina sisällyttää tervehdys
Sähköpostitervehdyksen kirjoittamisen sääntö yksi on varmistaa, että siellä on sellainen. Voi olla järkyttävää avata sähköpostiviesti ja kohdata tekstilohko ilman esittelyä tai henkilökohtaisia mieltymyksiä, ja kestää vain muutaman sekunnin kirjoittaa muutaman sanan kommunikoidaksesi viestisi tarkoituksen.
Monet pitävät sähköpostia ilman tervehdystä puutteellisena. Tämän seurauksena se voi heijastua huonosti sinuun tai kykyysi kommunikoida tehokkaasti
Kärki:
Älä ajattele liikaa-jos et ole varma, mitä muuta voit laittaa, valitse yksinkertainen "Hei" ja kanavoi aivovoimasi muun sähköpostin kirjoittamiseen.
Vaihe 2. Vältä "hei", ellet ole lähellä kirjoittamaasi henkilöä
"Hei" on juuri niin rento kuin se on. Tästä syystä on hyväksyttävä tapa aloittaa sähköpostiviesti parhaalle ystävällesi tai samanluokan työtoverillesi, mutta ei viestiä ylemmälle tasolle tai kenelle tahansa, jonka kanssa kommunikoit ensimmäistä kertaa.
- Vaikka ne voivat kuulostaa vaarattomilta, liian epämuodolliset tervehdykset, kuten "Hei", voivat vahingossa osoittaa, että vastaanottajaa ei kunnioiteta.
- Muita rentoja osoitteita, kuten "Mitä kuuluu" tai "Yo", ei pitäisi koskaan käyttää sähköposteissa. Nämä tervehdykset on parempi varata tekstiviestien vaihtoon.
Vaihe 3. Ole varovainen käyttäessäsi aikakohtaisia tervehdyksiä, kuten”Hyvää iltapäivää
”Kirjoittamasi ajan viittaaminen voi antaa sähköpostillesi yksilöllisemmän tunteen ja antaa sinulle mahdollisuuden olla paremmin yhteydessä vastaanottajaasi. Sinun pitäisi kuitenkin tehdä tämä vain, kun olet varma, että he ovat samalla aikavyöhykkeellä. Jos et ole, saatat päätyä tietämättömäksi tai huomaamattomaksi.
- Sanomalla "Hyvää huomenta" jollekulle toisella puolella maailmaa voi aiheuttaa hämmennystä, varsinkin jos sähköpostisi sisältää aikaherkkää tietoa.
- Jos sydämesi on alkanut käyttää jotakin näistä tervehdyksistä, ei haittaa hetki tarkistaa, mihin aikaan (ja päivämäärään!) Se on paikassa, jossa vastaanottaja lukee viestisi.
Vaihe 4. Pidä välimerkit yksinkertaisina ja asianmukaisina
Paras tapa muotoilla tervehdys on kirjoittaa valitsemasi tervehdys ja vastaanottajan nimi ja lisätä sitten pilkku, joka auttaa heidän silmiään siirtymään sähköpostin runkoon. Saatat ajatella, että huutomerkki on ilmeikkäämpi, mutta on mahdollista, että se voidaan lukea nuorena tai epäammattimaisena.
- Joissakin tapauksissa voit myös päättää tervehdyksesi kaksoispisteellä tai viivalla muodollisemman tai satunnaisen vaikutuksen saamiseksi.
- Liiallisen jännityksen välittäminen voi jopa ärsyttää kirjoittajaa, jos hän ei jaa innostustasi.
Vaihe 5. Varmista, että kirjoitat vastaanottajan nimen oikein
Tarkista henkilön nimen oikeinkirjoitus sellaisena kuin se näkyy edellisessä sähköpostissa tai alkuperäisessä asiakirjassa, ennen kuin painat Lähetä. Viaton kirjoitusvirhe ei ole sanan loppu, mutta saman virheen tekeminen useammin kuin kerran sanoo, että et välitä tarpeeksi saadaksesi sen oikein.
- Jos kohtaat erityisen haastavan tai epätavallisen nimen, katso, voitko kopioida ja liittää sen suoraan sähköpostiin ulkopuolisesta lähteestä.
- Olet vaarassa vieraannuttaa lukijasi kirjoittamalla heidän nimensä väärin väärin.
Tapa 4/4: Sähköpostin avausrivin luominen
Vaihe 1. Ilmoita sähköpostisi tarkoitus heti
Käytä ensimmäistä virkettäsi kertoaksesi vastaanottajalle, miksi kirjoitat. Näin niitä ei jätetä roikkumaan. Tämä on yleensä yhtä yksinkertaista kuin tislaaminen siitä, mistä viestissäsi keskustelet, keskeiseksi ajatukseksi ja sen muuttaminen lyhyeksi esittelyksi.
- Hyvä avaus sähköpostillesi voi olla: "Kirjoitan tiedustellaksesi …" tai "Halusin kuulla mielipiteesi …"
- Älä väsytä vastaanottajaasi pitkällä johdannolla tai tarpeettomilla tiedoilla. Sinun ei tarvitse lyödä pensaita-hyppää vain siihen.
Vaihe 2. Kiitä vastaanottajaa, jos kirjoitat vastauksen
Kun palaat jollekulle lähettämästäsi viestistä, on tapana kiittää hetki. Kiitollisuus jostain voi olla erittäin ilahduttavaa, ja pieni kiitollisuudenilmaus auttaa sinua varmistamaan, että kirjeenvaihto alkaa oikealta jalalta.
- Kun muotoilet ensimmäisen lauseesi, muista tunnustaa tai tiivistää alkuperäisen sähköpostin tarkoitus, kuten kohdassa "Kiitos yhteydenotostasi Acme Corporationiin viimeaikaisesta kokemuksestasi" tai "Kiitos vastauksesta niin nopeasti".
- Jos kirjeenvaihtosi ei liity liiketoimintaan, voit aloittaa seuraavanlaisesti: "Kiitos yhteydenotostasi. Siitä on niin kauan, kun olemme puhuneet!"
Vaihe 3. Tervehdi läheisiä kontakteja henkilökohtaisemmalla muistiinpanolla
Jos tunnet vastaanottajasi kohtuullisen hyvin, voit valita tunteellisemman lähestymistavan tarkistamalla hänet tai pyytämällä päivityksiä heidän elämästään. Henkilökohtaisilla tervehdyksillä on intiimi tunne ja ne muodostavat ystävällisen, sydämellisen dynamiikan.
- Voit käyttää päälinjaa, kuten "Onnittelut uudesta vauvasta!" tai "Olin juuri Brooklynissa ja se toi paljon hyviä muistoja" muistuttaakseni sukulaista tai pörröistä toimistokaveria, että he ovat ajatuksissasi.
- Varmista, että kaikki henkilökohtaiset kommenttisi tai kysymyksesi ovat asianmukaisia suhteessasi vastaanottajaasi. Kysymys: "Mitä pidät uudesta asunnostasi?" saattaa hiipiä jonkun, jonka olet tavannut vain kerran tai kahdesti.
Vaihe 4. Työskentele pienessä huumorissa huomiota herättävänä jäänmurtajana
Vaikka ammattimaailmassa huumoria usein lannistetaan, se voi tarjota hetken tervetullutta helpotusta käytännön päivittäisen viestinnän järjettömästä luonteesta, kun sitä käytetään järkevästi. Useimmat ihmiset ovat tottuneet kuorimaan kuivia, täsmällisiä sähköpostiviestejä, joten hauskat tervehdykset voivat houkutella lukijaasi ja saada heidät sitoutumaan.
"Jos haluat hieman keventää asioita, kokeile aloitusriviä, kuten" Onko jo perjantai? " tai: "Tiedän kuinka paljon pidät siitä, että kuulet minusta ensimmäisenä aamulla."
Varoitus:
Nopea nokkela huijaus tai vähän typerä sanapeli voi olla hyödyllistä värittömien ammattisähköpostien piristämiseen, mutta vain silloin, kun tilanne sitä vaatii.
Vinkkejä
- Lyhyestä huolimatta tervehdys on yksi yrityksen sähköpostin tärkeimmistä osista. Se antaa vastaanottajalle ensivaikutelman sinusta ja ammattitaidosta.
- Useimpien ihmisten etunimet tai ensisijaiset nimet löytyvät lähettäjätiedoista tai sähköpostiosoitteesta.
- Jos satut tuntemaan nimettömän vastaanottajan nimen alkuperäisen sähköpostisi jälkeen, muista sisällyttää se seuraaviin viesteihin muutoksen hyväksymiseksi ja henkilökohtaisemmaksi.
