Sähköpostit ovat nopea ja helppo tapa ottaa yhteyttä työtovereihin ja muihin liikekumppaneihin, ja ne ovat tehokas työkalu kaikenlaisten kokousten ajoittamiseen. Halusitpa sitten sopia tapaamisen työtoverin, esimiehen tai täysin tuntemattoman kanssa, sinun on ensin muotoiltava sähköposti selkeällä otsikkorivillä ja tekstillä. Kun olet allekirjoittanut sähköpostisi ja lähettänyt viestin, odota 3-5 päivää ennen kuin lähetät vastauksen.
Askeleet
Tapa 1 /2: Sähköpostin muotoilu
Vaihe 1. Mainitse aiherivillä, jonka haluat tavata
Ilmoita tavoitteesi selvästi sähköpostin otsikkorivillä, jotta vastaanottaja tietää heti, että haluat tavata hänet. Vältä epämääräistä kieltä, kuten "Kokous" tai "Mahdollinen kokousaika". Käytä sen sijaan aiherivillä tiettyjä päivämääriä ja aikakehyksiä, jotta vastaanottaja tietää heti, mitä odottaa.
Kirjoita esimerkiksi jotain tällaista: "Kokouspyyntö 17.5. Klo 11.00."
Vaihe 2. Aloita sähköpostisi asianmukaisen tervehdyksen avulla
Kokeile käyttää tavallista, muodollista tervehdystä, kun aloitat viestisi kirjoittamisen. Jos otat yhteyttä virkamieheen tai muuhun arvostettuun henkilöön, jota et ole koskaan tavannut, käytä heidän otsikkoaan. Jos otat yhteyttä työtoveriin tai esimieheen, käytä kunniaa, kuten "Mr.", "Mrs", "Mx." Tai "Miss". Yleisenä nyrkkisääntönä voit aloittaa sähköpostin käytön tervehdyksillä, kuten "Hyvä", "Hei" ja "Hei".
- Jos puhut yleiseen toimistoon tai ryhmään yksittäisen henkilön sijasta, käytä sen sijaan "Kenelle se voi koskea" -painiketta.
-
Jos esimerkiksi otit yhteyttä esimieheesi, yritä laatia tervehdys seuraavasti:
Rakas herra Jackson, Toivon että tämä sähköposti saavuttaa sinut! Halusin ottaa sinuun yhteyttä mahdollisesta tapaamisesta.”
Vaihe 3. Esittele itsesi, jos tapaat täysin tuntemattoman
Osoita ensimmäinen kappale lyhyelle johdannolle, jos kirjoitat virkamiehelle tai muulle henkilölle, jota et ole koskaan tavannut. Keskity omaan nimeesi, asemaasi ja ammatilliseen yhteyteesi, jotta vastaanottaja tietää kuka olet ja miksi tavoitat hänet. Jos otat yhteyttä jo tuttuun henkilöön, kuten esimieheen tai työtoveriin, älä tunne pakollisena lisätä johdantokappaletta.
- Esittelyn lukemisen ei pitäisi kestää kauan.
-
Yritä kirjoittaa jotain tällaista:
Hyvä rouva Atkins, Nimeni on Sarah Clement, ja työskentelen Jones County Animal Shelterissä.
Vaihe 4. Kuvaile kokouksen syy ja sen yleinen merkitys
Ilmoita sähköpostin alussa (esittelyn jälkeen, jos valitsit sellaisen), kerro millainen tapaaminen haluat vastaanottajan kanssa ja onko kyseessä muodollinen vai satunnainen asia. Kun olet selittänyt kokouksen tarkoituksen, selitä, miksi kokous on tärkeä tehtävässä, jonka yrität suorittaa. Yritä pitää selitys lyhyenä, koska vastaanottajalla ei ehkä ole paljon aikaa sähköpostisi lukemiseen.
Yritä esimerkiksi kirjoittaa jotain tällaista:”Voitko tavata minut ensi viikolla keskustelemaan tulevasta adoptiokierroksesta? Koska olet eläinsuojan nykyinen taloudellinen neuvonantaja, uskon, että voisit antaa paljon tietoa organisaation työbudjetista tapahtumaa varten.”
Vaihe 5. Ehdota kokouspaikkaa ja -aikaa
Yritä ajatella paikkaa, joka on tunnettu ja helposti vastaanottaja. Jos työskentelet samassa rakennuksessa tai yleisessä paikassa kuin henkilö, jolle lähetät sähköpostia, katso, voitko tavata lounastauon aikana. Jos sinä ja vastaanottaja et asu tai työskentele läheisessä paikassa, yritä ehdottaa ravintolaa tai muuta julkista aluetta, jossa voit tavata. Mainitse lisäksi useita sinulle sopivia aikoja, jotta vastaanottaja voi kertoa sinulle saatavuuden helpommin.
- Jos molemmilla on kiireinen aikataulu, harkitse puhelimen tai videoneuvottelun kokouksen ajoittamista.
- Laadi esimerkiksi jotain tällaista:”Pystyisitkö heilumaan eläinsuojelualueella jonkin aikaa tällä viikolla? Olen vastaanotossa joka päivä klo 9–5.”
Vaihe 6. Pyydä vastaanottajaa vastaamaan viestiisi
Koska ajoitat teknisesti tapahtuman, pyydä kohteliaasti, että vastaanottaja vastaa niiden saatavuuteen. Jos otat yhteyttä erityisen kiireiseen henkilöön, muista, että vastaamiseen voi kulua päivä tai kaksi. takaisin.
Sano esimerkiksi jotain tällaista: "Jos voisit kertoa minulle saatavuutesi ensi viikolle, olisin todella kiitollinen!"
Vaihe 7. Käytä sydämellisesti sulkevaa kieltä sähköpostin lopettamisessa
Laadi viimeinen lause, joka korostaa sähköpostisi tarkoitusta uudelleen, jotta vastaanottaja ymmärtää selvästi kokouksen tarkoituksen. Kirjoita sähköpostisi ystävällisellä äänellä käyttämällä lauseita, kuten "Ystävällisin terveisin", "Kiitos" tai "Parhain terveisin". Jätä allekirjoittamisen jälkeen allekirjoitus nimesi alle, joka toistaa asemasi tai nykyisen urasi.
- Tarjoa kieli vastaanottajalle. Jos puhut työtoverisi kanssa, "Nähdään pian" -tapahtumassa on enemmän järkeä kuin "Kunnioittavasti sinun". Jos otat yhteyttä esimieheen, "Ystävällisin terveisin" tai "Parhain terveisin" olisi sopivampaa kuin rento kirjautuminen, kuten "Nähdään".
-
Kirjoita esimerkiksi jotain tällaista:
Odotan innolla tapaavani kanssanne pian, koska haluan, että tämä adoptiopeli onnistuu mahdollisimman hyvin.
Ystävällisin terveisin, Sarah Clement
Aktiviteettikoordinaattori, Jones County Animal Shelter
Vaihe 8. Liitä mukaan kaikki asiaan liittyvät liitteet, jotka liittyvät kokoukseen
Liitä kaikki asiakirjat, laskentataulukot tai muut asiaankuuluvat tiedostot, jotka voivat auttaa vastaanottajaa valmistautumaan kokoukseen. Jos otat yhteyttä johonkin monimutkaisesta aiheesta, liitä mukaan kaikki esitteet tai tietolomakkeet, joiden avulla vastaanottaja voi ymmärtää kokouksen aiheen.
Jos esimerkiksi keskustelet tulevan tapahtuman budjettimuutoksista, sinun kannattaa sisällyttää laskentataulukko edellisen vuoden budjetista
Vaihe 9. Käytä ammattimaista kieltä ja oikeaa kielioppia koko sähköpostin ajan
Oikaise viestisi mahdollisista ilmeisistä kielioppi- ja kirjoitusvirheistä, jotta lopullinen luonnos näyttää mahdollisimman kiillotetulta ja siistiltä. Poista myös kaikki lyhenteet tai slängi, jotka saavat viestin näyttämään arkisemmalta tai vaikeammalta ymmärtää. Jos lopullinen luonnoksesi ei vaikuta ammattimaiselta, vastaanottaja ei ehkä ota pyyntöäsi vakavasti.
Vaikka hymiöitä voi olla hauskaa käyttää teksteissä ja satunnaisissa sähköpostiviesteissä, sinun ei pitäisi käyttää niitä kokouspyyntöihin
Tapa 2/2: Vastaanottajan seuranta
Vaihe 1. Laadi jatkosähköposti, jos vastaanottaja ei ota sinuun yhteyttä 3-5 päivän kuluessa
Anna vastaanottajalle muutama päivä aikaa lukea pyyntösi ja vastata siihen. Jos et kuule vastausta työviikon sisällä, lähetä henkilölle pikaviesti, joka muistuttaa häntä odottavan vastausta. Korosta, että olet kiitollinen mahdollisuudesta tavata heidät ja että olet kiitollinen heidän ajastaan.
- Jälkipuhelut ovat myös tehokas tapa kirjautua sisään henkilön kanssa, jonka kanssa yrität tavata.
- Laadi esimerkiksi jotain tällaista:”Halusin vain ottaa sinuun yhteyttä tapaamispyyntöni suhteen. Kun sinulla on vapaa hetki, voisitko kertoa minulle, oletko käytettävissä kokoukseen joskus ensi viikolla?”
Vaihe 2. Selvitä kokouksen yksityiskohdat lisäsähköpostissa
Neuvottele toisen henkilön aikataulun kanssa, kun hän vastaa. Huomaa toisen henkilön saatavuus ja vahvista kokousaika päivämääränä, jolloin olet molemmat käytettävissä. Yritä vahvistaa päivämäärä ja kellonaika 1-2 sähköpostiviestissä välttääksesi hämmennystä ja sotkua postilaatikossasi.
- Yritä olla mahdollisimman joustava. Jos otat yhteyttä kiireiseen ihmiseen, hän ei ehkä voi tavata sinua heti.
- Älä sovi tapaamista viime hetkellä. Jos vastaanottaja on varattu, et ehkä voi sopia tapaamispäivästä.
Vaihe 3. Lähetä muistutus tai vahvistus muutama päivä ennen kokousta
Jos haluat olla erityisen valmis ennen suunniteltua kokousta, yritä lähettää vastaanottajalle vahvistusviesti muistutuksena. Älä tee tästä sähköpostiviestistä liian pitkää, vaan ilmoita päivä, aika ja paikka, jonka aiot tavata, jotta voit tarkistaa, että kokous on edelleen aikataulun mukainen.
-
Kirjoita esimerkiksi jotain tällaista:
Halusin vain vahvistaa, että tapaamme edelleen 17. toukokuuta klo 11.00 Jones Countyn eläinsuojassa.
