Vapaapäivän pyytäminen töistä voi olla pelottavaa ja hankalaa, mutta se on usein välttämätöntä. Jos suunnittelet aikasi poissa töistä niin, että se aiheuttaa mahdollisimman vähän ongelmia työnantajallesi, sinulla on parempi mahdollisuus saada nämä vapaapäivät. Kun istut kirjoittamaan sähköpostipyyntöäsi, ole suora, ystävällinen ja anna hyvä selitys miksi haluat lopettaa työnteon. Olitpa lomalla tai osallistumassa henkilökohtaisiin asioihin, voit pyytää vapaata luottavaisin mielin, jos olet kohtelias ja harkitset poissaolosi vaikutusta työpaikallesi.
Askeleet
Osa 1/2: Pyyntösi ajoitus
Vaihe 1. Tarkista yrityksesi käytännöt, jotka koskevat työvapaan pyytämistä
Tarkista työntekijän käsikirja tai kysy esimieheltä, mikä on työpaikkasi lomapolitiikka. Selvitä, kuinka monta päivää sinulla on käytettävissä, miten ja milloin ne kertyvät ja oletko oikeutettu palkalliseen vapaa -aikaan.
- Iäkkyys voi myös vaikuttaa siihen, kuinka monta päivää voit ottaa lentoon ja milloin voit ottaa lomaa.
- Jos olet uusi työntekijä, tarkista, oletko oikeutettu vapaaseen. Vapaan ottaminen uutena työntekijänä voi olla vaikeaa, eikä esimiehesi välttämättä ole innostunut.
Vaihe 2. Suunnittele vapaapäivät sopivaan aikaan
Ajan ottaminen on helpompaa, jos et ole osallisena meneillään olevaan projektiin tai jos lähestyviä määräaikoja ei ole. Jos yritykselläsi on tietty aika vuodesta, joka on erittäin kiireinen, sinun tulee yrittää välttää vapaapäiviä tänä aikana.
- Jos tarvitset vapaa -aikaa kiireisen jakson aikana odottamattoman hätätilanteen tai tilaisuuden vuoksi, selitä pyyntösi vahvasti.
- Jos mahdollista, kysy, harkitseeko joku muu lomaa haluamillasi päivämäärillä. Jos työpaikallasi on vähän henkilöstöä, esimiehesi on vaikeampi hyväksyä pyyntösi.
- Jos vapaapyyntösi hyväksytään, muistuta työtovereitasi, että olet poissa noin viikkoa ennen kuin otat vapaa -aikasi töistä.
Vaihe 3. Tee pyyntösi vähintään 2 viikkoa etukäteen
Vapaapäiviä kannattaa pyytää vähintään 2 viikkoa ennen vapaapäivän alkua. Yleensä mitä enemmän voit ilmoittaa etukäteen, sitä paremmat mahdollisuudet sinulla on saada lomaa. Jos ilmoitat esimiehellesi, että aiot pitää lomaa useita viikkoja tai jopa kuukauden ennen lähtöä, työpaikkasi voi valmistautua poissaoloosi.
Mitä pidempään suunnittelet työn aloittamista, sitä enemmän sinun on ilmoitettava siitä etukäteen. Kahden viikon irtisanomisaika muutaman päivän vapaalle riittää. Jos olet poissa viikoksi tai pidemmäksi, yritä ilmoittaa asiasta pomollesi vähintään kuukausi ennen lähtöäsi
Vaihe 4. Suorita mahdollisimman paljon töitä ennen kuin lähdet
Jos sinulla on tehtäviä ja velvollisuuksia, joita teet työnhakuaikana, suorita mahdollisimman monta niistä ennen kuin lähdet. Vakuutetaan työtovereillesi, että poissaolosi ei rasita heitä liikaa, arvostetaan suuresti, ja esimiehesi on helpompi hyväksyä pyyntösi.
Jos sinulla on työtehtäviä, joita ei voida suorittaa ennen lähtöäsi, sovi työtovereidesi kanssa. Varmista, että he ymmärtävät täysin tehtävät, joita tarvitset niiden suorittamiseen. Anna heille yhteystiedot, jos he tarvitsevat apuasi
Osa 2/2: Sähköpostin kirjoittaminen
Vaihe 1. Kirjoita pyyntö sähköpostin aiheriville
Haluat esimiehesi ymmärtävän pyyntösi heti avaamatta sähköpostia. Ilmoita nimenomaisesti, että pyydät vapaata, ja lisää pyytämäsi päivämäärät aiheriville.
Aiherivi voisi olla esimerkiksi: "Pat Smith pyytää lomapäiviä 10.10.2020–25.10.2020."
Vaihe 2. Avaa ystävällisellä tervehdyksellä
Osoita esimiehellesi suoraan nimeltä ja liitä tervehdys. Se voi tuntua tarpeettomalta tai merkityksettömältä, mutta antaa lämpimän sävyn ja saa sähköpostin näyttämään ammattimaisemmalta.
- Tervehdyksesi ei tarvitse olla mitään hienoa. Sanominen jotain niin yksinkertaista kuin "Hei Jane", "Hei Dave" tai "Tervehdys Aden" on täysin hyvä.
- Ole tietoinen esimiehesi nimikkeistä ja mieltymyksistä siihen, miten niihin puututaan. Jos työpaikkasi käyttää yleensä sukunimiä viestinnässä, esimiehesi etunimen käyttäminen sähköpostissa saattaa tuntua epäkunnioittavalta. Samoin, jos esimiehesi käyttää otsikon etuliitettä (kuten lääkäri, professori, tuomari jne.), Sinun tulee käyttää sitä tervehdyksessäsi.
Vaihe 3. Anna lomapäivät
Vaikka olet jo kirjoittanut haluamasi päivämäärät sähköpostin otsikkoriville, sinun on määritettävä ne sähköpostisi ensimmäiselle riville. Ilmoita nämä tiedot pyynnön muodossa.
Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Haluan pyytää loma -aikaa keskiviikosta 10. lokakuuta torstaihin 25. lokakuuta."
Vaihe 4. Selitä, miksi haluat vapaa -ajan
Heti kun olet antanut haluamasi päivämäärät, kerro syy pyyntöön. Sinun pitäisi olla rehellinen siitä, miksi haluat vapaa -ajan, vaikka luulet, että syysi ei saa myönteistä vastausta. Jos valehtelet, miksi tarvitset vapaa -aikaa, siitä voi olla vakavia seurauksia, ja on paljon vaikeampaa pyytää vapaata tulevaisuudessa.
- Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Pyydän näitä vapaapäiviä, koska perheeni on lähdössä lomalle Havaijille."
- Jos pyydät lomaa hätätilanteen tai odottamattoman tapahtuman vuoksi, muista korostaa tätä selityksessäsi. Hautajaiset, lääketieteelliset ongelmat tai jopa yllätyshäät ovat esimerkkejä odottamattomista tapahtumista, jotka tekisivät esimiehesi todennäköisemmin viime hetken pyynnön.
Vaihe 5. Vakuuta esimiehellesi, että sinulla on suunnitelma poissaolollesi
Kerro työnantajallesi, että olet harkinnut huolellisesti, miten poissaolosi voi vaikuttaa työpaikkaan. Jos sinun on järjestettävä järjestelyt, jotta joku kattaa puolestasi tai jos olemassa olevat projektit ja asiakkaat saattavat tarvita huomiotasi lomasi aikana, selitä yksityiskohtaisesti, miten ratkaiset nämä ongelmat. Mitä enemmän työtä ja turhautumista voit säästää esimiehellesi, sitä mukavammin he voivat viettää aikaa.
- Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Olen varmistanut, että velvollisuuteni hoidetaan, kun olen poissa. Olen huolehtinut siitä, että Charlie hoitaa asiakkaani. Lisäksi olen jo suorittanut kaikki paperityöt, jotka minun on tehtävä minun poissaoloni."
- On aina hyvä kertoa esimiehellesi, miten sinuun saa yhteyden poissa ollessasi. Jos et pysty tai halua antaa puhelinnumeroa tai sähköpostia, johon sinut tavoittaa lomasi aikana, sinun on ilmoitettava nämä tiedot pyynnössäsi.
Vaihe 6. Lopeta positiivisella tavalla
Sähköpostisi viimeisellä rivillä tulee kysyä, sopiiko esittämäsi pyyntö työnantajallesi. Sinun tulee myös kiittää esimiestäsi, ennen kuin kirjaudut ulos nimesi kanssa. Tämä säilyttää ystävällisen ja ammattimaisen sävyn, joka alkoi tervehdykselläsi.
Esimerkiksi sähköpostisi viimeinen osa voi kuulua:”Kuulostaako tämä kaikki OK? Kiitos, Pat."
Asiantuntijaneuvoja
Näin saat kaiken irti vapaa -ajastasi:
- Aseta itsellesi tavoite, jonka haluat oppia tai saavuttaa seuraavan 6 kuukauden aikana. Se, mitä odottaa, voi auttaa sinua pitämään itsesi motivoituneena ensimmäisen kuukauden kuluttua paluusta pitkältä työlomalta.
- Mieti vapaa -ajallasi uraasi. Kysy itseltäsi, missä haluat olla ja tarjoaako työsi sen sinulle. Ajattele sitten työsi mahdollisuuksia, jotka voivat auttaa sinua pääsemään lähemmäksi pitkän aikavälin tavoitteitasi.
- Jos olet onnellinen työpaikallasi, mutta et ole siinä roolissa, jossa olet, harkitse keskustelua pomollesi ennen kuin palaat mahdollisesti siirtymisestä toiseen rooliin yrityksessä.
Alkaen Archana Ramamoorthy, MS Teknologiajohtaja, Workday
