Prosessidokumentit kulkevat lukijat läpi loogisen vaiheiden sarjan, joita tarvitaan prosessin onnistuneeseen loppuunsaattamiseen. Esimerkiksi wikiHow -artikkelit ovat eräänlainen prosessiasiakirja. Prosessidokumentin sisältö voi olla monimutkaista tai yksinkertaista, mutta sinun on määritettävä, mitkä vaiheet on suoritettava, näiden vaiheiden looginen järjestys ja mitä järjestys suorittaa, jos se suoritetaan onnistuneesti. Nämä perusasiat mielessä on mahdollista luoda prosessidokumentaatio kaikelle munan keittämisestä kansainvälisen markkinointikampanjan toteuttamiseen.
Askeleet
Osa 1/3: Prosessiasiakirjan aloittaminen
Vaihe 1. Tunnista prosessi
Lähes kaikki voidaan hajottaa prosessiksi ja muuttaa prosessidokumentiksi. Joitakin esimerkkejä ovat:
- Pastan tekeminen
- Oppiminen ajamaan
- Kirjoittaa kirjettä
- Rumpurullan suorittaminen
Vaihe 2. Selvitä, mitä resursseja lukijasi tarvitsevat
Ajattele kaikkia resursseja, joita lukijasi tarvitsevat kuvatun prosessin loppuun saattamiseksi. Resurssien ymmärtäminen on hyödyllistä, kun päätetään, miten kukin vaihe kuvataan. Esimerkkejä tarvittavista resursseista ovat:
- Pastan valmistus: vesi, pasta, suola, kattila, siivilä, lämpö, aika
- Ajo -opetus: ajoneuvo, opettaja, aika (sekä oppiminen että harjoittelu), tie liikennesäännöistä
- Kirjeen kirjoittaminen: kirjoitus- ja oikeinkirjoitustaidot, paperi, kynä tai lyijykynä
- Rumpurullan suorittaminen: rumpusetti, rumpukapulat, jonkin verran kokemusta rumpujen soitosta, aika
Vaihe 3. Harkitse yleisöäsi
Ennen kuin siirryt pidemmälle, sinun kannattaa miettiä, kuka yleisösi on ja mitä he jo tietävät aiheesta. Tämä tieto voi auttaa sinua määrittämään, mitä tietoja sinun on sisällytettävä ja mitä tietoja voit jättää pois.
Jos esimerkiksi kirjoitat prosessiasiakirjaa pastan keittämisestä suurelle yleisölle, joka saattaa tai ei osaa valmistaa ruokaa, sinun kannattaa todennäköisesti määritellä termit, kuten "al dente", ja kuvata, mitä tarkoittaa " kiehuva kiehuva."
Vaihe 4. Luo otsikko
Jokainen prosessiasiakirja tarvitsee selkeän otsikon, joka selittää, mitä prosessia tarkennat. Mieti, mitä sinun pitäisi kutsua prosessiasiakirjaksesi, miettimällä, mitä haluat lukijoidesi oppivan. Voit esimerkiksi kutsua prosessiasiakirjaasi "Tee pastaa", "Opi ajamaan" tai "Kirjoita kirje".
Käytä pakollista lomaketta otsikolle ja vaiheille. Prosessiasiakirjan pitäisi alkaa nykyajan verbillä, kuten "tehdä", "kokata", "oppia" tai "kirjoittaa". Sinun tulee jatkaa tämän ajan käyttämistä kuvaamaan prosessisi vaiheita
Vaihe 5. Houkuttele lukijoita esittelysi avulla
Prosessidokumenttisi esittely antaa sinulle mahdollisuuden selittää, mitä asiakirja tarjoaa, ja herättää myös lukijan huomion. Esittelyssäsi on hyvä luoda kiireellisyyden tunne, jotta lukijasi haluaa jatkaa. Yritä luoda ongelma lukijoillesi ja tarjoa sen ratkaiseminen.
Esimerkiksi esitellessäsi prosessiasiakirjaa, jossa kerrotaan pastan valmistamisesta, saatat sanoa jotain seuraavaa:”Pastan keittäminen voi tuntua helpolta, mutta on helppo ylikypsentää tai kypsentää pastaa. Tämä on ongelma, koska liian pureskeltava tai liian pehmeä pasta voi olla epämiellyttävää riippumatta siitä, millaista kastiketta laitat sille. Mutta jos teet pastaa oikealla tavalla, pasta on yhtä vaikuttava kuin kastike.”
Osa 2/3: Prosessin kuvaaminen
Vaihe 1. Katkaise prosessi
Ajattele asioita, joiden on tapahduttava osana prosessia, jota yrität kuvata. Aloita kirjoittamalla muistiin mahdollisimman monta prosessin osaa. Tämä on esivalmistusstrategia nimeltä "listaus". Kun teet niin, yritä jakaa prosessi pieniksi, helposti ymmärrettäviksi vaiheiksi. Jos esimerkiksi haluat selittää pastan valmistuksen, voit kirjoittaa muistiin:
- Ota kattila ulos ja täytä se vedellä.
- Laita kattila liedelle ja nosta lämpö korkealle.
- Ota pasta pois.
- Lisää pasta veteen.
- Käännä lämpöä hieman alas.
- Keitä pakkauksessa ilmoitettu aika.
- Valuta pasta siivilässä olevaan siivilään.
Vaihe 2. Aseta askeleet järjestykseen
Kun sinulla on perusluettelo vaiheista, jotka lukijoiden on suoritettava, katso ne ja varmista, että ne ovat kunnossa. Mieti, olisiko järkevämpää antaa yksi vaiheistasi aikaisemmin tai myöhemmin.
- Jos esimerkiksi kuvaat pastan valmistusprosessia, saatat miettiä, onko järkevämpää kertoa lukijoille, että poista pasta ennen tai jälkeen veden lämpenemisen.
- Jos kuvaamasi prosessi on melko monimutkainen tai voit tehdä ajattelematta, sinun on ehkä vietettävä enemmän aikaa harkitsemalla vaiheidesi logiikkaa. Jos olet esimerkiksi kokenut rumpali, joka yrittää kuvata rumpirullan tekemistä, sinun on ehkä istuttava rumpusetin ääreen ja tehtävä muutama rumpurulla.
- Kun suoritat prosessin vaiheita, mieti, mitä tapahtuu ensin, toiseksi, kolmanneksi jne. Vertaa tätä järjestystä vaiheluetteloosi.
Vaihe 3. Määritä, tarvitsetko lisätietoja
Ajattele prosessia uudelleen ja yritä selvittää, puuttuuko prosessista mitään tietoja. Yritä selvittää, onko lukijoiden tehtävä jotain ennen kuin he voivat suorittaa jonkin vaiheistasi.
- Voit esimerkiksi neuvoa lukijiasi asettamaan ajastimen, kun lisäät pastaa veteen. Tai voit neuvoa lukijoita tarkistamaan pastanpalan ennen koko potin tyhjentämistä.
- Yritä lukea askeleesi ystävälle nähdäksesi, onko jotain jäänyt huomaamatta. Älä tarkenna mitään kirjoittamaasi, lue vain vaiheet ystävällesi ja pyydä ehdotuksia.
Vaihe 4. Laajenna vaiheitasi
Kun olet suunnitellut askeleesi vankan järjestyksen, sinun on laajennettava jokaista askelta. Prosessiasiakirjan jokaisen vaiheen tulee sisältää hyödyllistä tietoa, jotta lukijat ymmärtävät kunkin vaiheen suorittamisen. Yritä olla mahdollisimman yksityiskohtainen.
Kun esimerkiksi neuvot lukijoita nousemaan kattilasta ja täyttämään sen vedellä, sinun on kerrottava, minkä tyyppisiä ruukunlukijoita tulisi käyttää ja kuinka paljon vettä lukijoiden tulisi lisätä kattilaan. Voit kertoa lukijoille, että ne käyttävät suurta astiaa pastan keittämiseen ja täyttävät sen 12 kupillisella vettä
Vaihe 5. Anna esimerkkejä
Esimerkit voivat auttaa lukijoitasi saamaan selkeämmän käsityksen siitä, miten tehdä jotain, jota saattaa olla vaikea ymmärtää. Yritä käyttää esimerkkejä, joihin lukijoiden on helppo liittyä, ja selittää, miten esimerkki liittyy kuvaamaasi prosessiin.
Jos esimerkiksi yrität selittää lukijoille, kuinka tiukasti pitää rumpukapulaa rumpurullan tekemiseen, voit käyttää esimerkkiä kynän pitämisestä kuvataksesi kuinka paljon painetta tarvitaan. Lukijat voivat liittyä kynän tai lyijykynän pitämiseen ja käyttää tätä tietoa auttaakseen heitä pitämään rumpukapulaa oikealla tavalla
Vaihe 6. Tarjoa vianmääritysohjeita
Ajattele yleisiä virheitä, joita ihmiset tekevät, kun he yrittävät suorittaa tämän prosessin loppuun, ja varmista, että korjaat nämä yleiset virheet asiakirjassa. Saatat löytää tavan käsitellä nämä tiedot yhdessä vaiheessa tai antaa nämä tiedot asiakirjasi loppuun.
Esimerkiksi monet ihmiset saattavat ylikypsentää pastansa esimerkiksi siksi, että he unohtavat asettaa ajastimen. Tai ehkä monet ihmiset kamppailevat rumpurullien kanssa, koska he pitävät koivet kiinni liian tiukasti
Osa 3/3: Asiakirjan viimeistely
Vaihe 1. Sisällytä siirtymät tarvittaessa
Siirtymät ovat sanoja, jotka auttavat parantamaan kirjoittamisen kulkua. Siirtymät voivat auttaa sinua selvittämään, milloin lukijoiden on tarkoitus tehdä asioita prosessissasi. Voit esimerkiksi neuvoa lukijiasi asettamaan ajastimen oikein ENNEN kuin lisäät pastaa kiehuvaan veteen. Tai voit neuvoa lukijoitasi pukemaan uunikintaat ja kaada sitten pastaa pesualtaan siivilään. Joitakin muita hyviä siirtymäsanoja prosessiasiakirjassa:
- Seuraava
- jälkeen
- ensimmäinen
- kestää
- myös
Vaihe 2. Yksinkertaista kieltäsi
Kun kuvaat prosessia suurelle yleisölle, on tärkeää varmistaa, että käyttämäsi sanat ovat riittävän yksinkertaisia, jotta useimmat ihmiset ymmärtävät. Jos käytät paljon ammattikieltä (teknistä kieltä), lukijoiden on vaikea ymmärtää ohjeita. Käytä hetki lukeaksesi ohjeet ja etsiä keinoja yksinkertaistaa kieltä.
Jos sinun on käytettävä erityistä sanaa kuvaamaan prosessiasi, varmista, että määrittelet sen lukijoillesi. Jos esimerkiksi kuvaat pastan valmistusta, sinun on selitettävä, mitä "al dente" tarkoittaa
Vaihe 3. Testaa prosessi
On tärkeää varmistaa, että kuvaamasi prosessi voidaan suorittaa onnistuneesti noudattamalla ohjeita. Yritä suorittaa kuvaamasi prosessi loppuun seuraamalla jokaista vaihetta järjestyksessäsi ja käyttämällä vain antamiasi tietoja.
- Kun testaat prosessiasi, yritä tunnistaa puuttuvat tiedot tai kaikki, mikä saattaa olla lukijoillesi epäselvää.
- Pyydä myös toista testaamaan prosessisi. Jos joku muu testaa prosessiasi, voit varmistaa prosessidokumentin entistä tarkemmin. Pyydä ystävää tai perheenjäsentä käyttämään vaiheitasi kuvailemasi prosessin loppuun saattamiseksi.
Vaihe 4. Muotoile asiakirja
Riippuen siitä, miten aiot käyttää prosessiasiakirjaasi, sinun on ehkä alustettava se. Jos esimerkiksi prosessidokumenttisi on tarkoitettu muotoiltavaksi MLA -tyyliseksi esseeksi luokkatehtävää varten, sinun on tarkistettava opettajasi ohjeet ja varmistettava, että asiakirjasi täyttää ne. Jos käytät asiakirjaasi verkkosivustolla, sinun on muotoiltava asiakirja tarpeidesi mukaan.
