Voit käyttää resurssitilejä laitteiden, huoneiden ja palveluiden ajoittamiseen ja varaamiseen kutsumalla ne tapahtumiin sähköpostitse Microsoft Outlookissa. Resurssitileillä työkalujen varaaminen työpaikalla on helppoa ja organisoitua. Jos tietty resurssi on jo varattu tietylle ajalle, tili voidaan määrittää hyväksymään tai hylkäämään ajoituspyynnöt automaattisesti. Tässä on muutamia vaiheita resurssitilin luomiseksi Microsoft Outlookissa.
Askeleet
Tapa 1/3: Luo resurssille sähköpostitili. Anna resurssillesi sähköpostitili ja kuvaava nimi. kuten "televisio" tai "pohjoinen kokoushuone"
Tapa 2/3: Luo resurssitili Microsoft Outlook 97: ssä
Vaihe 1. Valitse Työkalut -valikosta Asetukset
Vaihe 2. Napsauta "Sähköposti" -välilehteä
Valitse Sähköpostin automaattisen käsittelyn asetukset -kohdasta Käsittele pyynnöt ja vastaukset saapuessasi ja napsauta sitten OK
Vaihe 3. Napsauta "Kalenteri" -välilehden "Advanced Scheduling" -painiketta
- Valitse haluamasi vaihtoehdot Kokouspyyntöjen käsittely -osiosta.
- Sulje valintaikkuna napsauttamalla "OK".
Vaihe 4. Napsauta "Delegates" -välilehteä
Napsauta "Lisää" ja kirjoita valtuutetun tilin nimi.
- Napsauta "Valtuutetun käyttöoikeus" -ruudussa "Kalenteriluettelon editori" ja valitse "Edustaja saa kopioita minulle lähetetyistä kokoukseen liittyvistä viesteistä" ja napsauta sitten "OK".
- Napsauta Lähetä kokouspyyntöjä ja vastauksia vain edustajalleni, ei minulle ja napsauta sitten OK.
Tapa 3/3: Luo resurssitili Microsoft Outlook 98: ssa ja 2010: ssä
Vaihe 1. Siirry "Työkalut" -valikkoon
Napsauta "Asetukset".
Vaihe 2. Napsauta "Kalenteriasetukset" ja sitten "Resurssien ajoitus"
- Valitse haluamasi vaihtoehdot Kokouspyyntöjen käsittely -osiosta ja napsauta sitten OK.
- Poista oletusmuistutuksen vieressä oleva valintamerkki Kalenteri-osion alussa.
Vaihe 3. Siirry "Delegates" -välilehdelle
Napsauta "Lisää" ja kirjoita valtuutetun tilin nimi.
- Napsauta Valtuutetun käyttöoikeus -ruudussa "Kalenteriluettelon editori" ja valitse "Edustaja saa kopioita minulle lähetetyistä kokoukseen liittyvistä viesteistä" ja napsauta sitten "OK".
- Valitse "Lähetä kokouspyynnöt ja vastaukset vain edustajalleni, ei minulle" napsauttamalla ja napsauta sitten "OK".
Vinkkejä
- Resurssin luomisen jälkeen päivitys voi kestää muutaman minuutin Microsoft Exchange -palvelimen käsittelynopeuden mukaan. Jotta käsittely tapahtuisi, anna paikallisen tietokoneen olla käyttämättömänä vähintään 30 sekuntia.
- Ennen kuin voit luoda uuden resurssin Outlookissa, sinulla on jo oltava sähköpostitili valtuutetulle. Voit joko käyttää olemassa olevaa sähköpostitiliä tai luoda erillisen tilin edustajalle.
- Voit määrittää resurssitilit vastaamaan kokouspyyntöihin automaattisesti. Tämä voidaan tehdä Kalenteri -välilehden Lisäasetukset -kohdassa.
- Voit yksinkertaistaa useiden resurssien käsittelyä määrittämällä oman tietokoneen, joka on kirjautunut Microsoft Outlookin valtuutetulle tilille. Tällä tavalla voit helposti hallita useiden eri resurssien varauksia kerralla.
