Sähköpostilla, kuten muillakin kommunikaatiomuodoilla, on oma etiketti ja sosiaaliset protokollat. Jos sinun on kirjoitettava sähköpostitse palautetta työpaikalla tai koulussa tai kirjallisessa käsikirjoituksessa, sinun on harkittava sanamuotoa, ajoitusta ja rakennetta sähköpostiasi laadittaessa, jotta se olisi mahdollisimman tehokas. Kohtelias, täsmällinen ja tarkka sähköpostisi voi auttaa sinua saamaan tarvitsemasi palautteen.
Askeleet
Tapa 1 /4: Palautteen pyytäminen työssä
Vaihe 1. Osoita henkilölle, joka on pätevin kommentoimaan työtäsi
Usein tämä on johtaja suoraan yläpuolellasi. Joka tapauksessa sinun pitäisi aloittaa heistä tai vanhemmasta kollegasta tai työtoverista. Heillä on kokemusta auttaa sinua ja antaa sinulle tarvitsemaasi palautetta.
Vaihe 2. Ole kohtelias ja nöyrä sähköpostissa
Sinun tulee noudattaa toimistosi normeja sähköpostien suhteen. Nöyryys on pitkä tapa pyytää palautetta, mutta älä ole niin nöyrä, että pomosi tai esimiehesi luulee, ettet tiedä työstäsi mitään. Kehystä kysymykset pikemminkin tavoilla, jotka osoittavat edistymisesi projektissa tai tehtävässä. Tämä antaa pomolle tietää, ettet istu vain käsilläsi odottamassa palautetta. Muista myös seuraavat vinkit.
- Voit sanoa:”Työskentelin huomisen esityksen parissa, kun törmäsin muotoon-en ole varma, noudatanko yrityksen standardia. Olen liittänyt esityksen. Onko sinulla ehdotuksia muodosta? Kiitos avustasi tässä asiassa.”
- Älä unohda kiittää heitä sähköpostissa.
Vaihe 3. Ole tarkka palautepyyntösi suhteen
Näin voit välttää liian laajan palautteen, joka ei todennäköisesti auta sinua työssäsi. Vältä kyllä tai ei kysymyksiä, ellei se ole välttämätöntä. Sen sijaan keskity projektin tiettyihin osiin, jotka tarvitsevat työtä. Yritä olla pommittamatta esimiestäsi tai työtoveriasi kaikilla mahdollisilla kysymyksillä, joita sinulla voi olla työstäsi kerralla.
- Voit sanoa esimerkiksi:”En ollut varma, miten jatkaa Eastman -tiedoston käsittelyä. Asiakas ei ole vastannut sähköposteihini, ja koska se on korkean prioriteetin tehtävä, ajattelin, että on parasta lähettää sinulle sähköpostia nähdäkseni, mitä minun pitäisi tehdä.”
- Jos haluat yleisemmän palautteen arvostelun tai raportin muodossa, pyydä sitä erityisesti. Kohtelias, ytimekäs ja niin täsmällinen kuin voit auttaa. Voit esimerkiksi pyytää raportin tehokkuudestasi tai luovuudestasi. Jos pyydät palautetta niiltä, jotka raportoivat sinulle, sinun on ehkä suoritettava anonyymi kysely.
ASIANTUNTIJAN VINKKI
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Työpaikan valmentaja
Kokeile KISS -menetelmää, kun pyydät yleistä palautetta.
KISS -malli on loistava tapa auttaa ihmisiä antamaan sinulle asianmukaista ja toimivaa palautetta. Kysy henkilöltä,"
pitää? Mitä minun pitäisi parantaa? Mitä minun pitäisi alkaa? Ja mitä minun pitäisi lopettaa?"
Vaihe 4. Lähetä kiitosviesti, kun he ovat vastanneet
Jos palautteesi ehdotti, että tarvitset paljon parannusta tai työsi ei ole tasoltaan hyvä, liitä mukaan lyhyt selvitys siitä, miten korjaat sen. Anna itsellesi aikaa käsitellä tunteita ennen kuin vastaat välittömästi.
Varmista, että vastaat enintään 1-2 päivän kuluessa
Tapa 2/4: Palautteen pyytäminen koulussa
Vaihe 1. Tunnista itsesi
Opettajallasi voi olla satoja opiskelijoita, varsinkin jos he ovat yliopiston professori. Sinun on lisättävä nimesi (ensimmäinen ja viimeinen), luokka ja osio. Jos olet vielä lukiossa, tämä voi tarkoittaa kuukautiasi tai aikaväliäsi. Näin et tuhlaa opettajan aikaa saadaksesi heidät selvittämään, kuka olet, ja he käyttävät enemmän aikaa tarvitsemaasi palautteeseen.
Vaihe 2. Pidä se muodollisena
Joskus opiskelijat kamppailevat tämän kanssa, kun he lähettivät sähköpostia opettajille. Voit sanoa "Hei tohtori Smith" tai "Hyvä rouva Turner". Jos opettajasi on lähettänyt sinulle sähköpostia, älä ole vähemmän muodollinen kuin he ovat olleet. Pidä sävy ammattimaisena. Sen sijaan sano:”Hei, mitä mieltä olet paperistani? Se ei ole suurin”, sano”, en ole varma, ymmärränkö tehtävän. Minulla oli joitakin erityisiä kysymyksiä lehdestä.”
Vaihe 3. Pidä se lyhyenä
Älä huolehdi selittämästä kysymystesi kaikkea kontekstia, ellei asiayhteys ole tarpeellinen kyseisille kysymyksille. Jos esimerkiksi pyydät palautetta mahdollisesta laajennuksesta, opettajasi saattaa tarvita kontekstia, mutta jos yrität vain esittää kysymyksen tehtävästä, älä kerro hänelle tarinaa siitä, kuinka koirasi sai sinut myöhässä ja miksi lähetät sähköpostia nyt (paitsi jos se on hyvin lähellä tehtävän ajankohtaa) tai jotain muuta, jolla ei ehkä ole merkitystä käsiteltävän tehtävän kannalta.
Vaihe 4. Älä odota, että pyydät palautetta ennen tenttiä tai eräpäivää
Opettajasi ei todennäköisesti anna sinulle palautetta, joka on lähellä eräpäivää, mutta he ovat todennäköisesti myös ärtyneitä siitä, että olet odottanut viimeiseen minuuttiin pyytääksesi palautetta. Jos sinun on lähetettävä viime hetken kysymyksiä, ole lyhyt, tarkka ja anteeksipyytävä. Se saa opettajan vastaamaan todennäköisemmin, jos hän näkee sähköpostin ajoissa.
Vaihe 5. Käytä opettajasi pyytämiä tiedostomuotoja
Usein opettaja kertoo opetusohjelmassa, mitä tiedostomuotoja hän hyväksyy tehtäviin tai sähköposteihin. Jos opettajasi esimerkiksi määrittää.doc -tiedoston, älä lähetä.pdf- tai.pages -tiedostoa. Jos olet epävarma, voit lähettää.rtf- tai.pdf -tiedoston tai yksinkertaisesti kysyä.
Vaihe 6. Pyydä palautetta paperista tai tentistä, jonka olet jo lähettänyt
Sinun tarvitsee vain lähettää sähköpostia professorille ja olla kohtelias. Jos professorilla on toimistoaika, voit käydä niissä tai varata ajan. Voit sanoa: "Hyvä professori Smith, en onnistunut tentissä niin hyvin kuin odotin. Voisitko auttaa minua käsittelemään joitain tekemiäni virheitä, jotta voin pärjätä paremmin seuraavalla tentillä?" Professorin tulisi yleensä vastata myönteisesti tällaiseen pyyntöön.
Tapa 3/4: Palautteen pyytäminen käsikirjoituksesta
Vaihe 1. Lähetä sähköpostia tuntemallesi henkilölle
Jos haluat tarkkaavaista palautetta, paras henkilö antaa sen tuntemasi henkilö, mieluiten ystävä tai kollega. Kun lähetät sähköpostia jollekin tutulle palautetta varten, varmista, että lähetät hänelle sähköpostia tavalliseen tapaan. Jos yleensä soitat heille, sinun pitäisi todennäköisesti tehdä se sen sijaan. Älä lähetä käsikirjoitusta ensimmäiseen sähköpostiviestiin, ellet tiedä, että he todennäköisesti sanovat kyllä (joku, jolle olet lukenut käsikirjoituksen, tai joku, joka on tarjonnut sinun lukea).
Voit sisällyttää lyhyen kuvauksen tai tiivistelmän sen mukaan, onko sähköpostitse lähetettävä henkilö ystävä vai kollega
Vaihe 2. Lähetä sähköpostia asiantuntijalle
Jos todella tarvitset asiantuntijoiden neuvoja, lähetä sähköpostia tuntemallesi asiantuntijalle ja selitä projektisi ja miksi tarvitset palautetta. Älä ole painostava, vaan kiitä ystävällisesti heitä huomiosta ja sano: "Ymmärrän, jos sinulla ei ole aikaa antaa minulle palautetta." Voit jopa kysyä, tuntevatko he ketään, jolla on aikaa ja asiantuntemusta ja jotka voivat auttaa sinua, jos he eivät voi.
Vaihe 3. Älä lähetä sähköpostitse jollekulle käsikirjoitusta
Tämä jää todennäköisesti vastaamatta, ellet erikseen kerro heille, että maksat heidän avustaan. Jos he ovat kuuluisia kirjailijoita, he eivät todennäköisesti vastaa tällaiseen sähköpostiin, koska he saavat paljon tällaisia sähköpostiviestejä. Kysy sen sijaan ensin ystäviltäsi, kollegoiltasi, professoreilta jne. He todennäköisemmin voivat auttaa sinua ja haluavat todennäköisemmin auttaa sinua.
Vaihe 4. Kerro tarkasti, mitä haluat heidän palautteeltansa
Jos haluat vain positiivista palautetta, kerro heille niin. Kerro heille, haluatko yksityiskohtaista palautetta, paikallista tai maailmanlaajuista palautetta ja haluatko esteettistä, kieliopillista tai rakenteellista palautetta. Tämä voi auttaa lukijaasi tietämään, mitä haluat heiltä.
- Positiivisen palautteen ei tarvitse olla rakentamatonta. Jos he selittävät, miksi he pitävät siitä, mistä he pitävät, voit oppia paljon käsikirjoituksestasi.
- Jos saat negatiivista palautetta, anna itsellesi aikaa vastata. Jos he ovat ystäväsi, he todennäköisesti haluavat vain auttaa. Jos he ovat professori, ei väliä kuinka vihainen tai järkyttynyt, sinun ei pitäisi vastata tällä tavalla. Sen sijaan kiittää heitä avusta ja jatkaa eteenpäin. Jonkin ajan kuluttua saatat huomata, että palautteesta oli hyötyä, vaikka se ei toimitettukaan tavalla.
Vaihe 5. Anna lukijallesi aikaa vastata
Jos olet pyytänyt yksityiskohtaista palautetta uudesta käsikirjoituksesta, älä odota palautetta päivässä tai jopa viikossa. Tämän pituisen käsikirjoituksen muokkaaminen vie aikaa. Jos sinulla on määräaika, jota kohti työskentelet, kerro siitä lukijallesi. Voit myös yksinkertaisesti kysyä heiltä, voivatko he tehdä muokkaukset tiettyyn päivämäärään mennessä. Muista, että heillä on oma elämä ja velvollisuudet.
Vaihe 6. Kiitä heitä avusta
Jos kyseessä on ystävä, saatat haluta ostaa heille lahjan, kuten suklaarasian, tai yksinkertaisesti palauttaa palveluksen ajoissa. Jos se on professori, saatat haluta kirjoittaa kiitosviestin kertoaksesi heille arvostavasi heidän työtä ja aikaa. Jos unohdat kiittää lukijaasi, hän voi tuntea olonsa käytetyksi ja/tai arvostamattomaksi ja heikentää todennäköisyyttä auttaa sinua tulevaisuudessa.
Tapa 4/4: Palautteen pyytäminen asiakkailta
Vaihe 1. Älä kysy liikaa kysymyksiä
Asiakkaat ovat hukkua kyselyihin lähes kaikilta yrityksiltä. Jos haluat varmistaa, että asiakas poistaa sähköpostisi automaattisesti lukiessaan sitä, täytä se monilla kysymyksillä. Jos haluat pitää asiakkaan kiinnostuneena, kysy yksi tai kaksi kysymystä ja jätä se siihen.
Vaihe 2. Kysy avoimia kysymyksiä
Käytä mieluummin kyllä/ei -kysymyksiä käyttämällä sellaisia kysymyksiä, jotka antavat täydellisempiä vastauksia. Sen sijaan, että kysyisit: "Suosittelisitko meitä ystävällesi?", Kysy "Kuinka kuvailisit meitä ystävällesi?" Tällaiset kysymykset antavat sinulle enemmän tietoa vastauksissa kuin yksinkertainen kyllä/ei -kysymys.
Vaihe 3. Kerro asiakkaalle, että palaat niihin nopeasti
Tämä saa asiakkaan tuntemaan, että hänen mielipiteensä ei mene vain johonkin jättiläispostilaatikkoon, jossa sitä voidaan lukea tai jättää lukematta. Saat todennäköisesti myös enemmän rehellistä palautetta, jos he tietävät, että vastaat.
Kun vastaat, ole rehellinen ja ammattimainen. Nykypäivän virusperäisessä Internet -kulttuurissa voit pilata yrityksen maineen sekunnissa, jos vastaat muulla kuin ammattitaidolla ja vilpittömyydellä
Vaihe 4. Älä käytä salamaa tai muita hitaasti latautuvia ominaisuuksia
Jos asiakkaalla on hidas yhteys, hän todennäköisesti poistaa sähköpostin heti, kun näkee, että sen lataaminen ei onnistu. Muista, että palaute on usein sinulle tärkeämpää kuin he.
Vaihe 5. Käytä hyvin suunniteltua fonttia ja muotoa
Haluat sähköpostisi näyttävän siistiltä ja ammattimaiselta. Huono grafiikkaa tai sarjakuvia sisältämätön fontti sisältävä sähköposti ei todennäköisesti tee vaikutusta asiakkaisiisi. Käytä sen sijaan vakiokirjasimia, kuten Times New Roman tai Arial, jos olet epävarma fontista, ja pidä ylimääräinen grafiikka mahdollisimman pienenä.
Vaihe 6. Varmista, että sähköposti on laiteystävällinen
Yhden sarakkeen muoto on joustavampi kuin monisarakkeinen malli. Haluat myös varmistaa, että fontit eivät ole liian pieniä. Haluat sähköpostin näkyvän kannettavissa tietokoneissa, puhelimissa ja tableteissa. Koska niin monet ihmiset tarkistavat sähköpostinsa puhelimillaan, sinun on muotoiltava sähköpostisi sen mukaisesti.
Ohjeita sähköpostin kirjoittamiseen
Palautetta pyytävään sähköpostiin sisällytettävät asiat
Vältä asioita palautetta pyytävässä sähköpostissa
Lisätty sähköposti, jossa pyydetään palautetta
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Älä pahoittele ihmisten palautetta.
- Säilytä oikea sähköpostin etiketti tilanteeseen.
- Pienellä nöyryydellä pääsee pitkälle.
