Prioriteettien kirjoittaminen paperille toimii, jos pystyt poistamaan ne iltapäivällä. Kotona tai työpaikalla saapuvien tehtävien takia monet siirtyvät seuraavaan päivään (tai viikkoon tai kuukauteen). Tämä Excel -laskentataulukko seuraa määräaikoja ja siirtää tehtävien prioriteetteja sen mukaisesti. 20 minuutin kuluttua alla olevat vaiheet tarjoavat tehokkaamman tavan hallita prioriteettejasi.
Askeleet
Vaihe 1. Luo koti- tai toimisto -välilehti
Avaa uusi Excel -laskentataulukko. Napsauta hiiren kakkospainikkeella "Sheet1" -välilehteä alareunassa ja napsauta Nimeä uudelleen. Kirjoita "Koti" tai "Toimisto".
Vaihe 2. Nimeä arkki 2 "malliksi" ja arkki 3 "pisteeksi" toistamalla vaihe 1
Vaihe 3. Luo Tärkeys -taulukko
Täytä Pisteet -välilehden sarakkeet A, B ja C:
Vaihe 4. Määritä nimi "Tärkeys"
Valitse solu A2 - C7. Napsauta Lisää nimen määrittely
Määritä nimi "Tärkeys" ja napsauta OK
Vaihe 5. Luo vaivataulukko
Toista vaiheet 3, 4 ja 5 luodaksesi vaivataulukon sarakkeisiin E, F ja G. Valitse solut E2 - G6 ja anna niille nimi "Ponnistus".
Vaihe 6. Luo kiireellisyystaulukko
Toista vaiheet 3, 4 ja 5 luodaksesi kiireellisyystaulukon sarakkeisiin I, J ja K. Nimeä ne "kiireellisyydeksi".
Vaihe 7. Kirjoita otsikot Etusivu -välilehdelle
Napsauta Etusivu -välilehteä ja lisää otsikot riville 1:
- A - Prioriteetti A -kaava, 1 tärkeimmälle tehtävälle, mutta voi olla yli 100
- B - Tehtävä Tehtävän nimi.
- C - Merkitys A, B, C, D, E tai F taulukosta.
- D - Ponnistus A 1-5, ponnistelutaulukosta.
- E - Kiireellisyys Eräpäivään perustuva kaava.
- F - Tehtävän päättymispäivä. Eräpäivät eivät ole vaikeita ja nopeita. Nosta ylös kertoo, kuinka aikaisin voit aloittaa tehtävän ja Laajennus kertoo kuinka monta päivää se voi liukua. Leikkauksen saaminen voi nousta 5 ja pidennystä 4 - ei ole järkevää leikata 2 viikkoa aikaisemmin ja ihmiset saattavat huomata, jos se oli yli 5 päivää myöhässä.
- G - Ramp Up päivää ennen määräpäivää voit aloittaa tehtävän.
- H - Laajennus Eräpäivän automaattinen pidennys
- I - Days Left Formula. Päivien määrä ennen eräpäivää; negatiivinen, jos eräpäivä on kulunut.
- J - Valmis päivämäärä -tehtävä oli todella suoritettu.
- K - Kommentti Tehtävän yksityiskohdat.
Vaihe 8. Anna tehtäväluettelo
Huomautus Prioriteetti, kiireellisyys ja jäljellä olevat päivät jätetään tyhjiksi. Ne täytetään kaavoilla. Tässä esimerkki kotitehtävistä.
Vaihe 9. Anna kaavat jäljellä oleville päiville, kiireellisyydelle ja prioriteetille
Alla olevat kaavat ovat riville 2.
- I (päivää jäljellä) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (kiireellisyys) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (Ensisijainen) = VLOOKUP (C2, Merkitys, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Ponnistus, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Kiireellisyys, 2, EPÄTOSI)
Vaihe 10. Muuta solun I2 muotoksi kokonaisluku napsauttamalla solua hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla muoto ja tekemällä siitä numero, jossa on 0 desimaalia
Vaihe 11. Kopioi prioriteetin, kiireellisyyden ja jäljellä olevien päivien kaavat kunkin sarakkeen jäljellä oleviin soluihin
Valitse solu E2 ja kirjoita CTRL-C.
Valitse solut E3 - E10 ja napsauta CTRL-V. Toista tämä, jos haluat kopioida solun I2 soluihin I3 - I10. Toista lopuksi solun A2 kopioiminen soluihin A3 - A10. Ohita määrittelemättömien tehtävien parittomat arvot.
Vaihe 12. Lajittele rivit tärkeysjärjestyksen mukaan
Valitse soluista A1 - K niin monelle riville kuin sinulla on tietoja. Napsauta sitten Tietojen lajittelu.
Vaihe 13. Tallenna prioriteettien laskentataulukko, mukaan lukien versioinnin päivämäärä
Vaihe 14. Merkitse tehtävät valmiiksi
Kun suoritat tehtäviä, merkitse päivämäärä Valmis -sarakkeeseen. Muistaa CTRL- ;
(ohjauspainike ja puolipiste) syöttää heti nykyisen päivämäärän.
Vaihe 15. Katso, että prioriteetit muuttuvat päivittäin
Tässä prioriteetteja useille päiville. 13. heinäkuuta kaikki tehtävät ovat ennen Nosta ylös aikana, joten niitä on paljon. 20. heinäkuuta korkeammat prioriteetit (pienemmät numerot) näkyvät neljässä tehtävässä, mukaan lukien Leikata nurmikkoa joka on osunut siihen Erääntyy Päivämäärä. 21. päivänä prioriteetti on korkeampi, koska olemme Laajennus ja 23. heinäkuuta se on vielä korkeampi, koska se on yli Laajennus ajanjaksolla. Maksaa laskuja käy myös eskaloitumista 23. ja 25. päivänä.
Vinkkejä
- Voit vapaasti lisätä sarakkeita - kuka määritti tehtävän, luokan jne.
- Jaa suuret tehtävät pienempiin.
- Lajittele tehtäväluettelo tarvittaessa joka päivä.
- Pidä erilliset Excel -tiedostot perheelle/kotiin ja työpaikalle.
- = JOS (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Valitse automaattisen suodattimen avulla erääntyneet tehtävät (kiireellisyys = 1) tai erittäin tärkeät tehtävät (merkitys = "A")
- Lue alla luetellut artikkelit priorisoinnista ja ajanhallinnasta.
- Kopioi toistuvat tehtävät Mallit -välilehdelle, jotta voit löytää ne ja kopioida ne takaisin helposti.
- Voit vapaasti muuttaa pisteitä, jotka on annettu kullekin prioriteetin osalle.
- Yksi tapa pitää jatkuvasti toistuva tehtävä jatkuvasti ajan tasalla on kirjoittaa tämä päivämääräsarakkeeseen: (Tässä esimerkissä käytetään perjantaita, joka on tässä "5".)
- Lisää ehdollisia muotoja eräpäivään ilmoittamaan, milloin se on myöhässä.
- Viikoittain, kuukausittain (tai ehkä kaksinkertainen määrä) lasketaan suoritettujen tehtävien määrä kullakin kaudella. Tämä voi olla ainoa positiivinen palaute, jonka saat työstäsi.
- Tämä löytää "tämän päivän" päivämäärän (maanantai = 1, ti = 2,… su = 7) ja tarkistaa, onko se myöhempi kuin perjantai. Jos on, se lisää seitsemän nykyiseen perjantaihin, jolloin seuraavien viikkojen perjantai. Jos se on vasta perjantaina, se näyttää vain tämän viikon perjantain päivämäärän.
- Tässä esimerkissä maanantai = 1, tiistai = 2, keskiviikko = 3, torstai = 4, perjantai = 5, lauantai = 6 ja sunnuntai = 7.
- Jos haluat muuttaa tätä kaavaa niin, että se toimii esimerkiksi tiistaina, voimme nähdä katsomalla yllä olevaa luetteloa, että tiistai = 2, joten vaihda vain kolme 5s kaavassa 2s.
Varoitukset
- Älä kanna Excel -tiedostojasi mukanasi koko ajan, vaan käytä Google -laskentataulukkoa, jotta tiedostosi ovat aina käytettävissäsi.
- Tallenna laskentataulukko muutaman istunnon välein palautumiseen.
- Ajanhallinta on erittäin henkilökohtaista, eikä tämä laskentataulukko välttämättä sovi tarpeisiisi ja mieltymyksisiisi. Se voi tuntua häiritsevältä tai liian vaativalta käydä päivittäin. Se voi toimia sinulle, mutta ei ystävillesi tai päinvastoin.
- Lasketut prioriteetit eivät ole järjestyslukuja. Ensisijaisen tehtävän "1" suorittaminen ei siirrä kaikkia muita ylöspäin. Prioriteetit voivat vaihdella yli sataan, eivätkä kaikki numerot ole mahdollisia. Keskity yleensä prioriteetteihin 1 ja 12.
- Älä huolehdi liian monista tehtävistä - jopa kahden kuukauden tehtävät voivat odottaa luettelon lopussa, kunnes niiden eräpäivä lähestyy.
