Olitpa aloittelija PowerPointissa tai esitysammattilainen, diaesitystä kehitettäessä on aina yksi tärkeä kysymys: kuinka monta diaa sinun pitäisi sisällyttää? Käytettävän ajan ja puhumisnopeuden miettiminen ovat luotettavia tapoja laskea oikea määrä dioja. Hyvien suunnitteluvalintojen ymmärtäminen ja esityksen hyväksyminen ainutlaatuiseksi tuotteeksi vapauttaa sinut tarpeesta tuntea olevansa ansaan ankarat ja nopeat säännöt, jotka koskevat "oikeaa" diojen määrää.
Askeleet
Tapa 1/3: Oikean määrän diojen valitseminen suunnitteluvaihtoehtojen perusteella
Vaihe 1. Anna oikea määrä tietoa
PowerPoint -esitykset ovat hyödyllisiä yleiskatsauksen ja yleisen kuvauksen antamiseksi tietystä aiheesta. Esityksesi ei pitäisi olla tietosanakirja. Älä mene liioiteltuun, mukaan lukien kaikki pienet yksityiskohdat, viittaukset tai tosiasiat, jotka voivat kertoa keskustelustasi esittämästäsi asiasta. Liian paljon tietoa polttaa yleisösi ja sinulla on joukko ihmisiä, jotka ovat enemmän kiinnostuneita lounaasta kuin sanomastasi.
Pidä esitys itsestäsi, älä diaesitystä. Diat tukevat sanottavaa. Niiden pitäisi olla vain yksi osa esitystäsi, ei koko asia
Vaihe 2. Jaa monimutkaiset diat useiksi yksinkertaisiksi dioiksi
PowerPoint -esitykset ovat tehokkaimpia ja tehokkaimpia, kun ne omaksuvat puhtaan, minimalistisen tyylin. Jos sinulla on esimerkiksi yksi dia, jonka otsikko on "Luontotyypit" ja jossa on kolme luetelmakohtaa lukujen "Metsä", "Aavikko" ja "Valtameri" alla sekä kuvaus jokaisesta luontotyypistä, sinun kannattaa tehdä kolme erillistä dioja kolmeen eri elinympäristöön ja sisällytä yhteenveto ja kuva jokaisesta sopivasta diasta.
Vaihe 3. Sisällytä audiovisuaalinen tuki vain tarpeen mukaan
PowerPoint -diaesityksen tulee aina olla suunniteltu vahvistamaan sanallisia selityksiä visuaalisilla kuvilla. Joskus sanojen laittaminen näytölle toimii, mutta yleensä tekstin pitäisi olla rajoitettua. Tarvitsetko grafiikkaa lähtökohdaksi, josta selität tulokset, suuntaukset, ennusteet tai tietyt tulokset? Käytätkö grafiikkaa vain pitääksesi yleisösi sitoutuneena, tarjotaksesi huumoria ja/tai mukauttaaksesi erilaisia oppimistyylejä? Näiden ja muiden asiaan liittyvien kysymysten tulisi ohjata päätöksentekoprosessiasi, kun valitset oikean määrän dioja esitystäsi varten.
Käy läpi koko esityksesi ja kysy itseltäsi, tarvitsetko todella tiettyä diaa. Jos vastaus on ei tai jos huomaat, että voit toimittaa tiedot sen sijaan suullisesti, poista ne
Tapa 2/3: Ajan käyttäminen oikean diojen määrän määrittämiseen
Vaihe 1. Harjoittele esitystäsi peilin edessä tai pienen joukon ystäviä ja perhettä ennen kuin teet sen tosissasi
Jos harjoituksesi aikana huomaat, että aikaasi on kulunut ennen kuin pääset läpi koko esityksen, tiedät, että esityksessäsi on liikaa dioja. Palaa piirustuspöydälle muokataksesi sitä vastaavasti.
- Jos esityksesi päättyi paljon ennen sinulle annettua aikarajaa, yritä pidentää kussakin diassa käyttämääsi aikaa tai lisää ylimääräisiä dioja esityksen sisältämien tietojen laajentamiseksi.
- Pyydä neuvoja perheeltä ja ystäviltä harjoituksen aikana. Jos he kokevat, että dioja on liikaa tai liian vähän, tai jos he tuntevat, että jotkin esityksen osat tuntuivat kiireiseltä tai hitaalta, säädä esitystäsi korjaamaan nämä puutteet.
Vaihe 2. Ajattele puheesi nopeutta
Jos puhut melko nopeasti, voit käydä läpi suuren määrän dioja. Jos toisaalta puhut hitaammin, tarvitset todennäköisesti pienemmän määrän dioja. Käytä puheen nopeuttasi määrittääksesi, kuinka monta diaa esitykseesi mahtuu.
Vaihe 3. Älä käytä liikaa dioja
Jos sinulla on kymmenen minuuttia esittelyaikaa, saatat tarvita yli 60 diaa. Toisaalta saatat tarvita myös vain kymmenen diaa. Riippumatta siitä, mihin numeroon valitset, älä sisällytä dioja enempää kuin pystyt käyttämään varatussa esitysajassa.
Vaihe 4. Älä käytä liian vähän dioja
Jos sinulla on paljon tietoa, josta olisi hyötyä PowerPointissasi, tai jos sinulla on käytettävissä kaavioita, taulukoita tai kuvia, jotka voivat parantaa esitystäsi, käytä niitä. Vaikka et halua sisällyttää niin monia dioja, ettet pääse läpi kaikkia asetetussa ajassa, sinun ei myöskään pitäisi tuntea olevansa rajoitettu siihen pisteeseen, että et sisällytä diaesitykseesi arvokasta tietoa tai grafiikkaa.
Menetelmä 3/3: Kaavaisten vastausten ylittäminen oikean dian määrän löytämiseksi
Vaihe 1. Älä kuuntele asiantuntijoita
Jokaisella näyttää olevan oma käsitys siitä, kuinka monta diaa riittää. Toisten mielestä viisi diaa riittää kolmekymmentä minuuttia, toisten mielestä kymmenen riittää kaksikymmentä minuuttia, ja toisten mielestä yhdeksänkymmentä tai enemmän voi olla oikeassa kahdenkymmenen minuutin ajan. Itse asiassa jokainen esitys on erilainen, ja sitä on lähestyttävä omien ansioidensa mukaan.
- Yksi tunnettu muotoilu PowerPoint-esityksille on sääntö 10/20/30. Tämä sääntö määrää, että sinun tulee käyttää noin kymmentä diaa kaksikymmentä minuuttia kestävään esitykseen, ja jokaisessa diassa on käytettävä kolmekymmentä pistettä. Toisin sanoen jokaisen dian tulisi olla noin kaksi minuuttia pitkä. Ehkä 10/20/30 sääntö toimii sinulle. Jos ei, älä tunne, että käytät väärää määrää dioja.
- Toiset väittävät, että keskimääräisen dian pitäisi olla näytöllä enintään kaksi minuuttia ja se voi olla näytössä jopa 15 sekuntia.
Vaihe 2. Yhdistä diojen määrä aiheeseen
Jotkut aiheet vaativat muutaman dian ja paljon esittelyä. Muut aiheet vaativat monia dioja vain vähäisellä selityksellä. Jos esimerkiksi esityksesi koskee tiettyä tuotetta tai yhtä kaunista maisemaa, monet valokuvia sisältävät diat voivat olla tehokkaampia kuin muutama tekstiä sisältävä dia. Ajattele, kuinka voit yhdistää useita tekstipohjaisia dioja muutamiksi kuvapohjaisiksi dioiksi joidenkin mukana tulevien tekstien kanssa ja päinvastoin.
Vaihe 3. Räätälöi diaesitys yleisöllesi
Jos esität erittäin yksityiskohtaisia tai teknisiä tietoja ryhmälle ihmisiä, jotka tuntevat hyvin esittämäsi toimialan ehdot ja mittarit, saatat sisällyttää paljon dioja, joita siirryt melko nopeasti, mutta jotka ovat välttämättömiä tarjota tukimateriaalia ja osoittaa, että tiedät mistä puhut. Jos esität samat tiedot lukion bisnesluokalle, sinun on ehkä tiivistettävä esittämäsi diat ja muokattava esitystä, jotta voit selittää jokaisen käsitteen maallikon ymmärtämällä kielellä.
Vaihe 4. Mieti esityspaikkaa
Jos esittelet suurella paikalla, kuten auditoriossa, mutta sinulla on vain pieni heijastusnäyttö PowerPoint -dioillesi, sinun on minimoitava diojen tärkeys ja määrä ja keskityttävä esityksen puhuttuun osaan. Samoin, jos esittelet ulkona tai kirkkaasti valaistussa ympäristössä, sinun kannattaa ehkä pitää esityksesi diojen määrä mahdollisimman pienenä, koska niitä saattaa olla liian vaikea nähdä häikäisyssä.
Jos toisaalta olet intiimimmässä ympäristössä ja voit hallita valaistusta, saatat olla taipuvainen käyttämään enemmän dioja. Kuitenkin, kuten aina, älä tunne pakko käyttää monia dioja vain siksi, että voit
Vinkkejä
- Käsittele jokaista diaa omien ansioidensa mukaan. Jos yhden dian on oltava näytöllä kaksi minuuttia, niin olkoon. Jos sen on oltava näytöllä kymmenen sekuntia, se on myös hyvä.
- Jos sinulla on dia, jossa ei ole kuvia, mutta useita luettelomerkkejä, joista jokaisesta aiot puhua 15–20 sekuntia, saatat viettää reilusti yli minuutin.
- Jos diassa on upotettu video tai et käytä yhtä diaa esityksen jokaisessa kohdassa, voit viettää pidempään kussakin diassa.
- Muista harjoitella audiovisuaalisten laitteidesi kanssa ennen esitystäsi varmistaaksesi, että tunnet sen käytön ja että kaikki toimii oikein.
- Visuaalinen tuki ei aina paranna esitystäsi. Kysy itseltäsi, voisiko esityksesi olla vain puhe vai tarvitseeko se diaesityksen.
