Sähköposti ei ole luonteeltaan yhtä muodollinen kuin kirjeen kirjoittaminen. Sinulla on kuitenkin vielä aikoja, jolloin sinun on oltava muodollisempi sähköpostin kirjoittamisessa. Mieti, kuka vastaanottaja on, ja valitse sitten tilanteeseen sopiva tervehdys. Kun olet ymmärtänyt sen, voit siirtyä tervehdyksen muotoiluun ja aloittaa lauseet.
Askeleet
Osa 1/3: Vastaanottajan huomioon ottaminen
Vaihe 1. Päätä, kuinka muodollinen sinun on oltava
Vaikka kirjoitat "muodollista" sähköpostia, sähköpostin muodollisuus riippuu siitä, kuka sen saa. Et esimerkiksi käyttäisi samaa muodollisuutta kirjoittaessasi professoria, jota käyttäisit työnhaussa.
Kun otat ensimmäisen kerran yhteyttä johonkin, on parempi olla muodollisempi kuin sinun tarvitsee, vain ollaksesi turvassa
Vaihe 2. Etsi henkilön nimi
Tee jonkinlainen tutkimus kaivaaksesi henkilön nimen, jos et vielä tiedä sitä. Henkilön nimen tunteminen saa tervehdyksen näyttämään miellyttävämmältä, vaikka käytät virallisia tekniikoita sähköpostillesi.
Vaihe 3. Seuraa henkilön esimerkkiä
Jos henkilö on jo lähettänyt sinulle sähköpostia, on hyvä kopioida tervehdystyyli. Jos he käyttävät esimerkiksi "Hei" ja etunimeäsi, on hyväksyttävää vastata samaan tyyliin käyttämällä "Hei" ja henkilön etunimeä, kun lähetät sähköpostia.
Osa 2/3: Tervehdyksen valinta
Vaihe 1. Palaa takaisin "Rakas
"" Rakas "(jota seuraa henkilön nimi) on vanha valmiustila syystä. Se on muodollinen olematta tukkoinen, ja koska sitä käytetään niin usein, siitä tulee usein näkymätön tervehdyksessä, mikä on hyvä asia. haluat tervehdyksesi näkyviin, koska se on sopimatonta.
Vaihe 2. Kokeile "Terveisiä", kun et tiedä henkilön nimeä
Tervehdys on suhteellisen muodollinen tervehdys, jota voit käyttää yrityssähköpostissa, varsinkin jos et tiedä henkilön nimeä. On kuitenkin aina parempi selvittää henkilön nimi, jos mahdollista.
Voit myös käyttää "Kenelle se voi koskea" -painiketta, jos sähköposti on erityisen muodollinen etkä tiedä henkilön nimeä. Tämä tervehdys voi kuitenkin olla ärsyttävää joillekin ihmisille
Vaihe 3. Harkitse "Hei" tai "Hei" hieman vähemmän muodollisissa sähköpostiviesteissä
Sähköpostit ovat yleensä vähemmän muodollisia kuin kirjeet yleensä, joten voit päästä eroon esimerkiksi "Hei" hieman muodollisesta sähköpostista. Jos esimerkiksi lähetät sähköpostia professorillesi, erityisesti sellaiselle, jonka kanssa olet vuorovaikutuksessa, "Hei" tai "Hei" pitäisi toimia hyvin.
Vaihe 4. Ohita "Hei
"Vaikka" hei "voi olla hyväksyttävä puolivirallisessa sähköpostissa," hei "ei luultavasti ole. Se on hyvin epämuodollinen tervehdys, jopa puheessa, joten sinun pitäisi välttää sitä kaikentyyppisissä virallisissa sähköpostiviesteissä. Vaikka tunnet pomosi. melko hyvin, esimerkiksi on luultavasti parasta ohittaa "Hei", kun lähetät heille sähköpostia.
Vaihe 5. Käytä tarvittaessa otsikkoa nimen sijasta
Joskus, kun kirjoitat henkilölle, tiedät vain hänen nimensä yrityksessä tai organisaatiossa. Siinä tapauksessa voit käyttää vain henkilön otsikkoa henkilön nimen sijasta, kuten "Hyvä vuokrauspäällikkö", "Hyvä palkkauskomitea" tai "Hyvä professori".
Vaihe 6. Lisää henkilön kunnia, jotta se olisi virallisempi
Jos mahdollista, lisää "herra", "rouva", "tohtori" tai "professori" henkilön nimen eteen, jotta se olisi virallisempi. Käytä myös henkilön sukunimeä tai koko nimeä muodollisemmaksi kuin vain henkilön etunimeä.
Osa 3/3: Sähköpostin muotoilu ja aloittaminen
Vaihe 1. Aseta tervehdys ensimmäiselle riville
Ylärivin tulee olla valitsemasi tervehdys ja sen jälkeen henkilön nimi. Käytä henkilön nimeä, jos mahdollista, kuten herra, rouva tai tohtori ja sen jälkeen etu- ja sukunimeä.
Vaihe 2. Käytä pilkkua
Yleensä käytät pilkkua tervehdyksen jälkeen. Muodollisissa kirjeissä voit käyttää kaksoispistettä, mutta se on yleensä liian muodollinen sähköpostille, jopa muodolliselle. Pilku riittää useimmissa tapauksissa, mutta saatat käyttää kaksoispistettä, jos kirjoitat sähköpostiviestiin saatekirjeen.
Vaihe 3. Siirry seuraavalle riville
Tervehdys menee omalle rivilleen yläreunassa, joten kun olet kirjoittanut sen, paina paluunäppäintä siirtyäksesi seuraavalle riville. Jos käytät rivinvaihtoja sisennysten sijaan kappaleiden tekemiseen, sinun on jätettävä tyhjä rivi tervehdyksen ja ensimmäisen kappaleen väliin.
Vaihe 4. Esittele itsesi tarvittaessa aloituslauseessa
Jos kirjoitat jollekin ensimmäistä kertaa, sinun on annettava johdanto, vaikka tunnet henkilön tosielämässä. Antaen henkilölle vihjeen siitä, kuka olet, rohkaisee häntä jatkamaan lukemista.
- Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Nimeni on Jessica Hills, ja olen XYZ Companyn markkinointijohtaja." Voit myös sisällyttää siihen, miten tunnet henkilön: "Nimeni on Robert Smith, ja olen markkinointikurssillasi (Marketing 101, joka kokoontuu tiistaisin ja torstaisin keskipäivällä)."
- Jos tunnet henkilön ja olet jo kirjoittanut sen, voit käyttää ensimmäistä virkettä tervehdyksenä. Voit esimerkiksi sanoa: "Kiitos, että palasit luokseni niin nopeasti" tai "Toivottavasti voit hyvin".
Vaihe 5. Siirry asiaan
Useimpien virallisten sähköpostien on päästävä asiaan nopeasti. Tämä tarkoittaa sitä, että ensimmäisen tai toisen lauseesi pitäisi esitellä syy, miksi kirjoitat vastaanottajalle. Muista olla mahdollisimman ytimekäs, kun kuvailet tarkoitustasi.
