Tämä wikiHow opettaa sinulle, miten yhdistäminen tehdään Microsoft Office- tai OpenOffice.org -sivustossa. Yhdistäminen on erittäin kätevä ominaisuus, jonka avulla voit mukauttaa asiakirjan automaattisesti jokaiselle vastaanottajalle, jolle se lähetetään. Näin sinun ei tarvitse muuttaa asiakirjaa erikseen jokaiselle vastaanottajalle. Se säästää valtavasti aikaa, ja se on todella helppo tehdä! Alla olevat vaiheet vievät sinut läpi koko prosessin vaihe vaiheelta.
Askeleet
Menetelmä 1: 3: Valmistus
Vaihe 1. Luo datatiedosto
Tämä voi olla laskentataulukkotiedosto, tietokantatiedosto tai jopa tekstiasiakirja, jossa on oikea muotoilu. Laskentataulukkotiedostoja käytetään yleisimmin; Tässä oppaassa oletetaan, että käytät laskentataulukkoa.
-
Datatiedostossasi pitäisi olla kaikki tiedot, jotka on vaihdettava kopiosta toiseen. Jos esimerkiksi kirjoitat lomakekirjettä, datatiedosto sisältää kaikkien niiden nimet ja mahdollisesti osoitteet, joille aiot lähettää kirjeen.
Laita yksi tieto jokaiseen soluun viivaa pitkin niin, että jokainen tietotyyppi (etunimi, sukunimi, kunnianosoitus ja niin edelleen) on omassa sarakkeessaan
-
Tee järkeviä sarakkeiden nimiä. Yhdistäminen lukee sarakkeiden tiedot. Se olettaa, että jokaisen tietosarakkeen ensimmäinen merkintä on tämän tyyppisten tietojen yleinen nimi, joten käytä sinulle sopivia nimiä.
Aloita esimerkiksi etunimien sarake kirjoittamalla "etunimi" ja kirjoita sitten kaikki etunimet sen alle. Kun sinulta kysytään, mikä kenttä lisätään kirjeeseesi, näet "etunimen" vaihtoehtona ja muistat, mitä sarakkeessa on
- Microsoft Office -käyttäjät, jotka käyttävät myös Outlookia sähköpostissaan, voivat halutessaan käyttää Outlook-osoitekirjaansa datatiedostona.
Vaihe 2. Tallenna datatiedosto
Tallenna se jonnekin, josta löydät sen helposti, ja anna sille nimi, jonka muistat helposti.
Vaihe 3. Kirjoita ensisijainen asiakirja ulos
Tämä on asiakirja, johon lisäät tietoja. Jos esimerkiksi kirjoitat lomakekirjettä, ensisijainen asiakirja on kirjain. Kaikki yhdistämisen kohteet (kuten nimet) tulee jättää tyhjäksi toistaiseksi.
Tapa 2/3: Yhdistäminen MS Officessa
Vaihe 1. Avaa yhdistämisen tehtäväruutu
Napsauta ensisijaisen asiakirjan ruutua avataksesi sen. Jos et näe sitä, avaa Työkalut -valikko ja valitse luettelosta Yhdistäminen.
Vaihe 2. Vastaa MS Officen kysymyksiin
Officen yhdistämistyökalussa on muutama vaihe, jotka on suunniteltu helpottamaan elämääsi yhdistämällä tiedostosi fiksummin ja tarkemmin.
- Aloita kertomalla, millaista asiakirjaa kirjoitat. Napsauta sopivinta ja valitse sitten Seuraava.
- Kerro, mitä "aloitusasiakirjaa" (ensisijaista asiakirjaa) haluat käyttää. Jos olet noudattanut näitä ohjeita, sinun pitäisi pystyä valitsemaan Käytä tätä asiakirjaa. Napsauta Seuraava.
Vaihe 3. Valitse yhdistettävä tiedosto
Tämä on aiemmin luomasi datatiedosto. Valitse sopiva valintanappi ja napsauta Seuraava etsiäksesi tiedoston ja liittää se ensisijaiseen asiakirjaasi.
Jos haluat käyttää Outlook -osoitekirjaasi, napsauta sitä vaihtoehtoa
Vaihe 4. Valitse käytettävät tiedot
Officen avulla voit valita tai poistaa tietorivit haluamallasi tavalla. Tämän avulla voit valita, mitkä datatiedoston tiedot haluat yhdistää ensisijaiseen asiakirjaan, mikä tekee datatiedostosta hyödyllisemmän ajan mittaan, kun käytät sitä eri asioihin. Kun olet tyytyväinen, napsauta Seuraava.
Tiedot voidaan lajitella napsauttamalla kunkin sarakkeen otsikoita. Tästä voi olla hyötyä, jos haluat nopeasti etsiä paljon tietoa
Vaihe 5. Lisää tietokentät
Tehtäväruudun seuraavalla sivulla sinua kehotetaan kirjoittamaan asiakirja, jos et ole jo tehnyt sitä, ja sinulla on joukko vaihtoehtoja tietojen lisäämiseksi tiedostosta asiakirjaan.
-
Lisää tietokenttä asettamalla kohdistin kohtaan, johon kenttä tulee, ja napsauta sitten tehtäväruudun asianmukaista painiketta lisätäksesi sen sinne.
Voit poistaa väärin sijoitetut tai päällekkäiset tietokentät painamalla Delete -näppäintä, joka on sama kuin tavallinen kirjain tai numero
-
Esiasetetut vaihtoehdot muuttuvat hieman sen mukaan, minkä tyyppistä asiakirjaa kerroit Officeen kirjoittamassasi. Office tekee parhaansa täyttääkseen tarvittavat tiedot antamistasi tiedoista. Jos esimerkiksi kirjoitat lomakkeen yrityskirjettä, saatat nähdä vaihtoehdon lisätä osoitelohko, joka sisältää jokaisen vastaanottajan etu- ja sukunimen sekä koko osoitteen siististi muutamalla rivillä.
- Jotkin esiasetetuista vaihtoehdoista avaavat lisäikkunoita, joissa voit täyttää tarvittavat tiedot. Nämä kaikki ovat enemmän tai vähemmän yksinkertaisia ja helposti ymmärrettäviä.
- Jos käytät esiasetusta, mutta se ei näytä löytävän oikeaa tietoa, napsauta painiketta”Merkitse kentät” opettamaan ohjelmalle, mitkä kenttänimesi vastaavat sen vakiotunnuksia. Voit esimerkiksi näyttää sen, että sen pitäisi käyttää datatiedostosi Sukunimi -luokkaa sukunimen tietojen täyttämiseen osoitelohkoon.
- Jos haluat käyttää omia kenttiä, napsauta "lisää vaihtoehtoja". Näet kunkin sarakkeen nimet ja voit käyttää niitä sen sijaan.
Vaihe 6. Tarkista kirjaimet
Yhdistäminen ei näytä tiettyjä tietoja ensisijaiseen asiakirjaan käyttämissäsi kentissä, ennen kuin tulostat sen, mutta Office tarjoaa esikatselutoiminnon, jonka avulla voit tarkistaa ja varmistaa, että tiedot näkyvät oikein sen mukaan, miten olet asettanut ne asiakirjasi kenttiin. Käytä sitä vapaasti, kunnes olet vakuuttunut siitä, että kaikki on kunnossa.
Vaihe 7. Viimeistele yhdistäminen
Yhdistämisen tehtäväruudun viimeinen näyttö ilmoittaa, että kaikki on paikallaan, ja se on valmis tulostamaan asiakirjasi. Yksi tietokokonaisuus ilmestyy tulostettua asiakirjaa kohden, ja ohjelma tulostaa niin monta kopiota kuin on tietojoukkoja.
Jos haluat muokata yksittäisiä kirjaimia yksilöllisesti, voit tehdä sen myös tästä tehtäväruudun näytöstä napsauttamalla ensin "muokkaa yksittäisiä kirjaimia"
Tapa 3/3: Yhdistäminen OpenOffice.orgissa
Vaihe 1. Luo tietokanta
OpenOffice.orgissa yhdistämiseen tarvitaan aina tietokantatiedosto; voit kuitenkin luoda tiedot ensin laskentataulukkoon.
- Avaa ensisijaisessa asiakirjassa Tiedosto -valikko ja valitse uuden tietokantatiedoston luominen.
- Valitse avautuvasta ikkunasta vaihtoehto "muodosta yhteys olemassa olevaan tietokantaan". Valitse avattavasta valikosta "laskentataulukko" ja napsauta sitten Seuraava.
- Ohjaa seuraavassa näytössä OpenOffice.org haluamaasi laskentataulukkotiedostoon. Voit valita, suojataanko tietokanta salasanalla vai ei, valitsemalla tiedoston sijainnin alla oleva valintaruutu. Napsauta Seuraava, kun olet valmis.
-
Valitse tässä näytössä, rekisteröitäänkö tietokanta helpompaa käyttöä varten myöhemmin, ja päätä, haluatko avata tietokantatiedoston muokataksesi sitä heti. (Luultavasti sinun ei tarvitse, jos olet juuri luonut laskentataulukkotiedoston.) Tallenna tietokanta napsauttamalla Valmis.
Muista antaa tietokannalle nimi, jonka muistat helposti
Vaihe 2. Lisää kentät
Nyt kun olet linkittänyt tietosi tietokantaan, jonka OpenOffice.org voi ymmärtää, on yksinkertaista käyttää tietokantaa sähköpostien yhdistämiseen, kunhan tiedät mistä etsiä.
- Valitse Lisää-valikosta "kentät" ja sitten "muu …" alivalikosta. Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa control-F2.
- Napsauta avautuvassa ikkunassa "tietokanta" -välilehteä.
-
Napsauta Selaa -painiketta ikkunan oikeassa alakulmassa ja etsi juuri luomasi tietokantatiedosto.
Kun olet valinnut tietokannasi, se näkyy ikkunan oikealla puolella olevassa luettelossa "tietokannan valinta"
- Valitse ikkunan vasemmalla puolella olevasta "tyyppiluettelosta" "Yhdistämiskentät".
- Napsauta tietokannasi vieressä olevaa + -merkkiä, ja sen alle pitäisi näkyä laskentataulukkotiedosto. Napsauta + vieressä että, ja näet laskentataulukon luomisen yhteydessä valitsemasi kenttien nimet.
-
Valitse kenttä, jonka haluat lisätä, ja napsauta Lisää, jos haluat sijoittaa kentän ensisijaiseen asiakirjaasi.
- Muista asettaa kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä kentän, ennen kuin lisäät sen. Muussa tapauksessa sinun on leikattava ja liitettävä, jotta se siirretään oikeaan kohtaan.
- Kuten Officessa, tekstikenttiä käsitellään ensisijaisessa asiakirjassa kuin aakkosnumeerisia merkkejä. Voit siirtää niitä välilyönnillä ja poistaa poistonäppäimellä.
Vaihe 3. Viimeistele yhdistäminen
Tarkista jokaisen kentän oikea sijainti. Kun olet valmis, tulosta ensisijainen asiakirja. Yhdistäminen tulostaa yhden kopion jokaisesta asiakirjaan yhdistämäsi tiedoston merkinnöistä.
Vinkkejä
- Tekstinkäsittelyohjelmissa on usein malleja, joiden avulla voit luoda ensisijaisia asiakirjoja.
- Muista jakaa kentät mahdollisimman tarkkoihin termeihin. Voit esimerkiksi käyttää kohteliaisuutta (herra, rouva, neiti), etunimeä ja sukunimeä. Siinä on kolme kenttää nimille, joten käytä kolmea erillistä saraketta, joissa on yksi kenttätyyppi kussakin sarakkeessa.
