Sähköpostien lähettäminen on osa lähes jokaisen nykyään elävän ammattilaisen, opiskelijan ja työskentelevän ihmisen elämää. Vaikka jotkut sähköpostit voivat tulla kylmiksi, toiset voivat olla räikeästi töykeitä ja tarvitsevat ratkaisua. Voit käsitellä tällaisia sähköposteja pysymällä viileänä, vastaamalla suunnitelman tekemisen jälkeen ja siirtymällä eteenpäin päiväsi kanssa.
Askeleet
Osa 1/3: Rauhallinen ja suunnitelman tekeminen
Vaihe 1. Mieti, onko sähköpostin tarkoitus olla töykeä
Voi olla vaikeaa sanoa, onko joku töykeä sähköpostitse, etenkin koska et voi nähdä hänen ilmeitään tai kuulla hänen äänensävyään päätöksenteon helpottamiseksi. Ennen kuin reagoit epäkohteliaaseen sähköpostiin, harkitse, voiko töykeys olla väärinkäsitystä.
Yritä kysyä henkilöltä suoraan, mitä hän tarkoitti puhumalla hänen kanssaan kasvotusten tai puhelimitse. Tämä voi auttaa ratkaisemaan ongelman yksinkertaisen viestintävirheen vuoksi
Vaihe 2. Älä vastaa heti
Vaikka voi olla houkuttelevaa aloittaa välittömästi jonkun pahan tai loukkaavan sanan yhdistäminen vastauksena tähän sähköpostiin, vältä sen tekemistä hinnalla millä hyvänsä. Tulet todennäköisesti katumaan sitä myöhemmin. Sen sijaan astu pois sähköpostista, sulje selain ja kerää ajatuksesi hetkeksi.
- Kävele muutaman minuutin ajan, kunnes tunnet olosi rauhalliseksi.
- Hengitä muutaman kerran syvään ja juo vettä.
Vaihe 3. Anna sähköpostiluonnos, mutta älä lähetä sitä
Toinen tapa saada negatiivista energiaa rakentavasti ulos on laatia sähköpostiviesti henkilölle, mutta älä lähetä sitä. Tällä tavalla voit alkaa kerätä ensimmäisiä ajatuksiasi, olivatpa ne kuinka intensiivisiä tahansa, ja samalla antaa itsellesi aikaa myöhemmin hienosäätää, hioa ja lisätä niitä.
- Vedä erillinen sähköposti ja kirjoita vastaus ilman, että olet koskaan syöttänyt vastaanottajaa, jotta et vahingossa lähetä sitä. Tai voit lisätä oman sähköpostisi vastaanottajiksi.
- Ajattele kaikkia kertoja, kun olet reagoinut johonkin välittömästi ja sitten katunut myöhemmin kaikkia fiksuja tai ajatuksia herättäviä asioita, jotka olisit voinut sanoa. Tämä antaa sinulle aikaa kehittää sellaista ja estää katumuksen.
Vaihe 4. Ota vastuu tarvittaessa
Lukiessasi sähköpostia olet saattanut tulkita sen töykeäksi, koska osa siitä on totta ja totuus voi satuttaa. Vaikka tämä ei vapauta heitä syyllisyydestään tilanteessa, se antaa sinulle tilaa itsesi parantamiselle ja rehellisyydelle sekä itsesi että sähköpostin lähettäjän kanssa.
Esimerkiksi esimiehesi lähetti sinulle töykeän sähköpostin töiden myöhästymisestä. Vaikka sanamuodon ei tarvinnut olla töykeä, sinun on tunnustettava ja korjattava viiveesi
Vaihe 5. Älä jäljittele heidän huonoa käyttäytymistään
Kun joku on töykeä sinua kohtaan, voi olla liian houkuttelevaa palauttaa palvelus. Vältä jälleen vastaamasta kielteisesti, mutta pidättäydy myös passiivisesta aggressiivisesta tai töykeästä käyttäytymisestä, jos näet heidät henkilökohtaisesti ennen vastaamista. Älä anna heille likaisia katseita tai sivuuta heitä, jos he puhuvat sinulle.
- Käytä sen sijaan ystävällisyyttä. Tervehdi heitä ja jatka kävelyä.
- Älä vietä aikaa heidän ympärillään, ellei se ole välttämätöntä, mutta älä myöskään vältä niitä aktiivisesti.
Vaihe 6. Tarkastellaan juuria
Joskus töykeä sähköpostiviesti ei juurikaan liity sinuun tai sitä ympäröiviin olosuhteisiin. Joutuminen toiselle ei ole koskaan ok, mutta joskus sähköpostin lähettäjä saattaa käydä läpi hieman enemmän kuin pystyy käsittelemään ja olisi voinut lähettää sen sinulle turhautumisesta, joka ei liity sinuun. He eivät ehkä edes huomaa olleensa töykeitä. Tämä ei anna heille anteeksi, mutta henkilön nykyisen tilan ja motiivien ymmärtäminen voi auttaa eteenpäin.
- Esimerkiksi jos heillä on avioliitto -ongelmia tai jos joku heidän perheestään on äskettäin kuollut, tämä voi selittää heidän epäkohteliaisuutensa.
- On myös mahdollista, että heillä on vain huono päivä.
Osa 2/3: Sähköpostiin vastaaminen
Vaihe 1. Pyydä ystävän apua
Ystävät tai työtoverit voivat olla erityisen hyödyllisiä auttamaan sinua vastaamaan töykeään tai ilkeään sähköpostiin, ja he voivat myös antaa toisen mielipiteen tilanteesta. Vältä tänä aikana pyytämästä kuumapäisiä ystäviäsi auttamaan; tavoita sen sijaan ne, jotka ovat rauhallisia, fiksuja ja ratkaisukeskeisiä.
Jos mahdollista, pyydä nähdä aiemmat vastaukset heidän lähettämiinsä töykeisiin sähköposteihin
Vaihe 2. Tunnista heidän töykeytensä
Kun laadit sähköpostiasi, sinun on tunnustettava, kuinka töykeitä ne olivat. Voi olla, että he eivät tienneet, että heidän sanansa tulisivat julmiksi, mutta siitä huolimatta sinun tulisi kiinnittää huomiota siihen.
- Sano esimerkiksi "ennen kuin aloitan vastauksen, haluan myöntää sähköpostissasi esiintyvän töykeyden, erityisesti syyttävien ja loukkaavien huomautusten ympärillä".
- Suorasta olemisesta on apua sinulle ja toiselle henkilölle, ja se voi auttaa estämään saman tilanteen toistumisen.
Vaihe 3. Tunnusta heidän turhautumisensa
Vaikka heidän sähköpostinsa oli töykeä, ehkä heidän turhautumisensa oli peräisin hyvin todellisesta paikasta. Jos on, tunnusta turhautuminen ja ilmaise ymmärrystäsi, joskin vain marginaalisesti. Tämä antaa heille mahdollisuuden tuntea itsensä vähemmän kuin sinä ja heidän mentaliteettinsa ja siirtää teidät molemmat kohti mahdollista rauhan luomista.
- Sano esimerkiksi "Sähköpostisi osoitti, että olet turhautunut".
- Muista keskittyä siihen, mitä heidän sähköpostissaan sanottiin, ei heihin henkilökohtaisesti.
Vaihe 4. Kysy miksi
Joskus saatat kuitenkin olla täysin tietämätön siitä, miksi joku on päättänyt lähettää sinulle tällaisen sähköpostin paljon itsetutkiskelun ja muiden kuulemisen jälkeen. Tässä tapauksessa sinun on kysyttävä lähettäjältä yksinkertainen "miksi", jotta saat ymmärrystä ja voit käsitellä ongelmaa paremmin.
Saatat sanoa: "Olen harkinnut sähköpostiasi huolellisesti ja olen edelleen hieman hämmentynyt perustelustasi sen lähettämisessä, joten haluaisin tietää, mikä sen sai aikaan."
Vaihe 5. Tarjoa ratkaisu tai selitys
Kun olet käsitellyt joitain alustavia huolenaiheitasi ja kohtiasi sähköpostissa, sinun pitäisi alkaa etsiä ratkaisuja ja vastata heidän huolenaiheisiinsa, jos ne ovat läsnä. Kerro heille, mitä olet valmis tekemään, tutki kompromissialueita ja ilmaise halukkuutesi selvittää tämä.
- Kokouksen järjestämisestä voi olla hyötyä. Ihmiset ovat yleensä ystävällisempiä kuin tietokoneen näytön taakse piiloutuessaan.
- Voisit sanoa jotain:”ilmaisit vihasi siitä, että tulin lounaalta eilen 15 minuuttia myöhässä, mutta minun piti noutaa sairas tyttäreni koulusta. Vaikka voin varmasti yrittää palata ajassa taaksepäin tulevaisuudessa, tällaisia aikoja tulee väistämättömiksi.”
Vaihe 6. Määritä rajat
Kun olet onnistuneesti tarjonnut ratkaisuja, on nyt aika luoda joitakin perussääntöjä jatkuvaa keskustelua varten. Kerro heille, ettet siedä tällaista töykeyttä tulevaisuudessa, ja tällaisten toimien tekeminen tekee yhteistyön jatkamisesta erittäin vaikeaa, ellei mahdotonta.
- Kerro heille, ettet hyväksy loukkauksia tai sopimattomia syytöksiä.
- Pyydä heitä tulemaan luoksesi huolestuneina ja ystävällisesti ennen aseen hyppäämistä.
Vaihe 7. Poista se tarvittaessa
Saatat huomata, että luet ja luet sähköpostiviestin uudestaan ja uudestaan ja saatat joutua negatiivisiin tunteisiin siitä. Tämä ei kuitenkaan auta sinua siirtymään eteenpäin ja todennäköisesti vain tekee sinut hullummaksi ja turhautuneemmaksi. Poista ehdottomasti sähköpostisi postilaatikostasi, jotta et voi käyttää sitä.
Jos luulet, että saatat tarvita sähköpostin uudelleen tulevaisuudessa, lähetä se luotetulle henkilölle, mutta poista se omasta postilaatikostasi
Osa 3/3: Päiväsi kanssa eteenpäin
Vaihe 1. Jatka tuottavuutta
Vaikka tämä sähköpostiviesti on ilmeisesti pilannut päiväsi, tee kaikkesi estääksesi sen. Jatka rutiiniasi, tee tehtävälista ja suorita kaikki tarvittavat tehtävät. Älä anna yhden virheen pilata päivääsi tai edistymistäsi.
Kun pidät itsesi kiireisenä, voit keskittyä siihen, mikä on sinulle tärkeää, ja välttyä turhautumasta yhdelle sähköpostiviestille
Vaihe 2. Aseta pieniä tavoitteita vauhdin säilyttämiseksi
Pidä rutiinisi, aseta pieniä, saavutettavissa olevia tavoitteita, jotka voit sitoutua siihen päivään. Niiden täyttäminen auttaa sinua tuntemaan olosi tehokkaammaksi ja saamastasi töykeästä sähköpostista vähemmän vaikuttavaksi.
Harkitse tavoitteiden asettamista, kuten "vastaa kaikkiin muihin sähköposteihin" tai "mene kuntosalille"
Vaihe 3. Häiritse itsesi
Joskus, jotta voit siirtyä eteenpäin jostakin, tarvitset vähän häiriötekijöitä. Pidä tauko kuunnella musiikkia, lounastaa tai soittaa ystävällesi keskustelemaan jostain muusta kuin sähköpostista. Kun saat mielesi pois asioista, voit saada erittäin välttämättömän ja katarttisen tauon.
Vaihe 4. Harkitse niiden ilmoittamista tarvittaessa
Päivän päätteeksi joskus paras tapa edetä on käsitellä ongelma pysyvästi. Jos sähköpostiviesti sisälsi uhkauksia tai loukkauksia, joita voitaisiin pitää vihapuheena, ilmoita tästä henkilöstä oikeille ihmisille, jotka voivat olla työpaikkasi henkilöstöosasto tai koulusi oppilaskäyttäytyminen. Voit myös estää heitä lähettämästä sinulle sähköpostiviestejä tulevaisuudessa.
- Ilmoita niistä viranomaisille, jos he uhkaavat sinua fyysisesti.
- Yritä ensin lähettää sähköpostitse esimiehellesi, jotta he voivat tietää, mitä tapahtuu. Jos he eivät ota kantaa asiaan, vie asia HR: lle.
