Outlook on yksi maailman suosituimmista sähköpostiohjelmista, ja siinä on monia tehokkaita ominaisuuksia. Jotta saat kaiken irti Outlookista, sinun on lisättävä sähköpostitilisi, jotta voit löytää kaikki viestisi yhdestä paikasta, tuoda kalenterisi, jotta voit nähdä tulevat tapahtumat, ja lisätä yhteystietosi eri online -yhteystietoluettelot.
Askeleet
Osa 1/3: Sähköpostitilin lisääminen
Vaihe 1. Ymmärrä POP- ja IMAP -sähköpostipalvelujen ero
Sähköpostin voi toimittaa sähköpostiohjelmalle kahdella tavalla: POP (Post Office Protocol) ja IMAP (Internet Message Access Protocol). POP on vanhempi tapa lähettää sähköpostiviestejä, ja se toimii lataamalla uudet viestit asiakkaallesi ja poistamalla ne sitten palvelimelta. IMAP on suunniteltu siten, että voit tarkistaa sähköpostit useilta laitteilta, koska viestit ja organisaatio synkronoidaan kaikkien käyttämiesi asiakkaiden välillä.
- Ei ole käytännössä mitään syytä käyttää POP -protokollaa, jos IMAP on käytettävissä. IMAP on vakaampi, turvallisempi ja sen avulla voit tarkistaa sähköpostisi tietokoneelta, puhelimelta ja kannettavalta tietokoneelta menettämättä viestejä.
- Useimmat sähköpostipalvelut mahdollistavat IMAP: n käytön, vaikka jotkut voivat veloittaa siitä. Gmail, Yahoo !, Outlook.com (Hotmail), AOL ja useimmat palveluntarjoajat sallivat IMAP -yhteyden.
Vaihe 2. Määritä palvelusi IMAP: ia (Gmail) varten
Useimpien sähköpostipalvelujen avulla voit käyttää IMAP -toimintoja tekemättä muutoksia. Suurin poikkeus tästä on Gmail, jossa sinun on otettava IMAP käyttöön manuaalisesti.
Kirjaudu Gmail -sivustoon ja napsauta rataspainiketta. Valitse "Asetukset" ja napsauta sitten "Välitys ja POP/IMAP" -välilehteä. Valitse "Ota IMAP käyttöön" ja napsauta "Tallenna muutokset"
Vaihe 3. Avaa Outlook
Kun lisäät IMAP -sähköpostipalvelun, voit tarkistaa, järjestää ja hallita sähköpostiasi Outlookissa ja kaikilla muilla laitteillasi. Kaikki Outlookissa tekemäsi muutokset näkyvät muissa sähköpostisovelluksissa.
Vaihe 4. Napsauta "Tiedosto" -välilehteä
Napsauta "Tiedot" -osiossa "+ Lisää tili" -painiketta.
Vaihe 5. Valitse "Manuaalinen asennus tai lisäpalvelintyypit"
Tämän avulla voit syöttää minkä tahansa sähköpostitilin.
Huomautus: Jos käytät Gmailia tai Hotmailia (Outlook.com), voit kirjoittaa sähköpostiosoitteesi ja salasanasi Lisää uusi tili -ikkunan Sähköpostitili-osioon ja ohittaa tämän osan. Outlook hoitaa loput määrityksistä puolestasi. Voit halutessasi määrittää ne myös manuaalisesti lukemalla
Vaihe 6. Valitse "POP tai IMAP"
Tämän avulla voit syöttää verkkopohjaisen sähköpostitilin.
Vaihe 7. Anna sähköpostitilisi tiedot
Kirjoita nimesi ja sähköpostiosoitteesi yläosaan. Jätä palvelintiedot tyhjäksi toistaiseksi (katso seuraava vaihe). Kirjoita Kirjautumistiedot -osioon tilisi Käyttäjänimi (yleensä sama kuin sähköpostiosoitteesi) sekä salasana, jolla käytät tiliä.
Vaihe 8. Anna sähköpostipalvelimesi tiedot
Kirjoita Palvelintiedot -osioon sähköpostipalvelusi tiedot. Valitse avattavasta Tilityyppi-valikosta IMAP. Alla on tietoja joistakin suosituimmista postipalveluista:
| Palvelu | Saapuvan postin palvelin | Lähtevän postin palvelin |
|---|---|---|
| Gmail | imap.gmail.com | smtp.gmail.com |
| Yahoo! | imap.mail.yahoo.com | smtp.mail.yahoo.com |
| Hotmail | imap-mail.outlook.com | smtp-mail.outlook.com |
| AOL | imap.aol.com | smtp.aol.com |
| Comcast | imap.comcast.net | smtp.comcast.net |
| Time Warner | mail.twc.com | mail.twc.com |
| AT&T | imap.mail.att.net | smtp.mail.att.net |
Vaihe 9. Napsauta
Lisää asetuksia… - painiketta.
Napsauta Lähtevä palvelin -välilehteä.
Vaihe 10. Tarkista "Lähtevä palvelimeni (SMTP) vaatii todennuksen"
Valitse "Käytä samoja asetuksia kuin saapuvan postipalvelimeni". Tämä asetus on sama lähes kaikissa sähköpostipalveluissa.
Vaihe 11. Napsauta
Pitkälle kehittynyt välilehti.
Nämä asetukset ovat yleensä oikein, mutta haluat vahvistaa ne alla olevan taulukon avulla:
| Palvelu | Saapuva palvelin/ | Lähtevä palvelin/ |
|---|---|---|
| Gmail | 993/SSL | 587/TLS |
| Yahoo! | 993/SSL | 465/SSL |
| Hotmail | 993/SSL | 587/TLS |
| AOL | 993/SSL | 587/SSL |
| Comcast | 993/SSL | 587/TLS |
| Time Warner | 143/SSL | 587/SSL |
| AT&T | 993/SSL | 465/SSL |
Vaihe 12. Napsauta
Seuraava> kun olet syöttänyt kaikki tilisi asetukset.
Outlook alkaa testata asetuksiasi varmistaakseen, että se voi muodostaa yhteyden palvelimeen viestien lähettämistä ja vastaanottamista varten.
Vaihe 13. Odota, että viestisi synkronoidaan
Kun olet yhdistänyt sähköpostitilisi, viestit ja kansiot synkronoidaan Outlookin kanssa. Riippuen siitä, kuinka monta viestiä sinulla on, tämä voi kestää hetken. Voit seurata prosessia ikkunan alareunan tilariviltä.
Outlook tarvitsee vain synkronoida vain ensimmäisen kerran, kun yhdistät tilisi. Tämän jälkeen se vain synkronoi kaikki sähköpostiohjelmasi muutokset
Vaihe 14. Selaa viestejäsi
Ikkunan vasemmalla puolella näet sähköpostitilisi ja siihen liittyvät kansiot alla. Voit selata näitä kansioita nähdäksesi kaikki viestisi. Kaikki Outlookissa tekemäsi organisaatiomuutokset näkyvät sähköpostitilisi verkkoversiossa ja päinvastoin.
Ongelmien karttoittaminen
Vaihe 1. En voi lähettää sähköpostiviestejä, mutta voin vastaanottaa niitä
Jos voit vastaanottaa viestejä oikein, mutta Outlook antaa virheen lähetettäessä, sinun on tarkistettava lähtevän palvelimen asetukset.
- Napsauta Tiedosto -välilehteä ja valitse "Tiedot". Napsauta "Tiliasetukset" → "Tiliasetukset" ja kaksoisnapsauta sitten tiliä, johon haluat tehdä muutoksia.
- Tarkista, että lähtevän postin palvelin on asetettu oikein. Etsi "Lisää asetuksia" -ikkunasta vaihtoehtoisia portteja lähtevän palvelimen etsimiseksi. Varmista myös, että "Lähtevä palvelin vaatii todennusta" on valittu Lähtevä palvelin -välilehdessä.
Vaihe 2. En voi vastaanottaa sähköpostiviestejä, mutta voin lähettää niitä
Jos voit lähettää sähköpostiviestejä, mutta sinulla on vaikeuksia noutaa uusia, sinun kannattaa tarkistaa saapuvan palvelimen asetukset.
- Napsauta Tiedosto -välilehteä ja valitse "Tiedot". Napsauta "Tiliasetukset" → "Tiliasetukset" ja kaksoisnapsauta sitten tiliä, johon haluat tehdä muutoksia.
- Varmista, että sinulla on oikea IMAP -osoite saapuvan postin palvelimellesi. Varmista "Lisää asetuksia" -ikkunassa, että Saapuvan palvelimen portti on 993/SSL, ellei sähköpostipalvelu toisin määrää.
Vaihe 3. En voi lähettää tai vastaanottaa sähköpostiviestejä
Jos saat todennusvirheitä etkä voi lähettää tai vastaanottaa viestejä, sinulla on todennäköisesti huono salasana.
- Napsauta Tiedosto -välilehteä ja valitse "Tiedot". Napsauta "Tiliasetukset" → "Tiliasetukset" ja kaksoisnapsauta sitten tiliä, johon haluat tehdä muutoksia.
- Kirjoita salasanasi uudelleen Salasana -kenttään. Tarkista, edellyttääkö sähköpostipalvelusi kirjautumista käyttämällä suojattua salasanatodennusta (useimmat verkkopostipalvelut eivät vaadi tätä).
- Jos käytät kaksivaiheista todennusta, sinun on tallennettava ja käytettävä sovelluskohtaista Outlookin salasanaa. Napsauta tätä saadaksesi ohjeet Googlen kaksivaiheiseen todennukseen.
Osa 2/3: Kalenterien synkronointi
Vaihe 1. Ymmärrä, mitä tapahtuu, kun tuot kalenterin
Outlook ei voi synkronoida molempiin suuntiin kalenteripalveluiden kanssa, paitsi Outlook.com (Hotmail). Sen sijaan voit asettaa Outlookin tilaamaan kalenterisi, ja se päivittyy automaattisesti, kun teet muutoksia verkkokalenteriin. Outlook -kalenteriin tehtyjä muutoksia ei kuitenkaan synkronoida takaisin verkkokalenteriin.
Jos haluat synkronoida Outlook.com -tilin ja kalenterin, napsauta Tiedosto -välilehteä ja napsauta sitten Lisää tili -painiketta. Anna Outlook.com -tilitietosi ja synkronoi tilisi noudattamalla ohjeita
Vaihe 2. Etsi kalenterisi ICAL -osoite
ICAL -osoite on linkki verkkokalenteriin, jonka avulla Outlook voi pysyä ajan tasalla. ICAL -osoitteen löytäminen riippuu kalenteripalvelusta:
- Google -kalenteri - Kirjaudu Google -kalenteriisi. Vie hiiri kalenterin päälle, jonka haluat jakaa Outlookin kanssa, ja napsauta näkyviin tulevaa Valikko -painiketta. Valitse "Kalenterin asetukset" ja napsauta sitten "Yksityinen osoite" -kohdan vieressä olevaa ICAL -painiketta. Kopioi näytössä näkyvä osoite.
- Yahoo! Kalenteri - Kirjaudu Yahoo! Kalenteri. Vie hiiri kalenterin päälle, jonka haluat jakaa Outlookin kanssa, ja napsauta näkyviin tulevaa Valikko -painiketta. Valitse Jaa … ja valitse sitten Luo linkit -ruutu. Kopioi osoite "Tuonti kalenterisovellukseen (ICS)" -ruutuun.
- Facebook - Kirjaudu Facebook -tiliisi. Napsauta vasemman valikon "Tapahtumat" -vaihtoehtoa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella "Tulevat tapahtumat" -linkkiä ja valitse "Kopioi". Tämä linkki on pienellä laatikolla "Tapahtumat tällä viikolla" -ruudun alla sivun oikeassa reunassa.
- iCloud - Jotta voit lisätä iCloud -kalenterisi Outlookiin, sinun on asennettava iCloud -ohjauspaneeli.
Vaihe 3. Avaa Outlook ja valitse Kalenteri -osa
- Outlook 2013 - Voit valita kalenterin ikkunan alareunassa olevasta painikkeista.
- Outlook 2010, 2007 ja 2003 - Voit valita kalenterin ikkunan vasemmassa alakulmassa olevasta painikeluettelosta.
Vaihe 4. Napsauta "Kansio" -välilehteä ja napsauta sitten "Avaa kalenteri"
Vaihe 5. Valitse "Internetistä
.. ja liitä ICS -osoite. Napsauta Kyllä, kun sinua kehotetaan lisäämään Internet -kalenteri.
Voit lisätä kuvauksen tai nimetä kalenterin uudelleen napsauttamalla Lisäasetukset…
Vaihe 6. Selaa kalenteriasi
Uusi kalenterisi avautuu, jolloin voit nähdä Internet -kalenterin tapahtumat. Outlookissa tehtyjä muutoksia ei synkronoida takaisin Internet -kalenteriin.
Ongelmien karttoittaminen
Vaihe 1. Kalenterini ei pysy synkronoituna iPhoneni kanssa
Tämä on melko yleinen ongelma, kun se on yhdistetty Exchange -palvelimeen, ja sen korjaamiseen tietokoneessa tarvitaan erikoistyökalu. Se tapahtuu, kun tiedostot vioittuvat synkronoinnin aikana.
- Lataa CalCheck -ohjelma Microsoftilta täältä.
- Pura ohjelma ja vedä CalCheck.exe sopivaan paikkaan tietokoneellasi.
- Pidä ⇧ Vaihto-näppäintä painettuna ja napsauta hiiren kakkospainikkeella kansiota, joka sisältää CalCheck.exe-tiedoston. Valitse "Avaa komentoikkuna tästä".
- Kirjoita calcheck.exe -f ja paina ↵ Enter suorittaaksesi ohjelman ja yritä korjata vioittuneet tiedostot.
Osa 3/3: Yhteystietojen tuominen
Vaihe 1. Ymmärrä, mitä tapahtuu, kun tuot yhteystietoja toisesta palvelusta
Outlook ei voi synkronoida edestakaisin online -yhteystietoluettelon ja Outlook -yhteystietoluettelon välillä. Kun tuot yhteystiedoston, kaikki Outlookissa tehdyt muutokset pysyvät Outlookissa. Jos haluat siirtää Outlookissa tekemäsi muutokset takaisin online -kalenteriluetteloosi, sinun on vietävä Outlook -yhteystiedot.
Poikkeuksena tästä on Outlook.com -tili, joka voi synkronoida Outlookin kanssa kokonaan. Jos haluat synkronoida Outlook.com -tilin, mukaan lukien yhteystiedot, napsauta Tiedosto -välilehteä ja napsauta sitten Lisää tili -painiketta. Anna Outlook.com -tilitietosi ja synkronoi tilisi noudattamalla ohjeita
Vaihe 2. Vie yhteystiedot toisesta palvelustasi
Sinun on ladattava tai tallennettava yhteystietoluettelosi tiedostona, jonka Outlook voi lukea ja tuoda. Prosessi vaihtelee yhteyspalvelun mukaan.
- Google -yhteystiedot - Kirjaudu Gmail -verkkosivustoon. Napsauta "Gmail" -valikkoa ja siirry kohtaan "Yhteystiedot". Napsauta "Lisää" -painiketta ja valitse "Vie …". Valitse vietävät ryhmät. Oletuksena kaikki yhteystiedot viedään. Valitse muotoksi "Outlook CSV". Tallenna tiedosto tietokoneellesi.
- Yahoo! Yhteystiedot - Kirjaudu Yahoo! Postin verkkosivusto. Napsauta Sähköposti -kansioluettelosi yläpuolella olevaa Yhteystiedot -painiketta. Napsauta "… Toiminnot" -painiketta yhteystietoluettelosi yläpuolella. Napsauta "Vie" ja varmista, että Microsoft Outlook on valittu. Lataa tiedosto tietokoneellesi napsauttamalla Vie nyt.
- iCloud -yhteystiedot - Kirjaudu sisään iCloud -verkkosivustolle ja valitse "Yhteystiedot". Valitse kaikki yhteystiedot, jotka haluat viedä. Voit valita useita yhteystietoja pitämällä ⇧ Vaihto -näppäintä painettuna. Napsauta rataskuvaketta ja valitse "Vie vCard.." ladataksesi yhteystiedoston tietokoneellesi.
Vaihe 3. Avaa Outlook ja valitse Ihmiset -osio
- Outlook 2013 - Voit valita Ihmiset ikkunan alareunan painikkeista.
- Outlook 2010, 2007 ja 2003 - Voit valita Ihmiset ikkunan vasemmassa alakulmassa olevasta painikeluettelosta.
Vaihe 4. Napsauta "Tiedosto" -välilehteä ja valitse "Avaa ja vie"
Vaihe 5. Valitse "Tuo/vie" ja sitten "Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta"
Jos tuot iCloud -yhteystietoja, valitse "Tuo VCARD -tiedosto"
Vaihe 6. Valitse "Pilkuilla erotetut arvot (Windows)"
Selaa online -yhteystietoluettelosta lataamaasi tiedostoa.
Vaihe 7. Määritä, miten haluat käsitellä kaksoiskappaleita
Jos sinulla on jo yhteystietoja Outlookissa, saatat saada kaksoiskappaleita, kun tuot yhteystietoluettelon. Voit halutessasi korvata kaksoiskappaleet Internetin yhteystiedoilla (parhaiten se on ajan tasalla oleva lähde), luoda kaksoiskappaleita, jotka voit sitten yhdistää tai poistaa myöhemmin, tai olla tuomatta päällekkäisiä kohteita lainkaan (paras, kun Outlook on ajan tasalla oleva lähde).
Vaihe 8. Selaa yhteystietoja
Yhteystietosi näkyvät nyt Outlookin Ihmiset -osiossa. Voit lähettää yhteystietosi nopeasti sähköpostitse tai lisätä ne ryhmiin. Kaikki Outlookissa tehdyt muutokset eivät näy online -yhteystietoluettelossasi.
Ongelmien karttoittaminen
Vaihe 1. Google -yhteystietoni eivät tuota oikein
Outlookilla voi olla vaikeuksia suurissa CSV -tiedostoissa, jotka sisältävät satoja Google -yhteystietoja. Voit synkronoida yhteystietosi nopeasti Outlook.comin avulla (edellyttäen, että Outlook on linkitetty Outlook.com -tiliisi).
- Siirry osoitteeseen people.live.com ja kirjaudu sisään Outlook.com -tililläsi.
- Napsauta "Google -yhteystiedot" -painiketta.
- Napsauta "Yhdistä" ja kirjaudu sisään Google -tililläsi.
- Valitse "Salli käyttö", niin yhteystietosi tuodaan Outlook.com -tiliisi, joka, jos se on linkitetty Outlookiin, lisää ne Outlook -yhteystietoihisi.
