Päällekkäisiä tietueita voi näkyä, jos sinulla on useita ihmisiä syöttämässä tietoja tietokantaan ilman riittävää suojaa. Useiden tietokantojen yhdistäminen voi myös aiheuttaa päällekkäisyyksiä. Access tarjoaa kyselytyökalun kaksoiskappaleiden etsimiseen tietokannastasi. Voit sitten poistaa tai yhdistää ne, jolloin tietokanta on helpompi lukea ja tehokkaampi.
Askeleet
Vaihe 1. Tiedä, mikä tekee tiedoista "päällekkäisiä"
Päällekkäiset tiedot eivät tarkoita, että kaikki kentät ovat identtisiä. Esimerkiksi kahdesti tietokantaan syötetyllä asiakkaalla voi olla kaksi eri tunnusta ja mahdollisesti erilaiset oikeinkirjoitukset. Toisaalta, jos nimi on yleinen, se voi olla kaksi eri asiakasta. Sinun on vertailtava saatavilla olevia tietoja ja tarkistettava jokainen tulos huolellisesti määrittääksesi, mikä on päällekkäisyys ja mikä ei.
Vaihe 2. Varmuuskopioi tietokanta
On suositeltavaa luoda uusi varmuuskopio ennen suuria muutoksia. Tällä tavalla voit palauttaa tietokannan, jos vahingossa poistat väärät merkinnät.
- Napsauta Tiedosto -valikkoa ja valitse "Tallenna nimellä" tai "Tallenna ja julkaise".
- Napsauta Lisäasetukset -osiossa "Varmuuskopiotietokanta". Varmuuskopioi tietokanta noudattamalla ohjeita.
Vaihe 3. Ilmoita muille käyttäjille, että olet tekemässä muutoksia
Tietoristiriitojen välttämiseksi yritä varmistaa, että muut käyttäjät eivät lisää tietoja tietokantaan. Tämä ei ole pakollista, mutta voi säästää päänsärkyä myöhemmin, jos asiat menevät pieleen.
Aseta tietokanta yksinomaiseen tilaan, jos voit. Tämä estää muiden käyttäjien tekemät muutokset. Napsauta Tiedosto -valikkoa ja valitse "Asetukset" ja sitten "Asiakasasetukset". Valitse "Avoin oletustila" -osiossa "Yksinomainen". Jos sinulla ei ole paljon ihmisiä tietokannan käytössä, sinun ei yleensä tarvitse huolehtia tästä
Vaihe 4. Avaa ohjattu kysely
Kyselytyökalu voi löytää merkintöjä, jotka sisältävät päällekkäistä sisältöä. Ohjatun toiminnon käynnistäminen vaihtelee käyttämäsi Access -version mukaan:
- 2013/2010 - Napsauta "Luo" -välilehteä ja napsauta sitten "Ohjattu kysely".
- 2007 - Napsauta "Lisää" tai "Luo" -välilehteä ja valitse "Ohjattu kysely".
- 2003 - Avaa Tietokanta -ikkuna ja valitse "Kyselyt" -välilehti. Napsauta "Uusi" -painiketta.
Vaihe 5. Valitse "Ohjattu kaksoiskappaleiden kyselyn luominen"
Tämä kysely vertaa kenttiä löytääkseen päällekkäisiä merkintöjä.
Vaihe 6. Valitse taulukko, jota haluat hakea
Kaikki tietokannasi taulukot luetellaan. Valitse taulukko, jonka kopiot haluat tarkistaa.
Useimmissa päällekkäisyystarkistuksissa haluat pitää Taulukot -näkymän valittuna
Vaihe 7. Valitse kentät, joiden mielestäsi on päällekkäisyyksiä
Valitse kaikki kentät, joita haluat verrata päällekkäisiin tietoihin. Lisää tarpeeksi kenttiä tuomion tekemiseen. Kaksoiskappaleet palautetaan vain, jos kentät vastaavat merkin merkkiä. Lausekkeiden avulla voit löytää osittaisia osumia.
- Vältä yleisten kenttien käyttöä. Vältä päivämäärän tai sijainnin kaltaisten kenttien käyttöä sekavuuden vähentämiseksi, kun vertaat tietoja.
- Ilman tarpeeksi kenttiä tietueiden erottamiseksi tai liian yleisiä kenttiä saat paljon päällekkäisiä tuloksia.
Vaihe 8. Valitse tarkasteltavat muut kentät
Yhden tai kahden lisäkentän avulla voit päättää, ovatko tiedot todella päällekkäisiä. Esimerkiksi Tilaustunnus -kenttä auttaa sinua määrittämään, ovatko sama nimi kahdesti erillisiä merkintöjä. Sisällytä vähintään yksi kenttä, jotta voit tehdä tämän eron ja estää tahattomat tietojen menetykset.
Vaihe 9. Luo kysely
Sinua pyydetään antamaan kyselylle nimi. Napsauta "Valmis" nähdäksesi tulokset.
Vaihe 10. Tarkista tulokset huolellisesti
Kaikki mahdolliset päällekkäisyydet, jotka perustuvat kriteereihisi, näytetään. Käy läpi kaikki tulokset ja käytä yritystäsi koskevia tietoja päättääksesi, onko merkintä kaksoiskappale. Varmista ehdottomasti, että tietue on kaksoiskappale, ennen kuin poistat sen.
Jos et voi päättää, luo kysely uudelleen kentällä, joka auttaa sinua tekemään päätöksesi
Vaihe 11. Poista päällekkäiset tietueet
Napsauta hiiren kakkospainikkeella vasenta saraketta ja valitse "Poista tietue" poistaaksesi kopion. Voit poistaa useita tietueita kerralla valitsemalla useita tietueita.
- Voit halutessasi yhdistää tietoja yhdestä päällekkäisestä tietueesta tietueeseen, jonka aiot säilyttää.
- Varmista, ettet poista kaikkia tietueita, jotka näkyvät päällekkäisten tulosten luettelossa, tai sinulla ei ole alkuperäistä tietuetta jäljellä.
