Microsoftin Outlook -sähköpostiohjelma tallentaa tehokkaasti kalenteritapaamiset, yhteystiedot, sähköpostit ja muut hyödylliset tiedot. Jos haluat käyttää näitä tietoja toisessa ohjelmassa, sinun on vietävä ne Outlook 2010: stä ja tallennettava ne tiedostoon, kuten laskentataulukkoon. Sen jälkeen voit tuoda sen toiseen ohjelmaan.
Askeleet
Osa 1/4: Yhteystietojen käyttäminen
Vaihe 1. Avaa Outlook 2010 -ohjelma
Odota, että kaikki tietosi latautuvat.
Vaihe 2. Napsauta Tiedosto -välilehteä Outlookin ylimmässä työkalurivissä
Valitse avattavasta valikosta "Asetukset".
Vaihe 3. Valitse valintaikkunan vasemman sarakkeen välilehdistä”Lisäasetukset”
Vaihe 4. Etsi Vienti -osio
Napsauta Vie -painiketta. Ohjatun vientitoiminnon pitäisi avautua.
Osa 2/4: Tiedostomuodon valitseminen
Vaihe 1. Napsauta "Vie tiedostoon" ohjatussa tuonti-/vientitoiminnossa
Napsauta”Seuraava” -painiketta.
Vaihe 2. Katso kohdasta "Luo tiedostotyyppi
” Käytettävien tiedostomuotojen pitäisi olla useita vaihtoehtoja.
- Käytä pilkuilla erotettuja arvoja (.csv), jos käytät Outlook 2010: tä Windows -tietokoneessa ja haluat tuoda sen toisiinsa liittymättömään ohjelmaan. CSV -tiedosto on samanlainen kuin laskentataulukko, mutta se ei sisällä otsikoita kuten Excelissä.
- Käytä Excel -laskentataulukkoasetusta (.xls), jos haluat päästä tiedostoon varmuuskopiointi- tai laskentataulukkotoimintoa varten.
- Valitse Mac -datatiedosto (.olm), jos haluat käyttää tietoja muissa Apple -ohjelmissa.
- Käytä Outlookin datatiedostoa (.pst), jos haluat tuoda tiedot toiseen Outlook -ohjelmaan.
Osa 3/4: Yhteystietojen vieminen Outlookista
Vaihe 1. Valitse vietävät tietotyypit
Tässä tapauksessa valitset "Yhteystiedot" -kansion ja poistat valinnan "Mail", "Tehtävät", "Kalenteri" ja "Muistiinpanot".
Vaihe 2. Valitse kansio, josta haluat viedä
Jos sinulla on useita Yhteystiedot -kansioita, sinun on ehkä valittava kansio ennen viennin suorittamista.
Jos tarvitsemasi tiedot on tallennettu useampaan kuin yhteen kansioon, sinun on vietävä jokainen kansio yksi kerrallaan
Vaihe 3. Napsauta”Seuraava” -painiketta
Näkyviin tulee valintaikkuna tiedoston tallentamista varten.
Vaihe 4. Valitse tiedoston tallennuspaikka
Valitse Tallenna viety tiedosto nimellä -ruudusta selain ja valitse kansio tietokoneeltasi.
Vaihe 5. Nimeä tiedosto ennen tallentamista
Napsauta "Ok".
Vaihe 6. Valitse Vie tiedostoon -ruudusta Seuraava
Valitse "Valmis". Tiedosto tallennetaan tietokoneellesi.
Osa 4/4: Jaetuille yhteystiedoille
Vaihe 1. Napsauta jaetun yhteyshenkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kopioi kansio
Vaihe 2. Valitse Yhteystiedot -kansio, johon haluat kopion
Vaihe 3. Noudata edellä kuvattuja vaiheita, mutta valitse juuri luomasi alikansio (valitse Yhteystiedot ja sitten alikansio, jota kutsutaan myös yhteystiedoiksi tai Yhteystiedot1 jne
)
Vinkkejä
- Tallenna nämä viedyt Outlook -tiedostot varmuuskopioasemalle. On hyvä varmuuskopioida yhteystiedot ja muut tärkeät tiedot muutaman viikon välein tietokoneen toimintahäiriöiden varalta.
- Jos et ole varma, mikä tiedostomuoto sopii parhaiten yhteystietojen tuomiseen toiseen ohjelmaan, kokeile useita tiedostotyyppejä, kuten Outlookin datatiedosto ja CSV. Voit poistaa käyttämättömät tiedostotyypit myöhemmin.
