Sähköposti on yleinen viestintämuoto, ja tietämys esitellä itsesi jollekin sähköpostitse voi auttaa urasi ja verkostoitumisesi. Lyhyen ja selkeän johdantoviestin kirjoittaminen lisää mahdollisuuksia, että vastaanottajasi käyttää aikaa sen lukemiseen ja vuorovaikutukseen kanssasi. Vältä joitakin yleisimpiä virheitä varmistaaksesi, että erotut joukosta.
Askeleet
Menetelmä 1: 3: Vahva aloitus
Vaihe 1. Tee aiherivi selväksi
Vastaanottajallasi pitäisi olla hyvä käsitys sähköpostista ennen kuin se edes avaa sen. Pidä se myös lyhyenä; pitkä aihe voi olla hankala. Johdantoviestissä on yleensä täysin hyväksyttävää kirjoittaa "Johdanto - nimesi".
Mobiililaitteet näyttävät yleensä vain noin 25-30 merkkiä aiheesta, joten pidä se lyhyenä
Kärki:
Muista kirjoittaa ensin otsikko! Yleinen virhe on tallentaa otsikkorivi viimeiseksi, mikä voi johtaa sen unohtamiseen.
Vaihe 2. Avaa yrityksen tervehdyksellä
Älä aloita "hei" tai "hei". Voit käyttää tällaisia tervehdyksiä, kun olet tutustunut henkilöön. Aloita hyväksi todetulla tervehdyksellä. Vältä vastaanottajan etunimen käyttämistä tervehdyksessä.
- "Arvoisa rouva/rouva/rouva." - Jos olet epävarma sähköpostitse lähettämäsi naisen siviilisäädystä, sinun tulee aina käyttää oletuksena "Ms." koska se on vähemmän ylimielistä.
- "Kenelle se voi koskea" - Tätä tulee käyttää vain, jos et ole varma, kuka vastaanottaa viestin.
Vaihe 3. Esittele itsesi
Ensimmäisen lauseesi pitäisi esitellä itsesi vastaanottajalle. Näin he voivat liittää nimen muuhun sähköpostiviestiin.
- "Nimeni on…"
- Anna otsikkosi, jos mahdollista. Jos sinulla on useita nimikkeitä, älä luettele niitä kaikkia, vain tärkeimpiä tai osuvimpia.
Tapa 2/3: Pidä se ytimekkäästi
Vaihe 1. Selitä, miten sait vastaanottajan sähköpostiosoitteen
Kerro vastaanottajalle, miten sait tietää hänen yhteystietonsa. Tämä auttaa osoittamaan, että olet saavuttanut oikeat kanavat.
- "Toimistosi johtaja ohjasi minut tähän sähköpostiosoitteeseen"
- "Löysin tämän sähköpostiosoitteen verkkosivustoltasi"
- "Niin ja niin sanoi, että minun pitäisi ottaa sinuun yhteyttä"
Vaihe 2. Kerro viimeisestä tapaamisesta (jos mahdollista)
Henkilön muistin lenkkeily voi lisätä sitoutumista.
- "Puhuimme lyhyesti konferenssissa viime viikolla"
- "Puhuimme eilen puhelimessa"
- "Näin esityksesi…"
Vaihe 3. Yhteinen etu
Tämä voi auttaa sinua olemaan yhteydessä vastaanottajaasi ja pitää yrityksesi sähköpostit näyttämästä liian kylmiltä. Yhteisten etujen määrittämiseksi sinun on ehkä tutkittava hieman vastaanottajaa. Mahdollisia tutkimusalueita ovat Facebook, Twitter ja LinkedIn.
- Muista kertoa henkilölle, mistä löysit tämän yhteisen kiinnostuksen, muuten jäädyt vainoojaksi.
- Jos mahdollista, yritä pitää molempia kiinnostavia liiketoimintaan liittyviä asioita, kuten jotain omalla alalla tai ammatillista intohimoa, jota molemmat jaatte.
Vaihe 4. Kerro syy yhteydenottoosi
Älä odota liian kauan päästäksesi asiaan. Kukaan ei aio lukea sähköpostiviestejä, jotka koostuvat useista kappaleista kauan ennen kuin mitään, joka muistuttaa asiaa, ilmestyy. Selitä selvästi ja suoraan, mitä haluat ja miksi otat yhteyttä kyseiseen henkilöön. Jos kysyt neuvoja tai pyydät muita pyyntöjä, varmista, että ne ovat hallittavissa, varsinkin jos tämä on ensimmäinen kontaktisi.
- "Olen kiinnostunut oppimaan lisää …"
- "Haluaisin tavata sinut joskus keskustelemaan …"
- "Haluaisin mielipiteenne …"
Vaihe 5. Pidä sähköpostisi keskittyneenä yhteen aiheeseen
Jos annat sähköpostisi mutkittelematta, vastaanottaja voi menettää kiinnostuksensa tai unohtaa, miksi lähetit sähköpostin.
Kärki:
Kysy vastaanottajalta vain yksi asia sähköpostissasi.
Tapa 3/3: Kirjautuminen pois
Vaihe 1. Kiitä vastaanottajaa ajastasi
Kukaan ei tykkää käydä läpi kaikkia sähköpostiaan, joten muista kiittää vastaanottajaasi siitä, että hän käytti aikaa lukea viestisi. Tämä yksinkertainen kohteliaisuus parantaa suuresti vastaanottajien mielialaa ja lisää mahdollisuuksia saada vastaus.
- "Arvostan, että käytit aikaa tämän sähköpostin lukemiseen."
- "Kiitos, että otit aikaa aikataulustasi tämän lukemiseen."
Vaihe 2. Anna toimintakehotus
Pyydä vastaanottajaa kirjoittamaan sinulle takaisin, soittamaan, miettimään ehdotustasi tai mitä tahansa muuta saadaksesi hänet sitoutumaan. Kysymyksen esittäminen on toinen loistava tapa lisätä sitoutumista.
- "Soita minulle, kun sinulla on vapaa -aikaa"
- "Nähdään lounaalla joskus pian"
- "Mitä ajatuksiasi olet…?"
- "Odotan vastaustasi"
Vaihe 3. Lopeta sähköposti
Kun lopetat ammattisähköpostin, varmista, että pääte on kiitollinen, mutta ytimekäs. Yksinkertainen päättyvä tervehdys pitää sähköpostisi ammattimaisena ja ilmaisee silti kiitollisuutesi.
- "Ystävällisin terveisin,"
- "Kiitos,"
- "Ystävälliset/lämpimät terveiset"
- "Paras"
- Vältä "Sinun todella", "Ystävällisin terveisin", "Terveisin!", "Rauha", "Kiitos huomiosta".
Vaihe 4. Liitä mukaan allekirjoituksesi
Jos et ole määrittänyt sähköpostipalvelua sisältämään allekirjoituksesi, muista lopettaa nimesi, otsikkosi ja yhteystietosi. Älä ylikuormita tätä osaa viidellä puhelinnumerolla, kahdella sähköpostiosoitteella ja kolmella verkkosivustolla. Pidä se yksinkertaisena, jotta vastaanottaja tietää parhaan tavan ottaa sinuun yhteyttä. Vältä lainausten lisäämistä allekirjoitukseesi.
-
-
- Joe Smith
- joe.seppä@mail.com
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Vaihe 5. Tarkista sähköpostin oikoluku
Ennen kuin napsautat Lähetä -painiketta, lue sähköpostisi pari kertaa ja korjaa matkan varrella havaitut virheet. Koska tämä sähköposti on todennäköisesti ensimmäinen yhteytesi vastaanottajan kanssa, sinun on jätettävä paras mahdollinen vaikutelma. Kirjoitus- ja kieliopilliset virheet saavat sähköpostisi näyttämään nopeasti vähemmän ammattimaiselta.
