Se on aina turhauttavaa, kun joudut odottamaan vastausta, olipa kyse työhaastattelusta, liiketoimintasuunnitelmasta tai vain suunnitelmien tekemisestä ystävän kanssa. Jatkosähköpostin lähettäminen voi olla erittäin tehokas vastauksen saamisessa, varsinkin jos teet pyyntösi kohtuullisen odotuksen jälkeen ja kirjoitat sen selkeästi, ytimekkäästi ja kunnioittavasti. Parantaaksesi menestymismahdollisuuksiasi edelleen, tee niin paljon”jalkatöitä” kuin mahdollista helpottaaksesi vastaanottajasi asioita.
Askeleet
Tapa 1 /3: Seuraamisten lähettämisen milloin ja minne valitseminen
Vaihe 1. Odota vähintään 3 arkipäivää lähettääksesi seurannan
Ei ole yleistä sääntöä, kuinka kauan sinun pitäisi odottaa ennen sähköpostiviestin lähettämistä. Hyvä nyrkkisääntö on 3 arkipäivää, ellei yhteyshenkilösi ole antanut tiettyä päivämäärää, jolloin he vastaavat. Siinä tapauksessa odota vähintään 1 arkipäivä kyseisen päivämäärän jälkeen.
- Jos henkilö esimerkiksi sanoi vastaavansa ennen tai tiistaina 19. päivänä, odota vastausta vähintään keskiviikkona 20. päivään.
- Työhaastattelun seurannassa on yleensä parempi odottaa vähintään 5 arkipäivää.
- Ei ole välttämätöntä laskea vain työpäiviä (eli viikonloppujen ja juhlapyhien ohittaminen), kun seurataan henkilökohtaisesti.
- Älä oleta pahinta, kuten sitä, ettet saanut työtä tai että he eivät ole kiinnostuneita yritysehdotuksestasi-vain siksi, että et saanut nopeaa vastausta. Yhteyshenkilösi voi olla todella kiireinen!
Vaihe 2. Osoita sähköposti suoraan yhteyshenkilöllesi
Tämä koskee tietysti aina henkilökohtaisia sähköpostiviestejä ja yleensä paras strategia liiketoiminnan seurantaan. Jos henkilö antoi sinulle yhteystietonsa tai kutsui sinut seurantaan, lähetä viesti aina suoraan hänelle (ja vain heille).
- Jos henkilö ei antanut sinulle yhteystietoja tai kutsunut sinua seurantaan, lähetä sähköpostisi ohjaamallesi yhteyshenkilölle (kuten hallinnolliselle avustajalle tai rekrytointikoordinaattorille). Pyydä aiherivillä, että viesti ohjataan henkilölle, jonka kanssa olet aiemmin käsitellyt.
- Jos olet aiemmin ollut henkilön kanssa yhteydessä sähköpostitse, käytä samoja vastaanottajan ja lähettäjän sähköpostiosoitteita kuin ennen.
Vaihe 3. Lähetä yhteensä enintään kaksi jatkosähköpostia
On tarpeeksi vaikeaa tietää, milloin lähettää seuranta, joten entä seurannan seuranta? Jos ensimmäiseen seurantaan ei vastata, odota vähintään 1-2 arkipäivää toisen seurannan lähettämiseksi. Jos tähän toiseen viestiin ei vastata, lopeta seuranta tai ota yhteyttä toiseen yritykseen.
- Vaikka voit luoda uuden jatkosanoman halutessasi, on myös hyvä lähettää sama viesti kuin alkuperäisellä seurannalla, mutta lisää yläreunaan seuraava huomautus:”(Tom: Lähetin tämän seurannan tiistaina ja olen innokas kuulemaan sinusta liiketoimintamahdollisuudesta, josta keskustelimme viime torstaina. Kiitos, Jan)"
- Nyrkkisääntönä on, että älä huolehdi ollenkaan (ettet saa töitä jne.), Jos sinun on lähetettävä yksi seuranta. Huolehdi vain vähän, jos joudut lähettämään kaksi seurantaa. Aloita huolestuminen hieman enemmän, jos et kuule takaisin toisen seurannan jälkeen!
Vaihe 4. Vältä seurannan tarve kiitosviestillä
On aina kohteliasta lähettää kiitossähköposti liikekokouksen jälkeisenä päivänä-erityisesti, mutta ei vain työhaastattelussa-sekä monien henkilökohtaisten yhteydenottojen jälkeen. Jos käännät jälkimaininnan tähän kiitokseen, voit ehkä rohkaista vastaamaan ilman, että sinun on lähetettävä erillinen seuranta muutaman päivän kuluttua.
- Kiitosviesti voi käyttää lähes samaa muotoa ja sisältöä kuin jatkosähköposti, vain hieman enemmän tilaa kiittää henkilöä ja hieman vähemmän vastauksen pyytämiseen.
- Tätä ei kuitenkaan lasketa "viralliseksi" seurannaksi, joten voit silti lähettää jopa kaksi "todellista" seurantaa tarvittaessa!
Tapa 2/3: Seuraavien sähköpostiviestien muotoilu
Vaihe 1. Katso suoraan aiemmasta yhteyshenkilöstäsi aiherivillä
Jos aiherivisi on epämääräinen tai merkityksetön, seurantasi voi päätyä lukemattomaksi tai roskakoriin. Valitse sanasi huolellisesti, jotta otsikkorivi liittyy välittömästi ja nimenomaisesti vuorovaikutukseen vastaanottajan kanssa.
- Yksi strategia on lisätä "RE:" aiemman vuorovaikutuksesi kuvaukseen, jolloin se lukee kuin jatkoa tapahtumalle: "RE: Haastattelu perjantaina 23.9. Klo 11."
- Toinen vaihtoehto on lisätä nimesi, lyhyt ja suora kuvaaja sekä sähköpostisi syy: "Terry Regula 9/23 Haastattelun seuranta".
- Älä koskaan oleta, että henkilö tunnistaa sähköpostiosoitteesi ja avaa viestin. Käytä aiheriviä eduksesi.
Vaihe 2. Nimeä vastaanottaja tervehdyksessäsi ja kiitä häntä lopuksi
Vaikka voit olla sopivasti epämuodollinen henkilökohtaiseen jatkosähköpostiviestiin, liiketoiminnan seurannan tulee tasapainottaa kunnioittavat muodollisuudet ja aiemman vuorovaikutuksesi tuottama tuttuus. Useimmissa tapauksissa voit esimerkiksi tervehtiä henkilöä etunimellä-niin kauan kuin hän esitteli itsensä nimellä "Joe Selmon" tai sanoi "soita minulle Barb".
- Tervehdyksesi voi tyypillisesti näyttää tältä: "Rakas Joe" tai "Rakas Barb", ellet tunne enemmän muodollisuutta: "Hyvä herra Selmon" tai "Rakas tohtori Bennet".
- Lopuksi kiitä heitä viimeisen kerran ja käytä etu- ja sukunimeäsi: "Kiitos, Steve Caraway."
Vaihe 3. Käytä enintään 3-4 kappaletta, joista jokainen on 2-3 virkkeen pituinen
Kun on kyse seurannan kirjoittamisesta, päästä asiaan ja saavuta se nopeasti! Tämä ei tarkoita vain yhden lauseen kirjoittamista, mutta se tarkoittaa virtaviivaistetun sähköpostin luomista ilman ylimääräistä sisältöä. Luo kevyitä, puhtaita kappaleita seuraavien linjojen mukaisesti (tai vastaavaa):
- Tervehdys
- Kohta 1: kiitos ja selkeä lausunto siitä, että seuraat.
- Kohta 2: nopea yhteenveto yhteystietosi tiedoista.
- Kohta 3: nopea vahvistus kiinnostuksestasi tai halukkuudestasi.
- Kohta 4: lausunto siitä, että "odotat" päivitystä tai että sitä "arvostetaan".
- Sulkeminen
Vaihe 4. Anna kaikki asiaankuuluvat tiedot, joita vastaanottaja tarvitsee
Varmista, että toisen henkilön on tehtävä niin vähän kuin mahdollista, jotta voit seurata sinua. Ainoa syy, miksi he eivät ole vielä saaneet sinuun yhteyttä, on luultavasti siksi, että he ovat olleet kiireisiä. Joten jos heidän on katsottava muistiinpanojaan tai tiedostojaan saadakseen tietoja aiemmasta vuorovaikutuksesta, he todennäköisemmin päättävät, ettei myöskään ole heidän aikansa ottaa yhteyttä sinuun nyt.
- Jos sinulla oli haastattelu, mainitse tietty päivämäärä ja kellonaika, tehtävän nimi ja joko erittäin nopea yhteenveto haastattelusta tai valittu anekdootti tai jakso siitä. Esimerkiksi:”Kirjoitan haastattelun seuraamiseksi viime maanantaina 23. päivä keskipäivällä. Muistat varmaan, että olin niin innokas puhumaan myyntipäällikön tehtävästä, että melkein kaatoin kahvini pöydällesi!”
- Muista antaa selkeät tiedot kaikista yhteydenottomuodoista, joita haluat heidän käyttävän: sähköposti, puhelin/teksti, sähköposti jne.
Tapa 3/3: Ole selkeä, ytimekäs ja kunnioittava
Vaihe 1. Kiitä vastaanottajaa ja kerro, että seuraat heti alussa
Älä hautaa sitä tosiasiaa, että kirjoitat seurannan sähköpostin keskelle. Kerro sen sijaan henkilölle heti, miksi otat heihin yhteyttä-ja osoita hänelle arvostusta, kun olet siinä!
Kokeile jotain tällaista:”Kiitos jälleen, että käytit aikaa tavata kanssani viime torstaina. Kirjoitan seurantaa kokouksesta ja ajatuksistasi ehdotuksestani.”
Vaihe 2. Sulje vuorovaikutus uudelleen ja vahvista kiinnostuksesi nopeasti
Anna henkilölle kertaus aiemmissa yhteyksissäsi, etenkin liiketoimintaskenaariossa, kun tiedät, että toinen henkilö on käsitellyt monia haastatteluja, kokouksia jne. Varmista, että he muistavat heti, kuka olet ja mistä keskustelit.
Esimerkiksi: "Oli ilo esitellä suunnitelmani laskutustoimintojesi virtaviivaistamisesta, ja toivon, että jaat intohimoni tehdä yhteistyötä sen toteuttamiseksi."
Vaihe 3. Ole suora ja kohtelias, älä painostava, anteeksipyytävä tai passiivis-aggressiivinen
Älä häpeä seurata! On hyvä vahvistaa kiinnostuksesi ja halu tietää, missä olet, kunhan teet niin kohteliaasti ja kunnioittavasti. Muista, että et ole velkaa ehtoillesi, mutta tee pyyntö, älä vaatimus.
- Käytä tällaista sävyä: "Odotan innolla, että kuulen, missä asemassa olen yhteisön tiedotusaseman suhteen."
- Älä ole painostava: "Lupasit vastauksen eilen, ja minun täytyy kuulla sinusta mahdollisimman pian."
- Älä myöskään ole passiivis-aggressiivinen: "Luulen, etten saanut työtä, koska et koskaan palannut minuun, mutta haluaisin vahvistuksen sille."
Vaihe 4. Näytä ja kerro vastaanottajalle, että arvostat hänen aikaansa
Selkeän otsikkorivin käyttäminen ja sähköpostin asian käsittely heti osoittaa kunnioitusta toisen ihmisen aikaa kohtaan. On myös hyvä sanoa kerran tai kahdesti viestissä, että arvostat aikaa, jonka he käyttävät sinulle. Liiallinen tekeminen imartelulla ei ole välttämätöntä tai edes hyödyllistä, mutta kunnioituksen osoittaminen parantaa aina mahdollisuuksiasi saada nopeita vastauksia.
- Esimerkiksi: "Tiedän, että olet todella kiireinen tähän aikaan vuodesta, ja arvostan aikaa, jonka olet käyttänyt kanssani."
- Tai:”Kiitos jälleen, että käytit aikaa vastata kysymyksiini viime torstaina. Minulla on vain yksi nopea pyyntö."
- Jos henkilö on ollut liian kiireinen ottamaan sinuun yhteyttä, osoittaminen ja kertominen heille, kuinka paljon arvostat hänen aikaansa, on hyvä tapa houkutella häntä vastaamaan!
