Sähköpostin kirjoittaminen on melko yksinkertaista, mutta sinun on pidettävä mielessä yleinen muoto. Muista myös epävirallisten ja virallisten sähköpostien erot. Tässä on mitä sinun tarvitsee tietää.
Kuinka kirjoittaa parhaat sähköpostit -esitys
Askeleet
Osa 1/5: Sähköpostin perusteet
Vaihe 1. Määritä sähköpostiosoite
Jos sinulla ei vielä ole sähköpostiosoitetta, sinun on rekisteröidyttävä sähköpostipalveluntarjoajan kanssa ennen kuin voit jatkaa. Onneksi on monia ilmaisia verkkopohjaisia sähköpostipalveluntarjoajia, joille voit saada ilmaisen sähköpostiosoitteen ilmaiseksi. Jotkut suosituimmista ovat:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo sähköposti
Vaihe 2. Napsauta "Luo" tai "Uusi"
"Ennen kuin voit kirjoittaa sähköpostiviestin, sinun on avattava uusi tyhjä viestiruutu kirjoittaaksesi sähköpostisi. Tarkka menetelmä vaihtelee käyttämäsi palvelun mukaan, mutta sivun yläosassa on yleensä painike tarra, kuten "Kirjoita", "Uusi" tai "Uusi viesti".
Jos olet epävarma uuden viestin luomisesta, tutustu sähköpostipalvelusi ohjesivuille saadaksesi lisätietoja siitä yksityiskohtaisemmin
Vaihe 3. Listaa vastaanottajien sähköpostiosoitteet
Sinun ei tarvitse luetella omaa sähköpostiosoitettasi, mutta sinun on määritettävä sen henkilön tai ihmisten sähköpostiosoite, jolle aiot lähettää sähköpostiviestin.
- Usein välilyönti riittää useiden sähköpostiosoitteiden erottamiseen, mutta jotkut palvelut vaativat useiden osoitteiden erottamista pilkulla tai muulla välimerkillä. Jos näin on, sähköpostisi tarjoajan on määritettävä nämä ohjeet.
- Kirjoita päävastaanottimen tai vastaanottimien sähköpostiosoite Vastaanottaja: -kenttään. Päävastaanottaja viittaa yleensä kaikkiin, joille sähköposti on suoraan tarkoitettu tai osoitettu sähköpostin tekstissä.
- Kirjoita muut sähköpostiosoitteet CC: -kenttään. Tämä on "kopio" -kenttä. Vastaanottaja on listattava”CC:” -kenttään, jos sähköpostissa ei mainita niitä suoraan, mutta se viittaa johonkin, mitä yksilön tulisi olla tietoinen.
- Piilota sähköpostiosoitteet käyttämällä BCC: -kenttää. Jos et halua sähköpostin vastaanottajien näkevän luetteloa sähköpostiosoitteista, joihin viesti meni, kirjoita nämä sähköpostiosoitteet sokeaan kopioon.
Vaihe 4. Sisällytä informatiivinen aihe
Jokaisessa sähköpostipalvelussa voit kirjoittaa sähköpostisi aiheen tai otsikon "Aihe" -ruutuun.
-
Aiheen tulee olla lyhyt, mutta sen pitäisi myös antaa vastaanottajalle jonkinlainen käsitys sähköpostista.
- Esimerkiksi satunnainen sähköpostiviesti ystävälle voisi yksinkertaisesti sanoa "Mitä kuuluu?" Jos kuitenkin lähetät sähköpostia sähköpostitse tehtävää koskevasta kysymyksestä, otsikkorivillä voi olla esimerkiksi "Matematiikan kotitehtävät".
- Vastaavasti esimiehelle tai professorille osoitettu kysymys voidaan merkitä aihepiirillä, kuten "Kysymys" tai "Kysymys…", ja sen jälkeen lyhyt otsikko, joka kuvaa kyseistä aihetta.
- Huomaa, että viesti ilman aihetta näkyy vastaanottajan postilaatikossa otsikolla "(ei aihetta").
Vaihe 5. Kirjoita sähköpostisi runko
Sähköpostisi teksti tulee kirjoittaa isoon tekstikenttään aiherivin alle.
- Jokaisen sähköpostin tekstin tulisi sisältää yleensä tervehdys, viesti ja sulkeminen.
- Sähköpostin luonne on nopea, joten kannattaa yleensä pitää viestisi pituus melko lyhyenä.
Vaihe 6. Paina "Lähetä" -painiketta
Kun olet kirjoittanut sähköpostisi, tarkista se varmistaaksesi, ettei siinä ole kirjoitus- tai kielioppivirheitä ja että viesti käsittelee selvästi asiaa, jonka halusit tuoda esiin. Jos sähköposti on valmis, paina "Lähetä" -painiketta viestiruudussa lähettääksesi sen pois luettelossa oleville vastaanottajille.
Osa 2/5: Ystävällisen sähköpostin kirjoittaminen
Vaihe 1. Tiedä milloin ystävällinen sähköposti on sopiva
Ystävälliset sähköpostit tulee varata rakkaillesi, mukaan lukien ystävät, perhe ja romanttiset kumppanit. Jos viesti on luonteeltaan satunnainen ja lähetät sen jollekulle, jonka kanssa olet epävirallisessa kunnossa, voit lähettää ystävällisen sähköpostin.
Ainoa kerta, kun et lähetä ystävällistä sähköpostia perheellesi tai ystävällesi, on se, jos lähetät virallisen ryhmän sähköpostiviestin, kuten lahjoituspyynnön tai myyntimainoksen. Koska nämä sähköpostit lähetetään todennäköisesti myös ihmisille, joiden kanssa et ole satunnaisissa asioissa, sinun on suunnattava sähköpostiviesti heitä kohti
Vaihe 2. Pidä aiherivi satunnaisena
Aiherivi ei ole ehdottoman välttämätön, mutta aiheen sisällyttäminen on silti hyvä idea. Pidä se lyhyenä, suloisena ja asiallisena.
- Jos kirjoitat vain sähköpostia tavoittaaksesi ystävän, voit lisätä humoristisen tai yksinkertaisen aiheen "Pitkästä aikaa!"
- Jos kirjoitat tarkoituksella, mainitse mikä se on. Jos esimerkiksi päätät kirjoittaa sähköpostiviestin ryhmälähdöstä, merkitse sähköpostilla aihe, joka mainitsee nimenomaan tämän retken.
Vaihe 3. Harkitse vastaanottajan osoittamista nimen perusteella
Ystävälliselle sähköpostille tämä ei ole ehdottoman välttämätöntä, mutta se on silti kohtelias tapa aloittaa viestisi runko.
-
Tervehdys voi olla yksinkertainen kuin henkilön nimen ilmoittaminen:
Bob,
-
Vaihtoehtoisesti voit sisällyttää ystävällisen tervehdyksen myös tällä nimellä:
- "Hei Bob!"
- "Hei Bob"
- "Huomenta Bob!"
Vaihe 4. Kirjoita viestisi selkeästi, mutta pidä kielesi satunnaisena
Viestisi runon pitäisi olla helppo ymmärtää, mutta sävyn tulisi olla epävirallinen ja keskustelullinen.
- Lue sähköpostisi ja kysy itseltäsi, kuulostaako sähköpostin sisältö tavallisesta puhumisesta. Jos näin on, olet saavuttanut hyvän sävyn ystävälliselle sähköpostille.
- Käytä supistuksia. Supistukset eivät ole osa muodollista kirjoittamista, mutta ne ovat yleinen osa jokapäiväistä keskustelua, joten ne sopivat ystävälliseen sähköpostiin.
- Käytä vapaasti slangia. Halutessasi voit sisällyttää Internet -slangin: "thx" "kiitos", "4" sijaan "for", "l8r" sijaan "myöhemmin" jne.
- Käytä myös hymiöitä tarvittaessa.:)
Vaihe 5. Harkitse nimesi allekirjoittamista
Tervehdyksen tavoin sulkeminen tai allekirjoitus ei ole ehdottoman välttämätöntä ystävälliselle sähköpostille, mutta se voi olla hyvä tapa lopettaa viesti.
-
Lopetus voi olla yhtä yksinkertainen kuin nimesi:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Voit myös olla hieman luovempi sulkemalla:
- "Myöhemmin! Jen"
- "Tämä sähköposti tuhoutuu itsestään 3… 2… 1…"
Osa 3/5: Muodollisen sähköpostin kirjoittaminen
Vaihe 1. Ymmärrä, milloin viralliset sähköpostit ovat tarpeen
Käytä virallista sähköpostia, kun kirjoitat henkilölle, jonka kanssa et ole satunnaisissa asioissa. Tähän kuuluvat muun muassa esimiehet, työtoverit, asiakkaat ja asiakkaat, ohjaajat ja yhteisön tai poliittiset virkamiehet.
-
Huomaa, että saatat huomata, että tiukat muodolliset sähköpostit eivät ole välttämättömiä jonkun kanssa, joka kuuluu johonkin näistä luokista, kun luot työsuhteen kyseisen henkilön kanssa. Kun "muodollisesta" sähköpostista tulee hieman liian jäykkä, sinun tulee kirjoittaa "osittain muodollinen" sähköposti.
- Viestisi sävy voi olla hieman keskustelukykyisempi, mutta sinun tulisi pysyä poissa Internet -slangista.
- Sinun tulee silti lisätä allekirjoituksesi, mutta sinun ei ehkä tarvitse antaa kaikkia yhteystietojasi nimesi alle.
Vaihe 2. Sisällytä informatiivinen aihe
Aiheen tulee olla lyhyt, mutta tarkka. Siirry suoraan käsiteltävään asiaan.
-
Esimerkki:
- "Esseekysymys" (kun kirjoitat sähköpostiviestin professorille, jossa kysytään yksityiskohtia esseetehtävästä)
- "Application for Management Job Ad" (lähetettäessä sähköpostia vastauksena työmainokseen)
- "Ongelma osassa #00000" (kun kirjoitat sähköpostia pyytääksesi asiakaspalvelua tai ilmoittaaksesi teknisestä ongelmasta)
Vaihe 3. Kirjoita muodollinen tervehdys
Muodollisen tervehdyksen tulee sisältää sana "Hyvä" ja sen jälkeen vastaanottajan nimi. Käytä vastaanottimen sukunimeä ja asianmukaista otsikkoa ja seuraa tervehdystä kaksoispisteellä.
-
Esimerkki:
- "Rakas herra Smith:"
- "Rakas rouva Jones:"
- "Rakas tohtori Evans:"
Vaihe 4. Varmista, että sähköpostisi teksti on ytimekäs ja tarkka
Rajoita sähköpostisi sisältö muutamaan kappaleeseen, jotka käsittelevät suoraan sähköpostisi aihetta. Käytä muodollista kieltä ja varmista, että oikeinkirjoitus ja kielioppi ovat tarkkoja.
- Vältä supistusten käyttöä.
- Älä käytä Internet -slangia tai hymiöitä.
Vaihe 5. Sisällytä sopiva sulkeminen
Yleisin sulkeminen on "Ystävällisin terveisin", mutta on myös muutamia muita, jotka voivat toimia. Pidä sulkeminen kohtelias ja seuraa sitä pilkulla.
-
Muita mahdollisia sulkemisia ovat:
- Terveiset
- Kunnioittaen
- Parhain terveisin
- Kiitos
- Toivottaen
Vaihe 6. Anna tarvittaessa yhteystiedot allekirjoituksessasi
Kirjoita koko nimesi sähköpostisi loppuun. Voit lisätä nimesi alle virallisen nimikkeesi ja kaikki tarpeelliset yhteystiedot.
- Otsikossa, jos sellainen on, on oltava asema ja sen yrityksen tai laitoksen nimi, johon kuulut.
- Lisää vähintään puhelinnumerosi, faksinumerosi ja sähköpostiosoitteesi. Voit myös lisätä sähköpostiosoitteesi ja verkkosivustosi URL -osoitteen.
Osa 4/5: Erityiset ystävälliset sähköpostit
Vaihe 1. Kirjoita sähköposti ystävällesi, joka muutti pois.
Jos ystäväsi, sukulaisesi tai rakkaasi on äskettäin muuttanut uuteen paikkaan, kirjoita sisäänkirjautumiseen sähköpostitse kysymällä, miten muutto sujui, millainen uusi naapurusto on ja niin edelleen.
Vaihe 2. Lähetä ystävällinen sähköposti ystävällesi, joka ei koskaan antanut sinulle sähköpostiosoitetta
Jos sait satunnaisen ystävän sähköpostiosoitteen kolmannelta osapuolelta, on tärkeää, että käytät sähköpostiosoitettasi sen varmistamiseen, että osoite on oikea ja että selvität nopeasti kuka olet.
Vaihe 3. Opi kirjoittamaan sähköpostia kaverille.
Jos olet tyttö, joka kirjoittaa sähköpostia kaverille ensimmäistä kertaa, saatat tuntea olosi hieman hermostuneeksi. Tämä pätee erityisesti, jos kaveri, jolle kirjoitat, on mahdollinen murskausmateriaali. Kokeile kirjoittaa sähköpostia, joka näyttää satunnaiselta, mutta älykkäältä ja säveltämältä.
Vaikka se on melko riskialtista liikettä, voit myös sähköpostilla kertoa kaverille, että pidät hänestä
Vaihe 4. Ymmärtää, kuinka kirjoittaa sähköpostia tytölle.
Jos olet kaveri, joka kirjoittaa sähköpostia tytölle ensimmäistä kertaa, tehtävä voi vaikuttaa melko pelottavalta. Pysy rauhallisena ja kirjoita viesti, joka on sekä rento että hyvin koottu.
Vaihe 5. Kirjoita flirttaileva sähköposti
Jos haluat olla söpö ja leikkisä sähköpostisi vastaanottajan kanssa, käytä samaa kieltä, jota käyttäisit flirttailuun kyseisen henkilön kanssa todellisuudessa. Hymiöt ja "halaukset ja suukot" (xoxo) ovat myös hyödyllisiä.
Kirjoita vastaavasti flirttaileva sähköposti jollekin treffisivustolle. Tällaisessa sähköpostissa sinun on kuitenkin oltava sekä flirttaileva että informatiivinen, jotta vastaanottaja saa hyvän käsityksen siitä, kuka olet
Vaihe 6. Kirjoita rakkaussähköposti
Tällä digitaalisella aikakaudella rakkaussähköpostia voidaan pitää rakkauskirjeen vastineena. Jos romanttinen kumppanisi on poissa ja haluat lähettää nopean muistiinpanon rakkautesi ilmaisemiseksi, sähköposti on nopein tapa tehdä se.
Osa 5/5: Muodollisten sähköpostien erityistyypit
Vaihe 1. Hae työtä sähköpostitse
Kun lähetät ansioluettelosi ja työhakemuksesi sähköpostitse, sinun on selitettävä, mitä työtä haet, miksi haluat sen ja millaiset pätevyydet tekevät sinusta sopivan tehtävään. Liitä mukaan myös ansioluettelosi.
- Vastaavasti voit myös kirjoittaa sähköpostin, joka hakee harjoittelua. Kuvaile millaista harjoittelua etsit ja miten se auttaa sinua saavuttamaan uratavoitteesi. Kerro myös syyt, miksi sinut pitäisi valita harjoitteluun.
- Lähetä jatkosähköposti, jos et ole vielä saanut vastausta hakemastasi työpaikasta.
Vaihe 2. Osaa kirjoittaa sähköpostiviestin professorillesi
Professorin sähköpostin lähettäminen saattaa tuntua pelottavalta, mutta se ei ole vaikeampaa kuin mikään muu virallinen sähköposti. Professori on todennäköisesti kiireinen henkilö, joten pidä kysymyksesi mahdollisimman ytimekkäinä.
Jos professori tuntee sinut riittävän hyvin, voit myös lähettää sähköpostia professorillesi, kun pyydät suosituskirjettä
Vaihe 3. Kirjoita kysely sähköpostitse
Kyselykirje on kirje, jossa kysytään toimittajalta, harkitseeko hän hyväksyvänsä kirjoitusteoksen julkaisemista varten. Sinun on kuvattava kyseinen teos riittävän hyvin antaaksesi toimittajalle hyvän käsityksen siitä, mistä on kyse.
Vaihe 4. Ota yhteyttä henkilöstöön sähköpostitse
Jos olet huolissasi yrityksestäsi henkilöresursseista, nopein tapa käsitellä sitä on lähettää sähköpostia oikeille henkilöstöhallinnon henkilöille. Varmista, että sähköpostissa käsitellään ongelmaa selvästi.
Ammattimaisia sähköpostiviestejä
Esimerkki neuvottelupuhelun muistutussähköpostista
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.
Esimerkki neuvottelupuhelun muistutussähköpostista
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.
Esimerkki sähköpostista työnantajalle, joka pyytää viitettä
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.
