Useimmat ihmiset ovat kirjoittaneet lukemattomia sähköposteja ja ihmetelleet, miksi heidän on odotettava vastausta pitkään. Sähköpostin kiireellisyyden tunteen antaminen on yksinkertaista, mutta sinun on valittava sanasi huolellisesti. Luota aikaherkkiin sanoihin ja kehota lukijaa toimimaan välittömästi. Niin kauan kuin pidät sähköpostisi lyhyenä ja johdonmukaisena, voit saada minkä tahansa sähköpostin kuulostamaan kiireelliseltä.
Askeleet
Osa 1/3: Aiherivin luominen
Vaihe 1. Katso otsikkorivisi vastaanottaja
Jos otat suoraan yhteyttä toiseen, sähköpostisi erottuu enemmän. Voit tehdä tämän mainitsemalla henkilön nimen tai käyttämällä sanoja "sinä" ja "sinun". Nämä sanat ovat suoria, keskustelullisia ja rohkaisevat vastaanottajaa avaamaan sähköpostin.
- Aloita esimerkiksi otsikkorivi lauseella "Hei Bill!" tai "Soititko jo?"
- Jos et tiedä henkilön nimeä, voit viitata henkilökohtaisiin tietoihin, kuten vastaanottajan sijaintiin. Sano esimerkiksi: "Kaupungisi parhaat ravintolat".
Vaihe 2. Käytä kiireellistä kieltä aiherivillä
On tärkeää välittää kiireellisyys mahdollisimman pian. Kannusta lukijaa napsauttamaan sähköpostia lisäämällä toimintakehotus tai viittaus niukkuuteen. Nämä taktiikat viittaavat siihen, että lukijan on toimittava heti, jotta hän voi hyötyä sähköpostista.
- Käytä esimerkiksi sanoja ja lauseita, kuten "Kiire!" tai "24 tuntia jäljellä", jos haluat kutsua lukijan toimimaan nyt.
- Vihje, että jotain on rajoitettu, kuten sanomalla: "Tämä tuote lentää hyllyiltä."
Vaihe 3. Vinkki sähköpostin sisälle
Seuraa kiireellistä sanaa ja anna selkeä kuva siitä, mitä lukijan pitäisi odottaa sähköpostin sisällä. Käytä toimintakeskeisiä sanoja ehdottaaksesi, miten lukijan tulisi vastata. Varmista, että aiherivi on selkeä ja ytimekäs, jotta otsikko ei ole sekava.
- Voit esimerkiksi sanoa jotain:”Kiire! Se on myynti.”
- Voit myös selittää sähköpostin numeroilla. Sano esimerkiksi: "5 tapaa pienentää sähkölaskua".
Vaihe 4. Kysy lukijalta vaihtoehtoinen tapa olla kiinnostava
Kysymys voi olla hyvä tapa vihjata sähköpostisi sisällöstä. Kysymyksen on oltava lukijan kannalta relevantti. Sen pitäisi viitata kiireelliseen tapahtumaan tai aiheeseen, jonka lukijan on tiedettävä, rohkaistakseen häntä lukemaan sähköpostin heti.
- Voit esimerkiksi sanoa jotain: "Viimeinen mahdollisuus - oletko jo tilannut lippusi?"
- Toinen esimerkki on: "Kuinka voit olla tuottavampi tänään?"
Osa 2/3: Sähköpostin tekstin jäsentäminen
Vaihe 1. Johda ratkaisulla asiaankuuluvaan ongelmaan
Selitä tekstissä, miksi lähetät sähköpostin. Näytä lukijalle, mikä tekee tästä sähköpostista kiireellisen ja miksi hänen pitäisi vastata siihen mahdollisimman pian. Ole mahdollisimman täsmällinen ehdottaaksesi, mitä toinen henkilö saa lukemalla sähköpostisi.
- Voit esimerkiksi sanoa jotain:”Oletko kyllästynyt kävelemään kuluneilla kengillä? Myymälässämme on tuotenimiä kenkiä alhaisimmilla hinnoilla.”
- Voit kirjoittaa: "Soita asiakkaalle tänään päästäksesi määräajan alle."
Vaihe 2. Kuvaile sähköpostin tarkoitus lyhyillä lauseilla
Vältä kiireellisen sähköpostin tekemistä pitkäksi ja sekavaksi. Rajoita itsesi muutamaan lyhyeen lauseeseen tai kappaleeseen. Välitä viestisi tavalla, joka on helppo ymmärtää ja kieliopillisesti oikein.
- Jotta et tekisi viestistäsi liian pitkää, yritä laatia luettelo tärkeimmistä asioista, jotka sinun on tehtävä.
- Monet yritykset sisältävät kuvan sähköpostissa. Myyntimainos selittää sähköpostin tarkoituksen tehokkaasti.
Vaihe 3. Käytä lempeää ja vastakkainasettelua
Kun yrität kuulostaa kiireelliseltä, saatat tulla röyhkeäksi tai uhkaavaksi. Vältä vaatimasta lukijaa kiinnittämään huomiota ja vastaamaan, koska tämä vaikuttaa usein useammin. Sen sijaan yhdistä aikaa koskevat sanat ehdotuksiin toimenpiteistä, jotka lukijan tulisi tehdä.
- Sano esimerkiksi:”Koneessa on jäljellä 5 paikkaa. Soita tänään varataksesi paikkasi.”
- Vältä uhkaavalta kuulostaminen, ole hieman epäsuora. Sano esimerkiksi:”Identiteettivarkaudet lisääntyvät 5% joka vuosi, mikä tekee henkilökohtaisten tietojesi suojaamisesta entistä tärkeämpää.”
Vaihe 4. Liitä toimintakehotus loppuun
Käytä sähköpostisi viimeistä virkettä ohjataksesi lukijaa kohti toimintoa, jonka haluat hänen tekevän. Tämän on oltava täsmällinen, joten sisällytä kaikki tiedot, joita he tarvitsevat vastataksesi sähköpostiisi. Tämä voi olla painike, verkkosivuston linkki tai puhelinnumero.
- Jos esimerkiksi haluat jonkun soittavan, sano "Soita minulle tänään" ja vastaa puhelinnumeroosi.
- Anna tarkka linkki verkkosivustoon. Jos haluat henkilön näkevän tietyn tuotteen, lähetä linkki tuotesivulle, älä koko verkkosivustoon.
- Jos haluat ohjata jonkun fyysiseen paikkaan, se auttaa antamaan reittiohjeita, karttoja ja muita viitteitä.
Osa 3/3: Sähköpostin tarkentaminen
Vaihe 1. Käytä helposti tunnistettavaa sähköpostiosoitetta
Monet ihmiset näkevät sähköpostiosoitteen ensin, ja jos se ei ole tunnistettavissa, he voivat ohittaa sähköpostin. Varmista, että sähköpostiosoitteesi ehdottaa, mitä toinen voi odottaa näkevänsä sähköpostissa. Mukauta sähköpostiosoitteesi niin, että sähköposti näkyy paremmin.
- Käytä esimerkiksi nimeäsi. Sähköpostin pitäisi näyttää tältä: "John Smith, wikiHow" tai "[email protected]".
- Vältä satunnaisten numeroiden ja symbolien käyttöä, koska tämä ei ole ammattimaista ja saa sähköpostisi näyttämään roskapostilta.
Vaihe 2. Luo määräaika sähköpostiviestille vastaamiselle
Jotta kuulostat kiireelliseltä, anna vaikutelman, että lukijan on toimittava nyt. Vaikka sinulla ei olisi tiettyä määräaikaa, teeskentele, että sitä on. Muista viitata tähän määräaikaan niin usein kuin mahdollista sähköpostin aikana.
- Voit esimerkiksi sanoa: "Tämä sopimus päättyy huomenna."
- Jos sinulla ei ole tiettyä määräaikaa, yritä sanoa: "Vastaa viimeistään tiistaina" tai "Arvostaisin sitä, jos vastasit klo 17.00 mennessä."
Vaihe 3. Lue sähköpostiviesti uudelleen varmistaaksesi, että sillä on johdonmukainen tarkoitus
Kaikkien sähköpostissa olevien tietojen tulee liittyä lähettämistarkoitukseesi. Tätä tarkoitusta on korostettava aihepiirissä ja koko tekstissä. Jokaisen yksityiskohdan on johdettava tähän tarkoitukseen ja kerrottava lukijalle, mitä heidän on tiedettävä toimiakseen sen mukaisesti. Muokkaa kaikki yksityiskohdat, jotka eivät sovi, koska ne heikentävät kiireellistä ääntä.
- Jos myyt tuotetta, sisällytä tuotteen ominaisuudet ja suurimmat edut. Pitkät tarinat tai pienet yksityiskohdat voivat häiritä.
- Jos esimerkiksi otat yhteyttä asiakkaaseen, haluat ehkä kertoa hänelle:”Säästä 20%, kun teet ostoksia uudella verkkosivustollani.”
- Mieti, mitä henkilön on tiedettävä. Jos olet jo ottanut yhteyttä johonkin, sinun ei tarvitse toistaa aiemmin sanomaasi.
Vaihe 4. Vältä kirjoittamasta isoja kirjaimia tai pikavalintoja
Hyvät kirjoitustekniikat ja kieliopillinen järki tekevät sähköpostistasi helpommin ymmärrettävän. Vältä paljon huutomerkkejä tai tarpeettomia isoja kirjaimia. Käytä asianmukaista kieltä ja ole kunnioittava.
- Vältä lyhennettyjä sanoja, kuten "u", "ur", "plz" ja hymiöitä.
- Monet huutomerkit, isot kirjaimet tai numerot voivat myös laukaista roskapostisuodattimen, mikä tarkoittaa, että sähköpostisi ei välttämättä näy ollenkaan.
Vinkkejä
- Pidä sähköpostisi johdonmukaisena ja toimivana aiherivistä viimeiseen lauseeseen.
- Varmista, että sähköposti keskittyy siihen, mitä haluat ilmaista. Poista kaikki, mikä on viestisi vastaista.
- Lue ja muokkaa sähköpostisi aina ennen sen lähettämistä. Löydät usein paikkoja, joiden on oltava ytimekkäitä ja kiireellisiä.
