Tiedonjakosähköposti on sähköposti, joka on suunniteltu jakamaan tietoja erityisesti työpaikalla tai muussa ammatillisessa ympäristössä. Tiedon jakaminen on loistava tapa osoittaa kollegoillesi, että välität heistä ja haluat jakaa heidän kanssaan tietämänsä, toivoen, että se voi auttaa heitä tulevaisuudessa. Se voi myös auttaa vahvistamaan ammatillisia yhteyksiäsi. Yritä tehdä tietosi jakavista sähköpostiviesteistä mahdollisimman selkeitä ja sulavia. Tämä helpottaa muiden ymmärtämistä ja ymmärtämistä.
Askeleet
Tapa 1 /2: Sähköpostin kirjoittaminen
Vaihe 1. Ilmoita sähköpostisi tarkoitus selkeästi ja lyhyesti aiherivillä
Kirjoita aiherivi, joka antaa yleisöllesi selkeän esikatselun siitä, mitä odottaa sähköpostin avaamisen jälkeen. Yritä pitää aiherivin pituus noin 7 sanalla.
- Jos haluat esimerkiksi jakaa koodauskonferenssissa käymälläsi tietämyksen, voit tehdä aiheesta seuraavanlaisen: "Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020."
- Sähköpostit, joissa on epämääräisiä tai liian pitkiä aiheriviä, avautuvat paljon epätodennäköisemmin. Vältä lyhyitä, vain 1-2 sanan aiherivejä, jotka eivät kerro tehokkaasti sähköpostista.
Kärki: Jos haluat ihmisten lukevan tiedonjakosähköpostisi tietyn ajan kuluessa, lisää päivämäärä otsikkoriville. Voit esimerkiksi laittaa "Teollisuuden edistysaskeleet keskustelemaan kokouksessa 2. elokuuta".
Vaihe 2. Aloita sähköposti tervehdyksellä, joka on suunnattu kohderyhmällesi
Ajattele yleisöä, jolle aiot lähettää tiedonjakosähköpostisi, ja valitse tervehdys, jolla on asianmukainen muodollisuus. Tee tervehdyksestä kaikki, jotka saavat sähköpostin.
- Jos esimerkiksi lähetät sähköpostiviestin pienelle ohjelmoijaryhmälle, jonka kanssa työskentelet läheisesti ja tunnet hyvin, voit aloittaa sähköpostin jollakin erittäin satunnaisella ja ystävällisellä tavalla, kuten: "Hyvää iltapäivää, toiset koodaavat ninjat."
- Jos lähetät tiedonjakosähköpostia korkeammille tahoille tai jollekin ryhmälle, joka sisältää henkilöitä, joita et tunne henkilökohtaisesti, voit valita muodollisemman tervehdyksen seuraavasti: "Arvoisat johtokunnan jäsenet" tai " Hyvää huomenta, markkinointitiimi.”
- Jos jaat tietämystä vain yhdelle tai kahdelle henkilölle, voit osoittaa heille nimen sähköpostisi tervehdyksessä.
- Jos olet epävarma, voit käyttää jotain yleistä, kuten "Hei kaikki" tai "Hyvää päivää".
Vaihe 3. Kirjoita lyhyt tausta tai konteksti sähköpostin alkuun
Aloita lyhyellä kappaleella tervehdyksesi alla, joka selittää, mitä jaat sähköpostissasi. Tämä antaa lukijoille enemmän kontekstia lukemilleen kuin aiherivi.
Jos esimerkiksi jaat oppimista koodauskonferenssista, voit kirjoittaa esimerkiksi:”Viime viikolla minulla oli onni osallistua Miami Coders -konferenssin vuoden 2020 painokseen. Haluan jakaa kanssanne joitain tärkeimpiä otteita 2 päivän konferenssista, jonka aikana saimme tietää tekoälystä ja koodauskehityksistä vuodelle 2021. Toivon, että tämä tieto on sinulle yhtä hyödyllistä ja mielenkiintoista kuin minulle.”
Vaihe 4. Jaa sähköpostin teksti osioiksi
Jaa jaettavat pääkohdat yhtenäisiksi osioiksi, jotta niitä on helpompi seurata ja sulattaa. Laita otsikot jokaisen tieto -osan alkuun selventämään, mistä alla oleva teksti kertoo. Jaa pitkät osat useisiin lyhyempiin kappaleisiin tietojen jakamiseksi sen sijaan, että vain kaattaisit joukon tietoja yhdeksi pitkäksi tekstilohkoksi.
- Varmista, että jokainen kappaleesi sisältää asiaan liittyviä kohtia. Jos aloitat uuden ajatuksen, aloita uuden kappaleen kirjoittaminen.
- Jos haluat esimerkiksi kertoa, mitä opit tekoälystä ja koodaustrendeistä äskettäisessä konferenssissa, johon osallistuit, voit rakentaa sähköpostisi seuraavasti: osion otsikko, jossa lukee "Tekoälyteollisuuden päivitykset", ja kirjoita sitten muutama kappale aiheesta, jota seuraa toinen osion otsikko "Koodaustrendit vuodelle 2021", jota seuraa muutama kappale.
Vaihe 5. Päätä sähköpostin teksti yhteenvetokohdalla
Kirjoita ennen kirjautumistasi lyhyt kappale, jossa toistetaan joitakin sähköpostisi tärkeimpiä tietoja. Kerro lukijoillesi, mitä toivot saavasi jaetusta tiedosta, ja liitä mukaan kaikki asiaankuuluvat toiminnot.
- Voit esimerkiksi sanoa jotain:”Kuten huomaat, tekoälyssä on monia jännittäviä uusia kehityksiä markkinoinnin suhteen, ja on olemassa joitain mielenkiintoisia uusia ohjelmointitrendejä, joita kannattaa varoa vuonna 2021. Toivon, että käytät näitä tietoja kehittämishankkeisiimme ja miettiä tapoja, joilla voimme parantaa tuotteitamme seuraavan vuoden aikana.”
- Esimerkki toimista voisi olla esimerkiksi seuraava:”Suunnitellaan jakamaan ajatuksiamme kaikista näistä tiedoista perjantain kokouksessa. Tule valmistautumaan vähintään 1 piste keskusteluun.”
Vaihe 6. Lopeta sähköpostisi kirjautumalla pois ja sen jälkeen nimesi ja otsikkosi
Valitse allekirjoitus, joka on lyhyt ja ystävällinen ja jossa on yleisölle sopiva muodollisuus. Kirjoita nimesi ja otsikkosi loppuun, jotta ihmiset tietävät tarkalleen, keneltä juuri lukema sähköpostiviesti on, mikä on erityisen tärkeää, jos et tunne henkilökohtaisesti kaikkia yleisösi jäseniä.
- Esimerkkejä satunnaisista allekirjoituksista, jotka toimivat lähes kaikissa sähköpostiviesteissä, ovat "Kiitos", "Terveisin" ja "Kaikkea hyvää".
- Muodollisempia allekirjoituksia ovat: "Ystävällisin terveisin" ja "Kunnioittavasti sinun".
- Jotkut ideat entistä arkisemmista kirjautumisista, joita voisit käyttää sähköpostina ihmisille, joiden kanssa työskennellä tai jotka näkevät päivittäin, ovat: "Nähdään huomenna" ja "Hurraa".
- Jos jaat tietoa organisaatiosi ulkopuolella, kirjoita myös organisaatiosi nimi nimesi ja tittelisi jälkeen, jotta ihmiset tietävät, mistä kirjoitat ne.
Tapa 2/2: Tee sähköpostistasi lukijaystävällinen
Vaihe 1. Pidä sähköpostisi mahdollisimman lyhyenä
Yritä sisällyttää kaikki tiedot, jotka haluat jakaa mahdollisimman lyhyillä sanoilla. Mitä pidempi sähköpostisi on, sitä epätodennäköisemmin ihmiset, joiden kanssa haluat jakaa tietosi, lukevat koko jutun.
- Jos kirjoitat erityisen monimutkaisesta aiheesta, voit aina sisällyttää linkkejä ulkopuolisiin lähteisiin tai liitteitä tarkempien tietojen saamiseksi. Näin ne, jotka ovat kiinnostuneita jakamastasi aiheesta, voivat sukeltaa syvemmälle aiheeseen.
- Ei ole olemassa kivisääntöä, kuinka kauan tiedonjakosähköpostin pitäisi kestää, ja se riippuu paljon jaettavien tietojen tyypistä ja aiheen monimutkaisuudesta. Hyvä nyrkkisääntö on, että älä kirjoita sähköpostia pidempään kuin haluaisit itse lukea.
Vaihe 2. Korosta tärkeät tiedot luettelomerkeillä tai numeroiduilla luetteloilla
Toista keskeiset tiedot tekstikappaleistasi luettelomerkeillä tai numeroiduilla luetteloilla. Tämä auttaa toistamaan jakamasi tietämyksen ja antaa lukijoille nopean vilkaisun saadakseen joitain sähköpostisi pääkohtia.
Voit esimerkiksi tehdä luettelon, jonka otsikko on”5 parasta markkinointitrendiä vuodelle 2021”, ja kirjoittaa trendit 1–5 sen alla olevaan numeroituun luetteloon. Lukijat näkevät helposti trendit ja voivat sitten lukea sähköpostisi tekstin, jos haluavat lisätietoja
Vaihe 3. Käytä mahdollisimman paljon yksinkertaista ja helposti ymmärrettävää kieltä
Vältä käyttämästä suuria sanoja ja ammattikieltä selittämään pointtiasi, ellet ehdottomasti tarvitse. Tämä helpottaa sähköpostisi lukemista ja ymmärtämistä laajemmalle yleisölle, joka ei luultavasti ole niin tuttu kirjoittamastasi aiheesta kuin sinä.
Ota huomioon myös yleisösi, kun valitset käytettävän kielen. Jos esimerkiksi kirjoitat pienelle ohjelmoijaryhmälle, voit luultavasti välttyä käyttämästä sähköpostissasi enemmän koodauskäytäntöjä kuin kirjoittaessasi monipuoliselle yleisölle
Kärki: Jos sinun on ehdottomasti käytettävä sanaa, jota ihmiset eivät ehkä tiedä selittääkseen jotakin kohtaa, määrittele se ensimmäisen kerran, kun käytät sanaa sähköpostisi sisällössä.
Vaihe 4. Kirjoita ammattimaisella äänellä
Ole kohtelias, käytä oikeaa kielioppia ja välimerkkejä ja valitse sanasi huolellisesti. Vältä kirjoittamista rentoon sävyyn äläkä käytä slangia tai epäammattimaista kieltä. Tämä auttaa sinua tulemaan ammattimaiseksi ja asiantuntevaksi aiheessa, josta jaat tietoja.
- Älä esimerkiksi kirjoita sanoja isoilla kirjaimilla ja käytä huutomerkkejä säästeliäästi, jotta et törmää sellaiseen kuin huudat yleisöllesi.
- Älä käytä slängisanoja tai lauseita, kuten "yo", "mitä kuuluu" tai "y'all", mainitakseni muutamia.
Vaihe 5. Pidä kiinni tavallisista kirjasimista, merkeistä ja sähköpostin muotoilusta
Älä käytä fontteja tai erikoismerkkejä, joita joillakin järjestelmillä ei ole. Käytä tavallista järjestelmäfonttia, joka on sisäänrakennettu sähköpostipalvelimeesi, käytä vakionäppäimistössä olevia merkkejä äläkä sekoita sähköpostisi oletusmuotoon.
Tämä varmistaa, että käytännössä jokainen, joka vastaanottaa sähköpostisi toisella tietokoneella tai toisen sähköpostipalvelimen kautta, näkee täsmälleen sen, mitä näit kirjoittaessasi sähköpostisi
Vinkkejä
- Ota aina huomioon yleisösi, kun kirjoitat tiedonjakosähköpostia. Tämä auttaa sinua määrittämään muodollisuuksien tason, sävyn ja käytettävän kielen.
- Varmista, että lähetät tiedonjakosähköpostin ihmisille, jotka hyötyvät siitä eniten. Esimerkiksi ohjelmoija ei ehkä ole kiinnostunut markkinointialan trendeistä ja kehityksestä, mutta joku asiakaspalvelussa saattaa olla.
- Ennen kuin kirjoitat tiedonjakosähköpostin, kysy itseltäsi, onko se paras tapa jakaa tiedot. Joissakin tapauksissa saatat päättää, että henkilökohtainen kokous tai videoneuvottelu olisi tehokkaampi.
- Luo hahmotelma siitä, mitä haluat jakaa ennen sähköpostin kirjoittamista. Jos esimerkiksi haluat jakaa joitain markkinointitekniikoita, jotka olet oppinut webinaarissa, jossa kävit, voit kirjoittaa tärkeimmät kohdat, kuten "uudet SEO -tekniikat", "sähköpostimarkkinointistrategiat" ja "sisällön markkinoinnin parhaat käytännöt".
Varoitukset
- Varmista, että sähköpostisi käyttämä kieli on kaikkien yleisön ymmärrettävissä. Älä esimerkiksi käytä joukkoa ohjelmointikieltä, jos kirjoitat koko yrityksellesi.
- Tarkista aina oikoluku ja oikeinkirjoitus sähköpostit ennen niiden lähettämistä. Jos sähköpostisi sisältää virheitä, et tule luotettavaksi tietolähteeksi.
