Paljon kuin saatat käyttää arkistokaappia ja kansioita paperiasiakirjojen järjestämiseen, voit käyttää tietokonettasi sähköisenä arkistointijärjestelmänä digitaalisten tiedostojen, myös valokuvien ja asiakirjojen, hallintaan.
Askeleet
Tapa 1 /2: Tiedostojärjestelmän luominen Windowsissa
Vaihe 1. Valitse, mitkä tiedostot haluat järjestää
Jos haluat valita useita tiedostoja, jotka on lueteltu yhdessä Resurssienhallinnassa, napsauta ensimmäistä tiedostoa, jonka haluat valita, ja pidä sitten ⇧ Vaihto painettuna ja napsauta viimeistä tiedostoa.
Vaihe 2. Valitse arkistointipaikka
Windowsissa on oletusarvoiset pääkansioiden nimet, kuten Omat tiedostot, Omat kuvat ja Oma musiikki, tai voit valita kansion luomisen.
Vaihe 3. Luo uusi kansio
Tämä kansio toimii arkistokaappina, jossa on muita organisoituja alikansioita.
- Napsauta Windowsin Resurssienhallinnassa hiiren kakkospainikkeella kohtaa, johon haluat luoda kansion.
- Klikkaus Uusi.
- Klikkaus Kansio. Kansion nimi Uusi kansio on korostettu.
- Kirjoita kansion nimi, jota haluat käyttää.
- Paina ↵ Enter.
Vaihe 4. Lisää alikansioita pääkansioosi
Avaa kansio kaksoisnapsauttamalla pääkansion nimeä. Samalla tavalla kuin olet luonut pääkansion, luo alikansioita tiedostojen järjestämiseksi.
Vaihe 5. Siirrä tiedostot uusiin kansioihin
Voit avata kaksi Resurssienhallinnan versiota vierekkäin ja vetää sitten tiedostot alkuperäisestä sijainnista uuteen kansioon.
Vaihe 6. Varmuuskopioi järjestetyt tiedostosi
Kopioi ne säännöllisesti ulkoiselle kiintolevylle tai pilvipalvelimelle Windowsin varmuuskopioinnin avulla. Jos tietokoneen kiintolevy epäonnistuu, voit palauttaa tiedostot uudelle kiintolevylle varmuuskopion avulla.
- Klikkaus alkaa.
- Kirjoita hakukenttään Varmuuskopioida.
- Klikkaus Varmuuskopiointi ja palautus.
- Klikkaus Asettaa tuki ja noudata ohjatun toiminnon ohjeita.
Tapa 2/2: Tiedostojärjestelmän luominen Macille
Vaihe 1. Valitse, mitkä tiedostot haluat järjestää
Jos haluat valita useita tiedostoja, jotka on lueteltu yhdessä, napsauta ensimmäistä tiedostoa, jonka haluat valita, ja pidä sitten ⇧ Vaihto painettuna ja napsauta viimeistä tiedostoa.
- Ctrl-napsauta yhtä tiedostoista ja napsauta sitten Uusi kansio valinnalla.
- Kirjoita uuden kansion nimi.
- Paina ⏎ Paluu.
Vaihe 2. Lisää alikansioita pääkansioosi
Voit avata pääkansion pitämällä ⌘ -komentoa painettuna kaksoisnapsauttamalla kansiota. Samalla tavalla kuin olet luonut pääkansion, luo alikansioita tiedostojen järjestämiseksi.
Vaihe 3. Varmuuskopioi järjestetyt tiedostosi
Kopioi ne Time Machine -laitteella ulkoiselle kiintolevylle, Time Capsuleen tai verkon OS X -palvelimelle. Jos tietokoneen kiintolevy epäonnistuu, voit palauttaa tiedostot uudelle kiintolevylle varmuuskopion avulla.
- Napsauta Time Machine -valikossa Aikakoneen asetukset.
- Klikkaa Valitse Varmuuskopiointilevy -painiketta.
- Valitse minne haluat varmuuskopioida tiedostosi. Tämä voi olla ulkoinen kiintolevy tai Time Capsule. Valitse asema ja napsauta Käytä Levyä.
- Jos haluat varmuuskopioida useille asemille, voit valita Lisää tai poista varmuuskopiolevy ja tämä antaa sinulle mahdollisuuden lisätä toinen varmuuskopiointilaite. Tämä on valinnainen lisäturvavaihe.
Vinkkejä
- Voit halutessasi nimetä tiedostot uudelleen sisältämään tiedoston luomisen päivämäärän, jotta voit helposti lajitella tiedostot aakkosjärjestykseen nähdäksesi ne niiden luomisjärjestyksessä. Kun nimeät tiedostosi uudelleen sisällyttämään päivämäärän osaksi tiedostonimeä, käytä muotoa VVVV. KK. PP, esimerkiksi 2010.09.29. Voit ohittaa vuosisadan ja pisteet ja käyttää yksinkertaisesti numeroa 100929.
- Jos haluat lajitella tiedostot nimen mukaan Resurssienhallinnassa, napsauta Nimi otsikko.
- Kun liität ulkoisen kiintolevyn tietokoneeseesi, sinulta saatetaan kysyä, haluatko käyttää asemaa varmuuskopiointiin joko Windowsin varmuuskopioinnin tai Mac Time Machine -laitteen avulla.
