Jos työskentelet saksalaisen yrityksen kanssa, sinun on todennäköisesti faksattava heille jotain, koska monet saksalaiset toimistot käyttävät edelleen fakseja. Jotain lähettäminen Saksaan on helppoa, kunhan sinulla on oikea lähtökoodi, maakoodi ja suuntanumero määränpäätäsi varten. Voit joko käyttää perinteistä faksilaitetta tai lähettää sen online -faksausyrityksen kautta. Koska faksaus kansainvälisesti voi olla kallista, yritä estää mahdolliset virheet ennen niiden syntymistä.
Askeleet
Tapa 1 /3: Faksin käyttö
Vaihe 1. Aseta asiakirja syöttölaitteeseen
Syöttölaite on lokero, joka tulee ulos faksilaitteen yläosasta. Syöttölaitteen sivussa saattaa näkyä pieni kuvake, joka kertoo, kumpi asiakirjan puoli syötetään ensin.
- Jos et näe tätä kuvaketta, katso faksin laitteen käyttöoppaasta, miten paperi lisätään lokeroon. Jotkut koneet on ehkä ladattava taaksepäin tai ylösalaisin.
- Jos sinulla ei ole faksilaitetta, löydät sen useimmista kirjastoista, toimistotarvikeliikkeistä ja kuljetusliikkeistä.
Vaihe 2. Anna puhelukoodi, jos faksilaitteesi on kytkentäkeskuksessa
Joillakin yrityksillä voi olla sisäisiä kytkentäkeskuksia. Jos näin on, kirjoita yrityksesi puhelinnumero lähettääksesi faksin yrityksen ulkopuolelle. Pyydä henkilöstöä, tietotekniikkaa tai esimiestäsi oppimaan tämä koodi.
Jos käytät kotifaksia tai jos sinulla ei ole keskusyksikköä, sinun ei tarvitse tehdä tätä
Vaihe 3. Valitse maasi poistumiskoodi
Tämä kertoo faksilaitteelle, että aiot lähettää kansainvälisen faksin. Yhdysvalloissa ja Kanadassa poistumiskoodi on 011. Meksikossa ja useimmissa Euroopan maissa poistumiskoodi on 00.
Löydät luettelon muista maasta poistumiskoodeista osoitteesta
Vaihe 4. Lähetä faksi Saksaan valitsemalla 49
Tämä numero kertoo faksilaitteelle, että lähetät faksin saksalaiseen kohteeseen. Se tulee heti maasi poistumiskoodin jälkeen.
Jos esimerkiksi faksoit Yhdysvalloista Saksaan, numerosi näyttää tältä: 01149
Vaihe 5. Valitse sen Saksan kaupungin suuntanumero, johon soitat
Jokaisella Saksan alueella on suuntanumero. Suuntanumero voi olla 2–5 numeroa pitkä. Jos suuntanumero alkaa 0: lla, pudota 0 ja aloita valinta seuraavalla numerolla.
- Jos lähetät faksin Yhdysvalloista Dresdeniin, Saksa, numerosi näyttää nyt tältä: 01149351.
- Luettelo tärkeimmistä saksalaisista suuntanumeroista on osoitteessa
Vaihe 6. Anna vastaanottajan faksinumero ja paina lähetä
Saksalaisten faksinumeroiden pituus voi olla 3–7 numeroa. Paina lähetä, kun olet valmis. Faksilaitteen yhdistäminen voi kestää hetken, ennen kuin se lähettää asiakirjasi Saksaan.
Tapa 2/3: Faksin lähettäminen verkossa
Vaihe 1. Valitse online -faksiyhtiö
On useita yrityksiä, jotka lähettävät asiakirjasi vastaanottajan faksilaitteeseen puolestasi. Jokaisella palvelulla on eri hinnat kansainvälisille fakseille. Joitakin yrityksiä ovat FaxZero, RingCentral Fax ja HelloFax.
- Jotkut voivat veloittaa maksun jokaisesta lähetetystä faksista. Tämä on hyvä vaihtoehto, jos lähetät fakseja harvoin. Ne voivat maksaa 2–5 USD koko asiakirjalle tai 0,07–0,10 USD sivulle.
- Joillakin yrityksillä on kuukausimaksu, mutta sinulla on oikeus lähettää tietty määrä fakseja kuukaudessa. Tämä on ihanteellinen, jos sinun on faksattava usein Saksaan. Nämä alkavat yleensä noin 8-10 dollaria kuukaudessa.
- Jopa "ilmaiset" faksiyritykset voivat veloittaa 1-2 dollarin maksun kansainvälisistä fakseista.
Vaihe 2. Lataa asiakirja heidän verkkosivustolleen
Noudata verkkosivuston ohjeita faksin lähettämisessä. Useimmissa tapauksissa valitset lähetettävän tiedoston ja lataat sen sivustolle. Jos asiakirja ei ole tietokoneessa, skannaa se skannerilla.
- Jotkut sivustot voivat sallia useiden asiakirjojen lataamisen kerralla.
- Jotkin palvelut saattavat edellyttää PDF- tai.doc -tiedoston lataamista. Varmista, että tiedostosi on oikeassa muodossa ennen kuin yrität lähettää sitä.
Vaihe 3. Kirjoita henkilökohtaiset tietosi oikeisiin laatikoihin
Useimmissa palveluissa anna nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi. Voit myös syöttää yrityksesi nimen tarvittaessa.
Vaihe 4. Lisää vastaanottajan faksinumero
Kirjoita vastaanottajan nimi tai yritys oikeisiin kenttiin. Anna sen alle faksinumero. Kirjoita ensin maasi poistumiskoodi ja sen jälkeen Saksan maakoodi, suuntanumero ja itse faksinumero.
- Maasi poistumiskoodi tulee ensin. Yhdysvalloissa ja Kanadassa poistumiskoodi on 011. Useimmissa Euroopan maissa poistumiskoodi on 00. Löydät lisää poistumiskoodeja täältä:
- Käytä seuraavaksi Saksan maakoodia, joka on 49.
- Anna sen jälkeen Saksan alueen suuntanumero. Löydät täydellisen luettelon suuntanumeroista täältä:
- Kirjoita lopuksi vastaanottajan faksinumero. Tämä voi olla 3-7 numeroa.
Vaihe 5. Maksa kortilla tai verkkomaksupalvelulla
Kun olet antanut numeron, napsauta "seuraava" tai "lähetä faksi" päästäksesi maksunäyttöön. Verkkosivusto laskee kaikki kansainväliset maksut faksin lähettämisestä Saksaan.
Vaihe 6. Lähetä faksi
Lähetä "faksi" painamalla "lähetä", "lähetä" tai "vahvista". Lähettäminen voi kestää muutaman minuutin. Saatat saada sähköpostivahvistuksen faksin lähettämisen jälkeen.
Tapa 3/3: Prosessin vianmääritys
Vaihe 1. Liitä kansilehti varmistaaksesi, että faksi saapuu oikealle henkilölle
Toimistotilassa sinun on ehkä määritettävä, kenelle faksi on tarkoitettu. Jos et, vastaanottaja ei ehkä koskaan saa faksia. Tämän välttämiseksi faksin ensimmäisellä sivulla on oltava:
- Vastaanottajan nimi
- Faksin sivujen määrä
- Sinun nimesi
- Yhteystietosi.
Vaihe 2. Vältä upeiden grafiikoiden ja tummien tai harmaiden laikkujen lähettämistä
Tummat tai varjostetut alueet voivat aiheuttaa viiveitä tai virheitä faksaamisen aikana. Varmista, että faksissa ei ole monimutkaista grafiikkaa, kuten valokuva. Tee kaavioista, skannatuista kuiteista tai muista kuvista tausta valkoinen, ei harmaa tai musta.
Vaihe 3. Lähetä fakseja normaaleina aukioloaikoina
Jos vastaanottajan faksilaitteessa on ongelmia aukioloaikojen ulkopuolella, hän ei välttämättä huomaa sitä ja faksi saattaa jäädä huomaamatta. Voit vähentää ongelman mahdollisuutta lähettämällä faksin vastaanottajan aukioloaikoina.
- Yleensä saksalaiset toimistot työskentelevät klo 9.00–18.00, vaikka tämä voi vaihdella yrityksen mukaan.
- Saksalaiset pankit ovat yleensä avoinna klo 8.30-13.30 ja 14.30-16.00.
- Saksan aikavyöhyke on Keski -Euroopan aika (UTC +1).
Vaihe 4. Soita tai lähetä sähköpostia ja tarkista, että faksi saapui
Pyydä heitä vahvistamaan, kun he ovat vastaanottaneet faksin. Jos he eivät ole saaneet sitä, sinun on ehkä lähetettävä se uudelleen.
