Vaikka ihmiset faksaavat asiakirjoja harvemmin kuin aiemmin, saatat joutua lähettämään faksin aika ajoin. Faksin lähettämiseen on edelleen monia hyviä syitä, varsinkin jos lähetät sopimuksia tai jos vastaanottajallasi ei ole tekniikkaa tai laitteita, joita tarvitaan paperien lähettämiseen millään muulla tavalla. Onneksi voit faksata asiakirjoja faksilaitteen, tietokoneen tai jopa älypuhelimen avulla.
Askeleet
Tapa 1 /3: Faksin käyttö
Vaihe 1. Aseta faksi
Jotta voit lähettää ja vastaanottaa fakseja faksilaitteella, sinun on varmistettava, että faksilaite on kytketty ja yhdistetty lankapuhelinyhteyteesi.
- Erillistä linjaa suositellaan, jos aiot faksata usein, koska et voi käyttää faksilaitetta ja puhelinta samanaikaisesti.
- Varmista myös, että faksilaitteessasi on väriainetta ja paperia, jos aiot vastaanottaa fakseja.
- Jos sinulla ei ole faksia kotona tai töissä, voit ehkä lähettää sen ilmaiseksi paikallisesta julkisesta kirjastosta. Voit myös mennä kauppaan, kuten Kinko'siin tai The UPS Storeen, faksaamaan asiakirjasi maksua vastaan. Nämä vaihtoehdot toimivat parhaiten, jos et odota lähettävän fakseja usein.
Vaihe 2. Säädä asetuksia
Kaikki faksit ovat erilaisia, mutta sinulla on yleensä mahdollisuus muuttaa tiettyjä asetuksia. Lue käyttöoppaasi saadaksesi lisätietoja koneesi ominaisuuksista.
- Jos haluat tietää varmasti, että faksin lähetys onnistui, ota käyttöön vahvistussivun asetus. Kun tämä ominaisuus on käytössä, laite tulostaa sivun faksin lähettämisen jälkeen, mikä ilmoittaa, onko sen lähettäminen onnistunut vai ei.
- Voit myös määrittää faksin otsikon, joka on tekstirivi, joka näkyy jokaisen lähettämäsi asiakirjan yläosassa. Se sisältää tyypillisesti perustiedot faksin lähettäjältä.
- Jos aiot vastaanottaa myös fakseja, voit valita automaattisen tai manuaalisen vastaanottotilan, joka edellyttää jokaisen saapuvan faksin hyväksymistä.
Vaihe 3. Kerää asiakirjat
Alkuperäisten asiakirjojen käyttäminen valokopioiden sijaan antaa vastaanottajalle asiakirjan, joka on puhtaampi ja helpompi lukea.
Käytä kansilehteä faksattavien sivujen päällä. Kansilehden tulee sisältää tietoja, kuten lähettäjän nimi ja faksinumero, vastaanottajan nimi ja faksinumero, päivämäärä ja faksiin sisältyvien sivujen määrä
Vaihe 4. Aseta asiakirjat laitteeseen
Monissa koneissa on sekä paperinsyöttölaite että litteä näyttö. Jos sinulla on vain yksi sivu, voit käyttää jompaakumpaa toimintoa. Jos sinulla on useita sivuja, paperinsyöttölaite toimii yleensä paremmin.
- Kun käytät paperinsyöttölaitetta, voit lisätä kaikki sivut kerralla. Faksilaitteessa tulisi olla kuvake, joka osoittaa, mihin suuntaan paperien tulisi olla paperinsyöttölaitteessa. Joissakin faksilaitteissa on myös mahdollisuus skannata ja faksata asiakirjan molemmat puolet, joten tarkista käyttöoppaasta, onko tämä mahdollista laitteellasi.
- Kun käytät litteää näyttöä, nosta laitteen päällä olevaa kantta ja aseta asiakirja tekstipuoli alaspäin lasinäyttöön. Varmista, että kohdistat asiakirjasi näytön merkintöjen mukaisesti ja suljet kannen ennen kuin jatkat.
Vaihe 5. Anna faksinumero
Kun syötät numeron, muista sisällyttää suuntanumero, maakoodi ja kaikki numerot, jotka sinun on valittava. Sinun tulee syöttää numero täsmälleen samalla tavalla kuin jos olisit soittanut numeroon puhelimella.
Vaihe 6. Paina lähetyspainiketta
Muutaman sekunnin kuluttua kuulet laitteen alkavan lähettää faksia ja paperit alkavat syöttää faksilaitteeseen.
Laitteesi painikkeessa voi olla "mene" tai "faksi" lähetyksen sijaan
Vaihe 7. Etsi vahvistusviesti
Jotkut koneet näyttävät viestin näytöllä ilmoittaakseen, onko faksin lähetys onnistunut. Jos olet määrittänyt asetukset vastaanottamaan tulostettuja vahvistuksia, laite tulostaa sivun, jossa on faksin tila.
Tapa 2/3: Faksaaminen tietokoneen kanssa
Vaihe 1. Valitse ohjelma
Kun lähetät faksia tietokoneelta, voit käyttää tietokoneellesi asennettua ohjelmistoa tai verkkopalvelua.
- Joissakin käyttöjärjestelmissä on ohjelmia, joiden avulla voit lähettää fakseja. Esimerkiksi Windows 7: ssä on Faksi ja skannaus -työkalu, jonka avulla voit lähettää faksin ilman faksilaitetta.
- Jotta voit käyttää tietokoneohjelmistoa, sinun on kytkettävä tietokone puhelinlinjaan. Jos tämä ei ole mahdollista, kokeile sen sijaan verkkopalvelua.
- Saatavilla on useita verkkopalveluja, mukaan lukien MyFax, eFax ja FaxZero. Jotkut ovat ilmaisia, jotkut edellyttävät tilausta tai jäsenyyttä, ja jotkut palvelut pyytävät sinua maksamaan faksittain.
Vaihe 2. Avaa ohjelma ja luo uusi faksi
Jokainen ohjelma on ainutlaatuinen, mutta sinun pitäisi nähdä vaihtoehto "Luo uusi faksi" tai jotain vastaavaa.
Vaihe 3. Liitä asiakirjat
Jos haluat faksata asiakirjoja tietokoneella, sinun on ladattava ne viestiin. Sinun pitäisi nähdä painike, joka sanoo "lataa asiakirjoja" tai jotain vastaavaa.
- Jos sinulla on sähköisiä asiakirjoja, voit etsiä niitä tietokoneeltasi ja liittää ne viestiisi.
- Jos sinulla on paperiasiakirjoja, sinun on käytettävä niitä skannerilla. Jos sinulla ei ole skanneria, voit myös ottaa kuvan asiakirjoista ja lähettää sen sähköpostitse itsellesi tai ladata kuvan suoraan tietokoneellesi.
Vaihe 4. Anna faksinumero ja viesti
Kirjoita vastaanottajalle lyhyt viesti ruudussa olevaan tilaan aivan kuten lähettäessäsi sähköpostia. Tämä toimii kansilehtenäsi, joten erillistä kansilehteä ei tarvitse liittää. Sinun on myös syötettävä vastaanottajan faksinumero TO -kenttään.
Sinua saatetaan myös pyytää kirjoittamaan vahvistuskoodi todistaaksesi, että et ole robotti
Vaihe 5. Valitse Lähetä
Kun olet liittänyt asiakirjasi, kirjoittanut viestisi ja syöttänyt vastaanottajan faksinumeron, paina lähetyspainiketta ja olet valmis.
Tapa 3/3: Matkapuhelimen tai tabletin käyttö
Vaihe 1. Lataa sovellus
Puhelimille ja tableteille on saatavilla useita mobiilisovelluksia, joiden avulla voit lähettää fakseja aivan kuten tietokoneeltasi. Jotkut sovellukset ovat ilmaisia, kun taas toiset voivat veloittaa maksun. Suosittuja sovelluksia ovat Files Anywhere, Fax Burner ja JotNot Fax.
Jotkin sovellukset antavat väliaikaisen faksinumeron, joka ei välttämättä ole ihanteellinen, jos aiot lähettää ja vastaanottaa usein
Vaihe 2. Avaa sovellus ja valitse asiakirja
Kun avaat sovelluksen mobiililaitteellasi, sinua kehotetaan luomaan uusi faksi. Ensimmäinen asia, jonka sinun tarvitsee tehdä, on valita asiakirja, jonka haluat faksata.
- Jos asiakirja tallennetaan paikallisesti laitteellesi, sähköpostiin tai pilvitallennuspalveluun, kuten DropBox, sinun pitäisi pystyä etsimään ja lataamaan asiakirja sovelluksesta.
- Jos sinulla on paperiasiakirja, voit ottaa puhelimestasi tai tabletistasi kuvan asiakirjasta ja liittää sen viestiisi.
Vaihe 3. Anna faksinumero ja viesti
Kirjoita viesti vastaanottajalle aivan kuten lähettäisit faksin tietokoneelta. Muista kirjoittaa vastaanottajan faksinumero viestisi TO -kenttään.
Vaihe 4. Valitse Lähetä
Kun olet liittänyt asiakirjasi, kirjoittanut viestisi ja syöttänyt vastaanottajan faksinumeron, paina Lähetä -painiketta ja faksi lähetetään.
Vinkkejä
- Päivitä all-in-one-tulostimeksi, jos haluat faksata kotoa tai toimistosta lataamatta ohjelmistoja, lataamatta asiakirjoja verkkosivustolle tai ostamatta erillistä faksilaitetta. Tarvitset edelleen puhelinyhteyden.
- Jos sinulla on tili online -faksipalvelussa, kuten RingCentralissa tai eFaxissa, voit käyttää tiliäsi faksien lähettämiseen suoraan Gmailista. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa faksinumero, johon haluat lähettää, ja sen jälkeen @domainname.com TO -kenttään. Jos käytät esimerkiksi eFaxia, kirjoita [email protected].
- Faksilaitteet jumittuvat toisinaan ja sivut jäävät toisiinsa. Jos näin tapahtuu, sinun on lähetettävä asiakirja uudelleen.
